QUY TRÌNH SIPOC 
 

SIPOC là viết tắc của Supplier-Input-Process-Output-Customer, là sơ đồ quy trình tổng quát. SIPOC được dùng để mô tả mối quan hệ giữa nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng ( gồm nội bộ và bên ngoài).

Tên gọi của sơ đồ này được hình thành từ năm yếu tố của sơ đồ, bao gồm:

1. Supplier – Nhà cung cấp: Trong bất kỳ công việc nào đều có các yếu tố đầu vào, chẳng hạn hoạt động sản xuất thì đầu vào là việc cung cấp các nguyên vật liệu, nhiên liệu. Hoạt động bán hàng đầu vào là quá trình cung cấp hàng hóa, vận chuyển. Do đó nhà quản trị phải xác định nhà cung cấp đầu vào trong quy trình quản lý mình định xây dựng là những bộ phận nào. Những nhà cung cấp này sẽ cung cấp thông tin, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cho việc thực hiện quy trình;
2. Input – Đầu vào: là những yếu tố nguyên liệu đầu vào giúp người quản lý thực hiện được quy trình;
3. Process – Quá trình: là tuần tự các bước được thực hiện nhằm đạt mục tiêu quản lý, nó bao gồm cả việc mô tả công việc thực hiện, và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện quy trình;
4. Ouput – Đầu ra: là sản phẩm cuối cùng của quá trình;
5. Customer – Khách hàng: là những người được hưởng thành quả của toàn bộ quy trình trên. Do đó cần coi các bộ phận thụ hưởng như những khách hàng của quy trình để nâng cao trách nhiệm trong việc cung cấp.

Mục đích sử dụng sơ đồ SIPOC là:

Xác định ranh giới của dự án. SIPOC cung cấp một cách nhìn tổng quan về quy trình về cấu trúc và phạm vi áp dụng trong một hệ thống phức tạp.
- Nhận diện nhà cung cấp ( Supplier) và khách hàng ( Customer)
- Chọn lựa thành viên phù hợp cho dự án
- Nhận biết đầu ra ( Output) và đầu vào (Input) của hệ thống
- Đánh dấu các vấn đề tìm ẩn hay những hạn chế ( nhược điểm) của hệ thống.

Giúp chúng ta trả lời các câu hỏi thông dụng như:

- Điểm bắt đầu và điểm kết thúc của hệ thống là gì?
- Bước nào là bước quan trọng?
- Dữ liệu chính ở đầu vào và đầu ra của hệ thống là gì?
- Hệ thống hướng đến nhóm khách hàng chính nào?
- Ai là nhà cung cấp chính của hệ thống?

Phương pháp để xây dựng một sơ đồ SIPOC
Cách tốt nhất để xây dựng một SIPOC là tập hợp các thành viên trong nhóm lại. Đây là cách dễ dàng nhất để tăng tính cộng tác của team. Sau đó bạn và cả nhóm sẽ cực kì hạnh phúc với kết quả cuối cùng. Nhưng trước hết, chúng ta phải đảm bảo tất cả các thành viên phải hiểu về quy trình thì mới có thể hoàn thành tốt sơ đồ SIPOC từ 1-2h.

Đầu tiên, vẽ quy trình lên một tấm bảng lớn hay một tờ giấy trắng khổ to dán trên tường. Sau đó có thể dùng giấy note hiệu Post-it để ghi thông tin. Ngoài ra có thể dùng một số công cụ hỗ trợ khác để vẽ SIPOC nhanh hơn như: PowerPoint, Excel, Visio hay Minitab…

Quy trình để xấy dụng sơ đồ SIPOC gồm có 5 bước như sau:


Trong nó giống như thế này:

Lưu ý: Bước 1 là bước đầu tiên và bước 6 là bước cuối cùng. Tiếp đó, bước 2 sẽ được bổ sung thông tin bước chính của quy trình. Vì SIPOC là sơ đồ tổng quát nên số bước thực hiện trong quy trình không được nhiều hơn 7 bước bao gồm bước đầu tiên và bước cuối cùng.

Sau đây là một ví dụ cụ thể về SIPOC