QUY TẮC 7C TRONG GIAO TIẾP
 

Chúng ta sử dụng gần như toàn bộ thời gian trong ngày để giao tiếp. Vậy thì, làm thế nào chúng ta có thể tạo ra một cú hích để tăng năng suất? Đó là lí do tại sao quy tắc 7Cs trong giao tiếp trở nên hữu ích. Quy tắc 7Cs là một danh sách tập hợp những nguyên tắc giúp cho những cuộc họp, email, buổi họp video, báo cáo và bài thuyết trình có một cấu trúc rõ ràng, mạch lạc – nhờ đó mà người nghe có thể tiếp nhận được thông điệp bạn gửi gắm.

Hãy nghĩ về việc trong một ngày, bạn phải giao tiếp với người khác bao nhiêu lần. Bạn soạn email, điều phối các cuộc họp, tham dự những buổi họp qua video, viết báo cáo, chuẩn bị thuyết trình, tranh luận với đồng nghiệp, v.v và danh sách không chỉ dừng lại ở đó. Chúng ta sử dụng gần như toàn bộ thời gian trong ngày để giao tiếp. Vậy thì, làm thế nào chúng ta có thể tạo ra một cú hích để tăng năng suất? Ít ra thì chúng ta phải đảm bảo rằng mình sẽ giao tiếp theo cách rõ ràng và hiệu quả nhất có thể.

Theo quy tắc 7Cs, việc giao tiếp cần:

Clear (Rõ ràng)
Concise (Súc tích)
Concrete (Cụ thể)
Correct (Chính xác)
Coherent (Dễ hiểu)
Complete (Hoàn chỉnh)
Courteous (Lịch sự)


1. CLEAR (RÕ RÀNG)
Khi viết thư hay trong khi nói chuyện với một ai đó, hãy luôn rõ ràng về mục đích của câu chuyện hoặc thông điệp mà bạn muốn gửi gắm. Mục đích của bạn khi giao tiếp với người đó là gì? Nếu ngay cả bạn mà cũng không chắc chắn về điều này thì nhiều khả năng, người đối diện cũng sẽ không biết.

Để thông điệp được truyền đi một cách rõ ràng, hãy cố gắng giảm thiểu khối lượng thông tin trong mỗi câu nói / lời viết. Đảm bảo rằng mỗi câu bạn nói/viết đủ đơn giản để đối phương có thể hiểu được ý của bạn. Không nên khiến họ phải suy đoán ẩn ý bạn gửi gắm và phải đưa ra giả định về những gì bạn đang muốn nói với họ.

Giao tiếp thất bại

Chào John,
Tôi muốn để lại cho anh vài lưu ý ngắn gọn về Daniel, người đang làm việc ở bộ phận của anh. Anh ấy là một tài sản quý giá, và tôi rất muốn nói với anh nhiều hơn về Daniel khi anh có thời gian.

Thân mến,
Skip

Nội dung của email này là gì? Thực sự thì chúng ta cũng không hề rõ. Trước tiên, nếu có nhiều nhân viên cùng tên là Daniel trong bộ phận của John, John sẽ không thể biết người mà Skip đang nói tới là ai.

Tiếp theo, Daniel đang phụ trách công việc gì, và cụ thể thì, có điều gì tuyệt vời về công việc anh ta đang làm vậy? Chúng ta cũng không hề biết về việc đó. Và liệu rằng John có nhất định phải trả lời lại email này để lấy thêm thông tin hay không?

Cuối cùng thì, mục đích của email này là gì? Skip chỉ đơn giản muốn tán gẫu về Daniel hay anh ta có một mục đích đặc biệt nào đó ở đây? Thông điệp này không hề thể hiện rõ được mục đích, vì thế nó khiến cho người đọc hơi bối rối.

Giao tiếp thành công sẽ là:

Chào John,
Tôi muốn lưu ý với anh một chút về Daniel Kedar, người đang làm việc trong bộ phận của anh. Trong vài tuần gần đây, anh ấy đã sử dụng thời gian cá nhân của mình để giúp bộ phận IT hoàn thành đúng hạn một vài công việc gấp rút.

Chúng tôi có một dự án khá khó khăn vì nó sẽ chạy liên tục trong 3 tháng tới, và kiến thức và kĩ năng của Daniel hẳn là sẽ giúp ích cho chúng tôi rất nhiều. Liệu chúng tôi có thể nhờ Daniel giúp đỡ trong dự án này không? Và khi nào thì tôi có thể gọi cho anh để bàn bạc kĩ hơn về vấn đề này?

