Quản trị nhân sự là gì? Tầm quan trọng, chức năng và vai trò

Các chuyên gia quản trị nhân sự mang lại giá trị to lớn cho tổ chức của họ, bằng cách quản lý, điều hành, hướng dẫn và đảm bảo lợi ích cho nguồn nhân lực. Đây là công tác cần thiết và đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào.

Quản trị nhân sự là gì?

Quản trị nhân sự là công tác quản lý nhân sự trong tổ chức, chịu trách nhiệm về các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng cho lực lượng lao động nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp cũng như sự hài lòng và gắn bó của nhân viên.

Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và phát triển chiến lược nhân sự cho tổ chức. Con người là tài sản quý giá nhất trong tổ chức, công tác thu hút, tuyển chọn những người có tố chất, năng lực phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của nhà quản trị nhân sự hiện nay.

Tầm quan trọng của quản trị nhân sự

Ngày nay, khi nhu cầu tuyển dụng ngày càng cao và sự tranh giành nhân tài giữa các tổ chức, quản trị nhân sự càng cho thấy tầm quan trọng của mình với doanh nghiệp. Quản trị nhân sự hoạt động tốt có thể khai thác và sử dụng nguồn lao động một cách hiệu quả, đạt được những mục tiêu đề ra.

Ngành quản trị nhân sự hiện nay cũng đang được đầu tư và phát triển mạnh mẽ tại nhiều trường Đại học trên toàn thế giới, nhằm đáp ứng nhu cầu tăng cao của các tổ chức trong việc quản lý nhân sự.

Trong các doanh nghiệp lớn, bộ phận quản trị nhân sự thường được đặt ở vị trí trọng tâm và được đầu tư nhiều để đảm bảo sự thành công của tổ chức. Ví dụ, một số công ty công nghệ hàng đầu như Google, Facebook, Amazon,… đều có các chính sách và chiến lược quản trị nhân sự hiệu quả, đây được cho là những môi trường làm việc tốt nhất thế giới.

Quản trị nhân sự chính là chìa khóa mở ra môi trường lao động tuyệt vời và nền kinh tế, xã hội phát triển. Hoạt động này giúp tăng cường năng suất lao động, giữ chân nhân tài, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và là một yếu tố quan trọng giúp đạt được sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp.

Chức năng của quản trị nhân sự

1. Quản lý chính sách liên quan đến nguồn nhân lực
2. Tư­ vấn cho bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp
3. Cung cấp các dịch vụ nội bộ
4. Đánh giá, kiểm tra nhân viên

Quản lý chính sách liên quan đến nguồn nhân lực

Quản trị nhân sự đóng vai trò chủ đạo trong việc quản lý các chính sách liên quan đến nhân sự, đảm bảo tất cả các luật định do Nhà nước ban hành đều được doanh nghiệp tuân thủ và thực hiện hiệu quả.

Bên cạnh đó, bộ phận quản trị nhân sự cũng có trách nhiệm đưa ra các chính sách phù hợp trong phạm vi doanh nghiệp, đảm bảo lực lượng lao động tuân thủ, thực hiện để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Tư­ vấn cho bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp

Nhà quản trị nhân sự có chức năng tư vấn về các vấn đề liên quan đến lực lượng lao động như chế độ lương thưởng, bổ nhiệm, bổ sung nhân sự, nghỉ việc, sa thải,.. đảm bảo bộ máy tổ chức doanh nghiệp luôn vận hành một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Cung cấp các dịch vụ nội bộ

Bộ phận quản trị nhân sự có chức năng quan trọng trong việc kịp thời lên kế hoạch tuyển dụng, bổ sung nhân lực khi được thông báo. Nhà quản trị nhân sự cũng cần chủ động đưa ra những đề xuất về việc bổ sung, sa thải nhân sự. Bên cạnh đó, họ cũng có chức năng quản lý các vấn đề về lương thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, an toàn lao động,… cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Đánh giá, kiểm tra nhân viên

