TRAINING MANAGEMENT toolkits
 

1. Giới thiệu bộ toolkits

Bộ TRAINING MANAGEMENT TOOLKITS được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp quy mô lớn, có hệ thống nhân sự phức tạp với hàng ngàn nhân viên và nhiều cấp bậc chức danh khác nhau. Bộ công cụ này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý đào tạo – từ việc xác định nhu cầu, xây dựng kế hoạch, triển khai, đánh giá cho đến cải tiến liên tục – nhằm đảm bảo mọi hoạt động đào tạo mang lại giá trị thực tế cho tổ chức.

Thông qua bộ công cụ này, các nhà quản lý đào tạo, phòng nhân sự, hoặc phòng phát triển năng lực có thể:
Lập kế hoạch đào tạo chiến lược phù hợp với định hướng kinh doanh;
Quản lý ngân sách, chi phí và đánh giá hiệu quả đầu tư (ROI) đào tạo;
Theo dõi, báo cáo và cải tiến chất lượng chương trình đào tạo;
Xây dựng văn hóa học tập và phát triển năng lực bền vững trong doanh nghiệp.
Bộ toolkits bao gồm các mẫu biểu định dạng Word (.docx) dùng để xây dựng chính sách, quy trình, biểu mẫu hành chính; và Excel (.xlsx) dùng để tổng hợp, phân tích dữ liệu, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả đào tạo.

2. Đối tượng sử dụng

Phòng Nhân sự (HR) và Phòng Đào tạo (L&D): sử dụng bộ công cụ để thiết lập, giám sát và cải tiến hệ thống quản lý đào tạo của toàn doanh nghiệp.
Trưởng bộ phận / Quản lý cấp trung: đề xuất nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch và theo dõi kết quả học tập của nhân viên.
Ban Giám đốc / Lãnh đạo cấp cao: định hướng chiến lược phát triển năng lực nhân sự và giám sát hiệu quả đầu tư đào tạo.
Chuyên viên Đào tạo, Giảng viên nội bộ: sử dụng biểu mẫu để lập kế hoạch giảng dạy, quản lý học viên, đánh giá chương trình và cập nhật báo cáo.
Bộ phận Tài chính: phối hợp kiểm soát ngân sách và chi phí đào tạo theo kế hoạch.

3. Nội dung bộ toolkits

Part 1. Training Strategy & Annual Planning
Objective: Establish an organization-wide training strategy aligned with corporate goals and workforce needs.

TRM01-01_Training_Strategy_Framework.docx
TRM01-02_Annual_Training_Plan_Template.xlsx
TRM01-03_Training_Objectives_Setting_Form.docx
TRM01-04_Training_Needs_Prioritization_Matrix.xlsx
TRM01-05_Training_Budget_Planning_Sheet.xlsx
TRM01-06_Learning_and_Development_Roadmap.docx

Part 2. Training Needs Analysis (TNA)
Objective: Identify skill gaps, competency requirements, and organizational learning priorities systematically.

TRM02-01_TNA_Questionnaire_Form.docx
TRM02-02_Competency_Gap_Analysis_Sheet.xlsx
TRM02-03_TNA_Summary_Report_Template.docx
TRM02-04_Job_Role_Competency_Matrix.xlsx
TRM02-05_Training_Requirement_Register.xlsx
TRM02-06_Approval_Form_for_Training_Needs.docx

Part 3. Training Program Design & Development
Objective: Provide structure for designing, developing, and validating effective training programs.

TRM03-01_Training_Program_Design_Template.docx
TRM03-02_Course_Content_Outline_Form.docx
TRM03-03_Training_Material_Development_Plan.xlsx
TRM03-04_Training_Module_Structure_Template.docx
TRM03-05_Trainer_Guide_Format.docx
TRM03-06_Course_Approval_Checklist.xlsx

Part 4. Training Budgeting & Cost Management
Objective: Manage financial planning and monitor expenditures for all training activities.

TRM04-01_Training_Budget_Request_Form.docx
TRM04-02_Training_Budget_Tracking_Sheet.xlsx
TRM04-03_Training_Cost_Summary_Report.xlsx
TRM04-04_Expense_Reimbursement_Form.docx
TRM04-05_Training_ROI_Calculation_Sheet.xlsx
TRM04-06_Cost_Control_Audit_Checklist.docx

Part 5. Trainer & Vendor Management
Objective: Standardize the selection, evaluation, and performance monitoring of internal trainers and external vendors.

TRM05-01_Trainer_Profile_Form.docx
TRM05-02_Trainer_Evaluation_Form.xlsx
TRM05-03_External_Vendor_Assessment_Template.docx
TRM05-04_Vendor_Performance_Tracking_Sheet.xlsx
TRM05-05_Trainer_Agreement_Contract_Template.docx
TRM05-06_Trainer_Schedule_Management_Log.xlsx

Part 6. Training Implementation & Logistics
Objective: Plan, coordinate, and manage training operations to ensure smooth delivery and attendance management.