Thân mến,
Skip

Đoạn email thứ hai này rõ ràng hơn nhiều vì người nhận có đầy đủ thông tin cần thiết để có hành động tiếp theo.

2. CONCISE (SÚC TÍCH)
Để có thể truyền đạt thông tin một cách súc tích, bạn cần phải đi thẳng vào vấn đề và diễn đạt nó một cách ngắn gọn. Người nghe không hề muốn nghe đến 6 câu chỉ để hiểu được một thông tin nào đó mà bạn hoàn toàn có thể gói gọn trong vòng 3 câu.

Có những tính từ hay từ đệm (filler words – như “thật đấy”, “À”) nào bạn có thể bỏ đi không? Bạn có thể bỏ những từ như “ví dụ như”, “như anh/chị thấy đấy”, “chắc chắn là”, “kiểu như”, “nghĩa đen là”, “về cơ bản thì”, hay “Ý tôi là”.
Có những câu nào không cần thiết hay không?
Bạn có nhắc đi nhắc lại ý chính quá nhiều lần, bằng nhiều cách khác nhau không?

Giao tiếp thất bại

Chào Matt,
Tôi muốn bàn bạc với anh về chiến dịch Email Marketing mà chúng ta gần như đã phác họa xong vào hôm thứ năm vừa rồi. Tôi thực sự nghĩ rằng khách hàng mục tiêu của chúng ta muốn nhìn thấy những nỗ lực của công ty trong các hoạt động từ thiện. Tôi nghĩ rằng điều đó đó có thể tạo ra sức ảnh hưởng lớn, và nó sẽ tồn tại trong tâm trí khách hàng lâu hơn là một chiến dịch bán hàng.

Ví dụ như, nếu chúng ta nói về những nỗ lực của công ty về phát triển bền vững cũng như những hoạt động thiện nguyện mà chúng ta đang tiến hành ở các trường học của địa phương, thì những khách hàng mục tiêu của chúng ta sẽ ghi nhớ thông điệp của chúng ta lâu hơn. Sức ảnh hướng của nó cũng sẽ lớn hơn.

Anh nghĩ sao về điều này?
Jessica

Email này quá dài! Có rất nhiều sự lặp lại về nội dung và cũng có quá nhiều những từ không cần thiết khiến email trở nên dài dòng.

Giao tiếp thành công sẽ là:

Hãy xem điều gì sẽ xảy ra khi chúng ta diễn đạt súc tích và bỏ đi những từ không cần thiết.

Chào Matt,
Tôi muốn bàn bạc nhanh với anh về chiến dịch Email Marketing mà chúng ta đã phân tích vào hôm thứ năm vừa rồi. Khách hàng mục tiêu của chúng ta sẽ muốn nghe về những nỗ lực của công ty trong hoạt động từ thiện, đặc biệt là mục tiêu phát triển bền vững và giúp đỡ những trường học địa phương của chúng ta.

Thông điệp này sẽ mang lại sức ảnh hưởng lớn và nó sẽ tồn tại trong tâm trí khách hàng lâu hơn là một chiến dịch bán hàng truyền thống.

Anh nghĩ sao về điều này?
Jessica

3. CONCRETE (CỤ THỂ)

Một thông điệp cụ thể giúp người nghe có thể hình dung rõ ràng những gì bạn đang nói với họ. Bạn cần đưa ra những chi tiết cụ thể (nhưng không phải quá nhiều!) và những dẫn chứng sinh động kèm theo một số điểm nhấn. Khi đó, thông điệp của bạn sẽ trở nên rất rõ ràng.

Giao tiếp thất bại

Hãy xem xét đoạn quảng cáo này:

Lunchbox Wizard sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hàng ngày.

Một thông điệp như thế này có thể sẽ không giúp bán được nhiều sản phẩm. Thông điệp này không hề có “lửa”, không có điểm gì thu hút, chẳng thể tạo nên cảm xúc gì và cũng không nói lên lí do tại sao người nghe nên quan tâm đến nó. Thông điệp này không đủ cụ thể để tạo nên sự khác biệt.

Giao tiếp thành công sẽ là:

Bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày để chuẩn bị bữa trưa cho các con? Giờ thì không cần nữa! Chỉ cần lấy một hộp Lunchbox Wizard từ tủ lạnh để mang đến cho lũ trẻ những bữa trưa đầy dinh dưỡng mỗi ngày và bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để chơi đùa hay đọc truyện cùng bọn trẻ!

