Thời gian là tiền bạc và đó cũng là tài sản lớn nhất mà chúng ta được ban tặng mỗi ngày. Tuy nhiên, rất nhiều người “tiêu xài” thời gian rất lãng phí, thậm chí không biết quý trọng và cho rằng đây là loại tài sản không có giới hạn. Thời gian ở một khía cạnh nào đó là vô tận nhưng cuộc đời của bất cứ ai không kéo dài mãi mãi.
Vậy làm thế nào để tối ưu hóa thời gian nhằm đạt được thứ chúng ta muốn? “Work smart, not work hard” dường như là câu khẩu hiệu phù hợp nhất. Làm việc một cách thông minh chứ không phải làm việc một cách chăm chỉ. Nếu bạn làm việc cả ngày, không nghỉ ngơi nhưng với phương pháp không phù hợp thì kết quả nhận được sẽ không bằng với việc dành ít thời gian để làm nhưng biết cách sắp xếp, tổ chức, ưu tiên và tận dụng những công cụ có sẵn để hỗ trợ. Tất nhiên, nếu vừa chăm chỉ vừa làm một cách thông minh thì đó là điều tuyệt vời nhất.
Dưới đây là 5 phương pháp hiệu quả giúp làm việc thông minh mà ai cũng có thể áp dụng.
1. Rèn luyện kỹ năng đọc nhanh
Đọc là hoạt động ít khi được chú ý mặc dù chúng ta thực hiện nó hàng ngày. Đọc sách, đọc báo, đọc tin nhắn, đọc tài liệu, đọc mẩu quảng cáo, đọc email, đọc thư…. và rất nhiều thứ phải đọc khác. Chính xác hơn, đọc là kỹ năng mà bất cứ ai cũng phải nắm được ngay cả khi chúng không nằm trong danh sách yêu cầu hay mô tả công việc. Tuy nhiên, ở đây cần nhấn mạnh là kỹ năng đọc nhanh chứ không phải chỉ đọc.
Đọc nhanh không phải là thứ thuộc về bản chất mà phải rèn luyện hàng ngày thì mới có thể thuần thục được. Một khi đã đẩy nhanh được tốc độ đọc, chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong ngày cho việc xử lý hàng tá email, tin tức cũng như tài liệu.
Một trong những cách hiệu quả giúp bạn rèn luyện kỹ năng đọc nhanh đó là “chunking”, cụ thể, thay vì đọc từng từ thì bạn sẽ đọc các nhóm từ (khoảng 3 đến 4 từ) cùng lúc và bỏ qua những từ không cần thiết. Bằng cách đọc nhiều từ (có liên quan) cùng lúc như vậy, bạn không những sẽ lướt qua nội dung nhanh hơn mà còn đảm bảo nắm được các ý chính. Theo dõi ví dụ về kỹ thuật đọc nhanh “chunking” tại đây.
2. Lập danh sách công việc hàng ngày nhưng không phải tự tay làm hết mọi việc
Thuật ngữ Outsourcing hiện nay rất phổ biển, hiếu đơn giản là “thuê ngoài”. Đây là giải pháp đang được khá nhiều doanh nghiệp áp dụng khi họ không muốn lập thêm một phòng ban mới mà lựa chọn thuê dịch vụ bên ngoài đảm nhận hoàn thành phần việc/dự án mà công ty giao phó. Các cá nhân/tổ chức cung cấp dịch vụ này có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, thường xuyên làm việc với nhiều doanh nghiệp nên họ có cách làm thông minh, hiệu quả, đồng thời đảm bảo cân bằng giữa chi phí bỏ ra cũng như kết quả nhận được.
Đối với từng cá nhân, “Outsourcing” cũng là một cách rất tuyệt vời để tăng hiệu quả công việc. Bạn có thể lập danh sách công việc hàng ngày, xác định những phần việc nào nên tự làm, phần việc nào nên ủy quyền cho cấp dưới, nhờ sự hỗ trợ của bạn bè hay sử dụng dịch vụ bên ngoài. Chẳng hạn, thay vì trực tiếp ra cửa hàng, bạn có thể gọi dịch vụ giao đồ ăn nhanh khi đang trong dự án quan trọng; tối ưu hóa trợ lý ảo trên điện thoại để tiết kiệm thời gian thao tác. Đối với các lĩnh vực mà bạn không chuyên sâu, có thể chuyển cho đồng nghiệp – những người hiểu sâu hơn bạn và yêu cầu hỗ trợ để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
3. Học cách làm nhiều việc cùng lúc
Đừng hiểu nhầm phương pháp này. Làm nhiều việc cùng lúc không có nghĩa là ôm đồm, việc gì cũng làm (quay lại phương pháp 2, bạn không nhất thiết phải tự tay làm mọi thứ) mà đó chính là kỹ năng biết kết hợp các công việc có liên quan với nhau để cùng giải quyết tại một thời điểm.
Chẳng hạn, một cách làm việc theo nhóm rất sáng tạo áp dụng phương pháp này đó là “working walk”, cụ thể, các thành viên trong nhóm sẽ chọn địa điểm (chẳng hạn công viên…) , sau đó cùng đi bộ tập thể dục và thảo luận về những vấn đề liên quan đến dự án. Đây thực chất là một cuộc họp nhưng thay vì tổ chức tại văn phòng thì họ lựa chọn ra ngoài để thay đổi không khí, tạo sự thoải mái cho các thành viên, vừa có thể tập thể dục vừa bàn công việc rất hiệu quả.
4. Tận dụng khoảng thời gian chờ đợi
Hãy nghĩ về tất cả những khoảng thời gian bạn phải chờ đợi: chờ thang máy, chờ đợi đối tác hoặc khách hàng trong cuộc hẹn, chờ mua hàng, chờ lấy vé…. Tất cả những lần “chờ” này đều ngốn của bạn tuy không nhiều thời gian cho mỗi lần nhưng nếu gộp lại thì con số không hề nhỏ. Thay vì chỉ đơn thuần chờ đợi hoặc chơi trò chơi để “giết” thời gian thì hãy tận dụng chúng một cách thật khôn ngoan. Chẳng hạn, tranh thủ đọc email (thậm chí, gửi reply nếu bạn có smartphone, tablet, ipad…), lên danh sách đồ dùng cần mua, lên lịch cho tuần tới (sử dụng các ứng dụng lịch trên điện thoại), đọc tin tức, đọc báo….
Chờ đợi là điều mà chúng ta có thể phải thực hiện hàng này nên đây là cơ hội rất tốt mà mỗi người nên tận dụng để hoàn thành những công việc nhỏ mà có thể sẽ bỏ quên hoặc không xử lý kịp.
5. Thực hiện những quyết định quan trọng vào buổi sáng
Hai giờ đầu tiên sau khi thức dậy là thời gian để đưa ra quyết định các quan trọng. Đây là lúc mà bạn có nhiều năng lượng nhất, tỉnh táo nhất và lý tưởng để có những lựa chọn đúng đắn.
Tương tự với cơ thể, bộ não của chúng ta cũng sẽ mệt mỏi. Đây gọi là hiện tượng “Decision Fatigue” (mệt mỏi vì phải quyết định) khi có quá nhiều thông tin được thu nhận. Các thiên tài đi trước thời đại là những người bị ảnh hưởng bởi triệu chứng này rõ rệt nhất: các bức ảnh chụp Albert Einstein cho thấy ông luôn mặc bộ vét màu xám, Steve Jobs luôn xuất hiện trước công chúng trong bộ quần bò – áo phông đen cổ rùa, còn Mark Zuckerberg thì luôn mặc áo phông không cổ màu nâu xám cùng áo hoodie. Lý do họ làm vậy là để khỏi phải tốn năng lượng vào việc quyết định xem ngày hôm nay mình sẽ mặc gì.
Mỗi ngày qua đi, chức năng của bộ não đều giảm đi một chút. Điều này khiến chúng ta mất nhiều thời gian và năng lượng hơn để đưa ra được một quyết định phù hợp.
Ngoài ra, bạn cũng nên ưu tiên xử lý những nhiệm vụ khó và đòi hỏi mất nhiều năng lượng trước, sau đó, sẽ hoàn thành nốt những công việc dễ dàng. Đồng thời, khi ra quyết định, đừng quá tập trung vào các chi tiết nhỏ mà hãy chú ý vào toàn bộ bức tranh và nhìn ra những viễn cảnh lớn hơn.