TRM06-01_Training_Implementation_Plan.docx
TRM06-02_Training_Schedule_Calendar.xlsx
TRM06-03_Attendance_Tracking_Sheet.xlsx
TRM06-04_Participant_Confirmation_Form.docx
TRM06-05_Training_Room_and_Resource_Checklist.docx
TRM06-06_Logistics_Expense_Tracker.xlsx

Part 7. Participant Management & Communication
Objective: Streamline participant engagement, registration, and communication throughout the training process.

TRM07-01_Participant_Registration_Form.docx
TRM07-02_Participant_List_Tracker.xlsx
TRM07-03_Pre-Training_Announcement_Email_Template.docx
TRM07-04_Training_Invitation_Letter.docx
TRM07-05_Participant_Feedback_Collection_Log.xlsx
TRM07-06_Training_Attendance_Summary_Report.xlsx

Part 8. Training Evaluation & Impact Assessment
Objective: Measure the effectiveness, relevance, and ROI of training programs at all evaluation levels (Kirkpatrick Model).

TRM08-01_Pre_and_Post_Training_Assessment_Form.xlsx
TRM08-02_Training_Evaluation_Form_(Level1).docx
TRM08-03_Job_Application_Assessment_Form_(Level3).docx
TRM08-04_Training_Impact_Analysis_Report.xlsx
TRM08-05_Training_ROI_Evaluation_Template.xlsx
TRM08-06_Performance_Improvement_Report.docx

Part 9. Learning Records & Reporting System
Objective: Build a structured system for documentation, recordkeeping, and KPI reporting for all training activities.

TRM09-01_Training_Record_Log.xlsx
TRM09-02_Employee_Training_History_Report.xlsx
TRM09-03_Training_Certificate_Template.docx
TRM09-04_Training_Completion_Report.docx
TRM09-05_Learning_KPI_Dashboard.xlsx
TRM09-06_Training_Audit_Checklist.docx

Part 10. Continuous Improvement & Knowledge Management
Objective: Foster a continuous learning culture and ensure long-term development and improvement of training systems.

TRM10-01_Lessons_Learned_Template.docx
TRM10-02_Continuous_Improvement_Action_Plan.xlsx
TRM10-03_Training_Process_Review_Form.docx
TRM10-04_Training_Improvement_Tracker.xlsx
TRM10-05_Best_Practice_Sharing_Log.docx
TRM10-06_Learning_Community_Development_Plan.xlsx

4. Nguyên tắc sử dụng

Bộ toolkits được thiết kế theo chu trình quản lý đào tạo chuẩn, bao gồm 5 giai đoạn: Phân tích nhu cầu – Thiết kế chương trình – Triển khai – Đánh giá – Cải tiến.
File Word (.docx) được sử dụng cho các nội dung liên quan đến chính sách, quy trình, biểu mẫu hành chính, đánh giá hoặc phê duyệt.
File Excel (.xlsx) được sử dụng cho các nội dung theo dõi, thống kê, phân tích, báo cáo, và đo lường hiệu quả.
Mỗi biểu mẫu được gắn mã định danh (TRM01, TRM02, …) để đảm bảo dễ quản lý, lưu trữ và tra cứu.
Việc triển khai nên được đồng bộ với hệ thống HRM hoặc LMS (Learning Management System) của doanh nghiệp để tăng tính tự động hóa.

5. Hướng dẫn triển khai trong doanh nghiệp

Giai đoạn 1 – Thiết lập chiến lược đào tạo:
Sử dụng Part 1 để xác định chiến lược đào tạo toàn công ty, lập kế hoạch ngân sách và mục tiêu năm.

Giai đoạn 2 – Xác định nhu cầu đào tạo:
Áp dụng Part 2 để khảo sát năng lực, xác định khoảng trống kỹ năng và xây dựng danh sách ưu tiên đào tạo.

Giai đoạn 3 – Thiết kế chương trình:
Dùng Part 3 và Part 4 để thiết kế nội dung, phân bổ ngân sách, phát triển giáo trình và kiểm soát chi phí.

Giai đoạn 4 – Triển khai & Quản lý giảng viên:
Triển khai theo Part 5–7, đảm bảo công tác hậu cần, quản lý học viên, giao tiếp và giám sát chất lượng lớp học.

Giai đoạn 5 – Đánh giá & Cải tiến:
Áp dụng Part 8–10 để đo lường hiệu quả, đánh giá tác động, tổng hợp báo cáo và thực hiện cải tiến liên tục.

6. Kết quả mong đợi sau áp dụng

Hệ thống đào tạo của doanh nghiệp được chuẩn hóa, minh bạch và hiệu quả.
Nhân viên được đào tạo đúng năng lực cần thiết, nâng cao hiệu suất và khả năng phát triển nghề nghiệp.
Tối ưu hóa chi phí đào tạo thông qua theo dõi, đo lường và đánh giá ROI rõ ràng.
Giảng viên nội bộ và đối tác đào tạo được quản lý chặt chẽ, chuyên nghiệp và có dữ liệu hiệu suất cụ thể.
Doanh nghiệp hình thành văn hóa học tập liên tục, hỗ trợ đổi mới, phát triển và giữ chân nhân tài lâu dài.