Bí quyết làm việc nhóm hiệu quả

 

Một nhóm làm việc hiệu quả cần sự cân bằng tinh tế trong mâu thuẫn nhóm. Quá nhiều mâu thuẫn có thể khiến các thành viên cảm thấy ngột ngạt và căng thẳng. Quá ít bất đồng sẽ khiến nhóm thiếu các ý tưởng đột phá và tối ưu. Vì vậy, làm thế nào để đạt sự cân bằng trong mâu thuẫn nhóm để nhóm làm việc hiệu quả?
Leigh Thompson, giáo sư quản lý của trường Kellogg đưa ra một số ý tưởng. Trong cuốn sách mới của mình, Thompson đi sâu vào mâu thuẫn và những điều các trưởng nhóm có thể thực hiện để đảm bảo cho nhóm có thể giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả.
Tập trung vào vấn đề, không phải con người
Thompson vạch ra sự khác biệt giữa tranh luận tích cực - tranh luận giúp nhóm có nhiều ý tưởng hơn và mâu thuẫn tiêu cực, đồng thời nhấn mạnh rằng các cuộc tranh luận mang hiệu quả tốt là về tranh luận về ý tưởng, chứ không phải về con người.
“Tranh luận tích cực tập trung vào thực chất vấn đề chứ không phải là người gây nên tranh cãi,” Thompson nói. “Loại mâu thuẫn tiêu cực xảy ra khi mọi thành viên phản bác người gây nên tranh luận. Họ đặt câu hỏi về ý định, tính chính trực và động lực của người đó.”
Làm sao bạn có thể biến các bất đồng tiêu cực trở thành mâu thuẫn tích cực? Theo Thompson, “thử thực hiện biện pháp này: Khi ai đó phản bác lại ý tưởng của bạn, cố gắng để chỉ ra suy nghĩ của bạn về tranh cãi của họ.” Thêm vào đó, “đừng biến nó trở thành mâu thuẫn cá nhân mà hãy chia sẻ về những điều khiến bạn có suy nghĩ đó. Việc chỉ tập trung vào tranh luận, dữ liệu và bỏ qua các cảm xúc cá nhân cần sự tập luyện giống như chơi đàn piano hoặc đạp xe.”
Đừng để các thành viên nhất trí về vấn đề ngay lập tức
Thông thường, có rất nhiều trường hợp mà bạn không nên kêu gọi mọi người cùng cùng đồng thuận về một vấn đề. Nếu mọi người đồng ý với cách giải quyết vấn đề của bạn ngay từ lúc bạn đề xuất ý kiến, có thể nhóm đã lỡ cơ hội quý giá để đi sâu hơn vào giải quyết vấn đề hay đưa ra các ý tưởng tốt hơn.
Thompson cho rằng: “Nếu bạn ở trong một nhóm mà ở đó các thành viên dường như có cùng một ý kiến, khi ấy bạn cần phải làm điều gì đó. Bạn nên chỉ ra ý kiến đó chưa hẳn tốt hoặc mời người ngoài cuộc có quan điểm khác với bạn.” Bà trích nghiên cứu gần đây cho thấy: “Các nhóm có những cuộc tranh luận cởi mở hiệu quả hơn các nhóm không có bất kỳ tranh cãi nào. Các nhà quản lý thường yêu cầu các nhóm không được phê bình lẫn nhau nhưng dữ liệu thực tế cho thấy rằng tranh luận giúp làm nên các ý tưởng sáng tạo.
Nhằm tạo các tranh luận có ích, bà khuyên các thành viên trong nhóm không nên giữ một quan điểm quá sớm trong cuộc thảo luận bởi một khi họ đã nói lên quan điểm của mình trước nhóm, họ sẽ khó để thay đổi suy nghĩ và người khác thường sẽ ngại ngần phản đối ý kiến của họ ngay từ đầu.
Chọn cách thỏa hiệp
Bí quyết khác để có được các tranh luận có ích là biết cách khơi nó như thế nào và khi nào cần chấm dứt.
“Bạn không muốn lúc nào cũng tranh cãi. Ngay cả khi bạn và tôi đang có tranh cãi tích cực, tới một lúc nào đó chúng ra cũng cần thực hiện các điều khác,” Thompson nói. Nên nhớ rằng: “Tránh mâu thuẫn không phải là tốt, tranh luận thường xuyên cũng không tốt chút nào. Bạn cần có một sự thỏa hiệp và điểm dừng.”