4 cách sắp xếp tài liệu nơi công sở mà bạn nên biết :
Chọn tủ hồ sơ
Chắc hẳn nhiều người nghĩ rằng một chiếc tủ nhỏ sẽ giúp tiết kiệm không gian nhưng thực tế, với số lượng tài liệu sách báo chất đống thì chiếc tủ lớn lại hữu dụng hơn nhiều.
Nếu bạn là người chịu trách nhiệm mua nội thất văn phòng thì nên chọn loại tủ hồ sơ cỡ lớn hoặc kệ để sách báo tài liệu có nhiều ngăn. Tủ có nhiều ngăn sẽ dễ dàng sắp xếp các loại hồ sơ giấy tờ có kích thước khác nhau. Để dễ dàng tìm kiếm, bạn nên phân loại và ghi ra giấy sau đó dán tên cho từng ô tủ, cẩn thận hơn thì có thể dùng giấy có màu khác biệt. Nếu văn phòng bạn quá nhỏ thì nên sắm loại kệ treo tường, vừa tiết kiệm không gian mà giá thành không quá đắt đỏ.
Phân loại tài liệu
Chắc chắn không phải lần đầu tiên bạn nghe tới khái niệm phân loại. Dù bất cứ công việc gì nếu có sự phân loại tốt thì sẽ tránh được mất thời gian vô ích. Việc phân loại hồ sơ sẽ giúp tránh nhầm lẫn, thất lạc và dễ dàng tìm thấy khi cần. Bạn có thể phân loại theo loại công việc của từng phòng ban như phòng quảng cáo, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch… Phân loại theo thời gian cho các loại hồ sơ kế toán như quý I, quý II, quý III…
Sắp xếp thứ tự hợp lý
Sẽ khá rắc rối nếu như chỉ xếp hồ sơ theo nhóm đã phân loại mà không lọc theo bất kỳ điều kiện nào khác. Trong từng nhóm nhỏ này, bạn nên sắp xếp từng tập hồ sơ nhỏ theo một thứ tự nào đó như theo thời gian từ cũ đến mới, theo thứ tự bảng chữ cái ABC chẳng hạn. Bạn cũng nên tập thói quen ghi tên lên từng tập hồ sơ này để dễ dàng tìm kiếm hơn.
Sắp xếp tài kiệu trong máy tính
Không chỉ cần quan tâm tới hồ sơ giấy mà các tài liệu có trong máy tính cũng cần được sắp xếp một cách có khoa học.
Bạn có thể tham khảo cách sắp xếp các thư mục tài liệu trên mạng hoặc xếp theo thói quen tổ chức của chính bản thân mình. Hãy tưởng tượng máy tính là một chiếc kệ để sách báo tài liệu, trong ngăn to nhất bạn sẽ để loại tài liệu nào, trong tập tài liệu đó lại để những giấy tờ gì. Cố gắng sử dụng các công cụ nhóm hoặc sắp xếp có sẵn trong máy tính để xếp chúng theo thứ tự nào đó. Ngoài ra cũng nên đặt tên rõ ràng cho thư mục và tài liệu để tìm kiếm dễ dàng hơn.
Mong rằng các phương pháp đã nêu trên đây sẽ giúp ích cho công việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong văn phòng của bạn.
