NEGOTIATION toolkits
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:

Negotiation Toolkits (Bộ công cụ Đàm phán chuyên nghiệp) được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực đàm phán của đội ngũ quản lý, kinh doanh, thu mua, nhân sự và lãnh đạo, đảm bảo mỗi cuộc đàm phán được chuẩn bị, triển khai và theo dõi một cách khoa học, chiến lược và có thể đo lường kết quả.
Trong môi trường doanh nghiệp lớn với hàng ngàn nhân viên và nhiều cấp bậc khác nhau, đàm phán không chỉ diễn ra bên ngoài (với đối tác, khách hàng) mà còn diễn ra nội bộ (giữa các phòng ban, dự án, hoặc đội nhóm). Do đó, việc chuẩn hóa quy trình, biểu mẫu và phương pháp đàm phán sẽ giúp:
Tăng hiệu quả thương lượng và tỷ lệ thành công.
Giảm rủi ro trong thỏa thuận và ký kết hợp đồng.
Nâng cao năng lực ảnh hưởng và khả năng ra quyết định của đội ngũ.
Bộ công cụ này bao gồm các biểu mẫu định dạng .docx (văn bản hướng dẫn, kế hoạch, báo cáo) và .xlsx (bảng phân tích, theo dõi, dashboard) được phân loại logic theo 10 phần chính.

2. Đối tượng sử dụng:

Ban lãnh đạo & cấp điều hành: Xây dựng chiến lược đàm phán tổng thể, phê duyệt chính sách, ra quyết định cuối cùng trong thương lượng.
Bộ phận kinh doanh (Sales, Account Management): Đàm phán giá, điều khoản hợp đồng và cam kết với khách hàng.
Bộ phận thu mua (Procurement): Thương lượng với nhà cung cấp, đảm bảo lợi ích tối ưu về chi phí và chất lượng.
Bộ phận nhân sự (HR): Đàm phán lương, phúc lợi và thỏa thuận nhân sự.
Trưởng dự án & quản lý phòng ban: Thực hiện đàm phán nội bộ về nguồn lực, thời gian, mục tiêu và quyền lợi nhóm.
Chuyên viên pháp lý / compliance: Hỗ trợ kiểm soát tính pháp lý và tuân thủ trong các điều khoản đàm phán.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Negotiation Strategy & Planning
Objective: Develop a structured negotiation plan, define goals, analyze interests, and identify success criteria before entering any negotiation.

NEG1-01. Negotiation_Strategy_Plan.docx
NEG1-02. Negotiation_Objectives_Template.xlsx
NEG1-03. BATNA_Analysis_Form.docx
NEG1-04. Stakeholder_Interest_Analysis.xlsx
NEG1-05. Negotiation_Readiness_Checklist.docx
NEG1-06. Risk_and_Contingency_Plan.xlsx
NEG1-07. Power_and_Influence_Mapping_Sheet.xlsx
NEG1-08. Negotiation_Team_Roles_Assignment_Form.docx

Part 2. Preparation & Research Tools
Objective: Gather critical data, analyze counterpart profiles, and identify leverage points to strengthen negotiation positions.

NEG2-01. Counterparty_Information_Sheet.docx
NEG2-02. Negotiation_Research_Data_Log.xlsx
NEG2-03. Market_Benchmark_Analysis.xlsx
NEG2-04. Cost_vs_Value_Assessment_Template.xlsx
NEG2-05. Needs_and_Priorities_Matrix.xlsx
NEG2-06. Competitor_Comparison_Report.docx
NEG2-07. Historical_Deal_Review_Form.docx
NEG2-08. Preparation_Briefing_Document.docx

Part 3. Communication & Negotiation Techniques
Objective: Strengthen communication skills, persuasion techniques, and tactical approaches during negotiation sessions.

NEG3-01. Active_Listening_Guide_for_Negotiators.docx
NEG3-02. Questioning_Techniques_Cheat_Sheet.docx
NEG3-03. Negotiation_Communication_Script_Template.docx
NEG3-04. Body_Language_and_Tone_Checklist.xlsx
NEG3-05. Influence_Tactics_Framework.docx
NEG3-06. Negotiation_Behavior_Assessment_Form.xlsx
NEG3-07. Conflict_Handling_Strategy_Matrix.xlsx
NEG3-08. Negotiation_Simulation_Practice_Sheet.xlsx

Part 4. Negotiation Execution & Meeting Management
Objective: Ensure professional meeting execution, structured discussion flow, and accurate documentation of negotiation outcomes.

NEG4-01. Negotiation_Agenda_Template.docx
NEG4-02. Negotiation_Session_Minutes_Template.docx
NEG4-03. Offer_and_Counteroffer_Tracker.xlsx
NEG4-04. Discussion_Points_Log.xlsx
NEG4-05. Negotiation_Issue_Resolution_Form.docx
NEG4-06. Time_Management_Schedule.xlsx
NEG4-07. Communication_Record_Log.xlsx
NEG4-08. Negotiation_Session_Report.docx

Part 5. Financial & Quantitative Analysis Tools
Objective: Support decision-making through data analysis, financial modeling, and scenario comparisons.

NEG5-01. Cost-Benefit_Analysis_Sheet.xlsx
NEG5-02. Pricing_Strategy_Model.xlsx
NEG5-03. Concession_Calculator.xlsx
NEG5-04. Deal_Comparison_Matrix.xlsx
NEG5-05. ROI_and_Value_Assessment_Tool.xlsx
NEG5-06. Contract_Term_Sensitivity_Analysis.xlsx
NEG5-07. Financial_Impact_Report.docx
NEG5-08. Negotiation_Value_Tracker.xlsx

Part 6. Contract & Agreement Documentation
Objective: Draft, review, and manage formal agreements to ensure clarity, fairness, and legal compliance.

