Kỹ Năng Quản Lý Hồ Sơ - Tài Liệu

1. Giới thiệu khóa học

Hồ sơ và tài liệu là bằng chứng của hoạt động vận hành, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn lưu trữ phân tán, đặt tên thiếu thống nhất hoặc không kiểm soát phiên bản. Hệ quả là nhân viên mất thời gian tìm kiếm, sử dụng nhầm tài liệu và khó xác định trách nhiệm khi phát sinh sai sót.

Khóa học “Kỹ Năng Quản Lý Hồ Sơ - Tài Liệu” hướng dẫn học viên phân loại, mã hóa, lưu trữ và tra cứu hồ sơ theo một quy trình thống nhất. Nội dung đồng thời bao quát kiểm soát phiên bản, luồng phê duyệt, phân quyền truy cập, bảo mật và số hóa tài liệu.

Thông qua tình huống và bài tập xây dựng cây thư mục, chỉ mục, quy tắc đặt tên và quy trình quản lý hồ sơ, học viên có thể rà soát hệ thống hiện tại và đề xuất cách cải tiến phù hợp với phòng ban.

2. Mục tiêu đào tạo

• Phân biệt hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu và chứng từ trong hoạt động doanh nghiệp.
• Phân loại, mã hóa và đặt tên tài liệu theo nguyên tắc thống nhất, dễ tra cứu.
• Thiết kế quy trình lưu trữ, mượn trả, cập nhật và kiểm soát phiên bản tài liệu.
• Xác định thời hạn lưu trữ, quyền truy cập và biện pháp bảo vệ tài liệu nhạy cảm.
• Kết hợp quản lý hồ sơ giấy với lưu trữ điện tử và công cụ số phù hợp.
• Rà soát sai sót và lập kế hoạch cải tiến hệ thống hồ sơ của phòng ban.

3. Đối tượng học viên

• Quản lý và trưởng bộ phậnCần chuẩn hóa hồ sơ, biểu mẫu và trách nhiệm quản lý tài liệu trong đơn vị.
• Nhân sự hành chính, văn thư và lưu trữTrực tiếp tiếp nhận, sắp xếp, kiểm soát và tra cứu hồ sơ doanh nghiệp.
• Nhân sự pháp chế, chất lượng, nhân sự và tài chínhQuản lý tài liệu có yêu cầu cao về tính chính xác, bảo mật hoặc tuân thủ.
• Nhân viên thường xuyên xử lý tài liệuMuốn giảm thời gian tìm kiếm và hạn chế sử dụng sai phiên bản hồ sơ.

4. Nội dung khóa học

5. Phương pháp đào tạo

Lớp học được tổ chức theo nhóm nhỏ, lấy người học làm trung tâm. Giảng viên trình bày ngắn gọn, sau đó dẫn dắt thảo luận, thực hành tình huống, phản hồi và đúc kết bài học để học viên chuyển hóa kiến thức thành hành vi ứng dụng.

6. Thông tin lớp học

Lưu ý: Lịch khai giảng trên là lịch dự kiến và có thể được điều chỉnh tùy theo số lượng học viên đăng ký, điều kiện tổ chức lớp và kế hoạch đào tạo thực tế. Masterskills sẽ xác nhận lịch học chính thức với học viên trước ngày khai giảng.

• Thời lượng: 2 ngày / 4 buổi; tối đa 35 học viên/lớp.
• TP.HCM: 224 Điện Biên Phủ, Phường Bàn Cờ, TP.HCM.
• Hà Nội: 51 Lê Đại Hành, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội.
• Đào tạo tại doanh nghiệp: Tổ chức tại văn phòng hoặc nhà máy; báo giá theo phạm vi thiết kế, địa điểm và quy mô lớp.
• Chi phí phát sinh: Đi lại và lưu trú của giảng viên được xác định theo địa điểm triển khai (nếu có).

7. Tài liệu học & chứng nhận

Học viên nhận bộ giáo trình bản quyền do Masterskills biên soạn, hand-out thực hành, biểu mẫu tự đánh giá và tài liệu tham khảo bám sát tình huống doanh nghiệp.

Chứng nhận hoàn thành khóa học

Học viên đáp ứng yêu cầu tham dự và thực hành được Masterskills cấp chứng nhận hoàn thành chương trình.