KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

 

 

 

 

Giới thiệu chương trình

 

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có một lĩnh vực công tác vô cùng quan trọng. Đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu.

Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.

Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ.

Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng. Chính vì vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ.

Mục tiêu đào tạo

- Những kỹ năng và phương pháp quản lý hồ sơ chuyên nghiệp và hiệu quả
- Phân tích những sai sót thường gặp trong quá trình quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp
- Tìm ra phương thức thực hiện tốt hơn trong hoạt động lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp mình.

Đối tượng học viên

 i. Các cấp quản lý & lãnh đạo doanh nghiệp.
ii. Đội ngũ quản lý cấp trung (giám đốc chức năng trưởng phó các phòng, ban, bộ phận trong doanh nghiệp).
iii. Những người đang tham gia làm việc trong môi trường doanh nghiệp có mong muốn phát triển và hoàn thiện kỹ năng quan trọng này.
iv. Chương trình không phù hợp cho các đối tượng là học sinh, sinh viên - những người chưa có thâm niên làm việc trong môi trường doanh nghiệp.

Nội dung chương trình

 

Phần I: Tổng quan về hoạt động quản lý hồ sơ trong các doanh nghiệp
-
Khái niệm, vai trò và những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ trong quản trị doanh nghiệp.
- Tầm quan trọng của hoạt động quản lý hồ sơ đối với các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.

Phần II: Các phương pháp lưu trữ và sắp xếp hồ sơ trong quản trị doanh nghiệp
- Các phương pháp lưu trữ hồ sơ:
- Phương pháp lưu trữ theo vần, mẫu tự.
- Phương pháp lưu trữ theo số, mã số.
- Những thuận lợi và khó khăn khi áp dụng các phương pháp lưu trữ trên.
- Các phương pháp sắp xếp hồ sơ:
- Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
- Sắp xếp hồ sơ theo địa lý
- Sắp xếp hồ sơ theo bộ phận

Phần III: Phương tiện lưu trữ hồ sơ
-
Kỹ thuật vi phim trong quản lý hồ sơ.
- Lưu trữ bằng máy tính.

Phần IV: Quy trình lưu trữ hồ sơ trong quản trị doanh nghiệp
-
Xác định chính sách quản lý hồ sơ.
- Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ.
- Phổ biến cho nhân viên về quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của DN.
- Tổ chức sắp xếp.
- Lập danh mục.
- Theo dõi, cập nhật.

Phần V: Trao đổi các vấn đề liên quan đến Quản lý hồ sơ đối với các doanh nghiệp Việt Nam
- Các vấn đề thường vướng mắc liên quan đến hoạt động Quản lý hồ sơ của các doanh nghiệp.
- Giải đáp các thắc mắc.

 

(Nội dung chương trình ở trên có thể thay đổi cho phù hợp theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp)

 

Tài liệu học

 

 i. Tài liệu lưu hành nội bộ (Tiếng Việt).

 

Phương pháp giảng dạy

 

Lớp học được phân chia theo nhóm nhỏ học viên để thảo luận và chia sẻ. Phương pháp đào tạo nhấn mạnh đến việc học viên làm trung tâm dựa trên các bài tập tình huống, video clip, trò chơi... Phương pháp không đặt nặng tính lý luận, giáo điều. Giảng viên trình bày lý thuyết ngắn gọn, học viên cần tham gia tích cực trong các bài tập ngắn. Sau mỗi phần trình bày của các nhóm học viên, giảng viên gợi ý để điều chỉnh giải pháp và đúc kết những bài học nhỏ theo từng đề mục.
Chuyên gia sử dụng các phương pháp đào tạo sau đây để chuyển tải nội dung khóa học:

i. Thảo luận mở (Open discussion)
ii.Nghiên cứu tình huống (Case study)
iii.Bài tập tự đánh giá (Self-assessment)
iv.Thuyết giảng ngắn đề tài thực tế (Mini-lecture)

Thông tin khai giảng

 

 Để biết thêm chi tiết về thời gian, chi phí, tài liệu mẫu & nội dung khóa  học, khách hàng vui lòng liên lạc:

Email: info@masterskills.org
  ĐT: (028) 22 467 086 / (028) 22 194 047

Hotline: 0907 000 277

 

Thời gian học: 2 ngày/ 4 buổi.
Học phí: 2.500.000 / hv (bao gồm tea break, tài liệu, chứng nhận)
Địa điểm: Tầng 9, Vietcomreal Building, 68 Nguyễn Huệ, P.Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM.

Chứng nhận: Sẽ do Viện MasterSkills cấp, có giá trị trên toàn quốc.
Đội ngũ giảng viên - Xem tại đây

Giảng viên Business Edge, Better Work, những chuyên gia giỏi, có kinh nghiệm quản lý thực tiễn lâu năm tại các Tập đoàn đa quốc gia, các Doanh Nghiệp trong và ngoài nước.


Khách hàng của chúng tôi - Xem tại đây