Cho dù, chỉ là giới thiệu bản thân với một ai đó ở nơi làm việc hay gặp gỡ một vị khách tiềm năng nào đó trong quán cà phê thì những gì bạn nói lần đầu khi gặp cực kỳ quan trọng vì nó sẽ để lại một ấn tượng rất lớn đối với họ.
Darlene Price – Chủ tịch tập đoàn Well Said và là tác giả của cuốn “Well Said! Presentations and Conversations That Get Results” (tạm dịch là “Nói hay! Thuyết trình và hội thoại đạt hiệu quả“) có nói rằng: “Sử dụng những từ ngữ không lịch sự và thiếu cẩn trọng không chỉ để lại ấn tượng xấu ngay lúc đầu mà còn ảnh hưởng đến sự tin cậy, mối quan hệ và cơ hội thăng tiến nghề nghiệp của bạn sau này”.
Bà Price khuyên rằng khi bạn cảm thấy lo lắng, bạn sẽ nói nhanh hơn so với bình thường mà không suy nghĩ và hơn thế, nói nhiều lại là điều cần thiết.
Hầu hết, ai trong số chúng ta đã từng mắc sai lầm khi giao tiếp ít nhất là một lần hoặc nhiều hơn. Vậy hãy nhớ những thứ bạn cần phải nói sẵn trong đầu để khi gặp một người mới quen sẽ giúp bạn tránh nói những điều không nên:
“Tôi ghét công ty này” hay “Ông chủ của tôi là một gã ngốc”
Price nói: “Ấn tượng đầu xấu sẽ khiến người khác nhớ mãi. Thậm chí những thứ bạn nói đều đúng, nhưng tốt nhất là đừng nên nói chúng ở trong môi trường kinh doanh và xã hội. Đặc biệt là khi bạn muốn gây ấn tượng tốt trong buổi gặp gỡ đầu tiên. Nếu bạn thực sự muốn phàn nàn về một ai đó hay một thứ gì đó thì hãy trao đổi trực tiếp vấn đề đó với người mà có thể giúp bạn giải quyết chúng, chẳng hạn như quản trị nhân lực – chắc không còn xa lạ với bạn”.
“Bạn kiếm được bao nhiêu?”
Số tiền họ kiếm được là vấn đề cá nhân.
Bà ấy nói rằng: “Sẽ rất thô lỗ và mất lịch sự khi hỏi chúng trong lần gặp mặt đầu tiên, nếu bạn thực sự muốn biết hay chỉ là tò mò thì thay vì hỏi trực tiếp họ hãy tự tìm hiểu chúng ở một số trang mạng như Glasdoor, PayScale, Salary.com”.
” Xin lỗi tôi đang bận”
Tại sao bạn lại nói bạn đang bận? Theo như ông Barbara Pachter – một chuyên gia về các phép tắc và tác giả của cuốn “Những quy tắc cần thiết trong kinh doanh” đã trả lời trang Business Insider rằng: “Nếu bạn thực sự muốn xin lỗi về những thứ mà bạn chưa hoàn thành thì hãy tự hỏi bản thân mình rằng tại sao bạn tiếp tục rồi sau đó làm nó như thường? Trước khi giới thiệu về bản thân mình, tốt hơn nên nói: ‘Xin lỗi. Bạn có rảnh không?’.”
“Anh/chị bỏ phiếu cho ai?”
Trong quy luật chung về nghi thức xã giao, bạn đừng đề cập đến vấn đề chính trị – đặc biệt là tại thời điểm bầu cử.
Bà Price nói: “Khi bạn cảm thấy tự tin về đảng chính trị, ứng cử viên hay các vấn đề quan trọng của mình đừng nên vận động ở nơi làm việc. Tuy nhiên, nếu cá nhân hoặc một nhóm nào đó đang nói về chúng thì hãy cùng thảo luận về chủ đề đó và đưa các sự kiện vào. Tránh gây tranh cãi, thể hiện cảm xúc cá nhân, phán xét hoặc độc đoán.”
Thay vì, thảo luận về các vấn đề cá nhân thì những gì cần tranh luận là cập nhật các thông tin mới nhất.
“Bạn có tin vào Chúa không?”
