ACTION PLAN toolkits
 

1. Giới thiệu bộ toolkits:
Bộ công cụ Action Plan Toolkit được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp chuyển hóa các mục tiêu chiến lược thành hành động cụ thể và đo lường được.
Đây là hệ thống biểu mẫu và bảng tính quản lý được xây dựng theo chu trình Plan – Do – Check – Act (PDCA), giúp các cấp quản lý kiểm soát toàn bộ quá trình từ lập kế hoạch, triển khai, theo dõi, đánh giá đến cải tiến.
Bộ toolkit đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều cấp bậc quản lý và nhiều phòng ban phối hợp, nhằm đảm bảo sự thống nhất, minh bạch và hiệu quả trong quản trị mục tiêu.
Các biểu mẫu được chia thành định dạng .docx (văn bản, mô tả, phê duyệt) và .xlsx (theo dõi, tính toán, phân tích dữ liệu) để phục vụ đồng thời nhu cầu quản lý định tính và định lượng.

2. Đối tượng sử dụng:
Ban Giám đốc / Hội đồng quản trị: Theo dõi định hướng chiến lược, phê duyệt kế hoạch và đánh giá kết quả toàn doanh nghiệp.
Quản lý cấp trung (Trưởng phòng, Giám đốc bộ phận): Lập kế hoạch hành động cụ thể, phân công nhiệm vụ và báo cáo tiến độ.
Nhân viên thực thi: Ghi nhận tiến độ công việc, báo cáo kết quả và phản hồi khó khăn trong quá trình thực hiện.
Phòng PMO / Phòng Kế hoạch / Văn phòng điều hành: Giám sát việc áp dụng công cụ, tổng hợp dữ liệu và duy trì tính nhất quán trong toàn tổ chức.

3. Nội dung bộ toolkits:

Part 1. Strategic Planning & Goal Setting
Objective: Define enterprise-wide strategic priorities, set measurable business goals, and align departmental objectives with corporate vision.

AP1-01. Strategic_Intent_and_Objectives.docx
AP1-02. Departmental_Goal_Alignment_Form.docx
AP1-03. SMART_Goal_Statement_Template.docx
AP1-04. Stakeholder_Communication_Plan.docx
AP1-05. Goal_Approval_and_Signoff_Form.docx
AP1-06. Corporate_Objective_Tracking_Sheet.xlsx
AP1-07. Balanced_Scorecard_Planning_Sheet.xlsx
AP1-08. Department_Target_Breakdown.xlsx

Part 2. Action Planning & Work Breakdown
Objective: Translate strategic goals into actionable projects, define clear responsibilities, timelines, and resource requirements.

AP2-01. Action_Plan_Definition_Form.docx
AP2-02. Project_Charter_for_Action_Plan.docx
AP2-03. Task_Assignment_and_RACI_Document.docx
AP2-04. Cross-Department_Collaboration_Agreement.docx
AP2-05. Work_Breakdown_Structure.xlsx
AP2-06. Task_Responsibility_Matrix.xlsx
AP2-07. Action_Step_Schedule_and_Timeline.xlsx
AP2-08. Resource_Allocation_and_Budget_Plan.xlsx

Part 3. KPI & Performance Measurement
Objective: Establish measurable performance indicators (KPIs), define evaluation criteria, and track progress toward business outcomes.

AP3-01. KPI_Definition_and_Approval_Form.docx
AP3-02. Measurement_Methodology_Guide.docx
AP3-03. KPI_Communication_to_Teams.docx
AP3-04. KPI_Monitoring_Dashboard.xlsx
AP3-05. KPI_Trend_Analysis_and_Target_Gap.xlsx
AP3-06. Team_Performance_Scoring_Sheet.xlsx

Part 4. Implementation & Tracking
Objective: Monitor the execution of action plans, track progress against milestones, and ensure accountability for deliverables.

AP4-01. Implementation_Progress_Report_Form.docx
AP4-02. Weekly_or_Monthly_Review_Template.docx
AP4-03. Escalation_and_Issue_Log.docx
AP4-04. Meeting_Minutes_Template_for_Action_Plan_Review.docx
AP4-05. Action_Tracking_Log.xlsx
AP4-06. Progress_Status_Dashboard.xlsx
AP4-07. Milestone_Completion_Tracker.xlsx

Part 5. Risk, Issue & Change Management
Objective: Identify potential risks, manage emerging issues, and control change requests that may impact action plan execution.

AP5-01. Risk_Assessment_Form.docx
AP5-02. Issue_Resolution_Record.docx
AP5-03. Change_Request_Form.docx
AP5-04. Contingency_Plan_Template.docx
AP5-05. Risk_Register_and_Scoring_Sheet.xlsx
AP5-06. Corrective_Action_Tracking_Sheet.xlsx

Part 6. Communication & Stakeholder Engagement
Objective: Maintain consistent communication, ensure stakeholder alignment, and provide transparency across all management levels.

