PROJECT MANAGEMENT toolkits
 

1. Giới thiệu bộ toolkits

Bộ PROJECT MANAGEMENT TOOLKITS được thiết kế như một hệ thống biểu mẫu và công cụ hỗ trợ quản lý dự án toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả tiến độ, chi phí, rủi ro, chất lượng và nguồn lực.
Bộ công cụ được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế như PMBOK®, PRINCE2®, và Agile, đồng thời được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với môi trường doanh nghiệp Việt Nam quy mô lớn, có nhiều cấp bậc quản lý và phòng ban liên quan.
Thông qua bộ toolkits này, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình quản lý dự án, tăng tính minh bạch, và nâng cao hiệu suất làm việc của các nhóm dự án. Bộ công cụ bao gồm file Word (.docx) để lập kế hoạch, báo cáo, mô tả nội dung và file Excel (.xlsx) để phân tích, theo dõi và đo lường các chỉ số quản trị.

2. Đối tượng sử dụng

Nhân viên dự án và điều phối viên (Project Coordinators): Sử dụng để ghi nhận thông tin, theo dõi tiến độ và báo cáo công việc.
Quản lý dự án (Project Managers): Sử dụng để lập kế hoạch, kiểm soát nguồn lực, ngân sách, rủi ro và chất lượng dự án.
Ban lãnh đạo / Giám đốc dự án (Project Directors, PMO): Dùng để giám sát tổng thể danh mục dự án, phân tích hiệu quả và ra quyết định chiến lược.
Bộ phận PMO (Project Management Office): Áp dụng để tiêu chuẩn hóa quy trình và triển khai hệ thống quản trị dự án toàn doanh nghiệp.
Các phòng ban hỗ trợ (Finance, HR, Procurement, QA): Sử dụng biểu mẫu tương ứng để phối hợp trong các giai đoạn lập kế hoạch, mua sắm, kiểm thử và báo cáo.

3. Nội dung bộ toolkits

Part 1. Project Initiation & Business Case Development
Objective: Define the project’s purpose, scope, stakeholders, and expected business value before approval.

PRJ01-01_Project_Proposal_Form.docx
PRJ01-02_Business_Case_Template.docx
PRJ01-03_Project_Charter.docx
PRJ01-04_Stakeholder_Identification_Register.xlsx
PRJ01-05_Project_Feasibility_Analysis.xlsx
PRJ01-06_Project_Approval_Form.docx
PRJ01-07_Sponsor_Signoff_Checklist.docx

Part 2. Project Planning & Scheduling
Objective: Provide comprehensive planning tools to define deliverables, timelines, resources, and budgets.

PRJ02-01_Project_Management_Plan.docx
PRJ02-02_Work_Breakdown_Structure(WBS).xlsx
PRJ02-03_Project_Schedule_Gantt_Chart.xlsx
PRJ02-04_Task_Assignment_Sheet.xlsx
PRJ02-05_Milestone_Tracking_Log.xlsx
PRJ02-06_Resource_Planning_Sheet.xlsx
PRJ02-07_Project_Budget_Plan.xlsx
PRJ02-08_Cost_Breakdown_Structure.xlsx
PRJ02-09_Project_Plan_Approval_Form.docx

Part 3. Risk & Issue Management
Objective: Identify, assess, and monitor project risks and issues with structured mitigation and escalation processes.

PRJ03-01_Risk_Register.xlsx
PRJ03-02_Risk_Assessment_Form.docx
PRJ03-03_Risk_Probability_Impact_Matrix.xlsx
PRJ03-04_Issue_Log.xlsx
PRJ03-05_Risk_Response_Action_Plan.docx
PRJ03-06_Escalation_Log.xlsx
PRJ03-07_Risk_Review_Report.docx

Part 4. Communication & Stakeholder Management
Objective: Ensure transparent communication, stakeholder engagement, and alignment throughout the project lifecycle.

PRJ04-01_Communication_Plan.docx
PRJ04-02_Stakeholder_Communication_Log.xlsx
PRJ04-03_Project_Status_Report_Template.docx
PRJ04-04_Project_Meeting_Minutes.docx
PRJ04-05_Change_Announcement_Template.docx
PRJ04-06_Executive_Progress_Update_Pack.docx
PRJ04-07_Project_Newsletter_Template.docx

Part 5. Scope & Change Control Management
Objective: Manage project scope changes effectively to maintain control over deliverables and alignment with business goals.

PRJ05-01_Scope_Definition_Document.docx
PRJ05-02_Scope_Change_Request_Form.docx
PRJ05-03_Change_Log.xlsx
PRJ05-04_Scope_Verification_Checklist.docx
PRJ05-05_Impact_Assessment_Sheet.xlsx
PRJ05-06_Change_Approval_Record.docx

Part 6. Quality Planning & Assurance
Objective: Establish quality criteria, measurement standards, and audit tools to ensure deliverables meet expectations.