Quản trị nhân sự gắn liền với lực lượng lao động trong doanh nghiệp, nhà quản trị nhân sự có trách nhiệm giám sát, kiểm tra các bộ phận/ phòng ban về việc thực hiện các chính sách, tuân thủ văn hoá doanh nghiệp hay tham gia các chương trình nâng cao nghiệp vụ,…

Nhà quản trị có thể nhìn nhận, nhận xét, đánh giá nhân sự một cách khách quan, từ đó đưa ra những giải pháp để cải thiện hoặc phát huy tối đa năng lực làm việc của họ. Điều này góp phần không nhỏ tới hoạt động quản trị nhân sự diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Nhiệm vụ chính của người làm quản trị nhân sự

1. Tuyển dụng nhân sự
2. Bố trí nhân sự
3. Đào tạo, phát triển
4. Quản lý các chính sách nhân sự
5. Giám sát và kiểm tra nhân sự
6. Quản lý lương và phúc lợi cho nhân viên
7. Xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp
8. An toàn và bảo mật

Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự là nhiệm vụ đầu tiên của những người làm quản trị nhân sự, đây cũng được coi là khâu quan trọng nhất để mang về những nhân tài phù hợp với doanh nghiệp. Các chính sách, quy trình tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt tùy vào yêu cầu hay quy mô của mỗi doanh nghiệp, nói chung quy trình này không bị áp đặt vào bất kỳ một khuôn mẫu chung nào cả.

Thường thì các doanh nghiệp thường thực hiện theo trình tự như lập kế hoạch, xác định cách thức tuyển dụng, địa điểm, thời gian, tìm kiếm ứng viên rồi đánh giá và tuyển chọn.

>> Tham khảo:

• Các trang web tuyển dụng phổ biến hàng đầu hiện nay
• Top 10 trang web đăng tin tuyển dụng miễn phí

Bố trí nhân sự

Bố trí nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phân bổ công việc, đánh giá hiệu suất, đưa ra các chính sách lương bổng và phúc lợi cho nhân viên. Bố trí nhân sự hiệu quả đảm bảo tổ chức có đủ số lượng nhân viên với các kỹ năng, năng lực và tính cách phù hợp để đáp ứng yêu cầu công việc, đồng thời giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên và động viên họ làm việc tốt hơn.

Đào tạo, phát triển

Đào tạo, phát triển, hoạch định cho nguồn nhân lực trong doanh nghiệp cũng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của bộ phận quản trị nhân sự. Việc này được xem như là một chiến lược đầu tư dài hạn và thông minh của doanh nghiệp, nhưng thực chất sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp chính là nguồn nhân lực.

Để đảm bảo chất lượng nhân sự, doanh nghiệp cần có một khoản chi phí cho việc đào tạo nhân viên, bồi dưỡng thêm các khóa học cho nhân viên, nâng cao kỹ năng làm việc, chuyên môn, tay nghề của nhân viên.

>> Tham khảo các kỹ năng mềm:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

• Kỹ năng lập kế hoạch

• Quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý các chính sách nhân sự

Mỗi doanh nghiệp có chế độ đãi ngộ, chính sách nhân sự khác nhau, tuy nhiên phải đảm bảo các chính sách này quan tâm đến đời sống nhân viên cả về tinh thần, vật chất, có như vậy mới thu hút và tăng tỷ lệ giữ chân người tài.

Việc thiết lập tiêu chuẩn và chính sách phù hợp cho nhân viên là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với nhân viên, giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, nhờ đó họ có thể cống hiến nhiều hơn và gắn bó lâu hơn với tổ chức.

Giám sát và kiểm tra nhân sự

Sau khi có các chính sách nhân sự, nhà quản trị nhân sự cần triển khai giám sát, kiểm tra nhằm đảm bảo nhân viên đang tuân thủ chính sách của doanh nghiệp. Đồng thời nên đánh giá năng lực của từng cá nhân để đưa ra ý kiến đóng góp hay những đề xuất thích hợp, nâng cao hơn nữa hiệu suất làm việc của họ.

