KỸ NĂNG VIẾT EMAIL DÀNH CHO CHUYÊN VIÊN KỸ THUẬT IT
(EMAIL WRITING FOR IT SUPPORT)

 

 

 

Giới thiệu chương trình

Trong thời đại số hóa ngày nay, việc giao tiếp hiệu quả qua email đã trở thành một kỹ năng cần thiết đối với chuyên viên kỹ thuật IT. Email không chỉ là phương tiện liên lạc chính trong môi trường doanh nghiệp mà còn là cầu nối quan trọng giữa các nhân viên kỹ thuật với khách hàng và đối tác. Kỹ năng viết email chuyên nghiệp giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, ngắn gọn và có cấu trúc, đồng thời thể hiện sự tôn trọng và hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp.
Đối với chuyên viên kỹ thuật, việc viết email còn phản ánh khả năng giải quyết vấn đề và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật một cách nhanh chóng và chính xác. Do đó, việc nâng cao kỹ năng viết email không chỉ cải thiện hiệu quả công việc mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác, từ đó tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.

Khóa học “Viết Email Dành Cho Chuyên Viên Kỹ Thuật IT” của học viện Masterskills nhằm mục tiêu trang bị cho học viên những kỹ năng cần thiết để viết email một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và có tác động tích cực trong môi trường công nghệ thông tin. Khóa học sẽ hướng dẫn cách xây dựng nội dung email rõ ràng, súc tích, và phù hợp với ngữ cảnh kỹ thuật, đồng thời phát triển khả năng phản hồi linh hoạt trước các tình huống khác nhau. Ngoài ra, khóa học cũng nhấn mạnh việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự và cảm thông, giúp tạo dựng mối quan hệ lành mạnh và bền vững với khách hàng và đồng nghiệp. Cuối cùng, thông qua các bài tập thực hành và phản hồi, học viên sẽ có cơ hội cải thiện kỹ năng viết email của mình, từ đó nâng cao chất lượng giao tiếp và đóng góp vào sự thành công chung của tổ chức.

 

Mục tiêu đào tạo

1. Nâng cao nhận thức: Hiểu rõ tầm quan trọng của việc viết email chuyên nghiệp trong ngành IT và ảnh hưởng của nó đến mối quan hệ với khách hàng và đồng nghiệp.
2. Phát triển kỹ năng: Cải thiện kỹ năng viết email sao cho rõ ràng, súc tích, và có cấu trúc, đồng thời biết cách sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự.
3. Xử lý thông tin: Học cách phân tích và xử lý thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả để soạn thảo email phản hồi một cách chính xác.
4. Giao tiếp cảm thông: Phát triển khả năng thể hiện sự cảm thông trong giao tiếp, nhất là khi phải truyền đạt tin tức không mong muốn hoặc giải quyết sự cố.
5. Tối ưu hóa phản hồi: Học cách viết email phản hồi sự cố một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời đề xuất các giải pháp và thời gian xử lý hợp lý.
6. Thực hành và phản hồi: Tăng cường kỹ năng thông qua thực hành viết email trong các tình huống giả định và nhận phản hồi xây dựng từ đồng nghiệp và giáo viên.
7. Cải thiện liên tục: Khuyến khích việc tiếp nhận và tích hợp phản hồi để cải thiện liên tục kỹ năng viết email..

 

 

Đối tượng học viên

1. Chuyên viên kỹ thuật IT: Những người làm việc trực tiếp với các vấn đề kỹ thuật và cần giao tiếp với khách hàng hoặc đồng nghiệp qua email.
2. Nhân viên hỗ trợ kỹ thuật: Những người cung cấp hỗ trợ và giải quyết sự cố cho khách hàng, đòi hỏi kỹ năng viết email rõ ràng và chính xác.
3. Quản lý dự án IT: Các nhà quản lý cần viết email để phối hợp công việc, báo cáo tiến độ và giao tiếp với các bên liên quan.
4. Nhà phát triển phần mềm: Lập trình viên và nhà phát triển cần viết email để thảo luận về yêu cầu kỹ thuật, cập nhật về dự án và chia sẻ thông tin kỹ thuật.
5. Nhân viên tiếp thị kỹ thuật: Những người làm việc trong lĩnh vực tiếp thị cho các sản phẩm công nghệ và cần viết email để thuyết phục và giữ liên lạc với khách hàng.
6. Sinh viên IT và người mới vào nghề: Những người đang học hoặc mới bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực IT và muốn phát triển kỹ năng viết email chuyên nghiệp.

