QUY TẮC 80/20
 

Việc đúc kết nguyên tắc thú vị này được thực hiện vào thế kỷ thứ 19, từ việc Nhà kinh tế người Ý tên là Vilfredo Pareto quan sát vườn đậu nhà mình hàng năm và thấy, khoảng 20% số cây đậu Hà Lan ông trồng trong vườn cho ra đến 80% hạt đậu thu hoạch được. Cùng thời điểm đó, khi nghiên cứu về kinh tế vĩ mô, Pareto lại phát hiện ra rằng 80% của cải và thu nhập của nước Ý được kiểm soát chỉ bởi 20% dân số.

Bị thu hút bởi phát hiện mới mẻ này, ông bắt đầu nghiên cứu, thống kê ở nhiều nước khác và ngạc nhiên khi thấy sự phân bổ tương tự. Và quy tắc 80/20 này cũng đúng trong hầu hết các lĩnh vực trong cuộc sống. Ví dụ, 80% lợi tức của công ty được tạo bởi 20% khách hàng, 80% các vụ phạm pháp được gây ra bởi 20% tội phạm, 80% những người sử dụng phương tiện giao thông gây ra 20% tai nạn, 20% của các tấm thảm được 80% các bước chân giẫm lên, và 20% các quần áo của bạn được đem ra mặc trong 80% thời gian…

Mặc dù các con số chỉ ở mức xấp xỉ, nhưng phần lớn những người nghiên cứu về 80/20 đồng ý rằng: 80% output (đầu ra/thành quả/hậu quả/phần thưởng) được tạo bởi 20% input (đầu vào/nổ lực/hành động/đóng góp).

Cần lưu ý rằng nguyên lý 80/20 không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%, trong thực tế tỉ lệ này có thể thay đổi tùy lĩnh vực, nó có thể là 70/30 hay thậm chí 99.9/0.01. Đồng thời, tổng của 2 vế không nhất thiết bằng 100%. Ví dụ, một nghiên cứu năm 1997 chỉ ra rằng, trong số 300 bộ phim, chỉ có 4 bộ phim (tương đương 1.3%) đã mang về 80% doanh thu bán vé.

Vì sao nguyên lý Pareto lại hữu ích trong doanh nghiệp?

Bắt nguồn từ tư duy kinh tế, Quy luật 80/20 được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh và sản xuất. Nguyên tắc Pareto hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực để tối ưu nhất. Tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.

Nắm được quy tắc 80/20, chủ doanh nghiệp có thể tìm hiểu 80% lợi nhuận của mình được tạo ra bởi 20% nhóm khách hàng nào. Từ đó, thay vì chăm sóc tất cả các khách hàng một cách dàn trải, doanh nghiệp sẽ đầu tư quan tâm nhiều hơn tới nhóm 20% khách hàng tiềm năng nhất, tìm hiểu xem họ thích gì, nhu cầu của họ là gì, mình cần làm gì để khiến họ tiếp tục ủng hộ cho doanh nghiệp.

Trong cung cấp sản phẩm, 20% sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp cần được coi là cốt lõi và được đầu tư 80% thời gian, công sức. Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được coi là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó. Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh đều có thể tập trung vào nhóm tính năng này để giới thiệu tới khách hàng.

Bám sát vào mô hình 80/20, bạn cũng sẽ thấy rằng 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại về kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Tập trung vào sửa đổi các khiếm khuyết cấp thiết này sẽ cải thiện tình hình kinh doanh cho doanh nghiệp.

Áp dụng nguyên lý Pareto trong cuộc sống như thế nào?

Khi hiểu rõ quy luật 80/20 thì chắc hẳn ai trong chúng ta cũng sẽ phải thừa nhận mình đã quá lãng phí thời gian vào những việc không đáng. Trong thời đại với rất nhiều lựa chọn và đứng trước bao nhiêu khó khăn thử thách, làm thế nào để chúng ta có thể áp dụng được nguyên tắc này trong cuộc sống hàng ngày?

Nguyên tắc 80/20 là giải pháp hoàn hảo để quản lý thời gian

Nếu bạn muốn tận dụng tối đa thời gian của mình, hãy thử áp dụng nguyên tắc Pareto bằng cách ưu tiên giải quyết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trước mà không để bản thân bị làm phiền bởi 80% nhiệm vụ còn lại. Hoặc khi thực hiện bất cứ việc gì, hãy tập trung phần lớn thời gian cho công đoạn quan trọng nhất để bạn có thể hoàn thành toàn bộ quy trình dễ dàng và hiệu quả hơn.

Điều đó có nghĩa là trong 10 việc quan trọng mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay, có 8 điều không thực sự quan trọng. Việc bạn cần làm là xác định 2 điều quan trọng nhất và bắt đầu thực hiện chúng. Nếu bạn không tập trung vào 20% đó, cuối cùng bạn cũng sẽ lãng phí 80% thời gian của mình.

Một gợi ý các bạn có thể áp dụng là vào cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian viết ra danh sách việc cần phải làm vào ngày mai. Sau đó, gạch bỏ để chọn ra 1-2 điều quan trọng nhất phải ưu tiên làm trước và viết lên đầu danh sách. Hãy cố gắng tập trung thực hiện nhiệm vụ đó trong buổi sáng. Đừng để bất cứ thứ gì khiến bạn bị gián đoạn. Cố gắng không nghĩ về những nhiệm vụ khác. Nếu bạn nhớ ra điều gì, hãy note ra giấy và thực hiện khi đã hoàn thành việc ưu tiên.

Bằng cách quyết định rõ ràng, biết tập trung gì và bỏ đi gì, bạn sẽ không lãng phí thời gian rỗi và tập trung vào những việc thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu.