Quy trình chi tiết 7 bước để thực hiện thay đổi (Detailed process for making change) trong bài thi PMP như bên dưới (dựa trên tài liệu “Rita Mulcahy’s PMP Exam Prep, Tenth Edition”).
1. Ngăn chặn nguyên nhân gốc rễ của những thay đổi. Giám đốc dự án (Project Manager) không nên chỉ tập trung vào việc quản lý các thay đổi; họ nên chủ động loại bỏ nhu cầu phải thay đổi.
2. Xác định sự cần thiết phải thay đổi.
Những thay đổi có thể đến từ Giám đốc dự án, là kết quả của việc đo lường so sánh với đường cơ sở đo lường hiệu suất, hoặc đến từ nhà tài trợ, nhóm, quản lý, khách hàng hoặc các bên liên quan khác. Giám đốc dự án nên tích cực tìm kiếm các thay đổi từ tất cả các nguồn này vì phát hiện ra thay đổi sớm sẽ làm giảm tác động của thay đổi.
3. Đánh giá tác động của sự thay đổi trong phạm vi kiến thức (của sự thay đổi này)
Nếu nó là một sự thay đổi phạm vi, nó sẽ ảnh hưởng đến phần còn lại của phạm vi dự án như thế nào?
Nếu nó là một sự thay đổi tiến độ, nó sẽ ảnh hưởng đến phần còn lại của tiến độ dự án như thế nào?
4. Tạo một yêu cầu thay đổi
Thay đổi có thể được thực hiện cho phạm vi sản phẩm, bất kỳ phần nào của kế hoạch quản lý dự án, hợp đồng, hiến chương dự án (điều lệ dự án), tuyên bố công việc, chính sách và thủ tục, hoặc thậm chí là đường cơ sở đo lường hiệu suất. Quá trình thực hiện thay đổi cần tuân theo kế hoạch quản lý thay đổi.
5. Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp
Làm thế nào thay đổi sẽ ảnh hưởng đến tất cả các ràng buộc khác trong dự án?
5a. Đánh giá sự thay đổi
Đánh giá tác động của sự thay đổi trong tất cả mọi phạm vi kiến thức. Liệu sự thay đổi có nằm trong điều lệ dự án? Nếu không, nó không nên là một thay đổi trong dự án của bạn; nó có thể là một dự án hoàn toàn khác. Nếu thay đổi không có lợi cho dự án, nó không nên được phê duyệt. Cũng lưu ý rằng mọi thay đổi mà dự phòng rủi ro đã được tạo ra (cho một rủi ro đã được xác định trước đó) sẽ được tính đến trong kế hoạch quản lý dự án như là một phần của nỗ lực quản lý rủi ro và nên được xử lý như một phần của quy trình Thực hiện các phản hồi rủi ro (Implement Risk Responses) thay vì Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control). Các kỹ thuật phân tích thay thế và lợi ích-chi phí rất hữu ích trong việc tìm hiểu toàn bộ tác động của một yêu cầu thay đổi.
5b. Xác định các tùy chọn
Các hành động để giảm các mối đe dọa hoặc tăng cơ hội bao gồm nén tiến độ thông qua crashing hoặc fast tracking, thay đổi cách thực hiện công việc, điều chỉnh chất lượng hoặc cắt giảm phạm vi để giảm thiểu ảnh hưởng của thay đổi.
Đôi khi có thể cần phải chấp nhận hậu quả tiêu cực của một thay đổi, nếu tác động tích cực có thể xảy ra từ thay đổi đó có giá trị lớn hơn đối với dự án. Đây là việc cân bằng các hạn chế của dự án. Ví dụ, lợi ích của việc thêm phạm vi mới vào dự án có thể lớn hơn tác động tiêu cực của việc điều chỉnh tiến độ để phù hợp với thời gian bổ sung mà thay đổi sẽ yêu cầu.
5c. Thay đổi được phê duyệt, từ chối hoặc hoãn lại
Một lần nữa, Giám đốc dự án có thể phê duyệt nhiều thay đổi. Nhưng những thay đổi ảnh hưởng đến kế hoạch quản lý dự án, đường cơ sở, điều lệ dự án,… sẽ cần phải đến một Ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board – CCB) và / hoặc nhà tài trợ. Kỹ thuật ra quyết định sẽ giúp ích trong nỗ lực này. Các thay đổi được phê duyệt sau đó được triển khai trong các quy trình Chỉ Đạo và Quản lý Công việc Dự án (Direct and Manage Project Work), Kiểm soát Chất lượng (Control Quality) và Kiểm soát mua sắm/đấu thầu (Control Procurements)
5d. Cập nhật trạng thái thay đổi trong nhật ký thay đổi
Điều này giúp mọi người biết tình trạng của sự thay đổi. Nếu một thay đổi không được chấp thuận, những lý do bị từ chối nên được ghi lại.
5e. Điều chỉnh kế hoạch quản lý dự án, tài liệu dự án và đường cơ sở khi cần thiết
Một số thay đổi được phê duyệt cần được đưa vào đường cơ sở của dự án. Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến các phần khác của kế hoạch quản lý dự án hoặc tài liệu dự án hoặc có thể ảnh hưởng đến cách Giám đốc dự án sẽ quản lý dự án. Tài liệu dự án phải được cập nhật để phản ánh những thay đổi. Điều này có nghĩa là việc bổ sung phải được thực hiện để kết hợp các tác động của thay đổi vào phiên bản mới của tài liệu và kế hoạch dự án trước khi nhóm bắt đầu thực hiện các thay đổi.
Ví dụ: nếu có thay đổi về phạm vi, đường cơ sở phạm vi (WBS, từ điển WBS và tuyên bố phạm vi dự án), kế hoạch quản lý dự án và ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu (requirements traceability matrix) phải được cập nhật. Nếu sự thay đổi phạm vi đó ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác của dự án, tài liệu liên quan (như danh sách hoạt động, kế hoạch quản lý nguồn lực và tài liệu nguồn lực khác, tiến độ, ngân sách hoặc sổ đăng ký rủi ro) cũng cần được cập nhật.
6. Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan bằng cách truyền đạt sự thay đổi cho các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi thay đổi
Bạn có thể nghĩ về điều này, một phần, là quản lý cấu hình (kiểm soát các phiên bản để đảm bảo mọi người đều làm việc với cùng một tài liệu dự án).
7. Quản lý dự án theo kế hoạch quản lý dự án và tài liệu dự án đã sửa đổi cập nhật
Tài liệu luyện thi chính hãng PMI – PMI Authorized PMP Exam Prep (PMP2021) có bổ sung
Corrective Action – Hành động khắc phục
Preventive Action – Hành động phòng ngừa
Corrective Action vs. Preventive Action vs. Defect Repair
Bonus PMI Gaps
Bonus Agile Gaps in PMP exam