Hiển nhiên, ai cũng biết không nên nói về vấn đề này nhưng nó vẫn có thể xảy ra.
Bà Price cho biết: “Dù bạn là người mê tín hay không thì ở lần gặp mặt đầu tiên bạn không nên hỏi họ có tin tôn giáo không, trừ khi bạn là một thành viên của hàng giáo sĩ”.
“Tôi là gay/thẳng”
Bà Price khẳng định: “Nó không quan trọng, cũng không phải việc của bạn và đối tác của bạn”.
Thảo luận về khuynh hướng tình dục cũng có thể làm cho một số người thấy khó chịu và thậm chí, nó còn được coi là quấy rối tình dục.
“Bạn muốn có con khi nào?”
Trong khi thực tế, nếu tự nhiên bạn hỏi khi cô ấy không mang thai thì đó là vô duyên. Nó khiến họ cảm thấy bị xúc phạm rất lớn.
“Hơn nữa, điều này (dù đúng hay sai) thì nó vẫn quá nhạy cảm khi đề cập đến trong lần gặp đầu tiên. Khi người phụ nữ đó nói về chúng thì hãy nói đến các chủ đề chuyên môn liên quan đến ngành công nghiệp hoặc mục đích kinh doanh của bạn.“
“Điều đó là không thể”
Nói về các mối quan tâm và công việc để cùng giải quyết chúng là tốt, nhưng nếu nói điều gì đó kiểu không thể làm được là tiêu cực và thiếu thuyết phục.
Lynn Taylor – một chuyên gia về môi trường làm việc và là tác giả của cuốn ” Tame Your Terrible Office Tyrant: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job” (tạm dịch: “Chế ngự sự chuyên chế văn phòng: Cách kiểm soát thái độ trẻ con và thăng tiến trong công việc“) trả lời trang Business Insider rằng: “Nếu các bình luận và các câu hỏi không có ảnh hưởng tích cực, có thể làm được và thái độ tự tin thì tốt nhất nên tránh nói đến”.
“Bạn có nghe thấy … không?”
Vicky Olive – tác giả của cuốn sách “Bad Bosses, Crazy Coworkers & Other Office Idiots” và “Power Sales Words” có nói rằng: “Chuyện ngồi lê mách lẻo sẽ khiến bạn trở thành người nhiều chuyện“.
Chuyện ngồi lê mách lẻo sẽ làm bạn trở nên xấu hơn trong mắt người khác. Rosalinda Oropeza Randall – chuyên gia về phép quy tắc và lịch sự – là tác giả của cuốn “Don’t Burp in the Boardroom” (tạm dịch là “Đừng ợ hơi trong phòng họp”) nhắc nhở: “Đoán xem ai sẽ là người xấu khi bạn đang mang người khác ra bàn tán.”
“Tớ thích váy của bạn”
Price khuyên rằng: “Tránh đưa ra những lời nhận xét về vẻ bề ngoài hoặc đồ dùng cá nhân của người khác – ngay cả khi nó là mang ý tích cực – trong lần đầu tiên bạn gặp họ. Đó là vấn đề cá nhân và không đúng chỗ. Ngay cả khi bạn biết họ, hãy cẩn thận những gì bạn nói.”
Dựa vào các mối quan hệ và chức vụ ở chỗ làm việc, cách an toàn nhất là tránh đưa ra ý kiến về toàn bộ cơ thể người khác trừ khi bạn chắc chắn họ hiểu được nó.
“Thay vào đó, hãy đưa ra lời khen chân thành liên quan đến công việc như: “Tôi rất thích bài thuyết trình của bạn” hoặc ” Chúc mừng bạn đã hoàn thành xuất sắc chỉ tiêu đề ra” hoặc “Kỹ năng quản lý dự án của bạn đã đóng góp rất nhiều cho đội mình.”
“Tôi đang ly dị”
Bà Price cũng lưu ý rằng: “Nếu bạn gặp phải những khó khăn thì hãy chia sẻ với đồng nghiệp mới của mình – nhưng điều này hoàn toàn không phù hợp. Tránh nhắc đến những khó khăn của cá nhân khi bạn gặp gỡ lần đầu hoặc trong các cuộc thảo luận kinh doanh nói chung”.
Nói về những rắc rối của bạn sẽ làm mọi người nghi ngờ về khả năng của bạn.
