HỘI THÀO ĐÀO TẠO NỘI BỘ
QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ

Nếu bạn đang tìm cách tiếp cận để trở thành một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp, chắc chắn bạn sẽ tự hỏi làm thế nào để thể hiện CV về quản lý dự án của mình thật sự nổi bật? Bạn thắc mắc những kỹ năng cần phải có của một Project Manager chuyên nghiệp chính xác là những điều gì? Hãy tham khảo những kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp …Ở vai trò là một Project Manager, bạn phải duy trì một góc nhìn về một “big picture – bức tranh lớn”, hướng dự án đến thành công, xử lý tốt các nhiệm vụ trong công việc hàng ngày, và đối phó với bất kỳ khủng hoảng nào có thể xảy ra trong dự án. Vậy đâu là những phẩm chất quan trọng của một nhà quản lý dự án hiệu quả?

Tôi xin chia sẻ những phẩm chất, kỹ năng mà các quản lý dự án hiệu quả cần phải có.

1. Hiểu cặn kẽ chiến lược kinh doanh

Nghề nghiệp quản lý dự án không chỉ đòi hỏi bạn phải có khả năng đáp ứng cho sự thay đổi mà còn nhìn thấy xu hướng thay đổi trong kinh doanh. Quản lý dự án ngày nay đòi hỏi có nhiệp độ nhanh và liên tục thay đổi để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường. Nhà quản lý dự án cần hiểu được chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để có thể dự đoán chính xác những thay đổi và sẵn sàng đưa ra cách tiếp cận phù hợp để đối phó với sự thay đổi đó.

2. Đánh giá và quản lý rủi ro – risk

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, các doanh nghiệp sẽ đánh mất lợi thế cạnh tranh nếu dự án gặp phải quá nhiều rủi ro không mong muốn hoặc sự thất bại của dự án. Ở vai trò nhà quản lý dự án, bạn cần phải có kỹ năng phân tích rủi ro, đánh giá chúng và cả việc quản lý các mối đe doạ đến sự thành công của dự án. Bên cạnh đó bạn cũng cần xem xét đến các cơ hội từ những rủi ro (không phải rủi ro nào cũng gây nên kết quả tiêu cực) để dự án đạt kết quả tốt trong thời gian, chi phí cho phép.

3. Quản lý xung đột

Mỗi dự án có những thành viên tham dự khác nhau, mục tiêu khác nhau, phạm vi khác nhau,… do đó việc quản lý xung đột thường rất khó khăn. Khi xảy ra sự bất đồng giữa các thành viên về một vấn đề trong dự án thì người quản lý dự án cần phải giải quyết ngay. Để quản lý xung đột hiệu quả thì đòi hỏi người quản lý dự án cần phải tìm hiểu nguồn căn của sự bất đồng, thiết lập các cuộc họp để lắng nghe và thảo luận từ các góc nhìn khác nhau với những người trong cuộc để tìm kiếm sự đồng thuận và có giải pháp cụ thể để cho phép tiến trình của dự án được tiếp tục.

4. Quản lý nguồn lực

Sự thay đổi nhanh từ thị trường kinh doanh, dẫn đến chiến lược kinh doanh của khách hàng cũng phải thay đổi nhanh để đáp ứng nhu cầu thay đổi đó và các dự án được triển khai theo chiến lược có thể trở nên to lớn hơn, diễn ra trong thời gian ngắn hơn, phức tạp hơp và cần đội ngũ tham gia cũng đông hơn. Sự phức tạp của dự án là cần phải quản lý đội ngũ tham gia lớn, cần nhiều tài nguyên để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, và phải giao tiếp với stakeholders nhiều hơn mà vẫn đảm bảo tất cả đều hài lòng với kết quả công việc dựa trên mục tiêu chung của dự án.

5. Quản lý thời gian

Ở vài trò một nhà quản lý dự án, bạn có thể xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, nắm bắt tình hình của dự án ở bất kỳ thời điểm nào. Công việc quản lý thời gian và khả năng tự tổ chức của bạn là cực kỳ quan trọng. Quản lý thời gian không đơn thuần là phân bổ thời gian cho một hoặc nhiều công việc. Bạn phải có khả năng phân tích những gì bạn đang làm, dành thời gian cho công việc nào và những công việc đó có thật sự quan trọng để quyết định sự thành công của dự án hay không. Công việc chính của bạn là lên kế hoạch, hướng dẫn đội ngũ thực thi, giám sát tổng thể dự án, sáng tạo và dẫn dắt sự đổi mới trong cách xử lý vấn đề phát sinh.

6. Có khả năng tổ chức tốt và khả năng làm việc đa nhiệm

Một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ biết làm thế nào để quản lý nhiều dự án cùng lúc, nhiều nhiệm vụ cùng lúc và giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày. Một trong những khác biệt lớn giữa dự án thành công và dự án thất bại là nằm ở khả năng tổ chức của nhà quản lý dự án. Ở những dự án có nhà quản lý tổ chức công việc tốt thì dự án chạy khá suôn sẻ, và ngược lại thì dự án luôn phải đối đầu với tần suất cao với các vấn đề và xung đột ngoài ý muốn. Quản lý dự án không chỉ quản lý tổng thể mà đôi khi cần phải nắm chi tiết tất cả các công việc từ các vai trò để đưa ra hướng xử lý hoặc hướng dẫn đội ngũ xử lý các tác động ảnh hưởng đến các công việc chi tiết khác, phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bạn cần lưu ý rằng đôi khi những chi tiết rất nhỏ cũng có thể là nguyên nhân gây nên sự thất bại của dự án.

