Kỹ năng đàm phán và nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán là hoạt động thường xuyên xảy ra tại nơi làm việc. Tuy nhiên, các nghiên cứu cho thấy rằng, 40% mọi người chủ động tránh đàm phán trong cuộc sống hàng ngày của họ. Kỹ năng đàm phán không phải bẩm sinh và cũng ít người sinh ra đã có tài ăn nói, kỹ năng này cần được học hỏi, rèn luyện và thực hành liên tục mới có thể trở nên xuất sắc.

Đàm phán là gì?

Đàm phán là quá trình mà các bên tham gia thảo luận và đạt được một thỏa thuận hoặc giải quyết một vấn đề thông qua thương lượng và đối thoại. Đây là một phương pháp giải quyết xung đột thông qua việc trao đổi quan điểm, yêu cầu và lợi ích của các bên liên quan. Trong quá trình đàm phán, các bên thường cố gắng đạt được một thoả thuận mà có thể đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của mỗi bên. Đàm phán được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh, chính trị, quốc tế đến cuộc sống hàng ngày.

Đàm phán có một số đặc điểm quan trọng:

• Mục tiêu: Đàm phán được thực hiện để đạt được một thoả thuận hoặc giải quyết vấn đề. Mục tiêu của các bên tham gia có thể khác nhau và việc đạt được sự đồng thuận, có thể là mục tiêu chính hoặc mục tiêu phụ thuộc vào tình huống cụ thể.

• Thương lượng: Đàm phán liên quan đến quá trình thương lượng giữa các bên. Các bên thể hiện quan điểm, yêu cầu và lợi ích của mình và cố gắng tìm ra giải pháp chung thông qua trao đổi thông tin và đưa ra đề xuất.

• Đối thoại: Đàm phán đòi hỏi sự trao đổi thông tin và ý kiến giữa các bên. Đối thoại trong đàm phán cho phép các bên hiểu rõ hơn về quan điểm, nhu cầu và mục tiêu của nhau, từ đó tạo điều kiện để tìm ra các điểm chung và xây dựng sự thoả thuận.

• Tính hai chiều: Đàm phán là quá trình tương tác giữa hai hoặc nhiều bên. Các bên có thể có quyền lợi và mục tiêu riêng, và quá trình đàm phán nhằm tìm ra sự cân nhắc và thỏa hiệp giữa các lợi ích riêng lẻ và lợi ích chung.

• Tính linh hoạt: Đàm phán đòi hỏi tính linh hoạt và sẵn lòng thay đổi. Các bên có thể phải điều chỉnh quan điểm và đề xuất của mình trong quá trình đàm phán để tìm ra một giải pháp chấp nhận được cho cả hai phía.

• Tương phản: Đàm phán thường đi kèm với sự tương phản và xung đột quan điểm, mục tiêu và lợi ích giữa các bên. Sự tương phản này có thể tạo ra áp lực và thách thức trong quá trình đàm phán, nhưng cũng có thể tạo ra cơ hội để tìm ra các giải pháp sáng tạo và công bằng.

Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán là những khả năng, kỹ thuật, phương pháp giúp hai hoặc nhiều bên đạt được kết quả thỏa hiệp, tránh xảy ra xung đột và tạo ra sự đồng thuận giữa các bên liên quan. Đàm phán bao gồm các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết phục, thấu hiểu, lập kế hoạch, hợp tác,… 

Đàm phán trong kinh doanh đã trở thành một trong những kỹ năng quan trọng để mang lại thành công cho doanh nghiệp. Mặc dù đàm phán sẽ diễn ra giữa hai bên để đạt được thỏa thuận, nhưng nhiều người cũng cho rằng, một nhà đàm phán hiệu quả sẽ vừa cạnh tranh và vừa hợp tác. Tức là, một người có kỹ năng đàm phán sẽ là người trao ra giá trị cho người khác trong khi vẫn đòi hỏi những lợi ích cho doanh nghiệp của mình.