Quản lý lương và phúc lợi cho nhân viên

Đây là một nhiệm vụ cơ bản của bộ phận quản trị nhân sự, nhiệm vụ này bao gồm việc giám sát ngày phép của nhân viên, tính lương, thưởng, các phúc lợi về ngày sinh nhật, đạt KPI,…

Xây dựng và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp

Văn hoá doanh nghiệp là yếu tố cần có đối với bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố này, doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững. Cốt lõi của văn hoá chính là tinh thần và quan điểm giá trị doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng, nuôi dưỡng văn hoá doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp, nhất là bộ phận quản trị nhân sự.

Đầu tiên, cần xác định và thống nhất về quan điểm kinh doanh, quản lý của tổ chức. Đánh giá môi trường động lực của doanh nghiệp, thống nhất bộ quy tắc ứng xử đối với mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Sau đó xem xét, đánh giá những đề xuất thay đổi về quy trình, chính sách quản lý. Cuối cùng, bộ phận quản trị nhân sự sẽ tổng hợp và xây dựng về văn hoá tổng thể của doanh nghiệp.

>> Tham khảo: Yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp

An toàn và bảo mật

Trong quản trị nhân sự, cần phải đảm bảo các thông tin liên quan đến nhân sự như thông tin cá nhân, lương bổng, thông tin y tế và các thông tin nhạy cảm khác được bảo vệ an toàn và bảo mật.

Ngoài ra, quản trị nhân sự cũng cần đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên, bao gồm việc cung cấp trang thiết bị bảo vệ lao động, giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc và tuân thủ các quy định an toàn lao động.

Bảo vệ an toàn và bảo mật cho nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị nhân sự, đảm bảo sự tin tưởng và tôn trọng từ phía nhân viên, góp phần xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Quy trình quản trị nhân sự doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự

Hệ thống quản trị nhân sự bao gồm thông tin về người lao động, khi có yêu cầu về việc xuất thông tin thì bộ phận quản trị nhân sự phải có ngay trong thời gian ngắn. Thông tin có thể bao gồm:

• Bảng theo dõi theo phòng ban (Thông tin của nhân sự như họ tên, năm sinh, quê quán,…)
• Tài liệu tuyển dụng để lưu giữ, chọn lọc ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc.
• Bảng kết quả hiệu suất công việc, lưu giữ quá trình hoàn thành công việc của mỗi cá nhân để có những chiến lược phù hợp như chính sách đào tạo, bồi dưỡng, cơ cấu lại kịp thời.
• Bảng theo dõi tiền lương để nắm bắt được mức lương mà nhân viên đang được hưởng cũng như việc điều chỉnh lại cho phù hợp với từng vị trí.

Bước lưu trữ này rất quan trọng và doanh nghiệp cần đảm bảo về vấn đề bảo mật thông tin cho nhân viên. Điều này giúp người giám sát, quản lý có thể nắm rõ tình trạng nhân viên cũng như đảm bảo về quyền lợi nhân sự trong tổ chức.

Bước 2: Thiết lập quy trình tuyển dụng và quản trị nhân sự hiệu quả

Tuỳ vào mô hình và cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp mà việc thiết lập quy trình và quản trị nhân sự sẽ khác nhau. Một số yếu tố cần quan tâm:

• Quy trình tuyển dụng, phỏng vấn ứng viên
• Kế hoạch đào tạo nhân viên, điều chuyển nhân sự giữa các bộ phận/ phòng ban.
• Chính sách đãi ngộ, lương thưởng của doanh nghiệp
• Tầm nhìn, sứ mệnh, nội quy, chính sách và văn hoá áp dụng tại doanh nghiệp.

Nhân sự là lực lượng nòng cốt của tổ chức, khâu tuyển dụng này rất quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm, cân nhắc và xây dựng chiến lược hợp lý, đảm bảo chọn được những người có năng lực, phẩm chất phù hợp với vị trí công việc.

