9 Bước lập kế hoạch truyền thông chi tiết từ A – Z

Phát triển một kế hoạch truyền thông là một quá trình chuyên sâu và kỹ lưỡng, và nếu bỏ ra nhiều công sức thì nó có thể gặt hái được nhiều thành công đáng kể. Một kế hoạch truyền thông hiệu quả có thể tăng doanh thu và tỷ suất lợi nhuận, đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong một doanh nghiệp.

Các chiến lược truyền thông Marketing tích hợp cũng đã chứng tỏ khả năng tăng cường xây dựng lòng trung thành với thương hiệu. Xây dựng cơ sở khách hàng gắn bó hơn là chìa khóa dẫn đến thành công lâu dài của các tổ chức ngoài bộ phận Marketing của họ.

9 Bước xây dựng kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích SWOT

Phân tích SWOT là một bước đầu tiên và quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông, giúp doanh nghiệp xác định được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của mình, từ đó xây dựng chiến lược truyền thông phù hợp.

Điểm mạnh (Strengths)

Điểm mạnh là những yếu tố nội bộ, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Khi phân tích điểm mạnh, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như:

• Sản phẩm/dịch vụ: Sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp có chất lượng tốt, đáp ứng nhu cầu của thị trường?

• Thương hiệu: Thương hiệu của doanh nghiệp có uy tín, được khách hàng biết đến?

• Thị trường: Thị trường mục tiêu của doanh nghiệp có tiềm năng phát triển?

• Khả năng tài chính: Doanh nghiệp có nguồn lực tài chính vững mạnh để thực hiện các hoạt động truyền thông?

• Đội ngũ nhân sự: Đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp có chuyên môn, kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông?

Điểm yếu (Weaknesses)

Điểm yếu là những yếu tố nội bộ có thể cản trở doanh nghiệp trong việc thực hiện các hoạt động truyền thông. Khi phân tích điểm yếu, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như:

• Sản phẩm/dịch vụ: Sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp có giá cao, khó cạnh tranh với đối thủ?

• Thương hiệu: Thương hiệu của doanh nghiệp còn mới, chưa được khách hàng biết đến?

• Thị trường: Thị trường mục tiêu của doanh nghiệp chưa được khai thác nhiều?

• Khả năng tài chính: Doanh nghiệp có nguồn lực tài chính hạn chế, khó thực hiện các hoạt động truyền thông quy mô lớn?

• Đội ngũ nhân sự: Đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông?

Cơ hội (Opportunities)

Cơ hội là những yếu tố bên ngoài, có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Chẳng hạn:

• Công nghệ phát triển tạo ra nhiều kênh truyền thông mới, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.

• Thị trường cập nhật các xu hướng mới liên tục tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp khai thác những thị trường mới.

• Sự cạnh tranh của đối thủ buộc doanh nghiệp phải đổi mới, sáng tạo hơn trong các hoạt động truyền thông.

Thách thức (Threats)

Thách thức là những yếu tố có thể gây khó khăn, cản trở thành công của doanh nghiệp. Một số thách thức phổ biến như:

• Sự phát triển của công nghệ

• Thị trường thay đổi có thể khiến nhu cầu của khách hàng thay đổi, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tiếp cận họ.

• Sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ ngày càng gay gắt, buộc doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ và các hoạt động truyền thông.

Để phân tích SWOT hiệu quả, doanh nghiệp có thể:

• Thu thập thông tin: Doanh nghiệp cần thu thập thông tin về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của mình từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

  • Nội bộ doanh nghiệp: Thông tin về sản phẩm/dịch vụ, thương hiệu, thị trường, khả năng tài chính, đội ngũ nhân sự.

  • Bên ngoài doanh nghiệp: Thông tin về sự phát triển của công nghệ, sự thay đổi của thị trường, sự cạnh tranh của đối thủ.

• Phân tích thông tin: Nhìn nhận vấn đề một cách khách quan, chính xác, tránh chủ quan, thiên vị.

• Xác định các kết luận: Xác định các kết luận chính từ việc phân tích SWOT, từ đó xây dựng chiến lược truyền thông phù hợp.

Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông là những kết quả cụ thể mà doanh nghiệp mong muốn đạt được thông qua các hoạt động truyền thông. Mục tiêu truyền thông cần được tuân theo nguyên tắc SMART, bao gồm việc xác định rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được, có thời hạn thực hiện.