4 Hình thức đàm phán phổ biến

1. Đàm phán có nguyên tắc

Hình thức đàm phán này có nghĩa là đôi bên sẽ đàm phán dựa trên những nguyên tắc, lợi ích cho tất cả nhằm đạt được thỏa thuận phù hợp nhất. Một cuộc đàm phán có nguyên tắc bao gồm 4 yếu tố sau:

• Đôi bên cùng có lợi: Các bên tham gia đàm phán cần tập trung vào việc tìm kiếm những kết luận có lợi cho tất cả.

• Tập trung vào lợi ích: Người tham gia đàm phán có thể xác định, truyền đạt động cơ, lợi ích, nhu cầu của mình khi đàm phán có nguyên tắc.

• Tách biệt cảm xúc với các vấn đề: Tập trung vào vấn đề hiện tại thay vì các vấn đề khiến những người tham gia đàm phán có những phản ứng cảm xúc, xung đột tính cách.

• Tính khách quan: Những người tham gia đàm phán có thể đồng ý sử dụng những tiêu chí khách quan làm nền tảng cho cuộc đàm phán có lợi.

2. Đàm phán nhóm

Đây là loại đàm phán thường xảy ra ở hầu hết các giao dịch kinh doanh, nhiều người sẽ thương lượng để đạt được thỏa thuận cho mỗi bên. Một số vai trò phổ biến trong đàm phán nhóm phải kể đến như: Người lãnh đạo, người quan sát, người quan hệ, nhà phê bình.

3. Đàm phán đa đối tác

Đàm phán đa đối tác là hình thức thương lượng có nhiều hơn 2 bên cùng tham gia đàm phán. Chẳng hạn như ban lãnh đạo các bộ phận của một doanh nghiệp lớn tổ chức họp với nhau gọi là đàm phán đa đối tác. Hình thức đàm phán này dễ xảy ra tình trạng là một số bên thành lập liên minh, các liên minh này làm tăng sự phức tạp trong cuộc đàm phán.

4. Đàm phán đối đầu

Đàm phán đối đầu là một hình thức tiếp cận mang tính phân phối, trong đó, bên đàm phán tích cực nhất trong cuộc đàm phán sẽ đạt được thỏa thuận phục vụ cho lợi ích của họ. Một số chiến thuật đàm phán đối đầu như:

• Thương lượng cứng rắn: Là chiến thuật mà sẽ có một bên từ chối thỏa hiệp trong một thỏa thuận nào đó.

• Lời hứa trong tương lai: Chiến thuật này là một bên có thể hứa với bên kia về một lợi ích trong tương lai nhằm đổi lấy những thỏa thuận hiện tại.

• Mất hứng thú: Có nghĩa là một bên sẽ có tỏ ra họ không hứng thú với việc theo đuổi một thỏa thuận để bên kia nhượng bộ.

2 Phương pháp đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán phân tán

Đàm phán phân tán tức là chỉ một bên đạt được thỏa thuận còn những bên còn lại thì không đạt được kỳ vọng như mong muốn. Những cuộc đàm phán này chỉ tập trung thảo luận vào duy nhất một chủ đề.

Để có thể đạt được thỏa thuận trong đàm phán phân tán, cần quyết tâm và theo đuổi tới cùng về những kỳ vọng của mình. Đồng thời thể hiện thế chủ động bằng cách đưa ra lời đề nghị trước. Mục tiêu có thể cao nhưng mức tối thiểu có thể chấp nhận thì nên được giữ kín, không nên tiết lộ cho đối phương.

Đàm phán tích hợp

Đàm phán tích hợp còn được gọi là đàm phán cùng thắng, đây là phương pháp đàm phán nhằm đưa ra những giải pháp cho các bên cùng có lợi. Đàm phán tích hợp cho phép thảo luận về nhiều chủ đề, nội dung.

Với phương pháp này, cần tiếp cận vấn đề một cách nguyên tắc, xây dựng lòng tin với các bên liên quan, bằng cách xây dựng và nuôi dưỡng những mối quan hệ tích cực, năng nổ thảo luận, trao đổi mục tiêu, quan trọng nhất là phải trung thực và minh bạch.

Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Kỹ năng đàm phán hiệu quả được các nhà lãnh đạo khao khát và học hỏi từng ngày để trở nên xuất sắc, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một vài lý do cho thấy kỹ năng đàm phán là cần thiết tại nơi làm việc:

• Xây dựng mối quan hệ: Bất chấp sự khác biệt về lập trường, quan điểm thì kỹ năng đàm phán giúp đưa ra giải pháp và tập trung nhiều hơn vào việc tạo thiện chí và giá trị. Điều này xây dựng một mối quan hệ lâu dài.

• Đưa ra các giải pháp tuyệt vời: Kỹ năng đàm phán tốt đảm bảo rằng các giải pháp cho xung đột không phải là ngắn hạn. Nó tập trung vào việc tạo ra các giải pháp lâu dài bởi vì cả hai bên chỉ nhượng bộ khi giải pháp thỏa đáng.

• Tránh xung đột trong tương lai: Khi các bên đã đồng ý với một thỏa thuận chung, khả năng xảy ra những xung đột sẽ giảm đi đáng kể.

• Tạo môi trường kinh doanh thành công: Kỹ năng đàm phán tốt đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kinh doanh, tạo ra môi trường kinh doanh thành công.

Nguyên tắc đàm phán cần nắm

1. Hãy thương lượng
2. Thu thập thông tin đối tác đầy đủ
3. Hướng đến đàm phán Win – Win
4. Thương trường, không phải là chiến trường
5. Đàm phán theo từng bước
6. Tạo cho đối tác có tâm lý thỏa mãn chiến thắng
7. Luôn đặt ra câu hỏi mở

Hãy thương lượng

Hãy nhớ rằng, không phải cuộc đàm phán nào cũng sẽ đi đến thống nhất, nhưng có thể thương lượng. Khi đó, các bên sẽ đưa ra những đề xuất, yêu cầu, lập trường của mình và cố gắng thuyết phục đối phương chấp nhận.

Thương lượng giúp các bên tìm ra những giải pháp phù hợp và cùng có lợi cho tất cả, đồng thời tạo sự tin tưởng và hợp tác bền chặt. Doanh nghiệp phải có một lập trường rõ ràng, tìm hiểu, đánh giá thông tin kỹ lưỡng, lắng nghe và hiểu quan điểm của đối phương để từ đó đưa ra những đề xuất phù hợp.

Thu thập thông tin đối tác đầy đủ

Thông tin của các bên liên quan trong cuộc đàm phán là cơ sở để xây dựng các chiến lược đàm phán, là trung gian để giao tiếp giữa các bên. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thu thập thông tin đối tác một cách đầy đủ, rõ ràng, tốt nhất là qua nhiều phương tiện khác nhau để hiểu rõ hơn về bối cảnh, mục đích, xu hướng, thẩm quyền đàm phán,…

Nếu không nắm chính xác thông tin về đối tác, họ sẽ cảm thấy không được tôn trọng, không dự đoán được những yêu cầu, mong đợi của đối phương để chuẩn bị cho các giải pháp đáp ứng, từ đó dẫn tới thất bại.

Tuy nhiên, việc thu thập thông tin cũng cần được thực hiện một cách thận trọng, tránh lộ ra những thông tin quan trọng hoặc bí mật của đối tác, làm mất niềm tin và uy tín của doanh nghiệp trong mắt họ. Do đó, việc thu thập thông tin phải được thực hiện một cách có tác phong, chính xác và đảm bảo tính riêng tư của đối tác.

Hướng đến đàm phán Win – Win

Đàm phán Win – Win tức là đàm phán cùng thắng, điều này được tạo ra khi các bên liên quan đều đạt được những điều mình muốn. Với nguyên tắc này, cần lưu ý rằng không được xúc phạm đối phương, cố gắng tuân thủ theo trình tự có trong chương trình. Đồng thời tạo ấn tượng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, hiểu đối phương thực sự muốn gì, kỳ vọng đạt được những gì sau cuộc đàm phán này.