>> Tham khảo: Khóa học Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng

Bước 3: Mô tả công việc và phân công công việc phù hợp cho mỗi nhân sự

Căn cứ vào tính chất, quy trình làm việc, mỗi nhân viên sẽ được định hướng về công việc được phân công một cách chính xác và linh hoạt hơn. Bản mô tả công việc rõ ràng giúp nhà quản trị nhân sự theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả của nhân viên một cách chính xác và khách quan.

Bộ phận quản trị nhân sự cần định hướng rõ ràng, cụ thể và phân công vị trí phù hợp cho các nhân viên, nắm được năng lực cũng như kỹ năng để phân công họ vào vị trí phù hợp.

Bước 4: Đặt mục tiêu làm việc và tiêu chuẩn đánh giá thành tích rõ ràng

Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu rõ ràng sẽ vẽ ra một lộ trình cụ thể để đạt được mục tiêu đó, từ đó giúp nhân viên cảm thấy tin tưởng và quyết tâm hơn để tạo ra hiệu quả. Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự cũng cần đưa ra những tiêu chuẩn đánh giá thành tích theo từng giai đoạn của nhân viên.

Bước 5: Theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc

Mỗi bộ phận, phòng ban nên xây dựng bảng đánh giá kết quả công việc cụ thể theo tuần, tháng, quý, năm,… Nếu nhân viên đạt nhiều thành tích, nhà quản trị nhân sự cần đưa ra những lời khen ngợi, động viên và có những phần thưởng phù hợp. Trường hợp nhân viên chưa đạt hiệu suất làm việc, nhà quản trị cần đưa ra những chính sách phù hợp để cải thiện, thậm chí có thể sa thải nếu cần thiết.

>> Tham khảo: KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả cho cá nhân và bộ phận

Yêu cầu cần có của những người làm quản trị nhân sự

Chuyên môn

Người làm quản trị nhân sự cần phải có kiến thức về các quy trình quản lý nhân sự, pháp luật lao động, quy định về lương bổng và phúc lợi, đánh giá hiệu suất cùng các vấn đề khác liên quan đến nhân sự.

Việc liên tục bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng chuyên môn là điều cần thiết để thích ứng được với môi trường năng động và cạnh tranh như hiện nay. Hơn hết, khi có năng lực và tố chất, dù ở bất kỳ môi trường nào cũng có thể linh hoạt đáp ứng nhanh chóng mà không bị áp lực, bỡ ngỡ.

>> Tham khảo: Giám đốc nhân sự là gì? Vai trò, nhiệm vụ và công việc

Kỹ năng cần có của nhà quản trị nhân sự

Kỹ năng nhân sự

Kỹ năng nhân sự bao gồm các chiến lược quản lý nhân sự, kế hoạch về nguồn nhân sự, các định hướng phát triển, thiết lập văn hoá, các chính sách đào tạo, bồi dưỡng nhân viên để nâng cao hiệu quả công việc, cùng các khoản phúc lợi, lương thưởng.

>> Khóa học quản trị nhân sự: Nâng cao kỹ năng quản lý, lãnh đạo

Kỹ năng giao tiếp

Nghề nhân sự đòi hỏi nhiều về kỹ năng giao tiếp, đàm phán, nhạy bén, linh hoạt trong cách ứng xử với nhân viên, hiểu rõ tính cách và tính chất công việc của mỗi nhân sự, sẵn sàng giúp đỡ hoặc đưa ra lời khuyên thích hợp khi cần thiết.

Kỹ năng thuyết phục

Nhà quản trị nhân sự cần có khả năng thuyết phục và thương thuyết để ảnh hưởng và thúc đẩy nhân viên, cấp trên, các bên liên quan khác. Việc thuyết phục bao gồm khả năng lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, tạo ra lập luận logic và sử dụng cách thuyết phục hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Tư duy phân tích

Khả năng phân tích tình huống, dữ liệu và thông tin giúp đưa ra quyết định chính xác và có căn cứ. Tư duy phân tích giúp họ nhận ra mô hình, xu hướng và vấn đề tiềm ẩn, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp cho công việc quản lý nhân sự.