Chẳng hạn:

• Tăng độ nhận diện thương hiệu lên 20% trong vòng 6 tháng.

• Tăng số lượt truy cập website lên 70% trong vòng 3 tháng.

• Tăng lượng khách hàng mới lên 15% trong vòng 1 năm.

Việc xác định mục tiêu truyền thông rõ ràng, cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng cho các hoạt động truyền thông, từ đó tăng hiệu quả của các hoạt động này.

Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu

Tiến hành nghiên cứu và xác định rõ đối tượng công chúng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận. Đây có thể là khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng, nhóm người sử dụng sản phẩm/ dịch vụ, cộng đồng địa phương, các nhóm lợi ích đặc biệt,…

Để xác định công chúng mục tiêu, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau:

• Ai là người mà doanh nghiệp muốn tiếp cận?

• Những đặc điểm nhân khẩu học, tâm lý, hành vi của nhóm người này là gì?

• Nhóm người này có nhu cầu, mong muốn gì?

• Nhóm người này đang sử dụng các kênh truyền thông nào?

Bước 4: Xác định thông điệp truyền thông

Xác định những thông điệp cốt lõi mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông qua kế hoạch truyền thông của mình. Những thông điệp này nên phản ánh giá trị và sự khác biệt của sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu của doanh nghiệp. Chúng cần được thiết lập một cách ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.

Một thông điệp truyền thông hiệu quả cần có các đặc điểm sau:

• Rõ ràng, dễ hiểu: Thông điệp cần được truyền tải một cách rõ ràng, dễ hiểu để khách hàng có thể tiếp nhận và ghi nhớ.

• Cụ thể, ngắn gọn: Thông điệp cần ngắn gọn, súc tích để khách hàng có thể dễ dàng ghi nhớ.

• Chân thực, đáng tin cậy: Thông điệp cần chân thực, đáng tin cậy để khách hàng tin tưởng và lựa chọn sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

• Hấp dẫn, thu hút: Thông điệp cần hấp dẫn, thu hút để khách hàng quan tâm và chú ý.

Xác định thông điệp giúp đảm bảo tất cả các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp đều nhất quán và cùng một hướng. Điều này quan trọng để tạo ra một hình ảnh thống nhất và đáng tin cậy về thương hiệu.

Bước 5: Thiết lập bộ thiết kế truyền thông

Ba yếu tố then chốt của một bộ thiết kế truyền thông hoàn chỉnh bao gồm:

• Chiến lược cho những thông điệp truyền thông (Message strategy): Đây là yếu tố quan trọng nhất, quyết định thành công hay thất bại của bộ thiết kế truyền thông. Chiến lược thông điệp cần xác định rõ mục tiêu truyền thông, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính và các thông điệp phụ.

• Chiến lược cho các hình thức sáng tạo (Creative strategy): Chiến lược sáng tạo sẽ quyết định cách thức truyền tải thông điệp tới đối tượng mục tiêu. Các hình thức sáng tạo có thể bao gồm: thiết kế đồ họa, video, âm thanh,…

• Nguồn phát thông điệp (Message source): Nguồn phát thông điệp là yếu tố giúp tăng độ tin cậy và thuyết phục đối với đối tượng mục tiêu. Nguồn phát thông điệp có thể là thương hiệu, người nổi tiếng, hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan.

Bước 6: Lựa chọn kênh truyền thông

Mục tiêu truyền thông là yếu tố quan trọng nhất cần cân nhắc khi lựa chọn kênh truyền thông. Các kênh truyền thông khác nhau sẽ phù hợp với các mục tiêu truyền thông khác nhau. Ví dụ, nếu mục tiêu truyền thông là tăng nhận thức về thương hiệu, doanh nghiệp có thể lựa chọn các kênh truyền thông đại chúng như truyền hình, báo chí,… Nếu mục tiêu truyền thông là thúc đẩy doanh số bán hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn các kênh truyền thông trực tiếp như marketing qua email, marketing qua điện thoại,…

Sau khi đã xác định mục tiêu truyền thông và phân tích công chúng mục tiêu, doanh nghiệp cần khảo sát các kênh truyền thông có sẵn. Việc khảo sát sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về các kênh truyền thông, bao gồm:

• Loại hình kênh truyền thông: Kênh truyền thông có thể được phân loại thành các loại hình khác nhau như truyền thông đại chúng, truyền thông trực tiếp, truyền thông xã hội,…
• Chi phí
• Phạm vi tiếp cận
• Thời gian tiếp cận
• Tính hiệu quả

Bước 7: Xác định ngân sách và chiến thuật truyền thông

Thông thường, ngân sách truyền thông sẽ được tính theo phần trăm doanh thu hoặc chi phí marketing tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có doanh thu 100 triệu đồng và chi phí marketing tổng thể là 20 triệu đồng thì ngân sách truyền thông có thể là 10%, tức là 2 triệu đồng.