Thương trường, không phải là chiến trường

Nếu đã xác định kinh doanh bền vững, doanh nghiệp cần phải luôn hiểu rằng, thương trường không phải là chiến trường. Kỹ năng đàm phán xuất sắc là phải mang lại giá trị cho doanh nghiệp nhưng vẫn phải đáp ứng được kỳ vọng của đối tác. Hãy nhớ rằng, đối tác có thể là mối quan hệ làm ăn lâu dài, mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp, do đó đừng cố gắng làm mọi cách để mình chiến thắng trên sự thất bại của đối phương.

Đàm phán theo từng bước

Quá trình đàm phán phải được lên kế hoạch kỹ lưỡng và tiến hành theo từng bước. Đòi hỏi mỗi bên cần làm rõ tư duy đàm phán trước vấn đề, nội dung đang thảo luận. Kể cả khi đối phương cố gắng đánh lạc hướng hoặc đặt nhiều câu hỏi không liên quan, thì chỉ cần trả lời những câu hỏi đó rồi quay trở lại trình tự để tiếp tục đàm phán. Điều này giúp tăng tính hiệu quả, chuyên nghiệp và thế chủ động của doanh nghiệp trong quá trình đàm phán.

Tạo cho đối tác có tâm lý thỏa mãn chiến thắng

Đàm phán đôi khi cũng được xem là một loại “tâm lý chiến”, xét về góc độ tâm lý thì quá trình mà các bên tham gia đàm phán cũng là một quá trình tự thỏa mãn

Điều này có nghĩa là, việc cố gắng tạo cho đối tác một tâm lý thỏa mãn, hài lòng, để làm họ cảm thấy mình là người chiến thắng cũng là một chiến thuật hiệu quả. Vì vậy, sau khi kết thúc đàm phán, cho dù kết quả có ra sao đi chăng nữa, hãy gửi lời chúc mừng đến đối tác và tạo cho họ một tâm lý rằng họ đã chiến thắng.

Trường hợp nếu đối tác là bên không đạt được thỏa thuận đàm phán, mà chúng ta cứ phô trương sự tài năng, thông minh của đội ngũ mình, thì dù có đạt được thỏa thuận, họ cũng sẽ cảm thấy không hài lòng với doanh nghiệp trong tương lai.

Luôn đặt ra câu hỏi mở

Việc liên tục đặt ra những câu hỏi mở là một nguyên tắc quan trọng trong mọi cuộc đàm phán. Đặt câu hỏi đôi khi không chỉ là thu thập thêm những thông tin từ đối tác, mà nhân cơ hội này còn có thể tìm ra những sơ hở, rò rỉ của họ trong quá trình giải thích những câu hỏi này. Từ đó, tạo ra lợi thế chủ động để điều khiển cuộc đàm phán.

Các bước đàm phán, thuyết phục trong kinh doanh

1. Nghiên cứu, chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán
2. Tạo ấn tượng
3. Trao đổi thông tin
4. Đưa ra lựa chọn có lợi cho các bên
5. Đi đến thỏa thuận chung

Nghiên cứu, chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đàm phán

Đây là giai đoạn đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng một bản kế hoạch chỉn chu và thu thập những thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán. Giai đoạn này quyết định phần lớn tới kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng để gia tăng tỷ lệ đạt được những kỳ vọng đặt ra.

• Tìm hiểu đối tác: Một cuộc đàm phán phải có ít nhất từ hai bên, chính vì vậy hãy chuẩn bị những thông tin cần thiết về họ. Ngoài là tài liệu hỗ trợ cho cuộc giao tiếp, điều này vừa thể hiện sự tôn trọng đối tác của mình.

• Xác định rõ vấn đề: Khi đàm phán, hãy xác định những vấn đề cần làm rõ, tìm ra hướng giải quyết cho phù hợp.

• Xác định mục tiêu đàm phán: Mục tiêu đàm phán giúp các bên có thể tập trung vào những vấn đề chính, tránh nói sai chủ đề, gây mất thời gian. Việc xác định mục tiêu cũng giúp các bên có thể thống nhất và đồng thuận về mục đích cuối cùng của cuộc đàm phán.