“Tôi nghĩ …”
Trong một vài trường hợp, bạn dùng cụm từ “Tôi nghĩ” có thể chấp nhận được nhưng nó lại thể hiện rằng bạn dường như không chắc chắn.
Pachter có nói: “Khi nói ‘Tôi nghĩ’ có thể làm bạn nhạt nhòa”.
Khi bạn biết một thứ gì, hãy nói trực tiếp như: “Cuộc họp sẽ bắt đầu lúc 3 chiều.”
‘Tôi thất bại’
Bà Taylor nói: “Quan trọng là thể hiện được năng lực cao, đặc biệt để thể hiện rõ nhất là thái độ và ý thức làm việc của bạn”.
“Bạn trông khác so với khi nhìn trên điện thoại”
Đừng bắt đầu cuộc nói chuyện bằng cách thể hiện rằng bạn cảm thấy ngạc nhiên, thất vọng hay bối rối vì thực tế họ không giống như bạn tưởng tượng.
Bà Price có nói rằng: “Một cuộc trò chuyện thể hiện thái độ ngạc nhiên, thất vọng hay bối rối vì thực tế người đó đã không đáp ứng được sự mong đợi của bạn dễ mắc”.
“Bạn cá tính/ xinh đẹp / đáng hơn tôi nghĩ đấy”
Cũng đừng thể hiện rằng bạn kỳ vọng quá thấp và họ thì lại vượt xa chúng. Những lời khen này sẽ khiến cho họ cảm thấy không thoải mái.
“Bạn bao nhiêu tuổi?”
Chắc hẳn bạn đã được học điều này khi còn là một đứa trẻ, nhưng không phải lúc nào hỏi người tuổi tác cũng lịch sự.
“Thành thật”
Barbara Pachter – một chuyên gia về các phép quy tắc và là tác giả của “The Essentials of Business Etiquette” nói thêm rằng: Sự thành thật ngay lúc đầu của bạn sẽ làm cho họ băn khoăn rằng “Có phải mọi thứ họ đang nói là sai?”
“Có lẽ bạn đã nghe X nói về tôi, nhưng đó là không đúng sự thật”
Đừng chú ý tới bất kỳ tin đồn nào rằng nó có thể ảnh hưởng đến bạn. Nó làm cho bạn nghĩ rằng bạn là người quan trọng (có thể đúng – nhưng bạn đừng làm ấn tượng theo cách này), và có thể cho đến bây giờ, họ vẫn nghe gì về tin đồn ….
“Bạn có thể làm giúp tôi một việc được không?”
Bạn chỉ mới gặp họ nên đừng yêu cầu họ giúp đỡ bạn.
“Tôi … tôi … tôi …”
Bà Price nói thêm: “Quan điểm cá nhân nên dùng tránh trong bất kỳ cuộc nói chuyện đầu tiên”.
Bà đề cập rằng: “Dorothy Sarnoff nhắc nhở chúng ta rằng, ‘I’ là chữ nhỏ nhất trong bảng chữ cái, do đó, đừng biến nó thành từ lớn nhất trong vốn từ vựng của bạn’. ‘Không ai ấn tượng với một người thống trị một cuộc trò chuyện hay nói quá nhiều về bản thân anh/chị ấy, đặc biệt trong lần đầu gặp “
Gợi ý thêm rằng: Để tránh cuộc trò chuyện lấy tôi làm trung tâm, hãy thể hiện sự quan tâm chân thành đến những người khác bằng những câu hỏi phù hợp và chủ động lắng nghe. “Làm thế nào bạn nhận được vào ngành kế toán?” “Điều gì đã đưa bạn đến Atlanta?” “Bạn tin là những thách thức quan trọng trong ngành công nghiệp của chúng tôi chứ?”
Và “Chúng ta đều muốn cải thiện khả năng của bản thân để gây ấn tượng tích cực trong lần gặp đầu tiên, đặc biệt là trong từng lời chúng ta nói,” “Nếu Emily Post là đúng thì phương thuốc hiệu quả nhất đó là tập trung vào những điểm mạnh nhất của người khác bởi vì,” hầu như mọi lỗi lầm trong cuộc nói chuyện là do sự thiếu cân nhắc. “