Kỹ năng lãnh đạo và quản lý

Một nhà quản trị nhân sự xuất sắc phải có khả năng lãnh đạo và quản lý hiệu quả. Họ cần biết cách tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên, xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, và phân công và giám sát công việc một cách hiệu quả. Kỹ năng lãnh đạo và quản lý cũng bao gồm khả năng xử lý xung đột, đào tạo và phát triển nhân viên, và xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp.

Cẩn trọng và chính trực

Sự cẩn trọng và chính trực là những yếu tố cần thiết trong vai trò quản trị nhân sự. Cần có khả năng giữ bí mật và đối xử công bằng với tất cả nhân viên, thể hiện tính công bằng, đạo đức và đồng nhất trong quá trình quản lý và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến nhân sự.

Kiên trì và linh hoạt

Để đối phó với những thách thức và sự biến động khôn lường trong thời đại hiện nay, nhà quản trị cần có sự kiên trì và linh hoạt. Kiên trì giúp nhà quản trị nhân sự vượt qua khó khăn và không bỏ cuộc dễ dàng. Họ cần có khả năng đối mặt với áp lực và thách thức một cách mạnh mẽ. Linh hoạt là khả năng thích nghi và thay đổi phương pháp làm việc khi cần thiết. Nhà quản trị nhân sự cần có khả năng thích ứng với môi trường làm việc đa dạng và những yêu cầu khác nhau của nhân viên và tổ chức.

Phân biệt quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực là hai khái niệm liên quan đến việc quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức, tuy nhiên, chúng có một số điểm khác biệt như sau:

Học quản trị nhân sự ở đâu tốt nhất?

Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa như hiện nay, nghề quản trị nhân sự cần được thay đổi, vai trò của những người làm nhân sự cũng phải định nghĩa lại và hình thành một “chân dung nghề nghiệp” mới, nhằm góp phần phát triển doanh nghiệp của mình nói riêng và phát triển nghề quản trị nhân sự nói chung lên một tầm cao hơn.

Hiểu rõ vấn đề này, Học viện Quản lý Masterskills đã nghiên cứu triển khai một Chương trình đào tạo phù hợp với xu hướng toàn cầu, dựa trên Khung năng lực & Kiến thức (BASK) – Chuẩn mực Toàn cầu về Quản trị Nhân sự của Hiệp Hội Quản Trị Nhân Sự Hoa Kỳ (SHRM) mang tên: Chương trình đào tạo “Quản trị Nhân sự Quốc tế / International Human Resource Management” – IHRM. Đây là chương trình đào tạo đặc biệt nhằm Quốc tế hóa trình độ quản trị nhân sự của những người làm nghề nhân sự tại Việt Nam theo chuẩn mực và đẳng cấp quốc tế.

Học viên tham gia chương trình IHRM sẽ được trang bị “Hệ thống học liệu SHRM” (SHRM Learning System) – được xây dựng bằng công nghệ tiên tiến nhất, bao gồm các công cụ như SmartStudy, các học phần toàn diện ở định dạng điện tử và sách in, các nguồn tài liệu trực tuyến dễ dàng truy cập bằng thiết bị di động. Hệ thống học liệu SHRM này luôn đứng đầu và được tin dùng bởi giới quản trị nhân sự trên toàn thế giới.

Những công nghệ độc đáo, thông minh và được cho là có khả năng thay thế còn người đều là sản phẩm trí óc, công sức và những giờ làm việc miệt mài của con người. Không có sản phẩm/ dịch vụ nào có thể được sản xuất mà không có sự trợ giúp của con người. 

Có thể thấy, con người là nguồn lực cơ bản để tạo ra, xây dựng bất cứ thứ gì đó. Mọi tổ chức luôn mong muốn có được những nhân tài thì cần phải có một hệ thống quản trị nhân sự xuất sắc.