• Xây dựng các phương án thay thế phù hợp: Không phải lúc nào cuộc đàm phán cũng diễn ra như kế hoạch ban đầu, do đó hãy chuẩn bị cho mình những phương án dự phòng cho các vấn đề phát sinh, những hướng thay thế phù hợp.

Một số nội dung mà doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi đàm phán là:

• Ngôn ngữ (Nếu đối tác là người nước ngoài)
• Thị trường, ngành hàng, lĩnh vực hoạt động của đối tác
• Trình độ, kỹ năng, thái độ của người đại diện bên phía đối tác
• Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc đàm phán
• Xác định điểm mạnh – yếu của doanh nghiệp và đối tác

Tạo ấn tượng

Trong giai đoạn này, những ấn tượng từ giây phút ban đầu là rất quan trọng để có hình ảnh đẹp trong tâm trí đối tác. Bằng cách để đối phương có cơ hội được trình bày nhiều hơn, nếu đối tác cởi mở, đừng ngại thể hiện sự hài hước vừa phải để tạo cảm giác gần gũi. Đồng thời, hãy chỉn chu về trang phục, lời nói, tác phong, thể hiện sự tự tin và có lập trường vững chắc.

Trao đổi thông tin

Trong quá trình trao đổi thông tin, hãy sử dụng kỹ năng quan sát để phân tích kỹ lưỡng về lời nói, hành vi, cử chỉ của đối phương, điều này làm cơ sở đánh giá mức độ tin cậy của họ. Việc tạo dựng niềm tin cho đối phương, nỗ lực thể hiện thiện chí để tạo ra sự tin tưởng lẫn nhau giữa các bên.

Đưa ra lựa chọn có lợi cho các bên

Không phải bất kỳ cuộc đàm phán nào cũng đáp ứng được kỳ vọng của các bên, tuy nhiên hãy cân nhắc để lựa chọn giải pháp hướng về lợi ích chung cho tất cả các bên. Cần lưu ý:

• Không nên là người đưa ra lời đề nghị trước: Hãy để đối tác đưa ra lời đề nghị trước, điều này tạo cơ hội cho doanh nghiệp thảo luận lại để đi đến kết luận tốt nhất.

• Không vội chấp nhận lời đề nghị ban đầu: Thường thì lời đề nghị ban đầu của đối tác là chọn điều có lợi nhất cho họ, những lời đề nghị tiếp theo có thể tốt hơn cho các bên. Chính vì vậy đừng vội chấp nhận lời đề nghị ban đầu trong một cuộc đàm phán.

• Không thương lượng quá nhiều: Thương lượng nhiều gây mất thời gian nhưng cũng chưa chắc rằng sẽ mang lại kết quả tốt hơn trước đó.

• Sử dụng sự im lặng tạo lợi thế: Đôi lúc hãy biết im lặng đúng lúc để bên đối tác có thể nhượng bộ.

Đi đến thỏa thuận chung

Trước khi đi đến thỏa thuận cuối cùng, hãy dành thời gian để xem lại cuộc đàm phán đã đạt được những mục tiêu đề ra hay chưa. Nếu đã hài lòng thì hãy kết thúc nhanh cuộc đàm phán, ghi chú lại những nội dung quan trọng và tiến hành ký hợp đồng. Nếu không hài lòng với thỏa thuận, tốt nhất là hãy dừng thỏa thuận, đừng để phải hối hận vì những lựa chọn của mình.

Phân biệt giữa đàm phán và thương lượng

Đàm phán là quá trình trao đổi ý kiến để đạt được thỏa thuận, trong khi thương lượng là quá trình tìm kiếm và thỏa thuận về các điều khoản, điều kiện hoặc giá cả của một giao dịch, tập trung vào việc tìm giải pháp chung và đạt được sự hài lòng từ cả hai bên.

