KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ - TÀI LIỆU
(RECORDS AND DOCUMENT MANAGEMENT SKILLS)

 

Mục lục [Ẩn]

Giới thiệu chương trình

Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ chỉ để tìm kiếm một tài liệu quan trọng? Hoặc lo lắng về việc thông tin nhạy cảm có thể bị lộ ra ngoài? Đó chính là lúc bạn nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng quản lý hồ sơ. Nó giúp bạn sắp xếp mọi thứ gọn gàng, dễ tìm kiếm, bảo vệ thông tin an toàn và tiết kiệm thời gian quý báu. Kỹ năng này không chỉ dành cho dân văn phòng mà còn hữu ích cho bất kỳ ai muốn quản lý thông tin cá nhân và công việc một cách hiệu quả.

Khóa học "Kỹ Năng Quản Lý Hồ Sơ - Tài Liệu" của Viện Masterskills nhằm cung cấp cho học viên những kiến thức và kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả các Tài liệu & Hồ sơ trong công ty theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001, trên cơ sở vẫn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của các tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý nhưng vẫn có sự linh động và hợp lý trong công việc thực tế.

Mục tiêu đào tạo

-  Những kỹ năng và phương pháp quản lý hồ sơ chuyên nghiệp và hiệu quả
- Phân tích những sai sót thường gặp trong quá trình quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp.

-  Phương pháp hệ thống hóa các loại hồ sơ lưu trữ.
- Tìm ra phương thức thực hiện tốt hơn trong hoạt động lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp.

Đối tượng học viên

 i. Các cấp quản lý & lãnh đạo doanh nghiệp.
ii. Đội ngũ quản lý cấp trung (giám đốc chức năng trưởng phó các phòng, ban, bộ phận trong doanh nghiệp).
iii. Những người đang tham gia làm việc trong môi trường doanh nghiệp có mong muốn phát triển và hoàn thiện kỹ năng quan trọng này.

Nội dung chương trình

PHẦN 1: NHẬN THỨC VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ - TÀI LIỆU
- Xác định vai trò của hồ sơ - tài liệu trong hoạt động doanh nghiệp
- Phân loại các loại tài liệu phổ biến: hành chính, pháp lý, kỹ thuật, tài chính
- Phân tích rủi ro khi quản lý hồ sơ không hiệu quả
- So sánh giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ điện tử
- Nêu ví dụ thực tế về sai sót trong quản lý tài liệu
- Thảo luận tình huống doanh nghiệp bị thất thoát dữ liệu quan trọng

PHẦN 2: PHÂN LOẠI VÀ LẬP CHỈ MỤC HỒ SƠ
- Hướng dẫn thiết lập hệ thống phân loại tài liệu theo chủ đề và thời gian
- Thiết lập mã hồ sơ và chỉ mục phục vụ tra cứu nhanh
- Phân biệt giữa hồ sơ lưu hành và hồ sơ lưu trữ
- Thực hành gán mã số và tên tệp cho tài liệu mẫu
- Giải quyết tình huống nhầm lẫn khi đặt tên và mã hóa tài liệu
- Thiết kế bảng theo dõi luồng di chuyển của tài liệu trong tổ chức

PHẦN 3: QUY TRÌNH LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN
- Xây dựng quy trình lưu trữ tài liệu theo đúng chuẩn ISO/QA
- Xác định thời gian lưu trữ và nguyên tắc hủy tài liệu
- Tổ chức kho lưu trữ: vật lý và số hóa
- Thực hành lập sổ đăng ký và lưu hồ sơ mẫu
- Phân tích các lỗi thường gặp khi bảo quản hồ sơ giấy
- Thực hành tình huống xử lý khi tài liệu bị ẩm mốc, hỏng hóc

PHẦN 4: SỐ HÓA VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
- Giới thiệu các công cụ quản lý tài liệu điện tử phổ biến (DMS, Cloud...)
- Hướng dẫn quy trình số hóa tài liệu giấy
- Thiết lập cấu trúc thư mục và quyền truy cập trong lưu trữ số
- Thực hành quét, đặt tên, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trên hệ thống
- Đánh giá rủi ro và bảo mật trong quản lý tài liệu điện tử
- Giải quyết tình huống mất file hoặc xâm nhập trái phép

