|
1. Giới thiệu bộ toolkits
Bộ TIME MANAGEMENT TOOLKITS được thiết kế chuyên biệt cho môi trường doanh
nghiệp có quy mô lớn với hàng ngàn nhân viên, giúp mọi cấp bậc trong tổ chức –
từ nhân viên, giám sát, quản lý cấp trung đến lãnh đạo – nâng cao hiệu quả sử
dụng thời gian, tối ưu hóa năng suất và giảm lãng phí trong công việc.
Bộ công cụ này không chỉ giúp cá nhân lên kế hoạch, theo dõi, đánh giá và cải
thiện cách sử dụng thời gian, mà còn giúp tổ chức xây dựng văn hóa kỷ luật và
hiệu quả trong quản lý công việc.
Tất cả biểu mẫu trong bộ toolkits đều được chia thành các nhóm theo từng giai
đoạn của quy trình quản lý thời gian, với:
File Word (.docx): dành cho lập kế hoạch, phản tư, đánh giá năng lực cá nhân.
File Excel (.xlsx): phục vụ việc theo dõi, đo lường, tính toán và báo cáo hiệu
suất thời gian.
2. Đối tượng sử dụng
Nhân viên: muốn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch, ưu tiên công việc và kiểm soát
khối lượng công việc cá nhân.
Trưởng nhóm / Giám sát viên: cần theo dõi tiến độ, phân bổ công việc hợp lý và
giảm tình trạng trì hoãn trong đội ngũ.
Quản lý cấp trung: quản lý khối lượng công việc đa dạng, xác định mục tiêu ưu
tiên và đảm bảo hiệu quả giữa các bộ phận.
Lãnh đạo cấp cao: điều phối chiến lược thời gian, phân bổ nguồn lực và đảm bảo
tổ chức vận hành tối ưu.
Phòng Nhân sự / Đào tạo (HR / L&D): sử dụng bộ công cụ làm tài liệu đào tạo kỹ
năng quản lý thời gian cho nhân viên toàn công ty.
3. Nội dung bộ toolkits
Part 1. Time Awareness & Self-Assessment
Objective: Help individuals understand how they currently use time, identify
inefficiencies, and analyze daily routines.
TM01-01_Time_Awareness_Survey.docx
TM01-02_Time_Log_Template.xlsx
TM01-03_Time_Usage_Analysis_Sheet.xlsx
TM01-04_Workday_Observation_Form.docx
TM01-05_Personal_Time_Audit_Report.xlsx
TM01-06_Time_Waster_Identification_Checklist.docx
Part 2. Goal Setting & Priority Alignment
Objective: Link time management with goal achievement by setting SMART
objectives and prioritizing effectively.
TM02-01_Goal_Setting_Template.docx
TM02-02_SMART_Objectives_Worksheet.xlsx
TM02-03_Priority_Matrix_(Eisenhower_Box).xlsx
TM02-04_Personal_and_Team_Goal_Map.docx
TM02-05_Goal_Progress_Tracker.xlsx
TM02-06_Alignment_Checklist_for_Goals_and_Tasks.docx
Part 3. Planning & Scheduling Framework
Objective: Provide structured templates for daily, weekly, and monthly
planning to maintain focus and control workload.
TM03-01_Daily_Planner_Template.xlsx
TM03-02_Weekly_Schedule_Planner.xlsx
TM03-03_Monthly_Activity_Calendar.xlsx
TM03-04_Time_Blocking_Template.xlsx
TM03-05_Personal_Planning_Guide.docx
TM03-06_Planning_and_Review_Checklist.docx
Part 4. Prioritization & Decision Management
Objective: Equip employees with decision-making tools to handle competing
priorities and manage workload balance.
TM04-01_Task_Prioritization_Matrix.xlsx
TM04-02_Decision_Making_Framework.docx
TM04-03_Priority_Weighting_Calculator.xlsx
TM04-04_Task_Complexity_Assessment_Form.docx
TM04-05_Decision_Tracking_Log.xlsx
TM04-06_Action_Plan_for_Critical_Tasks.docx
Part 5. Delegation & Resource Allocation
Objective: Enhance productivity through proper delegation and efficient use
of available resources.
TM05-01_Delegation_Planning_Form.docx
TM05-02_Task_Assignment_Tracker.xlsx
TM05-03_Resource_Allocation_Sheet.xlsx
TM05-04_Delegation_Readiness_Checklist.docx
TM05-05_Team_Capacity_Assessment.xlsx
TM05-06_Delegated_Task_Followup_Log.docx
Part 6. Procrastination Control & Productivity Habits
Objective: Identify procrastination patterns and establish effective habits
for consistent productivity.
TM06-01_Procrastination_Self_Assessment.docx
TM06-02_Productivity_Habit_Tracker.xlsx
TM06-03_Time_Blocking_for_Focus_Tasks.xlsx
TM06-04_5-Minute_Rule_Practice_Guide.docx
TM06-05_Distraction_Log.xlsx
TM06-06_Behavioral_Change_Action_Plan.docx
Part 7. Meeting & Communication Time Optimization
Objective: Optimize meeting time and internal communication to reduce time
waste and improve collaboration.