Phát triển kỹ năng đàm phán cho nhà lãnh đạo

1. Kỹ năng giao tiếp
2. Kỹ năng lập kế hoạch
3. Kỹ năng giải quyết vấn đề
4. Khả năng thích ứng
5. Kiểm soát cảm xúc

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một phần quan trọng và không thể thiếu trong kỹ năng đàm phán. Giao tiếp hiệu quả giúp các bên hiểu rõ về những yêu cầu, kỳ vọng hoặc lập trường của đối phương, từ đó đưa ra những phản hồi phù hợp. Kỹ năng giao tiếp cũng giúp các bên đàm phán thể hiện được sự tôn trọng dành cho đối phương, tạo sự tin cậy và quan hệ gắn bó giữa các bên.

Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền đạt thông tin, lắng nghe, hiểu và phản hồi đúng cách, cũng như thuyết phục và tạo ấn tượng tích cực trong mắt đối phương.

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch giúp các bên chuẩn bị tốt hơn cho cuộc đàm phán, đồng thời đưa ra những đề xuất, lập trường chính xác, logic và có tính khả thi. Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm việc phân tích thông tin, dữ liệu, đưa ra mục tiêu và quy trình đàm phán cụ thể.

Khi thực hiện đàm phán, việc có kế hoạch cụ thể sẽ giúp các bên tránh được những tình huống khó xử nếu không đạt được thỏa thuận mong muốn. Đồng thời, việc lập kế hoạch cũng giúp các bên đưa ra các đề xuất và yêu cầu một cách có hệ thống, từ đó tăng khả năng thuyết phục đối phương đồng ý với lập trường của mình.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình đàm phán, các bên liên quan thường đối mặt với những vấn đề khó giải quyết hoặc các mâu thuẫn giữa các lợi ích và mục tiêu khác nhau. Kỹ năng giải quyết vấn đề là rất quan trọng để đạt được kết quả mong muốn của tất cả các bên trong cuộc đàm phán.

Kỹ năng giải quyết vấn đề bao gồm khả năng phân tích và đánh giá các tình huống, tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề. Điều này giúp các bên tìm ra các giải pháp tối ưu cho tất cả, tránh những tình huống khó xử và không đạt được kết quả mong muốn. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp các bên xác định rủi ro và cơ hội có thể xảy ra trong quá trình đàm phán.

Khả năng thích ứng

Khả năng thích ứng bao gồm khả năng thích nghi với những môi trường và tình huống mới cũng như đối phó với những thay đổi và khó khăn. Trong kỹ năng đàm phán, khả năng này có thể bao gồm việc đưa ra các chiến lược khác nhau để đạt được mục tiêu đàm phán, tùy thuộc vào đối tác và tình huống cụ thể.

Trong một cuộc đàm phán, nếu người đàm phán không thể thích ứng với các tình huống mới và không có khả năng đưa ra các giải pháp thích hợp, họ có thể gặp khó khăn trong việc đạt được mục tiêu, kỳ vọng của mình.

Kiểm soát cảm xúc

Trong một cuộc đàm phán, các bên liên quan có thể phải đối mặt với những tình huống căng thẳng, áp lực và thậm chí là mâu thuẫn. Việc kiểm soát cảm xúc trong những tình huống này là rất cần thiết để giúp các bên duy trì tinh thần thoải mái, tập trung hơn vào những mục tiêu chính.

Khi thực hiện các cuộc đàm phán, việc kiểm soát cảm xúc giúp người đàm phán tránh được những hành động bốc đồng, tránh việc phát ngôn hoặc hành động thiếu suy nghĩ, làm giảm khả năng đạt được kết quả tốt nhất. Việc kiểm soát cảm xúc cũng giúp người đàm phán đưa ra quyết định đúng đắn và phù hợp với tình hình.

Đàm phán là một phần quan trọng của sự hợp tác. Đôi khi chúng ta cần những bất đồng để đẩy lùi những thứ không hiệu quả và đưa ra giải pháp mới cho những vấn đề cũ. Điều đó có nghĩa là khi có kỹ năng đàm phán xuất sắc, chúng ta có thể mang lại những hiệu quả kinh doanh tuyệt vời cho doanh nghiệp.