PROBLEM SOLVING toolkits
 

1. Giới thiệu bộ toolkits

Bộ PROBLEM SOLVING TOOLKITS được thiết kế nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng năng lực giải quyết vấn đề chuyên nghiệp và có hệ thống, áp dụng cho toàn bộ các cấp bậc trong tổ chức — từ nhân viên, giám sát viên, trưởng nhóm, đến cấp quản lý và lãnh đạo.
Bộ công cụ này được cấu trúc theo chu trình chuẩn 10 bước của quá trình giải quyết vấn đề doanh nghiệp, bao gồm: nhận diện vấn đề, phân tích dữ liệu, xác định nguyên nhân gốc rễ, phát triển giải pháp, lập kế hoạch hành động, đánh giá rủi ro, kiểm thử giải pháp, theo dõi hiệu quả, cải tiến liên tục và báo cáo kết quả.
Từng phần trong bộ công cụ bao gồm các biểu mẫu Word (.docx) để lập kế hoạch và ghi nhận nội dung, cùng bảng tính Excel (.xlsx) giúp theo dõi, phân tích và đo lường định lượng kết quả. Toàn bộ được chuẩn hóa, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh theo từng đặc thù doanh nghiệp.

2. Đối tượng sử dụng

Nhân viên và chuyên viên nghiệp vụ: cần kỹ năng giải quyết vấn đề trong công việc hàng ngày, xử lý sự cố, hoặc cải tiến quy trình.
Giám sát viên và trưởng nhóm: chịu trách nhiệm xác định, phân tích và xử lý các vấn đề phát sinh trong nhóm.
Quản lý cấp trung: thực hiện giám sát hiệu quả hoạt động, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định dựa trên nguyên nhân gốc rễ.
Ban lãnh đạo, cấp quản trị cao: dùng để theo dõi, ra quyết định chiến lược và xây dựng văn hóa cải tiến liên tục.
Bộ phận Quản lý chất lượng (QA), Quản lý rủi ro, hoặc Đào tạo nội bộ (L&D): sử dụng làm tài liệu chuẩn để huấn luyện, đánh giá và cải tiến hiệu quả hệ thống vận hành.

3. Nội dung bộ toolkits

Part 1. Problem Identification & Definition
Objective: Enable teams to clearly identify, describe, and define problems with precision before jumping into solutions.

PS01-01_Problem_Statement_Template.docx
PS01-02_Issue_Clarification_Form.docx
PS01-03_Problem_Classification_Matrix.xlsx
PS01-04_Symptom_vs_Root_Cause_Comparison.docx
PS01-05_Problem_Priority_Scoring_Sheet.xlsx
PS01-06_Problem_Summary_Report.docx

Part 2. Data Collection & Analysis
Objective: Provide structure for data gathering, evidence validation, and problem quantification to ensure decisions are data-driven.

PS02-01_Data_Collection_Plan.docx
PS02-02_Data_Validation_Checklist.xlsx
PS02-03_Quantitative_Problem_Analysis_Sheet.xlsx
PS02-04_Data_Trend_Visualization_Dashboard.xlsx
PS02-05_Key_Metrics_Tracking_Log.xlsx
PS02-06_Data_Summary_Report.docx

Part 3. Root Cause Analysis (RCA)
Objective: Guide users in identifying the true root causes behind problems using structured analytical tools.

PS03-01_Root_Cause_Analysis_Report.docx
PS03-02_Fishbone_Diagram_Template.xlsx
PS03-03_5_Whys_Analysis_Form.docx
PS03-04_Cause_Effect_Matrix.xlsx
PS03-05_Failure_Mode_Effect_Analysis(FMEA).xlsx
PS03-06_Root_Cause_Validation_Checklist.docx

Part 4. Solution Development & Selection
Objective: Support brainstorming, evaluating, and selecting the best solution alternatives to address root causes effectively.

PS04-01_Brainstorming_Idea_Log.xlsx
PS04-02_Solution_Development_Worksheet.docx
PS04-03_Solution_Evaluation_Criteria_Matrix.xlsx
PS04-04_Decision_Making_Matrix.xlsx
PS04-05_Alternative_Solution_Comparison_Sheet.xlsx
PS04-06_Selected_Solution_Justification_Report.docx

Part 5. Implementation Planning & Action Management
Objective: Provide tools to plan, assign, and monitor implementation activities for chosen solutions.

PS05-01_Action_Plan_Template.docx
PS05-02_Implementation_Timeline.xlsx
PS05-03_Responsibility_Assignment_Matrix(RACI).xlsx
PS05-04_Resource_Allocation_Schedule.xlsx
PS05-05_Communication_Plan.docx
PS05-06_Project_Execution_Progress_Log.xlsx

Part 6. Risk Assessment & Contingency Planning
Objective: Identify potential risks related to proposed solutions and prepare mitigation or contingency actions.