 

 

Nội dung chương trình

 

Phần 1. Tổng Quan Viết Email Trong Môi Trường Hỗ Trợ Kỹ Thuật IT
- Giới thiệu về vai trò của email trong giao tiếp kỹ thuật.
- Các yếu tố một email chuyên nghiệp:
+ Tiêu đề hấp dẫn
+ Lời chào mở đầu
+ Phần thân email rõ ràng
+ Lời kết thúc lịch sự.
- Ngôn ngữ và phong cách giao tiếp qua email
- Thực hành: Luyện tập viết email chia sẽ thông tin công việc.
- Phân tích và đánh giá các mẫu email.

Phần 2. Xử lý Thông Tin và Viết Email Phản Hồi
- Tiếp nhận và phân tích yêu cầu từ email của khách hàng.
- Kỹ thuật soạn thảo email phản hồi:
+ Chọn lựa từ ngữ.
+ Sắp xếp thông tin một cách logic.
+ Các Templates phản hồi tình huống sự cố kỹ thuật IT thông dụng
- Mẫu câu và từ vựng chuyên ngành khi giải thích về sự cố và cách xử lý.
- Thực hành: Viết email phản hồi cho các tình huống sự cố giả định.
- Thảo luận nhóm và phản hồi về các email mẫu.

Phần 3. Cấu Trúc Email Phản Hồi Sự Cố
- Cách xây dựng một email phản hồi sự cố.
- Biểu đạt sự cảm thông và duy trì sự chuyên nghiệp khi truyền đạt tin tức không mong muốn.
- Các điểm cần chú ý để tránh hiểu lầm và xây dựng niềm tin với khách hàng.
- Thực hành: Viết email phản hồi cho một loạt các sự cố IT cụ thể.
- Phân tích và nhận xét về các email phản hồi của đồng nghiệp.

Phần 4. Thực Hành Viết Email Phản Hồi Các Tình Huống Giả Định
- Phương pháp viết và chỉnh sửa email để tối ưu hóa thông điệp.
- Cách tiếp nhận và sử dụng phản hồi để cải thiện kỹ năng viết.
- Thực hành: Luyện tập viết và chỉnh sửa email trong các tình huống giả định khác nhau.
- Hoạt động phản hồi: Đóng vai người gửi và người nhận.

 

Phần Kết. Kế hoạch hành động
- Hướng dẫn các bước áp dụng bài học vào thực tế
- Kế hoạch hành động

 

(Nội dung chương trình ở trên có thể thay đổi cho phù hợp theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp)

 

 

Tài liệu học

 

 i. Tài liệu lưu hành nội bộ (Tiếng Việt).

 

Phương pháp giảng dạy

 

Lớp học được phân chia theo nhóm nhỏ học viên để thảo luận và chia sẻ. Phương pháp đào tạo nhấn mạnh đến việc học viên làm trung tâm dựa trên các bài tập tình huống, video clip, trò chơi... Phương pháp không đặt nặng tính lý luận, giáo điều. Giảng viên trình bày lý thuyết ngắn gọn, học viên cần tham gia tích cực trong các bài tập ngắn. Sau mỗi phần trình bày của các nhóm học viên, giảng viên gợi ý để điều chỉnh giải pháp và đúc kết những bài học nhỏ theo từng đề mục.
Chuyên gia sử dụng các phương pháp đào tạo sau đây để chuyển tải nội dung khóa học:
i. Thảo luận mở (Open discussion)
ii.Nghiên cứu tình huống (Case study)
iii.Bài tập tự đánh giá (Self-assessment)
iv.Thuyết giảng ngắn đề tài thực tế (Mini-lecture)

 

 

  Bài tập tình huống và tự đánh giá

Trong chương trình giảng viên sẽ cung cấp một số bài tập tình huống khác nhau, học viên sẽ tham gia thảo luận về cách tiếp cận từng tình huống. Các tình huống này sẽ giúp học viên củng cố và biết cách áp dụng thực tế các nội dung của bài học. Bên cạnh đó còn có các danh sách câu hỏi trắc nghiệm kiểm tra và trả lời với các hình thức như:

- Bài tập tình huống (Case studies)
- Câu hỏi và trả lời (Questions & answers)
- Bảng kế hoạch hành động (Planning worksheets)
- Các công cụ biểu mẫu và danh sách kiểm tra (Toolkits & check-lists).