Đoạn quảng cáo này hiệu quả hơn vì nó gợi lên những hình ảnh cụ thể. Người nghe có thể hình dung trong đầu về việc dành thời gian chơi với những đứa trẻ của họ - và có bố mẹ nào có thể từ chối điều đó? Và việc đề cập rằng sản phẩm được đặt trong tủ lạnh càng cho thấy sự cụ thể của thông điệp. Đoạn quảng cáo này trở nên sống động nhờ những chi tiết như vậy.

4. CORRECT (CHÍNH XÁC)
Một thông điệp cần được truyền tải một cách chính xác tới người nhận. Và trong giao tiếp, sự chính xác đồng nghĩa với việc không mắc bất cứ sai sót gì.

Những thuật ngữ mang tính kĩ thuật mà bạn sử dụng có phù hợp với học vấn hay kiến thức của người nghe?
Bạn đã kiểm tra lỗi ngữ pháp trong bài viết của bạn chưa? Hãy nhớ, tính năng kiểm tra chính tả cũng có thể không kiểm soát được hết.
Tất cả những tên riêng và tiêu đề đã viết đúng chính tả chưa?

Giao tiếp thất bại

Chào Daniel,
Cám ơn anh rất nhiều vì đã gặp tôi trưa nay! Tôi thực sự hứng thú với cuộc trò chuyện (conservation) của chúng ta, và tôi rất mong được chứng kiến sự tiến triển trong dự án của chúng ta. Tôi nghĩ rằng rằng deadline công việc trong hai tuần (two-weak) tới sẽ không phải là vấn đề.

Cám ơn anh lần nữa, và tôi sẽ sớm nói chuyện trực tiếp với anh!

Thân mến,
Jack Miller

Nếu bạn chỉ đọc lướt qua ví dụ trên, có lẽ bạn sẽ không thấy bất cứ lỗi gì. Nhưng nếu xem xét kĩ hơn, bạn sẽ thấy hai lỗi sai. Bạn thấy chứ? Lỗi đầu tiên là vô ý gõ “conservation” thay vì “conversation”. Lỗi này thường gặp khi bạn đánh máy quá nhanh. Một lỗi khác là sử dụng từ “weak” thay vì dùng từ “week”.

Một lần nữa, tôi xin nhấn mạnh chức năng kiểm tra chính tả của máy tính sẽ không thể phát hiện ra những lỗi như thế này, đây là lí do tại sao việc đọc lại mọi thứ bạn viết lại quan trọng!

5. COHERENT (DỄ HIỂU)
Truyền đạt dễ hiểu nghĩa là truyền đạt thông tin một cách logic. Tất cả các luận điểm đều được kết nối và có liên quan đến chủ đề chính, và giọng điệu và mạch nội dung cũng phải thống nhất.

Giao tiếp thất bại

Traci,
Tôi muốn nói nhanh với bạn về về bản báo cáo bạn hoàn thành vào tuần trước. Tôi đã đưa nó cho Michelle để đọc thử và cô ấy muốn đảm bảo rằng bạn đã biết thông tin về buổi họp mặt của phòng ban mà chúng ta sẽ tổ chức vào thứ sáu này. Chúng ta đang tiến hành lên cấu trúc/dàn ý cho cuốn sổ tay nhân viên mới.

Cám ơn bạn,
Michelle

Như bạn có thể thấy, email này không truyền tải được nội dung chính của nó. Nhận xét của Michelle về báo cáo của Traci ở đâu trong thư này? Cô ấy bắt đầu email bằng việc đề cập đến bản báo cáo nhưng sau đó cô ấy lại chuyển chủ đề sang buổi họp hôm thứ sáu.

Giao tiếp thành công sẽ là:

Chào Traci,
Tôi muốn nói nhanh với bạn về bản báo cáo bạn hoàn thành vào tuần trước. Tôi đã đưa nó cho Michelle để đọc thử, và cô ấy nói rằng bạn cần sửa lại một vài chỗ. Cô ấy sẽ viết mail cho bạn nêu cụ thể những nhận xét về bản báo cáo vào chiều nay.