AP6-01. Communication_Plan_Document.docx
AP6-02. Stakeholder_Engagement_Log.docx
AP6-03. Meeting_Agenda_and_Follow-up_Form.docx
AP6-04. Stakeholder_Communication_Tracker.xlsx
AP6-05. Information_Sharing_Timeline.xlsx

Part 7. Performance Review & Evaluation
Objective: Assess overall performance, compare actual results with planned targets, and identify lessons learned for future improvements.

AP7-01. Post-Implementation_Review_Form.docx
AP7-02. Lessons_Learned_Template.docx
AP7-03. Team_Performance_Evaluation_Form.docx
AP7-04. Executive_Summary_Report.docx
AP7-05. Results_vs_Targets_Analysis.xlsx
AP7-06. Performance_Evaluation_Scorecard.xlsx

Part 8. Continuous Improvement & Action Closure
Objective: Capture improvement opportunities, finalize all outstanding actions, and integrate learnings into the next planning cycle.

AP8-01. Action_Closure_Report.docx
AP8-02. Continuous_Improvement_Register.docx
AP8-03. Management_Review_Notes.docx
AP8-04. Improvement_Idea_Tracker.xlsx
AP8-05. Implementation_Improvement_Roadmap.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng:
4.1 Tuân thủ trình tự logic: Sử dụng các biểu mẫu theo thứ tự từ Part 1 đến Part 8 để đảm bảo dòng chảy thông tin liên kết từ mục tiêu → kế hoạch → hành động → kết quả.
4.2 Phân công rõ trách nhiệm: Mỗi biểu mẫu cần xác định rõ người chịu trách nhiệm chính (Owner) và người phối hợp (Contributor).
4.3 Cập nhật định kỳ: Các bảng theo dõi KPI, tiến độ và rủi ro phải được cập nhật thường xuyên (hàng tuần hoặc hàng tháng) tùy theo chu kỳ hoạt động.
4.4 Phê duyệt và kiểm soát: Các biểu mẫu kế hoạch, báo cáo, thay đổi và đánh giá phải được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền để đảm bảo tính chính thức.
4.5 Lưu trữ tập trung: Lưu trữ tất cả các biểu mẫu trên hệ thống chia sẻ nội bộ (SharePoint, Google Drive, DMS...) để đảm bảo tính nhất quán và truy cập đồng thời.
4.6 Chuẩn hóa trình bày: Giữ nguyên định dạng, tiêu đề, và mã số của từng template để đảm bảo khả năng truy xuất và kiểm toán tài liệu khi cần thiết.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp:
Giai đoạn 1 – Xác định mục tiêu chiến lược:
Ban lãnh đạo và phòng kế hoạch sử dụng các biểu mẫu trong Part 1 để thiết lập tầm nhìn, mục tiêu và chỉ tiêu chiến lược.
Giai đoạn 2 – Lập kế hoạch hành động:
Các bộ phận sử dụng Part 2 để xây dựng kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực, thời gian và trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
Giai đoạn 3 – Theo dõi và đánh giá KPI:
Quản lý cấp trung sử dụng Part 3 & Part 4 để đo lường kết quả, theo dõi tiến độ, cập nhật tình trạng công việc và xử lý vấn đề phát sinh.
Giai đoạn 4 – Quản lý rủi ro và truyền thông:
Phòng kiểm soát nội bộ hoặc PMO sử dụng Part 5 & Part 6 để theo dõi rủi ro, phê duyệt thay đổi và duy trì thông tin liên lạc giữa các phòng ban.
Giai đoạn 5 – Đánh giá kết quả:
Sau khi kế hoạch kết thúc, các đơn vị sử dụng Part 7 để tổng hợp kết quả, so sánh với mục tiêu và ghi nhận bài học kinh nghiệm.
Giai đoạn 6 – Cải tiến liên tục:
Ban lãnh đạo và các bộ phận sử dụng Part 8 để ghi nhận sáng kiến, xây dựng kế hoạch cải tiến và chuẩn bị cho chu kỳ kế hoạch mới.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng:
- Việc triển khai đồng bộ Action Plan Toolkit trong toàn doanh nghiệp sẽ mang lại các lợi ích rõ ràng:
Chuẩn hóa toàn bộ quy trình lập và quản lý kế hoạch hành động.
- Tăng cường khả năng liên kết và phối hợp giữa các phòng ban, cấp quản lý và nhân viên.
Cải thiện tính minh bạch, đo lường và trách nhiệm trong quá trình thực thi.
- Nâng cao năng lực ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế (data-driven management).
- Xây dựng văn hóa hoạch định – hành động – kiểm soát – cải tiến (PDCA) trong toàn tổ chức.
- Góp phần đảm bảo mọi mục tiêu chiến lược được triển khai thực chất, hiệu quả và bền vững.