Kỹ Năng Quản Lý Hồ Sơ

I/ KHÁI QUÁT CHUNG:

1.Quản lý hồ sơ là gì ?

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức

Vai trò của việc quản lý hồ sơ– Giảm chi phí mua sắm thiết bị
– Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
– Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
– Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
– Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơCó một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.
– Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
– Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
– Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
– Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
– Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác.
– Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực.
– Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
– Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp.
– Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
– Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại.
– Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.
– Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.
– Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.
– Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
– Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác

II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ

– Lưu theo vần, mẫu tự:
– Lưu theo số, mã số
– Phương tiện và thiết bị lưu trữ

1. Lưu theo vần, mẫu tự:

Sử dụng cho hồ sơ tên:

– Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
– Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu.
– Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.
– Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.

Hồ sơ theo chủ đề:

– Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
– Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
– Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
– Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).
– Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.
– Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.

Hồ sơ theo địa danh:

– Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.
– Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).

2. Lưu theo số, mã số

– Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
– Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30.
– Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.

3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

– Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,
– Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…
– Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’

Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.

4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

– Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số.
– Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
– Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.

Những thuận lợi:
– Nó có thề dễ dàng mở rộng;
– Nó mang lại một sự bảo mật nào đó;
– Nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;
– Số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.

Các bất lợi là:
– Chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó;
– Nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.

5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

– Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
– Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
– Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.

Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.

Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.

6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự

– Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia. Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.

– Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.

– Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.

Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.

Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.

7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:

Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.

Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.

Khó khăn:
– Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.

– Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.

8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý

– Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.

– Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.

Thuận lợi: nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

Bất lợi: là người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một thông tin; và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.

Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.

9. Quản lý phân tán theo bộ phận

Ưu điểm

– Tránh được sự trì hoãn không cần thiết
– Dễ dàng thực hiện
– Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác

Nhược điểm:

– Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.
– Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.
– Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung
– Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
– Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.

10. Quản lý theo tập trung

Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.

11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại

Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này:
(1) Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ;
(2) Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy.
Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.

– Việc dùng kỹ thuật vi phim để quản lý hồ sơ đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây do những cải tiến trong các thiết bị dùng để sao chép hoặc cung cấp bản sao đã làm cho quá trình này trở nên dễ dàng, nhanh chóng, rẻ hơn và đặc biệt là do chi phí ngày càng tăng của khoảng trống cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu gốc và chi phí nhân sự để duy trì, truy cập chúng đã làm cho những nhà quản lý phải suy nghĩ khó nhọc về cách thực hiện chức năng này. Những nhà quản trị thường có thể chứng minh cho số tiền đầu tư lớn vào thiết bị cân bằng với chi phí của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có chỗ lưu trữ.

– Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài liệu được thu nhỏ lại chỉ chiếm chưa đến 1% khoảng trống của tài liệu gốc, có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước thống nhất, chi phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại những địa điểm khác. Tuy nhiên bất lợi chủ yếu là vấn đề cập nhật hóa. Điều này chỉ có thể giải quyết trừ khi sử dụng một hệ thống trải chiều rộng của những tấm phim bằng các phim cập nhật.

– Có nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ trên vi phim, trong đó microfiche được sử dụng rộng rãi nhất. Tất cả đều có cùng ý niệm, chỉ có dạng thức là khác nhau.

– Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép phim tuần tự dọc theo cuốn phim. Khi sử dụng phương pháp này cách tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự nào đó không thay đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộn phim chứa những tài liệu hồ sơ một cách hữu hiệu. Để đọc được phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử dụng một máy đọc phim, nếu muốn bản sao hồ sơ trên giấy, phải sử dụng một máy đọc và in.

– Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn thuần là mở rộng của cách sử dụng một cuộn phim. Sử dụng cách này giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi bụi, bẩn và hao mòn tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là sự cồng kềnh không đáng

– Microfiche: đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là một tấm phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro. Một micro có thể có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc vào chất lượng của tài liệu được chụp. Phương pháp này các trang tài liệu được “ nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ. Để xem một microfiche cần có một máy đọc đặc biệt.

– Microfiche thừơng được lưu trữ trong một bao cứng trong suối đặt trong một cái ví hai mặt, kích thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ được lưu trữ. Cái ví này sẽ cho biết những microfiche nào được lưu trữ trong đó và mỗi tấm phim sẽ cho biết rõ nhữnghình ảnh của tài liệu nào được chụp trên phim qua phía trên cùng của phim, thường được đánh dấu trong quá trình chụp.

– Khung và jacket: để cung cấp một phương tiện linh động hơn cho việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động ở chỗ khi thông tin trên một dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra cả thay thế bằng một dải phim khác chứ thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ lưu trữ hồ sơ bị giới hạn trong phương pháp này.

– Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập thông tin. Có thể truy cập thông tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp thứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp này thường được dùng để lưu trữ những bản vẽ, có yêu cầu truy cập thường xuyên

️ Khóa học KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ của Viện MasterSkills đảm bảo đem đến cho bạn một chất lượng đào tạo hiệu quả nhất.

Tham khảm chi tiết hơn tại : https://masterskills.org/Dossier-management-skills-training.htm

—————— ** —————–
👉 Học viện Masterskills Vietnam 👈
Văn phòng: Lầu 9, Tòa nhà Vietcomreal, 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM
Thời gian làm việc: Từ 8h30 ~ 17h00 (Từ Thứ hai đến Thứ sáu)
Học tại Tp.HCM: Tầng 2, Tòa nhà TS Building, Số 17, Đường số 2, Cư xá Đô Thành, P.4, Q.3, Tp.HCM
Học tại Hà nội: Tầng 7, Trung Tâm TM Vân Hồ, Số 51, Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội
Tel.(028) 22 194 047
Email:info@masterskills.org