NEG6-01. Contract_Summary_Template.docx
NEG6-02. Key_Terms_and_Conditions_Checklist.xlsx
NEG6-03. Draft_Contract_Template.docx
NEG6-04. Memorandum_of_Understanding (MOU).docx
NEG6-05. Negotiation_Agreement_Form.docx
NEG6-06. Contract_Approval_Workflow.xlsx
NEG6-07. Signature_Authorization_Log.xlsx
NEG6-08. Post-Signing_Action_Tracker.xlsx

Part 7. Team Negotiation & Internal Alignment
Objective: Coordinate negotiation teams, align internal expectations, and manage interdepartmental dependencies.

NEG7-01. Internal_Alignment_Meeting_Agenda.docx
NEG7-02. Role_and_Responsibility_Matrix.xlsx
NEG7-03. Negotiation_Team_Briefing_Document.docx
NEG7-04. Approval_and_Escalation_Protocol.docx
NEG7-05. Department_Communication_Log.xlsx
NEG7-06. Stakeholder_Approval_Tracker.xlsx
NEG7-07. Consensus_Building_Guide.docx
NEG7-08. Cross-Functional_Alignment_Report.xlsx

Part 8. Evaluation & Post-Negotiation Review
Objective: Review performance, identify lessons learned, and track post-negotiation obligations or risks.

NEG8-01. Post-Negotiation_Evaluation_Form.docx
NEG8-02. Lessons_Learned_Report.docx
NEG8-03. Negotiation_Performance_Scorecard.xlsx
NEG8-04. Agreement_Implementation_Tracker.xlsx
NEG8-05. Compliance_Checklist.xlsx
NEG8-06. Negotiation_Risk_Register.xlsx
NEG8-07. Outcome_Satisfaction_Survey.xlsx
NEG8-08. Continuous_Improvement_Action_Plan.docx

Part 9. Relationship & Long-Term Partnership Management
Objective: Maintain and enhance long-term business relationships post-negotiation through trust and mutual value.

NEG9-01. Partner_Relationship_Management_Plan.docx
NEG9-02. Partnership_Performance_Dashboard.xlsx
NEG9-03. Communication_Plan_for_Partners.docx
NEG9-04. Quarterly_Partner_Review_Template.xlsx
NEG9-05. Issue_Escalation_Log.xlsx
NEG9-06. Satisfaction_Assessment_Form.docx
NEG9-07. Partnership_Improvement_Plan.docx
NEG9-08. Collaboration_Agreement_Update_Log.xlsx

Part 10. Negotiation Governance & Best Practices
Objective: Establish enterprise-wide standards, processes, and compliance mechanisms for negotiation management.

NEG10-01. Negotiation_Policy_and_Procedure_Document.docx
NEG10-02. Negotiation_Code_of_Conduct.docx
NEG10-03. Governance_and_Authority_Matrix.xlsx
NEG10-04. Negotiation_Process_Map.xlsx
NEG10-05. Ethics_and_Compliance_Checklist.docx
NEG10-06. Training_and_Certification_Log.xlsx
NEG10-07. Negotiation_Audit_Form.docx
NEG10-08. Annual_Negotiation_Performance_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng:

Chuẩn hóa quy trình đàm phán: Mọi bộ phận đều áp dụng cùng khung biểu mẫu và quy trình thống nhất.
Phân tích trước – quyết định sau: Mọi đàm phán phải được chuẩn bị bằng dữ liệu thực tế (BATNA, chi phí, đối tác, rủi ro).
Tính minh bạch: Ghi nhận rõ ràng các đề nghị, nhượng bộ, và quyết định trong quá trình đàm phán.
Đảm bảo tuân thủ: Tất cả thỏa thuận phải tuân thủ chính sách nội bộ và quy định pháp lý.
Cải tiến liên tục: Sau mỗi đàm phán, phải có đánh giá, rút kinh nghiệm và cập nhật biểu mẫu cho các lần tiếp theo.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:

Giai đoạn 1 – Chuẩn bị & Lập kế hoạch:
Sử dụng Part 1 và Part 2 để lập chiến lược, phân tích đối tác và xác định mục tiêu.

Giai đoạn 2 – Đào tạo kỹ năng & thực hành:
Áp dụng Part 3 cho chương trình huấn luyện kỹ năng đàm phán, luyện tập qua các tình huống mô phỏng.

Giai đoạn 3 – Thực hiện đàm phán:
Sử dụng Part 4 và Part 5 để quản lý cuộc họp, tính toán giá trị, và kiểm soát dữ liệu trong đàm phán thực tế.

Giai đoạn 4 – Ký kết & triển khai:
Áp dụng Part 6 và Part 7 để thống nhất nội bộ, ký hợp đồng và theo dõi thực thi.

Giai đoạn 5 – Đánh giá & cải tiến:
Sử dụng Part 8 – Part 10 để đánh giá hiệu quả, duy trì quan hệ đối tác và chuẩn hóa quy trình đàm phán trong toàn doanh nghiệp.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
Khi áp dụng đầy đủ Negotiation Toolkits, doanh nghiệp sẽ đạt được:

Tăng tỷ lệ thành công trong đàm phán (win-win outcomes, hợp đồng ký kết nhanh hơn).
Giảm thiểu rủi ro pháp lý và sai lệch thông tin trong quá trình thương lượng.
Tăng năng lực phân tích và ra quyết định của đội ngũ thông qua dữ liệu định lượng.
Cải thiện mối quan hệ dài hạn với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và năng lực thương lượng của doanh nghiệp trên thị trường.
Xây dựng văn hóa đàm phán chuyên nghiệp dựa trên sự tôn trọng, minh bạch và hợp tác cùng phát triển.