PRJ06-01_Quality_Management_Plan.docx
PRJ06-02_Quality_Assurance_Checklist.xlsx
PRJ06-03_Defect_Tracking_Log.xlsx
PRJ06-04_Test_Case_Scenario_Template.docx
PRJ06-05_Inspection_Report_Template.docx
PRJ06-06_Quality_Audit_Summary_Report.xlsx

Part 7. Procurement & Vendor Management
Objective: Manage procurement processes, vendor selection, contract tracking, and supplier performance.

PRJ07-01_Procurement_Plan.docx
PRJ07-02_Request_for_Proposal(RFP)_Template.docx
PRJ07-03_Vendor_Evaluation_Matrix.xlsx
PRJ07-04_Contract_Approval_Form.docx
PRJ07-05_Purchase_Order_Tracking_Sheet.xlsx
PRJ07-06_Vendor_Performance_Report.xlsx
PRJ07-07_Procurement_Audit_Form.docx

Part 8. Project Execution & Monitoring
Objective: Support day-to-day management of tasks, performance monitoring, and reporting against plan.

PRJ08-01_Project_Execution_Log.xlsx
PRJ08-02_Daily/Weekly_Status_Report.docx
PRJ08-03_Issue_Resolution_Tracker.xlsx
PRJ08-04_Project_Milestone_Progress_Sheet.xlsx
PRJ08-05_KPI_Performance_Dashboard.xlsx
PRJ08-06_Project_Progress_Control_Form.docx
PRJ08-07_Team_Performance_Review.docx

Part 9. Project Financial Control & Cost Management
Objective: Track, control, and report project costs, ensuring financial discipline and budget optimization.

PRJ09-01_Project_Budget_Tracker.xlsx
PRJ09-02_Cost_Variance_Analysis.xlsx
PRJ09-03_Expense_Approval_Form.docx
PRJ09-04_Purchase_Tracking_Log.xlsx
PRJ09-05_Financial_Performance_Summary.xlsx
PRJ09-06_Budget_Adjustment_Request.docx

Part 10. Project Closure & Lessons Learned
Objective: Formalize project closure, measure outcomes, and capture lessons to enhance future project performance.

PRJ10-01_Project_Closure_Report.docx
PRJ10-02_Project_Handover_Checklist.docx
PRJ10-03_Final_Performance_Review.xlsx
PRJ10-04_Lessons_Learned_Log.xlsx
PRJ10-05_Client_Acceptance_Form.docx
PRJ10-06_Project_Archiving_Register.xlsx
PRJ10-07_Post_Implementation_Evaluation_Report.docx

4. Nguyên tắc sử dụng

Mỗi Part đại diện cho một giai đoạn trong chu trình quản lý dự án chuẩn (Initiation → Planning → Execution → Monitoring → Closing).
Các file Word (.docx) dùng để lập kế hoạch, mô tả quy trình, viết báo cáo, hoặc lưu biên bản cuộc họp.
Các file Excel (.xlsx) dùng để tính toán, lập tiến độ, phân tích chi phí, đo lường KPI, và theo dõi tiến độ.
Mã định danh (ví dụ: PRJ02-01, PRJ08-03) giúp lưu trữ và truy xuất biểu mẫu dễ dàng theo từng giai đoạn.
Mỗi doanh nghiệp nên chuẩn hóa các template này trong hệ thống quản trị nội bộ hoặc PMO Portal để dùng thống nhất cho tất cả dự án.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp

Thiết lập bộ công cụ chuẩn PMO: Tập trung toàn bộ các biểu mẫu trong hệ thống nội bộ, có hướng dẫn đi kèm.
Đào tạo cho đội ngũ quản lý dự án: Giới thiệu quy trình và hướng dẫn sử dụng từng phần (Part 1–10).
Tích hợp với hệ thống thực tế: Ứng dụng biểu mẫu song song với phần mềm quản lý dự án (MS Project, Jira, Trello, Monday.com…).
Áp dụng theo cấp độ:
Nhân viên dự án: sử dụng Part 1–5 để lập kế hoạch và kiểm soát công việc.
Quản lý dự án: sử dụng Part 6–9 để điều phối, giám sát và quản trị rủi ro.
PMO và ban lãnh đạo: sử dụng Part 10 để tổng kết, đánh giá và chia sẻ kinh nghiệm.
Theo dõi & cải tiến định kỳ: Hằng quý, PMO rà soát lại hiệu quả của từng template và cập nhật cho phù hợp với thực tiễn.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng

Toàn bộ quy trình quản lý dự án trong doanh nghiệp được chuẩn hóa, minh bạch và nhất quán.
Hiệu quả vận hành tăng lên rõ rệt, do tiến độ, chi phí và rủi ro được kiểm soát bằng công cụ cụ thể.
Nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ dự án, giúp ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
Giảm tỷ lệ dự án trễ hạn, vượt chi phí hoặc sai phạm phạm vi nhờ công cụ đo lường và cảnh báo sớm.
Hình thành văn hóa quản lý dự án chuyên nghiệp (Project Management Culture) trong toàn doanh nghiệp.