HR MANAGEMENT toolkits
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:

Bộ công cụ HR Management Toolkits (Bộ công cụ Quản lý Nguồn Nhân lực) được thiết kế nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô lớn trong việc quản trị toàn bộ vòng đời nhân sự — từ hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đãi ngộ cho đến duy trì và phát triển đội ngũ.
Trong môi trường doanh nghiệp có hàng ngàn nhân viên với nhiều cấp bậc chức danh, bộ công cụ này giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình nhân sự, đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong mọi hoạt động quản trị con người.

Bộ công cụ này cung cấp các mẫu biểu, bảng theo dõi, báo cáo và quy trình thực hiện giúp doanh nghiệp:
Hoạch định nhu cầu nhân lực gắn liền với chiến lược kinh doanh;
Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả;
Đánh giá, đãi ngộ và giữ chân nhân tài một cách bền vững;
Đảm bảo tuân thủ pháp lý, chính sách và quy định nội bộ;
Ứng dụng phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analytics) phục vụ ra quyết định chiến lược.

2. Đối tượng sử dụng:

Ban lãnh đạo / Giám đốc nhân sự: Quản lý chiến lược nhân sự tổng thể và hoạch định nguồn lực dài hạn.
Phòng Nhân sự (HR Department): Trực tiếp triển khai, theo dõi và báo cáo các hoạt động nhân sự trong toàn công ty.
Quản lý cấp trung / Trưởng bộ phận: Áp dụng các biểu mẫu trong công tác đánh giá, huấn luyện và phát triển nhân viên.
Chuyên viên HR / HRBP: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ chi tiết, theo dõi KPI và báo cáo dữ liệu nhân sự định kỳ.
Đào tạo viên / L&D Manager: Sử dụng bộ công cụ phần đào tạo – phát triển năng lực và kế hoạch kế nhiệm.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Workforce Planning & Organizational Design
Objective: Plan, structure, and allocate the right human resources to meet strategic and operational goals.

HRM1-01. Workforce_Planning_Template.xlsx
HRM1-02. Organization_Structure_Map.docx
HRM1-03. Headcount_Tracking_Sheet.xlsx
HRM1-04. Manpower_Request_Form.docx
HRM1-05. Staffing_Budget_Plan.xlsx
HRM1-06. Succession_Pipeline_Matrix.xlsx
HRM1-07. Workforce_Demand_vs_Supply_Analysis.xlsx
HRM1-08. HR_Capacity_Assessment_Report.docx

Part 2. Recruitment & Selection Management
Objective: Standardize the process of attracting, assessing, and selecting qualified candidates efficiently.

HRM2-01. Job_Requisition_Form.docx
HRM2-02. Job_Description_Template.docx
HRM2-03. Candidate_Shortlisting_Sheet.xlsx
HRM2-04. Interview_Assessment_Form.docx
HRM2-05. Interview_Scoring_Sheet.xlsx
HRM2-06. Recruitment_Process_Flowchart.docx
HRM2-07. Offer_Letter_Template.docx
HRM2-08. Recruitment_Effectiveness_Report.xlsx

Part 3. Onboarding & Employee Integration
Objective: Facilitate smooth integration of new hires into the organization and ensure early performance success.

HRM3-01. Onboarding_Checklist.xlsx
HRM3-02. New_Employee_Orientation_Schedule.docx
HRM3-03. Probation_Assessment_Form.docx
HRM3-04. New_Hire_Feedback_Survey.xlsx
HRM3-05. Welcome_Pack_Template.docx
HRM3-06. Employee_Profile_Form.xlsx
HRM3-07. Orientation_Feedback_Report.docx
HRM3-08. 90-Day_Performance_Tracker.xlsx

Part 4. Performance Management System
Objective: Monitor, evaluate, and enhance employee performance to align with organizational objectives.

HRM4-01. Performance_Goal_Setting_Form.docx
HRM4-02. SMART_Objectives_Template.xlsx
HRM4-03. Performance_Appraisal_Form.docx
HRM4-04. KPI_Tracking_Dashboard.xlsx
HRM4-05. 360_Degree_Feedback_Survey.xlsx
HRM4-06. Performance_Review_Summary_Report.docx
HRM4-07. Employee_Performance_Improvement_Plan.docx
HRM4-08. Annual_Performance_Analysis_Report.xlsx

Part 5. Compensation & Benefits Management
Objective: Ensure fair, competitive, and transparent compensation structures that motivate and retain employees.

HRM5-01. Salary_Structure_Template.xlsx
HRM5-02. Payroll_Processing_Sheet.xlsx
HRM5-03. Allowance_and_Benefit_Policy.docx
HRM5-04. Overtime_Approval_Form.docx
HRM5-05. Employee_Bonus_Calculation_Sheet.xlsx
HRM5-06. Pay_Adjustment_Request_Form.docx
HRM5-07. Benefits_Enrollment_Form.docx
HRM5-08. Compensation_Review_Report.xlsx

Part 6. Learning & Development (L&D)
Objective: Build workforce capability through structured learning programs, skills mapping, and development tracking.

HRM6-01. Training_Needs_Analysis.xlsx
HRM6-02. Annual_Training_Plan_Template.docx
HRM6-03. Training_Schedule_and_Budget.xlsx
HRM6-04. Training_Attendance_Form.docx
HRM6-05. Post-Training_Evaluation_Survey.xlsx
HRM6-06. Individual_Development_Plan.xlsx
HRM6-07. L&D_Effectiveness_Report.docx
HRM6-08. Competency_Development_Matrix.xlsx

Part 7. Employee Relations & Engagement
Objective: Strengthen trust, morale, and commitment through communication, engagement programs, and recognition.