Chiến thuật truyền thông có thể bao gồm các hoạt động sau:

• Quảng cáo: Quảng cáo là hình thức truyền thông trả phí, nhằm mục đích tiếp cận khách hàng mục tiêu với thông điệp của doanh nghiệp.

• PR: Nhằm mục đích tạo dựng hình ảnh và uy tín cho doanh nghiệp.

• Quan hệ công chúng: Quan hệ công chúng là hoạt động kết nối với các bên liên quan, nhằm mục đích xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và tạo dựng sự ủng hộ cho doanh nghiệp.

• Marketing trực tiếp: Hình thức truyền thông trực tiếp đến khách hàng mục tiêu, thông qua các phương tiện như thư, email, điện thoại,…

• Marketing nội dung: Tạo ra các nội dung có giá trị, nhằm mục đích thu hút và giữ chân khách hàng mục tiêu.

Bước 8: Thiết lập Timeline

Sau khi liệt kê các hoạt động truyền thông, tiếp theo doanh nghiệp cần xác định thời gian thực hiện cho từng hoạt động. Thời gian thực hiện cần được xác định hợp lý, đảm bảo các hoạt động truyền thông được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.

Bước 9: Đo lường hiệu suất, báo cáo

Quan trọng nhất là cần đảm bảo rằng doanh nghiệp có một kế hoạch đo lường chi tiết từ đầu, để có thể thu thập đúng dữ liệu và đánh giá hiệu suất một cách chính xác. Từ đó điều chỉnh chiến dịch truyền thông và tối ưu hóa kết quả trong quá trình triển khai. Một số công việc cần làm trong bước này có thể bao gồm:

• Xác định các chỉ số KPI (Key Performance Indicator): Khi xác định KPI, doanh nghiệp cần căn cứ vào các mục tiêu của chiến dịch truyền thông. Ví dụ, nếu mục tiêu của chiến dịch là tăng nhận thức của khách hàng về thương hiệu, thì các KPI có thể là:

  • Số lượng người biết đến thương hiệu

  • Số lượng người truy cập website

  • Số lượt theo dõi trên mạng xã hội

• Thu thập dữ liệu: Sau khi xác định KPI, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu để đo lường hiệu quả của các hoạt động truyền thông. Dữ liệu có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

  • Báo cáo từ các kênh truyền thông

  • Số liệu từ các công cụ phân tích dữ liệu

  • Kết quả khảo sát khách hàng

• Phân tích dữ liệu: Giúp doanh nghiệp hiểu được những gì đã đạt được, những gì cần cải thiện.

• Báo cáo kết quả: Kết quả phân tích dữ liệu cần được báo cáo cho các bên liên quan để có những quyết định phù hợp. Bao gồm:

  • Mục tiêu của chiến dịch

  • Các KPI đã xác định

  • Dữ liệu thu thập được

  • Phân tích dữ liệu

  • Kết luận và đề xuất

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là một tài liệu chi tiết và có cấu trúc, mô tả các hoạt động và chiến lược truyền thông được thực hiện để đạt được mục tiêu của một doanh nghiệp hoặc dự án. Kế hoạch này thường được sử dụng để hướng dẫn và quản lý việc giao tiếp với công chúng, khách hàng, nhân viên và các bên liên quan.

Kế hoạch truyền thông là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu truyền thông của mình. Việc xây dựng một kế hoạch truyền thông hiệu quả đòi hỏi sự đầu tư thời gian và công sức. Tuy nhiên, lợi ích mà kế hoạch truyền thông mang lại rất đáng kể.