Cám ơn,
Michelle,

Hãy chú ý rằng trong đoạn email được coi là giao tiếp thành công, Michelle không hề đề cập đến buổi họp hôm thứ sáu. Đó là bởi vì email nhắc nhở về buổi họp cần phải tách riêng ra. Bằng cách này, Traci có thể xóa email nhận xét về bản báo cáo của mình sau khi cô ấy đã sửa lại báo cáo, cũng như lưu lại email nhắc nhở về cuộc họp để nhớ tham dự. Mỗi email chỉ nên tập trung vào một chủ đề chính.

6. COMPLETE (HOÀN CHỈNH)
Với một thông điệp hoàn chỉnh, người nhận có đầy đủ mọi thông tin họ cần được biết và nếu thông tin có thể sử dụng được, họ sẽ có hành động tiếp theo.

Thông điệp của bạn đã có “lời kêu gọi hành động” để người nhận biết chính xác bạn muốn họ làm gì chưa?
Bạn có đính kèm đầy đủ những thông tin cần thiết – tên, ngày, giờ, địa điểm, v.v không?

Giao tiếp thất bại

Chào mọi người,
Tôi gửi email này tới mọi người nhằm nhắc nhở về buổi họp của chúng ta ngày mai!

Hẹn gặp lại,
Chris

Rõ ràng là nội dung email này không đầy đủ. Cuộc họp nào? Bao giờ nó diễn ra? Diễn ra ở đâu? Chris thông báo cho nhóm của anh ấy nhưng không hề cung cấp đủ những thông tin cần thiết.

Giao tiếp thành công sẽ là:

Chào mọi người,
Tôi viết email này để nhắc mọi người về buổi họp ngày mai về các chính sách viễn thông mới. Cuộc họp sẽ diễn ra lúc 10h tại phòng họp tầng 2. Hãy báo lại với tôi nếu bạn không thể tham dự.

Hẹn gặp lại mọi người,
Chris

7. COURTEOUS (LỊCH SỰ)
Giao tiếp lịch sự nghĩa là thân thiện, cởi mở và thành thật. Sẽ không có bất kì sự châm biếm hay giọng điệu “gây hấn ngầm” nào. Hãy luôn đứng ở vị trí của người đọc và hiểu những gì họ mong muốn.

Giao tiếp thất bại

Jeff,
Tôi muốn anh biết rằng tôi không lấy làm thích thú việc nhóm của anh luôn luôn độc chiếm thời gian tranh luận trong những buổi họp cuối tuần. Tôi có rất nhiều dự án và tôi thực sự cần thời gian bàn luận về tiến độ dự án của nhóm. Nhưng vì nhóm của anh mà tôi không thể làm điều đó. Anh có thể đảm bảo sẽ dành thời gian cho tôi và nhóm của tôi vào buổi họp tuần tới chứ?

Cám ơn anh,
Phil

Thực sự thì email này không hề lịch sự một chút nào! Những thông điệp như thế này hoàn toàn có thể là sự khởi đầu cho những vụ lùm xùm ở nơi làm việc. Và những email như thế này chẳng có ích gì ngoài việc tạo cảm giác khó chịu, dẫn đến năng suất thấp và gây ảnh hưởng đến tinh thần làm việc. Chỉ cần lịch sự một chút ngay cả trong những tình huống khó khăn cũng có thể khiến mọi chuyện khác đi.

Giao tiếp thành công sẽ là:

Chào Jeff,
Qua email ngắn này, tôi muốn nhờ anh giúp tôi một việc. Trong những buổi họp hàng tuần, nhóm của anh đã làm rất tốt trong việc nêu bật sự tiến triển của dự án. Nhưng việc này đã chiếm thời gian trình bày về tiến triển công việc dành cho nhóm của tôi. Tôi sẽ rất cảm kích nếu anh có thể dành cho nhóm của tôi thêm một chút thời gian trong buổi họp hàng tuần để họ có thể báo cáo về công việc.

Cám ơn anh rất nhiều và hãy cho tôi biết nếu tôi có thể làm điều gì đó cho anh.

Thân mến,
Phil

Bạn có thấy sự khác biệt? Email này rất lịch sự và thân thiện, và nó không hề gây cảm giác khó chịu.

LƯU Ý

Có một vài biến thể của quy tắc 7Cs trong giao tiếp:

Credible (Đáng tin) – Thông điệp của bạn có thể hiện được hay làm nổi bật sự đáng tin không? Điều này thực sự quan trọng khi bạn giao tiếp với những người không biết nhiều về bạn
Creative (Sáng tạo) – Thông điệp của bạn có được truyền tải một cách sáng tạo không? Truyền đạt thông tin một cách sáng tạo sẽ giúp thu hút người nghe.