PS06-01_Risk_Assessment_Form.xlsx
PS06-02_Risk_Priority_Number_Table.xlsx
PS06-03_Contingency_Plan_Template.docx
PS06-04_Risk_Mitigation_Action_Log.xlsx
PS06-05_Risk_Response_Tracking_Sheet.xlsx
PS06-06_Risk_Review_Report.docx

Part 7. Solution Testing & Validation
Objective: Validate the implemented solutions through testing, measurement, and stakeholder feedback before full deployment.

PS07-01_Test_Plan_Template.docx
PS07-02_Pilot_Test_Result_Log.xlsx
PS07-03_Validation_Checklist.docx
PS07-04_Performance_Improvement_Data_Sheet.xlsx
PS07-05_User_Feedback_Form.docx
PS07-06_Validation_Summary_Report.docx

Part 8. Monitoring & Performance Measurement
Objective: Track results, monitor key indicators, and ensure that the implemented solutions achieve the expected outcomes.

PS08-01_KPI_Monitoring_Dashboard.xlsx
PS08-02_Performance_Trend_Analysis.xlsx
PS08-03_Solution_Effectiveness_Report.docx
PS08-04_Continuous_Monitoring_Schedule.xlsx
PS08-05_Performance_Audit_Checklist.docx
PS08-06_Measurement_Data_Log.xlsx

Part 9. Continuous Improvement & Knowledge Sharing
Objective: Capture lessons learned, share best practices, and promote a continuous improvement culture across the organization.

PS09-01_Lessons_Learned_Report.docx
PS09-02_Knowledge_Sharing_Session_Plan.docx
PS09-03_Improvement_Ideas_Log.xlsx
PS09-04_Process_Update_Record.docx
PS09-05_Continuous_Improvement_Audit_Form.xlsx
PS09-06_Best_Practice_Summary_Sheet.docx

Part 10. Reporting & Communication with Stakeholders
Objective: Ensure transparent communication, progress updates, and alignment with stakeholders throughout the problem-solving cycle.

PS10-01_Problem_Solving_Summary_Report.docx
PS10-02_Progress_Update_Template.xlsx
PS10-03_Stakeholder_Communication_Log.xlsx
PS10-04_Executive_Presentation_Slide_Deck.docx
PS10-05_Project_Closure_Report.docx
PS10-06_Stakeholder_Feedback_Analysis.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng

Mỗi phần (Part) trong bộ công cụ tương ứng với một giai đoạn cụ thể của quy trình giải quyết vấn đề doanh nghiệp, có thể sử dụng độc lập hoặc liên kết theo chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act).
Các file .docx dùng để mô tả, ghi nhận và phân tích định tính (nội dung, kế hoạch, nguyên nhân, giải pháp).
Các file .xlsx dùng để phân tích định lượng, đo lường hiệu quả, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ.
Doanh nghiệp nên chuẩn hóa mã code (PS01, PS02, …) để đảm bảo tính nhất quán khi lưu trữ và triển khai.
Luôn cập nhật các biểu mẫu theo thực tiễn hoạt động và phản hồi của người dùng để đảm bảo hiệu quả thực tiễn cao nhất.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp

Đánh giá hiện trạng năng lực giải quyết vấn đề: Xác định điểm mạnh, điểm yếu của đội ngũ và hệ thống hiện tại.
Đào tạo và phổ biến công cụ: Tổ chức chương trình huấn luyện cho nhân viên, sử dụng từng Part của bộ toolkits làm giáo trình thực hành.
Ứng dụng thực tế theo cấp độ:
Cấp nhân viên: sử dụng Part 1–4 để xử lý các vấn đề nghiệp vụ.
Cấp giám sát: sử dụng thêm Part 5–7 để triển khai hành động và giám sát hiệu quả.
Cấp quản lý: sử dụng Part 8–10 để theo dõi, đánh giá và cải tiến hệ thống.
Theo dõi và đo lường kết quả: Sử dụng các mẫu biểu trong Part 8 để ghi nhận tiến trình và tác động cải tiến.
Cải tiến liên tục: Dựa trên phản hồi và kết quả phân tích, cập nhật quy trình giải quyết vấn đề, nâng cao năng lực đội ngũ.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng

Doanh nghiệp hình thành hệ thống tư duy và quy trình giải quyết vấn đề khoa học, minh bạch và đo lường được.
Các vấn đề phát sinh được phát hiện, phân tích và xử lý nhanh chóng, giảm thiểu thiệt hại và rủi ro.
Nâng cao năng lực phân tích, ra quyết định và hành động của toàn bộ đội ngũ nhân viên và quản lý.
Hình thành văn hóa cải tiến liên tục (Continuous Improvement Culture) trong toàn tổ chức.
Góp phần nâng cao hiệu quả vận hành, chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng nội bộ cũng như bên ngoài.