  Kế hoạch hành động cá nhân (Sau khóa học)

  - Xác định các điểm mấu chốt nổi bật, quan trọng nhất của khóa học mà cá nhân thu hoạch được
  - Vạch ra các mục tiêu và các kế hoạch hành động cụ thể sau khóa học
  - Xác định các chủ đề cho sự phát triển cá nhân và cải thiện kỹ năng mới trong tương lai.

 

  Thông tin khai giảng

 

Để biết thêm chi tiết về thời gian, chi phí, tài liệu mẫu & nội dung khóa  học, khách hàng vui lòng liên lạc: Email: info@masterskills.org   ĐT: (028) 22 194 047 Hotline: 0903 966 729

Gửi yêu cầu đào tạo và nhận báo giá khóa học

 

Thời gian học: 2 ngày/ 4 buổi.
Số lượng học viên: Tối đa 35 hv/ lớp.
Học phí: Liên hệ để có thông tin báo giá mới nhất. Tổ chức tại nhà máy hoặc tại văn phòng doanh nghiệp.
Các chi phí khác (nếu có): Tùy theo địa điểm khu vực tổ chức lớp học, mà các khoản chi phí khác sẽ được tính thêm bao gồm: Chi phí đi lại, ở KS của giảng viên.
Địa điểm: Tầng 6, 224 Đường Điện Biên Phủ, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp.HCM / (Hoặc) Thống nhất giữa viện Masterskills và Doanh nghiệp địa điểm tổ chức khóa học.
Chứng nhận: Sẽ do Viện MasterSkills cấp, có giá trị trên toàn quốc.

Mẫu chứng nhận

Đội ngũ giảng viên - Xem tại đây

Giảng viên Business Edge, Better Work, những chuyên gia giỏi, có kinh nghiệm quản lý thực tiễn lâu năm tại các Tập đoàn đa quốc gia, các Doanh Nghiệp trong và ngoài nước.

Profile Masterskills

MasterSkills_Profile_VN (6MB) MasterSkills_Profile_EN (12MB)

Một Vài Hình Ảnh Các Khóa Học
Kỹ Năng Online Marketing.	Quản Lý Dự Án Chuyển Đổi Số.	Kỹ Năng Thực Hiện Karakuri Kaizen.	Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề.
Tư Duy Sáng Tạo.	Truy Tìm Nguyên Nhân Gốc Rễ.	Kỹ Năng Quản Lý Bản Thân.	7 Công Cụ Quản Lý Chất Lượng.
7 Thói Quen Thành Đạt.	Tâm Lý & Hành Vi Khách Hàng.	Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện.	Kỹ Năng Giám Sát Nhân Viên Bán Hàng.
Kỹ Năng Đàm Phán Thuyết Phục	Khóa Học Kỹ Năng KAIZEN	Quản Trị Rủi Ro & Bảo Mật Thông Tin.	Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện.
Giám sát Kênh Bán Hàng.	Kỹ Năng Giám Sát Sản Xuất - TWI	Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện.	Kỹ Năng Quản Lý Cấp Trung.
Quản Lý Bảo Trì Công Nghiệp - TPM.	Kỹ Năng Tư Duy Logic.	Quản Lý Bảo Trì Công Nghiệp - TPM.	Tâm Lý & Hành Vi Khách Hàng.
Quản Lý Bảo trì Công Nghiệp - TPM.	Quản Lý Sự Thay Đổi.	Đạo Đức Và Thái Độ Làm Việc.	Tác Phong Làm Việc Chuyên Nghiệp.
Truyền Thông Nội Bộ.	Kỹ Năng Lãnh Đạo Hiệu Quả.	Xây Dựng Hình Ảnh Cá Nhân.	Quản Trị Kho Hàng.
Quản Lý Bảo Trì Công Nghiệp - TPM.	Tư Duy Tích Cực.	Quản Lý Hiệu Suất Nhân Viên.	Tinh Thần Làm Chủ & Chịu Trách Nhiệm.
Kỹ Năng Viết Báo Cáo.	Quản Lý Chuyên Nghiệp.	Giám Sát Nhân Viên Bán Hàng.	Kỹ Năng Tư Duy Sáng Tạo.