PHẦN 5: KIỂM TRA, KIỂM SOÁT VÀ CẬP NHẬT
- Xây dựng checklist kiểm tra hồ sơ định kỳ
- Định kỳ rà soát, bổ sung, loại bỏ hồ sơ không còn giá trị
- Thực hiện kiểm soát phiên bản tài liệu
- Lập báo cáo thống kê tình trạng hồ sơ – tài liệu
- Thực hành kiểm tra thực tế 1 bộ hồ sơ có sẵn
- Xử lý tình huống khi phát hiện sai lệch thông tin giữa các bản lưu

PHẦN 6: KỸ NĂNG PHỐI HỢP TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ
- Giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban về chia sẻ tài liệu
- Xác định vai trò và trách nhiệm trong quản lý hồ sơ nội bộ
- Thiết lập quy trình tiếp nhận và luân chuyển hồ sơ
- Thực hành trao đổi, chuyển giao tài liệu giữa các bộ phận
- Phản hồi và xử lý yêu cầu tìm kiếm, tra cứu tài liệu gấp
- Mô phỏng tình huống phối hợp xử lý kiểm tra hồ sơ theo yêu cầu thanh tra.

(Lưu ý: Outline này có thể được điều chỉnh và bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: Đối tượng học viên, mục tiêu của khóa học và thời lượng.)

Tài liệu học

Tài liệu được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, đảm bảo bám sát nội dung chương trình học và phù hợp với các tình huống áp dụng thực tế trong doanh nghiệp.

Phương pháp giảng dạy

Lớp học được phân chia theo nhóm nhỏ để học viên thảo luận và chia sẻ. Phương pháp đào tạo luôn lấy học viên làm trung tâm, bài học dựa trên các bài tập tình huống, video clip, trò chơi... Giảng viên trình bày lý thuyết ngắn gọn, học viên sẽ tham gia tích cực trong các bài tập ngắn. Sau mỗi phần trình bày của các nhóm học viên, giảng viên gợi ý để điều chỉnh giải pháp và đúc kết những bài học nhỏ theo từng chủ đề.
Chuyên gia sử dụng các phương pháp đào tạo sau đây để chuyển tải nội dung khóa học:
i. Thảo luận mở (Open discussion)
ii.Nghiên cứu tình huống (Case study)
iii.Bài tập tự đánh giá (Self-assessment)
iv.Thuyết giảng ngắn đề tài thực tế (Mini-lecture)

Thông tin lớp học

Khai giảng (Dự kiến)	Lịch học	Giờ học	Địa điểm	Học phí (vnđ)	Đăng ký
	Thứ 7- Chủ nhật	8h30 - 16h30	HCM	3,500,000
	Thứ 2, 3, 4, 5	18h00 - 21h30	HN	3,500,000

Ưu đãi học phí 10% cho các trường hợp sau: - Học viên đăng ký trước khai giảng 15 ngày - Đăng ký từ 3 học viên trở lên - Là khách hàng thân thiết của Masterskills Để biết thêm chi tiết về khóa  học, khách hàng vui lòng liên lạc:   ĐT: (028) 22 194 047 - Zalo: 0903 966 729

Thời gian học: 2 ngày/ 4 buổi.
Số lượng học viên: Tối đa 35 hv/ lớp.
Học tại HCM: 224 - Điện Biên Phủ, Phường Võ Thị Sáu, Q.3, Tp.HCM.
Học tại Hà Nội: 51 - Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội.
Học phí tại doanh nghiệp: Liên hệ để có thông tin báo giá mới nhất. Tổ chức tại nhà máy hoặc tại văn phòng doanh nghiệp.
Các chi phí khác (nếu có): Tùy theo địa điểm tổ chức lớp học, mà các khoản chi phí khác sẽ được tính thêm bao gồm: Chi phí đi lại, ở KS của giảng viên.
Chứng nhận: Sẽ do Viện MasterSkills cấp, có giá trị trên toàn quốc.