Mô hình SMCRFN trong kế hoạch truyền thông

Để lập kế hoạch truyền thông Marketing, mô hình SMCRFN là một công cụ quan trọng được sử dụng phổ biến trong ngành PR và Marketing. Mô hình này giúp xác định các yếu tố quan trọng để xây dựng một chiến dịch truyền thông thành công. Bao gồm:

• Nguồn (Source/Sender): Đây là cá nhân hoặc tổ chức gửi thông điệp truyền thông đến công chúng. Để thành công, nguồn cần được nắm vững về khách hàng và có kế hoạch truyền thông rõ ràng.

• Thông điệp (Message): Thông điệp là nội dung chính mà nguồn muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu thông qua chiến dịch. Nội dung phải phù hợp, hấp dẫn và gợi cảm xúc đối với khách hàng.

• Kênh (Channel): Kênh truyền thông là các phương thức mà nguồn sử dụng để truyền tải thông điệp đến khách hàng. Sử dụng các kênh truyền thông trực tuyến giúp tiếp cận và tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.

• Người nhận (Receiver): Đối tượng mục tiêu cuối cùng của chiến dịch truyền thông. Hiểu rõ hành vi và nhu cầu của khách hàng trước khi đưa ra chiến lược quan trọng để thành công.

• Phản hồi (Feedback): Phản hồi từ khách hàng là quan trọng để đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông. Lắng nghe, chia sẻ và đóng góp của khách hàng giúp cải thiện và duy trì sự hài lòng của họ.

• Nhiễu (Noise): Nhiễu là các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc truyền tải thông điệp. Để thành công, nguồn cần lưu ý và đối phó với những yếu tố này để đảm bảo thông điệp đến được người nhận một cách chính xác.

Tại sao cần có kế hoạch truyền thông?

Kế hoạch truyền thông là một công cụ quan trọng trong quản lý truyền thông của một tổ chức hoặc một dự án. Nó giúp định hình và điều chỉnh cách tổ chức giao tiếp với công chúng, khách hàng, đối tác và các bên liên quan. Một số lý do vì sao cần có kế hoạch truyền thông:

Định hướng và phối hợp

Kế hoạch truyền thông giúp định rõ mục tiêu và thông điệp cần truyền tải. Trong bản kế hoạch này giúp xác định công chúng mục tiêu, quyền hạn và phương pháp truyền thông phù hợp. Song song đó, nó cũng giúp phối hợp các hoạt động truyền thông, đảm bảo các thông điệp được truyền đạt một cách nhất quán và hiệu quả.

Xây dựng hình ảnh và nhận thức

Kế hoạch truyền thông giúp xây dựng và quản lý hình ảnh của tổ chức, dự án trong mắt công chúng. Tạo ra cơ hội để xây dựng một hình ảnh tích cực, nâng cao nhận thức về thương hiệu và tạo lòng tin đối với công chúng.

Ứng phó khẩn cấp và quản lý tình huống

Kế hoạch truyền thông chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp và không mong đợi. Khi xảy ra sự cố, khủng bố hoặc tin đồn xấu, kế hoạch này giúp tổ chức phản ứng nhanh chóng, đồng thời duy trì niềm tin và ổn định trong lòng công chúng.

Xác định công cụ và phương tiện truyền thông

Kế hoạch truyền thông giúp xác định các công cụ và phương tiện truyền thông phù hợp để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Nó xác định các kênh truyền thông, từ truyền thông truyền thống như báo chí, truyền hình đến truyền thông kỹ thuật số như mạng xã hội, trang web hay Email.

Tối ưu hóa hiệu quả truyền thông

Kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với mục tiêu và đối tượng của chiến dịch. Từ đó giúp doanh nghiệp tiếp cận được đúng đối tượng mục tiêu và truyền tải thông điệp hiệu quả hơn.

Một kế hoạch truyền thông chỉn chu, chuyên nghiệp cho phép tổ chức, doanh nghiệp đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc tiêu cực một cách linh hoạt. Bằng cách sử dụng các kênh truyền thông đa dạng và cập nhật thông tin nhanh chóng, tổ chức có thể đưa ra phản ứng nhanh nhạy và kiểm soát tình hình một cách tốt nhất. Song song với việc theo dõi, đo lường quá trình triển khai, kế hoạch truyền thông cũng cần được liên tục đánh giá và điều chỉnh thường xuyên nhằm đáp ứng sự thay đổi trong môi trường kinh doanh và yêu cầu của khách hàng. Sự linh hoạt và khả năng thích ứng là yếu tố quan trọng để đảm bảo kế hoạch truyền thông luôn hiệu quả và mang lại giá trị cho tổ chức.