HRM7-01. Employee_Engagement_Survey.xlsx
HRM7-02. Internal_Communication_Plan.docx
HRM7-03. Suggestion_Box_Tracking_Log.xlsx
HRM7-04. Recognition_and_Reward_List.xlsx
HRM7-05. Team_Building_Event_Plan.docx
HRM7-06. Grievance_Form.docx
HRM7-07. Exit_Interview_Form.docx
HRM7-08. Employee_Satisfaction_Report.xlsx

Part 8. Attendance, Leave & Time Management
Objective: Manage working hours, attendance, and leave policies effectively for operational consistency.

HRM8-01. Attendance_Tracking_Sheet.xlsx
HRM8-02. Leave_Application_Form.docx
HRM8-03. Leave_Approval_Tracker.xlsx
HRM8-04. Overtime_Record_Log.xlsx
HRM8-05. Time_Off_Policy_Document.docx
HRM8-06. Shift_Schedule_Template.xlsx
HRM8-07. Monthly_Attendance_Summary.xlsx
HRM8-08. Absence_Analysis_Report.docx

Part 9. HR Policies, Compliance & Reporting
Objective: Maintain compliance with legal and corporate policies while ensuring transparency and consistency.

HRM9-01. HR_Policy_Manual.docx
HRM9-02. Code_of_Conduct_Template.docx
HRM9-03. HR_Compliance_Checklist.xlsx
HRM9-04. Disciplinary_Action_Form.docx
HRM9-05. Incident_Report_Form.docx
HRM9-06. Compliance_Audit_Tracker.xlsx
HRM9-07. Employee_Data_Privacy_Form.docx
HRM9-08. Monthly_HR_Report_Template.xlsx

Part 10. HR Analytics & Strategic Planning
Objective: Use data-driven HR analytics to support strategic decision-making and business growth.

HRM10-01. HR_Analytics_Dashboard.xlsx
HRM10-02. Headcount_Trend_Analysis.xlsx
HRM10-03. Turnover_Rate_Report.xlsx
HRM10-04. Recruitment_Cost_Analysis.xlsx
HRM10-05. Training_Investment_ROI.xlsx
HRM10-06. Performance_vs_Pay_Analysis.xlsx
HRM10-07. Diversity_and_Inclusion_Report.docx
HRM10-08. Strategic_HR_Plan_Template.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:

Tuân thủ cấu trúc 10 phần: Các phần trong bộ công cụ được thiết kế theo chuỗi logic của chu kỳ quản trị nhân sự – từ hoạch định đến phân tích chiến lược.
Chuẩn hóa biểu mẫu: Mỗi biểu mẫu có mã hiệu (code) riêng, đảm bảo dễ dàng quản lý, truy xuất và cập nhật.
Định kỳ cập nhật dữ liệu: Các file .xlsx cần được cập nhật thường xuyên để phục vụ báo cáo và ra quyết định.
Đảm bảo tính bảo mật: Mọi dữ liệu nhân sự phải được lưu trữ trong hệ thống có quyền truy cập hạn chế (HRIS, SharePoint, OneDrive nội bộ).
Kết hợp đào tạo & thực hành: Việc sử dụng các biểu mẫu nên đi kèm đào tạo nội bộ cho HRBP và line manager để thống nhất phương pháp quản lý.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:

Giai đoạn 1 – Xây dựng khung quản trị nhân sự:
Áp dụng Part 1 để hoạch định nguồn lực, xác định cấu trúc tổ chức và dự báo nhu cầu nhân sự.

Giai đoạn 2 – Tuyển dụng & hội nhập nhân viên mới:
Thực hiện Part 2 và Part 3 để quản lý quy trình tuyển chọn và hướng dẫn hội nhập nhân viên.

Giai đoạn 3 – Quản lý hiệu suất & đãi ngộ:
Sử dụng Part 4 và Part 5 để thiết lập KPI, đánh giá hiệu suất và quản lý lương thưởng minh bạch.

Giai đoạn 4 – Đào tạo & phát triển năng lực:
Áp dụng Part 6 để lập kế hoạch đào tạo, đánh giá hiệu quả chương trình và phát triển năng lực nhân viên.

Giai đoạn 5 – Duy trì quan hệ lao động và văn hóa doanh nghiệp:
Dùng Part 7 để đo lường sự gắn kết, xử lý khiếu nại, và phát triển các chương trình nội bộ tăng tinh thần làm việc.

Giai đoạn 6 – Quản lý thời gian & tuân thủ:
Sử dụng Part 8 và Part 9 để đảm bảo vận hành chính xác, tuân thủ luật lao động và nội quy doanh nghiệp.

Giai đoạn 7 – Phân tích dữ liệu & lập kế hoạch chiến lược:
Triển khai Part 10 để ứng dụng phân tích dữ liệu nhân sự hỗ trợ ra quyết định chiến lược và dự báo nhân lực.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
Khi triển khai hiệu quả HR Management Toolkits, doanh nghiệp sẽ đạt được:

Chuẩn hóa toàn bộ quy trình nhân sự trên phạm vi toàn công ty;
Tối ưu hóa hiệu suất nhân sự và chi phí vận hành thông qua quản trị dữ liệu chính xác;
Tăng tính minh bạch và công bằng trong đánh giá, lương thưởng và thăng tiến;
Nâng cao năng lực đội ngũ HRBP và quản lý cấp trung thông qua sử dụng công cụ chuyên nghiệp;
Tăng cường sự gắn kết và trải nghiệm nhân viên, góp phần giữ chân nhân tài;
Phát triển hệ thống HR Analytics làm nền tảng cho chuyển đổi số nhân sự và hoạch định chiến lược dài hạn.