HỘI THÀO ĐÀO TẠO NỘI BỘ
QUẢN TRỊ MUA HÀNG HIỆU QUẢ

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào?...
Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nước và ngoài nước, chi phí lưu kho... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng.

1. Xác định nhu cầu mua hàng
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lượng như thế nào.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.


2. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:

+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng.
+ Thông qua hội nghị khách hàng.

Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.


3. Thương lượng và đặt hàng
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ.
Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên quan đến số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá,giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợp đồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng.


4. Phương pháp và điều kiện giao nhận
. Điều kiện vận chuyển.
. Phương thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)
+ Đơn đặt hàng ( đứng tên người mua) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp hơn hình thức trên.
+ Hoá đơn bán hàng. ( đứng tên người bán) đây là hình thức mang tính pháp lí thấp nhất.

Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

5. Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng
Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không. Cụ thể:

+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh h­ởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ng­ười tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty.
+ Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng.
+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp.


6. Đánh giá kết quả thu mua
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kết thúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp.