Kế hoạch đào tạo nhân viên và quy trình đào tạo nhân viên mới

Các chương trình đào tạo nhân viên giúp doanh nghiệp giữ được đúng người và góp phần tăng lợi nhuận. Khi cuộc chiến tranh giành những tài năng hàng đầu trở nên cạnh tranh hơn trong thị trường ngày nay, các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn bao giờ hết.

Đào tạo nhân viên là gì?

Đào tạo nhân viên là những chương trình cung cấp kiến thức, kỹ năng cụ thể cho nhân sự nhằm cải thiện hiệu suất trong công việc, mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Các chương trình này mở rộng và tập trung vào sự phát triển của nhân viên cũng như hiệu suất trong tương lai.

Tuy nhiên, trong khi hầu hết các doanh nghiệp hiểu tầm quan trọng của việc đào tạo, thì nhiều tổ chức lại bỏ qua việc đầu tư vào đào tạo và phát triển liên tục cho nhân viên, kết quả là họ phải trả giá đắt bằng việc mất đi nhân tài, giảm năng suất và lợi nhuận.

Vai trò của các chương trình đào tạo nhân viên

Nhu cầu đào tạo nhân viên trở nên cấp thiết hơn khi sự tác động ngày càng mạnh mẽ của quá trình chuyển đổi số hiện nay. Theo một khảo sát của PwC, trong số hơn 22.000 công nhân, 53% nhân viên tin rằng công việc của họ sẽ thay đổi hoặc trở nên lỗi thời do tự động hóa. 77% cho rằng họ phải học các kỹ năng mới hoặc đào tạo lại toàn bộ. Điều này cho thấy tầm quan trọng và cần thiết của hoạt động đào tạo nhân viên trong các doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp

Đào tạo nhân viên có vai trò to lớn trong sự phát triển và cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, các hoạt động đào tạo, phát triển nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp:

• Nâng cao và duy trì chất lượng nhân lực, tạo điều kiện để doanh nghiệp ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật mới, góp phần tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
• Hỗ trợ nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, nhờ đó tăng tỷ suất lợi nhuận.
• Hạn chế tối đa tai nạn lao động nhờ các chương trình đào tạo, đặc biệt là các công việc liên quan đến máy móc, công trình.
• Duy trì tính ổn định và năng động của tổ chức, giảm bớt sự giám sát của những nhà lãnh đạo.
• Doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường nơi mà các đồng nghiệp có thể dạy cho đồng nghiệp, xây dựng quy trình hợp tác và tiết kiệm chi phí.

Đối với người lao động

Bên cạnh những tác động tích cực cho doanh nghiệp, các hoạt động đào tạo nhân viên cũng mang lại những ý nghĩa to lớn đối với người lao động, cụ thể:

• Giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, chế độ đãi ngộ tốt, từ đó họ có thể gắn bó và cống hiến lâu dài cho doanh nghiệp.
• Tạo ra sự thích ứng giữa nhân viên và công việc của họ, đáp ứng nhu cầu muốn được học hỏi, nâng cao kỹ năng, kiến thức.
• Giúp nhân viên có tầm nhìn mới, tư duy mới, tạo cơ sở cho họ thỏa sức sáng tạo, mang lại nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp.
• Nâng cao khả năng xác định mục tiêu, giảm nỗ lực để hoàn thành công việc một cách tốt hơn.
• Nuôi dưỡng tiềm năng lãnh đạo, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp mới, khám phá ra đam mê, năng lực mới của bản thân.
• Góp phần thu hẹp khoảng cách giáo dục, đặc biệt là cho những người không có bằng cử nhân Đại học.

Với những vai trò và ý nghĩa tích cực của công tác đào tạo nhân viên, mỗi doanh nghiệp cần bổ sung hoặc quan tâm nhiều hơn tới công tác đào tạo, phát triển nhân lực trong tổ chức của mình.

Một số chương trình đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

1. Trước khi làm việc
2. Đào tạo tại nơi làm việc
3. Đào tạo nâng cao kỹ năng
4. Đào tạo lãnh đạo và quản lý
5. Nhân viên kế thừa

Trước khi làm việc

Hoạt động đào tạo này còn được gọi là định hướng, phổ biến cho nhân viên mới về doanh nghiệp bao gồm văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn và sứ mệnh, giá trị cốt lõi. Loại hình đào tạo này cũng bao gồm các vấn đề cần phổ biến như chính sách của tổ chức, quản trị, tiêu chuẩn cần tuân thủ,…

Đào tạo tại nơi làm việc

Đào tạo tại thời điểm giới thiệu giúp nhân viên làm quen với những kiến thức, lĩnh vực hoạt động và tính chất công việc của họ. Loại hình đào tạo này bao gồm việc giải thích các khía cạnh khác nhau của công việc, các kỹ năng cơ bản cần có để ứng dụng vào quá trình làm việc.

Đào tạo nâng cao kỹ năng

Chương trình đào tạo này có thể được tổ chức theo định kỳ tùy vào mỗi doanh nghiệp. Đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân viên giúp người lao động nâng cao kỹ năng, kiến thức trong lĩnh vực của mình, như kỹ thuật, quản lý, công nghệ,…

>> Tham khảo các kỹ năng mềm:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

• Kỹ năng lập kế hoạch

• Kỹ năng giao tiếp

• Quản lý thời gian hiệu quả

• Kỹ năng quản lý thời gian

• Kỹ năng lãnh đạo bản thân

Đào tạo lãnh đạo và quản lý

Loại chương trình đào tạo này dành cho những người có vai trò lãnh đạo hoặc quản lý trong doanh nghiệp, giúp họ nắm vững các kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý, giải quyết vấn đề,…

Nhân viên kế thừa

Khi có nhân viên thăng tiến trong tổ chức, họ cần được đào tạo lại các kỹ năng cần thiết, đặc biệt là khả năng lãnh đạo và lập chiến lược.

4 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân viên mới trong tổ chức

Bước 1. Xác định nhu cầu đào tạo của công ty

Để xây dựng chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả, ban lãnh đạo phải xác định được nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp, họ cần phân tích về:

• Thực trạng nội bộ doanh nghiệp.
• Theo dõi, đánh giá các hoạt động mà nhân viên đang triển khai.
• Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, xem xét đào tạo hoặc cắt giảm nhân sự (nếu cần thiết).

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của các chương trình đào tạo, mục tiêu này phải tương thích với nhu cầu, cụ thể và có thể đo lường:

• Đào tạo kỹ năng gì cho nhân viên?
• Cam kết như thế nào về trình độ và hiệu suất công việc sau khi đào tạo?
• Số lượng nhân viên có thể tham gia vào chương trình?
• Thời gian thực hiện chương trình đào tạo này là bao lâu?

Bước 2. Xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo nhân viên

Khi đã có mục tiêu, cần xây dựng kế hoạch và bám sát vào mục tiêu đã xác định ở bước trên. Nội dung của chương trình đào tạo phải thể hiện rõ những khía cạnh như:

• Ai là người đào tạo?
• Tần suất chương trình diễn ra như thế nào?
• Doanh nghiệp sẽ áp dụng phương pháp đào tạo như thế nào?
• Mức độ đào tạo nào là phù hợp?
• Hình thức đào tạo là gì? Online hay Offline?

Ngoài ra, Ban lãnh đạo cũng nên chuẩn bị các tài liệu đào tạo phù hợp với yêu cầu đặt ra. Phổ biến thông tin với các bộ phận liên quan để họ nắm rõ.

Bước 3. Tiến hành đào tạo nhân viên

Khi có kế hoạch rõ ràng, cụ thể, doanh nghiệp sẽ tiến hành đào tạo nhân viên theo kế hoạch và chương trình đã chuẩn bị. Trong quá trình đào tạo, người hướng dẫn nên truyền cảm hứng, thúc đẩy nhân viên tương tác, thảo luận, đóng góp ý kiến để chương trình hoàn thiện hơn.

Bước 4. Kiểm tra và đánh giá hiệu quả

Sau khi chương trình đào tạo nhân viên kết thúc, doanh nghiệp cũng cần thống kê, phân tích, đo lường và đánh giá kết quả. Bước này giúp ban lãnh đạo nhận ra những vấn đề còn tồn đọng, đồng thời đưa ra những chiến lược, giải pháp để điều chỉnh kịp thời, tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo.

Giải pháp đào tạo nhân viên hiệu quả và tiết kiệm chi phí

1. Tuyển dụng chọn lọc, bám sát nhu cầu
2. Nâng cao kỹ năng quản lý nguồn nhân lực
3. Chính sách đãi ngộ hấp dẫn cho nhân viên

Tuyển dụng chọn lọc, bám sát nhu cầu

Để tiết kiệm chi phí bồi dưỡng nhân sự, doanh nghiệp nên tuyển dụng chọn lọc ngay từ bước đầu. Bằng cách thiết lập các phương án tuyển dụng, sàng lọc kỹ lưỡng, có thể mất nhiều thời gian và chi phí, tuy nhiên có thể mang lại nhiều nhân tài phù hợp với doanh nghiệp. Nhờ đó tiết kiệm hơn khoản chi phí đào tạo, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Nâng cao kỹ năng quản lý nguồn nhân lực

Kỹ năng quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức lao động có chuyên môn cao. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty cũng cần thường xuyên sàng lọc, đánh giá nhân sự dựa trên các tiêu chí nhằm có cái nhìn tổng quan hơn. Từ đó có thể đưa ra quyết định đúng đắn trong việc cắt giảm hoặc bổ sung khóa học đào tạo phù hợp cho họ.

Chính sách đãi ngộ hấp dẫn cho nhân viên

Các chính sách đãi ngộ hấp dẫn là động lực rất lớn để doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân viên. Ban lãnh đạo cần đưa ra nhiều chính sách khác nhau cho các nhân viên dựa vào năng lực, doanh thu, KPI,… nhằm thúc đẩy sự cố gắng, phấn đấu của từng cá nhân.

Một số lưu ý khi đào tạo nhân viên mới

Việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới tốn nhiều thời gian và chi phí, trong quá trình này, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số điều sau:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng những thông tin về doanh nghiệp, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, quy định, quy chế,… để giới thiệu cho nhân viên mới. 
• Phổ biến thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu, tránh những thiếu sót, lúng túng gây mất chuyên nghiệp trước nhân viên mới.
• Thể hiện văn hóa, tinh thần doanh nghiệp, truyền cảm hứng và giúp nhân viên cảm thấy được đón nhận, tôn trọng và đối xử công bằng.
• Người đào tạo phải có chuyên môn, kinh nghiệm xuất sắc, bởi đây là người trực tiếp định hướng công việc, là cầu nối giữa nhân viên và doanh nghiệp.
• Tập trung vào những kỹ năng, nhu cầu cần thiết của nhân viên cũng như công việc, tránh lãng phí thời gian và ngân sách đào tạo.
• Doanh nghiệp cần đưa ra những cam kết của nhân viên về giá trị nhận được sau quá trình đào tạo, chẳng hạn như hiệu suất công việc, KPI,…

Các câu hỏi thường gặp khi đào tạo nhân viên

Chuẩn bị những gì trước khi đào tạo nhân viên?

Quá trình đào tạo nhân viên thường mất nhiều thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh làm rối loạn quy trình đào tạo này, bao gồm:

• Kế hoạch đào tạo nhân viên chi tiết, chỉn chu

• Tài liệu cần thiết để đào tạo nhân viên

• Phổ biến thông tin rõ ràng đến những người phụ trách đào tạo

• Liên hệ với các trường đào tạo, các bên trung gian nếu doanh nghiệp muốn muốn nhân viên học ở ngoài.

Tùy vào mục tiêu và tính chất công việc, doanh nghiệp có thể chuẩn bị những tài liệu, nội dung đào tạo khác.

Hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả hiện nay?

Tùy vào nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp và nhu cầu của nhân viên, doanh nghiệp có thể đưa ra những hình thức đào tạo khác nhau để mang lại hiệu quả cao. Một số hình thức đào tạo nhân viên hiệu quả hiện nay bao gồm:

Đào tạo trực tiếp

Hình thức đào tạo trực tiếp là một phương pháp rất hữu ích giúp nhân viên có thể tương tác trực tiếp với người phụ trách và các đồng nghiệp. Bằng cách này, nhân viên có thể học hỏi kinh nghiệm từ những người có kinh nghiệm, chia sẻ ý kiến và thảo luận với những người trong cùng lĩnh vực làm việc.

Trong hình thức đào tạo trực tiếp, người phụ trách đào tạo sẽ truyền đạt kiến thức và kỹ năng trực tiếp cho nhân viên. Nhân viên có cơ hội thảo luận, đặt câu hỏi và nhận được phản hồi từ người hướng dẫn ngay lúc đó. Điều này giúp tạo ra một môi trường học tập năng động và tương tác.

Trong quá trình đào tạo trực tiếp, nhân viên có thể học hỏi từ kinh nghiệm thực tế của người phụ trách hoặc từ những thành công và thất bại của các đồng nghiệp khác. Việc được tương tác trực tiếp giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày và giải quyết các vấn đề thực tế.

Ngoài ra, hình thức đào tạo trực tiếp còn tạo ra cơ hội giao lưu và xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp. Nhân viên có thể thiết lập mối quan hệ tương tác với người phụ trách và các đồng nghiệp, từ đó tạo ra sự trao đổi thông tin, kinh nghiệm và cùng nhau phát triển.

Đào tạo trực tuyến

Hình thức đào tạo nhân viên thông qua trực tuyến là một phương pháp hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Việc áp dụng đào tạo trực tuyến cho nhân viên giúp họ tiếp cận với nội dung đào tạo từ bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào phù hợp với lịch trình của mình. Thay vì phải di chuyển đến một địa điểm đào tạo cụ thể, nhân viên chỉ cần kết nối internet và truy cập vào nền tảng đào tạo trực tuyến để tiếp nhận kiến thức.

Mô hình đào tạo trực tuyến cho phép nhân viên học qua các bài giảng trực tuyến, video hướng dẫn, tài liệu điện tử và các bài kiểm tra trực tuyến. Họ có thể tự mình điều chỉnh tốc độ học tập và lập kế hoạch theo nhu cầu cá nhân, không phụ thuộc vào lịch trình cố định của một khóa học truyền thống.

Bên cạnh đó, đào tạo trực tuyến giúp giảm bớt chi phí đi lại và tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Họ không cần phải bỏ thời gian và tiền bạc cho việc di chuyển đến địa điểm đào tạo, tiết kiệm được chi phí đi lại, chi phí ăn uống và lưu trú.

Hình thức đào tạo trực tuyến cũng mang lại sự linh hoạt cho nhân viên trong việc tổ chức thời gian và nỗ lực học tập. Họ có thể tận dụng những khoảng thời gian trống rải rác trong ngày làm việc hoặc thậm chí học từ xa trong môi trường thoải mái và thuận tiện.

Đào tạo thông qua hỗ trợ công việc

Hình thức đào tạo nhân viên thông qua thực hành công việc là một phương pháp quan trọng để giúp nhân viên nắm bắt được các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc thông qua hướng dẫn cụ thể và thực tế từ các đồng nghiệp hoặc giám sát viên.

Qua hình thức này, nhân viên được đào tạo bằng cách trực tiếp tham gia vào quá trình làm việc và thực hành các kỹ năng liên quan. Thông qua sự hướng dẫn của các đồng nghiệp có kinh nghiệm hoặc giám sát viên, nhân viên được chỉ dẫn về các bước cụ thể, quy trình và kỹ thuật thực hiện công việc.

Trong quá trình thực hành công việc, nhân viên có cơ hội áp dụng lý thuyết đã học vào thực tế và đối mặt với các tình huống thực tế. Điều này giúp nhân viên phát triển kỹ năng thực hành, tăng cường khả năng xử lý vấn đề và đào tạo sự tự tin trong công việc của mình.

Các khóa huấn luyện thực hành cũng tạo ra môi trường tương tác và chia sẻ kinh nghiệm giữa nhân viên và các đồng nghiệp hoặc giám sát viên. Nhân viên có thể học từ kinh nghiệm và góp ý của những người có kinh nghiệm, từ đó mở rộng kiến thức và nâng cao kỹ năng của mình.

Đào tạo tập trung

Hình thức đào tạo tập trung kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định, thường là vài ngày hoặc vài tuần, là một phương pháp hiệu quả để cung cấp kiến thức và kỹ năng cho nhân viên.