7. Một nhà lãnh đạo tài ba

Công việc quản lý dự án đòi hỏi nhà quản lý dự án dẫn dắt stakeholders, người dùng cuối, đội ngũ hướng đến kết quả thành công. Các nhà quản lý dự án hiệu quả tạo ra khao khát thành công, tạo động lực hướng tới kết quả tốt đẹp hơn ở ngày mai, truyền cảm hứng cho đội ngũ, giúp đội ngũ nhận ra và giữ vững tầm nhìn của dự án. Một nhà quản lý dự án tuyệt vời thường được mô tả là người có tầm nhìn và khả năng dẫn dắt đội ngũ đến nơi cần đến. Một lãnh đạo có tầm nhìn tốt tạo ra cho mọi người có cảm giác được sở hữu một phần của dự án, họ trao quyền cho đội ngũ có trải nghiệm về tầm nhìn các góc nhìn riêng. Đó cũng là điều cần thiết để xây dựng mối quan hệ tốt với tất cả các stakeholders quan trọng và người dùng cuối để họ tin rằng dự án sẽ thành công và lôi kéo họ tham gia tích cực và có trách nhiệm hỗ trợ dự án.

8. Thể hiện tinh thần hăng hái

Không giống như sự lãnh đạo tiêu cực, người kéo bản thân họ và tất cả mọi người rơi xuống vực của sự thất bại trong sợ hãi, lo lắng. Tâm lý chung của mọi người tham gia dự án muốn được dẫn dắt bởi một người lãnh đạo nhiệt tình và có thái độ ‘’có thể làm’’ – (can-do). Sự nhiệt tình của lãnh đạo cam kết với các mục tiêu của mình trong dự án và thể hiện điều này qua sự lạc quan. Các nhà lãnh đạo tốt sẽ hướng dẫn, phát triển mọi người thể hiện thái độ tin tưởng va sự cam kết cho dự án. Tình thần hăng hái có tính lan truyền rất cao.

9. Quản lý truyền thông hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng mà một nhà quản lý dự án cần phải có. Có thể bạn có những kỹ năng quản lý, kỹ thuật tốt,… để bạn có thể đảm nhận công việc một nhà quản lý dự án lớn, nhưng sẽ khó mà bạn đạt được thành công nếu bạn không có khả năng giao tiếp hiệu quả với stakeholders và đội ngũ dự án theo ngôn ngữ của họ. Bạn sẽ cần thiết lập các cuộc họp để giải quyết các vấn đề phát sinh, phân tích xác định risk, và truyền thông đến stakeholders khi chúng xảy ra, cập nhật tiến độ dự án với quản lý cấp cao, lắng nghe kỳ vọng, hướng xử lý vấn đề từ các stakeholder và các thành viên trong đội dự án,… Bạn cần đảm bảo tất cả stakeholders hiểu về kỳ vọng của dự án, giúp họ giao tiếp tốt với các thành viên còn lại hoặc với chính bạn. Bạn cũng giao tiếp tốt với quản lý cấp cao, thành viên đội dự án để tất cả mọi người được cập nhật tin tốt, đôi khi tin xấu trong dự án. Kỹ năng giao tiếp là tiền đề để bạn làm công tác truyền thông hiệu quả trong dự án.

10. Giải quyết vấn đề và kỹ năng kỹ thuật

Khi nhận một dự án thì bạn không biết chắc những vấn đề gì và trở ngại gì có thể xảy ra, nhưng khi chúng xảy ra thì bạn cần phải tập trung xử lý nó bằng các giải pháp cụ thể. Làm thế nào để bạn xử lý các tình huống tốt, quyết định sự thành công của dự án và làm bạn nổi bật hơn các thành viên còn lại trong dự án? Một nhà quản lý dự án hiệu quả cần có hiểu biết sâu về lĩnh vực mình đang làm, xu thế công nghệ, các giới hạn của từng kỹ thuật đang áp dụng trong dự án,… những điều này cho phép bạn hiểu được công việc cụ thể của các thành viên, và những stakeholders để có sự hỗ trợ phù hợp, đưa ra quyết định đúng đắn và quan trọng hơn là theo thời gian bạn có được sự tôn trọng từ đội ngũ. Thật khó để đội ngũ cống hiến khi họ không tôn trọng người thuyền trưởng của mình.

Công viêc quản lý dự án luôn là công việc đầy thách thức, đặc biệt với các dự án lớn. Sự thành công của dự án được quyết định rất nhiều từ kỹ năng của nhà quản lý dự án. Để thành công với nghề thì đòi hỏi bạn cần đầu tư thời gian trang bị cho mình nhiều kiến thức và phát triển kỹ năng theo thời gian.