Công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu truyền thống đã trở nên lỗi thời
Trước đây, quản lý hồ sơ, tài liệu theo phương pháp thủ công thường được thực hiện bằng cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ rồi lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Tuy nhiên khối lượng tài liệu, công văn, giấy tờ, hồ sơ tăng lên rất nhiều theo thời gian.
Việc lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu theo phương pháp thủ công trở nên kém hiệu quả bởi tiêu tốn quá nhiều tài nguyên nhân lực. Điều này dẫn đến việc tại các đơn vị đặc thù có khối lượng hồ sơ, văn bản lớn như trường học, bệnh viện… có thể phải tiêu hủy hồ sơ sau một khoảng thời gian nhất định để tránh bị quá tải. Lưu trữ và quản lý hồ sơ thủ công cũng khiến công tác tra cứu thông tin tài liệu vô cùng khó khăn, vất vả.
Lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu thủ công ngày càng trở nên bất cập
Vì vậy, nhiều đơn vị, tổ chức đã tìm kiếm các giải pháp quản lý tài liệu hồ sơ nhằm giảm thiểu tình trạng quá tải hồ sơ, tài liệu, giấy tờ. Tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không như ý muốn bởi hệ thống phần mềm lưu trữ, quản lý tài liệu không được tính toán và thiết kế kỹ càng để đáp ứng yêu cầu số lượng văn bản tăng lên chỉ sau một thời gian vận hành.
Điều này một phần là bởi quan niệm sai lầm rằng chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt, hệ thống ổ cứng lưu trữ dữ liệu dung lượng lớn là đủ phục vụ công tác quản lý lưu trữ mà quên mất rằng ưu tiên hàng đầu luôn là lựa chọn phần mềm vận hành khoa học, được tính toán để đáp ứng không chỉ nhu cầu hiện tại mà còn có thể vận hành ổn định cho nhiều năm.
CloudOffice – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp
Hiểu được những khó khăn mà doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức gặp phải, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đã xây dựng giải pháp văn phòng điện tử hiện đại, toàn diện CloudOffice.
Quản lý tài liệu là một trong những phân hệ đáng chú ý nhất của CloudOffice, cho phép doanh nghiệp triển khai mô hình quản lý tài liệu theo nhiều cấp, lưu trữ độc lập ở từng cấp đơn vị triển khai, lưu trữ trên máy chủ đảm bảo an toàn, bảo mật.
Tài liệu của đơn vị luôn được lưu trữ, sắp xếp khoa học để phục vụ công tác tra cứu nhanh chóng và chính xác, đồng thời tối ưu hóa khả năng lưu trữ dữ liệu và tốc độ truy xuất tài liệu, dù dung lượng văn bản, hồ sơ, tài liệu tăng lên sau nhiều năm. Việc tổ chức sắp xếp tài liệu theo năm cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm một bộ hồ sơ sự kiện nào đó theo diễn tiến thời gian và theo trạng thái của hồ sơ như: hồ sơ sự kiện đang được theo dõi tại thời điểm hiện nay, hoặc hồ sơ sự kiện đã đóng lại trong quá khứ.
Không chỉ vậy, với CloudOffice, doanh nghiệp có thể phân loại hồ sơ, tài liệu theo các nhóm lĩnh vực và chủ đề, định nghĩa thuộc tính cho từng nhóm, từ đó quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt hơn.
CloudOffice là giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp
Một tính năng ưu việt khác của phân hệ quản lý tài liệu là cho phép doanh nghiệp quản lý các loại tài liệu đặc thù như hợp đồng, dự án… đồng thời theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện và cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng.
CloudOffice cũng hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ, tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng (như tài liệu dạng phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, âm thanh, hình ảnh…). Chức năng này có ý nghĩa rất lớn trong trường hợp doanh nghiệp tổ chức thực hiện một dự án, nhiệm vụ theo nhóm. Trưởng nhóm có thể khởi tạo nhóm tài liệu để các thành viên trong tổ chia sẻ với nhau hoặc chia sẻ một nhóm tài liệu từ cấp cao hơn để những người khác trong nhóm nhiệm vụ, dự án đó có thể truy cập.
Có thể nói rằng CloudOffice đã giải quyết được đa số vấn đề về quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp. Không chỉ dừng lại ở đó, CloudOffice còn cung cấp cho doanh nghiệp những tính năng hữu ích để nâng cao hiệu quả hoạt động như quản lý văn bản đi, văn bản đến, các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và nhiều tiện ích văn phòng vượt trội, hướng tới sứ mệnh tạo ra mô hình làm việc 4.0 hiện đại, áp dụng được cho đa dạng doanh nghiệp với quy mô, lĩnh vực khác nhau.
CloudOffice còn cung cấp những tính năng ưu việt hỗ trợ công việc, tiện ích văn phòng