Trong hình thức này, các khóa đào tạo được tổ chức một cách tập trung và tập trung vào nội dung cụ thể trong một khoảng thời gian ngắn. Nhân viên tham gia vào quá trình học tập liên tục trong suốt khoảng thời gian đó, tạo điều kiện tốt để họ tập trung và tiếp thu kiến thức một cách sâu sắc.

Đào tạo tập trung kéo dài cho phép nhân viên nhanh chóng tiếp cận với các khía cạnh quan trọng của công việc. Thông qua việc tập trung vào một khoảng thời gian cụ thể, nhân viên có thể tiếp thu thông tin một cách nhanh chóng và tăng cường kỹ năng cần thiết trong thời gian ngắn.

Đồng thời, hình thức đào tạo này cũng tạo ra môi trường tương tác và giao lưu giữa các nhân viên tham gia. Nhân viên có cơ hội chia sẻ ý kiến, trao đổi thông tin và học hỏi lẫn nhau trong quá trình học tập. Điều này thúc đẩy sự phát triển cá nhân và xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp.

Mặt khác, hình thức đào tạo tập trung kéo dài cũng đòi hỏi sự cam kết thời gian và nguồn lực từ phía nhân viên và công ty. Nhân viên phải dành thời gian và nỗ lực để tham gia vào quá trình đào tạo, trong khi công ty phải cung cấp nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để tổ chức khóa đào tạo một cách hiệu quả.

Đào tạo theo nhu cầu cá nhân

Hình thức đào tạo nhân viên theo nhu cầu cá nhân là một phương pháp đào tạo được thiết kế riêng cho từng nhân viên, giúp nhân viên cải thiện kỹ năng và nâng cao trình độ chuyên môn hiệu quả.

Trong hình thức này, mỗi nhân viên được đánh giá cá nhân về nhu cầu và mục tiêu đào tạo của mình. Dựa trên những đánh giá đó, các khóa đào tạo được tùy chỉnh và thiết kế riêng cho từng nhân viên, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và mục tiêu cá nhân.

Việc đào tạo theo nhu cầu cá nhân cho phép nhân viên tập trung vào các lĩnh vực mà họ muốn phát triển và nắm vững. Họ có thể tập trung vào việc cải thiện kỹ năng cụ thể hoặc mở rộng kiến thức về lĩnh vực chuyên môn của mình. Điều này giúp họ nâng cao trình độ chuyên môn và trở thành những chuyên gia trong lĩnh vực của mình.

Hình thức đào tạo theo nhu cầu cá nhân cung cấp sự linh hoạt cho nhân viên trong việc lựa chọn khóa đào tạo và thời gian học tập phù hợp với lịch trình của mình. Họ có thể tùy chỉnh quá trình học tập để phù hợp với công việc và cuộc sống cá nhân, giúp họ đạt được cân bằng giữa công việc và sự phát triển cá nhân.

Ngoài ra, hình thức đào tạo này cũng khuyến khích sự tự học và sự tìm kiếm kiến thức của nhân viên. Họ được khuyến khích tham gia vào các khóa học trực tuyến, đọc sách và tài liệu, hoặc tham gia vào các hoạt động ngoại khóa để nâng cao trình độ chuyên môn của mình.

Làm thế nào để đảm bảo nhân viên có thể áp dụng kiến thức và kỹ năng được đào tạo vào công việc?

Để đảm bảo việc học tập, đào tạo của nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần đưa ra những cam kết sau chương trình để họ hoàn thành tốt khóa học mà công ty cung cấp, thậm chí có thể đưa ra những bài kiểm tra năng lực nhân sự để đánh giá và có những phương pháp xử lý phù hợp.

Thiếu cơ hội phát triển nghề nghiệp là nguyên nhân chính dẫn đến sự không hài lòng trong công việc và nghỉ việc sớm của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy rằng, doanh nghiệp đang đầu tư vào tương lai của họ chứ không chỉ là vai trò công việc hiện tại, bằng những chương trình đào tạo nhân viên chất lượng, họ có khả năng ở lại, gắn bó, trung thành và cống hiến nhiều hơn.

>> : Training là gì? Vai trò và các loại hình training nhân viên