TM07-01_Meeting_Planning_Template.docx
TM07-02_Meeting_Schedule_and_Attendance_Log.xlsx
TM07-03_Meeting_Minutes_Template.docx
TM07-04_Effective_Email_Writing_Guide.docx
TM07-05_Communication_Time_Tracking_Sheet.xlsx
TM07-06_Meeting_Effectiveness_Evaluation.xlsx
Part 8. Workload Management & Balance Tracking
Objective: Help employees manage workload, avoid burnout, and maintain
work-life balance effectively.
TM08-01_Workload_Tracking_Sheet.xlsx
TM08-02_Work-Life_Balance_Assessment.docx
TM08-03_Stress_and_Time_Impact_Log.xlsx
TM08-04_Workload_Distribution_Plan.xlsx
TM08-05_Task_Estimation_and_Time_Budgeting_Sheet.xlsx
TM08-06_Workload_Adjustment_Request_Form.docx
Part 9. Time Performance Measurement & Review
Objective: Track performance, identify time management improvement areas, and
assess results over time.
TM09-01_Time_Performance_KPI_Dashboard.xlsx
TM09-02_Weekly_Time_Utilization_Report.xlsx
TM09-03_Personal_Productivity_Scorecard.xlsx
TM09-04_Time_Management_Self_Evaluation_Form.docx
TM09-05_Team_Performance_Review_Template.docx
TM09-06_Time_Improvement_Progress_Log.xlsx
Part 10. Continuous Improvement & Long-Term Efficiency
Objective: Foster a culture of continuous improvement and consistent time
optimization practices.
TM10-01_Lessons_Learned_Template.docx
TM10-02_Continuous_Improvement_Action_Log.xlsx
TM10-03_Efficiency_Improvement_Plan.docx
TM10-04_Annual_Time_Review_Report.xlsx
TM10-05_Long-Term_Goal_Tracking_Sheet.xlsx
TM10-06_Time_Management_Coaching_Plan.docx
4. Nguyên tắc sử dụng
Mỗi Part tương ứng với một giai đoạn trong chu trình quản lý thời gian: Nhận
thức – Lập kế hoạch – Ưu tiên – Thực hiện – Theo dõi – Cải tiến.
Các file Word (.docx) dùng để ghi nhận, lập kế hoạch, phản tư hoặc hướng dẫn đào
tạo kỹ năng cá nhân.
Các file Excel (.xlsx) được dùng để theo dõi tiến độ, phân tích dữ liệu và đánh
giá hiệu quả sử dụng thời gian.
Mỗi biểu mẫu có mã định danh (TM01, TM02, …) giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý,
phân loại và tích hợp vào hệ thống đào tạo nội bộ hoặc dashboard KPI.
Bộ công cụ nên được triển khai song song với chương trình đào tạo kỹ năng mềm và
huấn luyện hiệu suất làm việc (Productivity Coaching).
5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp
Đào tạo nhận thức về quản lý thời gian:
Giới thiệu Part 1 và Part 2 trong các buổi training nhằm giúp nhân viên tự đánh
giá và xác định mục tiêu rõ ràng.
Hướng dẫn lập kế hoạch và ưu tiên:
Thực hành Part 3 và Part 4 để hình thành thói quen lập lịch, phân loại công việc
theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Áp dụng công cụ trong công việc hàng ngày:
Trưởng nhóm sử dụng Part 5 để giao việc và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Nhân viên áp dụng Part 6 để cải thiện tính kỷ luật và hạn chế trì hoãn.
Tối ưu hóa họp hành và giao tiếp:
Áp dụng Part 7 để giảm thời gian họp không cần thiết và nâng cao hiệu quả trao
đổi nội bộ.
Theo dõi hiệu suất và cải tiến:
HR và quản lý sử dụng Part 8–10 để đo lường hiệu suất, đánh giá kết quả, tổ chức
phản hồi định kỳ và cải thiện liên tục.
6. Kết quả mong đợi sau áp dụng
Nhân viên hình thành tư duy chủ động và kỷ luật thời gian, biết cách lập kế
hoạch, ưu tiên và kiểm soát khối lượng công việc.
Giảm lãng phí thời gian trong họp hành, email, và xử lý công việc không quan
trọng.
Tăng năng suất cá nhân và tập thể, giúp tổ chức vận hành hiệu quả hơn với cùng
nguồn lực.
Nâng cao chất lượng công việc, giảm stress và cân bằng giữa công việc – cuộc
sống.
Xây dựng văn hóa quản lý thời gian chuyên nghiệp trong toàn doanh nghiệp, góp
phần phát triển đội ngũ làm việc hiệu quả và bền vững.
Viện Đào Tạo Kỹ Năng
Quản Lý & Lãnh Đạo MASTERSKILLS
Công ty CP Giáo Dục TINH NGHỆ .MST: 0309177901 .Ngày cấp: 02/07/2009 .Nơi
cấp: Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh
Bản quyền © 2009 - 2025 Masterskills.org