Mẫu chứng nhận

MasterSkills_Profile_VN/ EN

Đội ngũ giảng viên - Xem tại đây

Đội ngũ giảng viên và chuyên gia Masterskills từng làm việc với các tập đoàn đa quốc gia tại Bắc Mỹ, Châu Âu và Nhật Bản. Tất cả giảng viên đều có phương pháp giảng dạy hiện đại, tập trung áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày, giúp học viên nâng cao kỹ năng và thành công trong nghề nghiệp.

Khách hàng Cảm nhận & Đánh giá - Xem tại đây

Hình Ảnh Khách Hàng Tiêu Biểu
Khóa học Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian. Tổ chức tại Cổ Phần Công Nghệ TiTan – Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Gọi Điện Thoại. Tại trung Tâm Giám Sát Điều Hành Đô Thị Thông Minh - Tp.Huế.	Bế giảng khóa học Kỹ Năng Tư Duy Sáng Tạo. Tổ chức tại Sài Gòn Coop – Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Quản Lý Bản Thân. Tổ chức tại Công ty TA Communications - Tp.HCM.
Khóa học Kỹ Năng Thuyết Trình. Tổ chức tại Công ty Cổ Phần Dịch Vụ iERP - Tp.Hà Nội.	Khóa học Tinh Thần Đồng Đội & Làm Việc Nhóm. Tổ chức tại Công Ty Ant Farm VietNam - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Thuyết Trình. Tổ chức tại Công ty Thương Mại Đầu Tư Liên Á Châu - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Tư Duy Logic. Tổ chức tại Công Ty Cổ Phần TPL Shipping - Tp.HCM.
Khóa học Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề. Tổ chức tại Công ty CP Tuyển Dụng Nhân Tài (HR2B) – Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Giao Tiếp & Kiểm Soát Cảm Xúc. Tổ chức tại Cổ Phần Viễn Thông Tuổi Trẻ - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Viết Báo Cáo & Email. Tổ chức tại Công Ty Xi Măng Hà Tiên 1 - Tỉnh Long An.	Khóa học Kỹ Năng Làm Việc Nhóm. Tổ chức tại Công ty Cáp Điện Cadivi Miền Đông - Tp.Biên Hòa.
Khóa học Kỹ Năng Quản Lý Căng Thẳng. Tổ chức tại Liên Hiệp HTX Tp.HCM (SaiGon Coop) Lớp 1 - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Viết Báo Cáo. Tổ chức tại Nhà Máy Xử Lý Khí Nam Côn Sơn - Tp.Vũng Tàu.	Khóa học Truyền Thông Nội Bộ. Tổ chức tại Công ty Điện Lực Dầu Khí Cà Mau  - Tp.Cà Mau.	Khóa học Kỹ Năng Đàm Phán Thuyết Phục Tổ chức tại Trung Tâm Viễn Thông MobiFone - Tp.HCM.
Khóa học Kỹ Năng Lắng Nghe Tích Cực. Tổ chức tại Công Ty BigTree Technology & Consulting - Tp.Hà Nội.	Khóa học Kỹ Năng Trao Quyền & Tạo Ảnh Hưởng. Tổ chức tại Công Ty Apparel Far Eastern VietNam - Tp.Bình Dương.	Khóa học Xây Dựng Hình Ảnh Cá Nhân. Tổ chức tại Công ty Standard Chem & Pharm - Tp.HCM.	Khóa học Tư Duy Tích Cực. Tổ chức tại Công Ty Behn Meyer Agricare VietNam - Tp.Vũng Tàu.
Khóa học Tác Phong Làm Việc Chuyên Nghiệp. Tổ chức tại Công ty Dongil Rubber Belt Vietnam - Tp.Bình Dương.	Khóa học Kỹ Năng Tư Duy Logic. Tổ chức tại Công Ty HaKuHoDo VietNam - Tp.HCM.	Khóa học Kỹ Năng Tư Duy Phản Biện. Tổ chức tại Công ty Murata Electronics VietNam - Tp.Hà Nội.	Khóa học Truy Tìm Nguyên Nhân Gốc Rễ. Tổ chức tại Công ty Toyotsu Safety & Automotive Components VietNam –  Bình Dương. .