EN |
VN
Quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ rất quan trọng và cần thiết cho mọi tổ chức. Số lượng giấy tờ, hồ sơ càng lớn, càng đòi hỏi cần xây dựng các phương án để quản lý khoa học, hiệu quả. Nhằm giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sắp xếp, lưu trữ những tài sản tài liệu của doanh nghiệp, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu khoa học và hiệu quả.
Quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ khoa học và chuyên nghiệp.
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình quản lý sắp xếp tài liệu hồ sơ
Công tác văn thư nói chung và quản lý, sắp xếp tài liệu hồ sơ nói riêng đóng vai trò quan trọng với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trong mọi hoạt động từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, xử lý công việc đều gắn với văn bản, có nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng, sắp xếp và lưu trữ tài liệu.
Vì vậy, vai trò của việc xây dựng quy trình quản lý tài liệu dự án là rất quan trọng:
- Góp phần đảm bảo nguồn thông tin, cung cấp những tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý của các cơ quan, tổ chức.
- Góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý tài liệu tốt sẽ hỗ trợ thực hiện công việc, kiểm tra công việc một cách có hệ thống để đánh giá kết quả và điều chỉnh phương hướng thực hiện.
- Phục vụ cho nghiên cứu tình hình để lập các kế hoạch đầy đủ và chính xác, xây dựng một cách khoa học các kế hoạch về tiền lương, kinh doanh, phát triển lâu dài,…
- Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức, doanh nghiệp, không mất nhiều thời gian để tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu.
- Quản lý tài liệu tốt sẽ thúc đẩy tiến trình xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lý tài liệu tốt sẽ giúp công việc hiệu quả hơn.
2. Hướng dẫn quy trình quản lý tài liệu hiệu quả
Tùy theo từng mô hình và phương thức hoạt động mà cơ quan, đơn vị, tổ chức có thể lựa chọn các bước khác nhau. Dưới đây là quy trình cơ bản:
Bước 1: Lựa chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Các công cụ để lưu trữ hồ sơ căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp:
- Các loại hồ sơ, tài liệu cần được cho vào các loại kẹp file, bìa còng để bảo vệ tài liệu.
- Dùng tủ treo tường để lưu trữ hồ sơ nếu văn phòng diện tích hẹp.
- Các hồ sơ ít sử dụng nên lưu trong các thùng hồ sơ và để ở các vị trí trong cùng.
- Các hồ sơ, tài liệu thường xuyên sử dụng nên để ở các giá tài liệu hoặc ngăn kéo để dễ dàng tìm kiếm.
- Sử dụng các loại giấy ghi chú để dễ dàng phân biệt các loại hồ sơ và tìm kiếm tài liệu.
Bước 2: Phân loại hồ sơ
Một số tiêu chí để phân loại hồ sơ thường được áp dụng:
- Phân chia theo dự án: Các dự án có liên quan đến nhau sẽ được sắp xếp và lưu trữ ở cùng một vị trí.
- Phân chia theo chủ đề: Các loại tài liệu, hồ sơ dự án cùng loại cũng nên lưu trữ cùng nhau, phân chia theo chủ đề sẽ thuận tiện cho quản lý, tìm kiếm.
- Phân chia theo thời kỳ: Ví dụ phân chia theo 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng,…
Phân loại hồ sơ theo các tiêu chí phù hợp.
Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
Một số phương thức sắp xếp tài liệu:
- Sắp xếp theo thời gian: Ghi chú các mốc thời gian ở bên ngoài vị trí dễ quan sát nhất.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự bảng chữ cái.
- Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Ví dụ hồ sơ chưa đã giải quyết xong, đang xử lý hoặc chờ phản hồi,…
Bước 4: Lập danh mục tài liệu, hồ sơ
Bạn hãy tạo danh mục cụ thể cho từng loại hồ sơ sau đó đưa vào máy tính. Việc tra cứu và sử dụng hồ sơ sau này có được thuận tiện và nhanh chóng hay không phụ thuộc lớn vào phần tạo danh mục. Chuyên đề hồ sơ cần được cập nhật thường xuyên theo số lượng tài liệu phát sinh.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
Bạn có thể lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định và tạo thêm một bản mềm để dự phòng. Danh sách hồ sơ, tài liệu có thể tạo bằng bảng tính excel để dùng chức năng dẫn link, liên kết với tập tin hình ảnh lưu trữ của bộ hồ sơ, tài liệu tương ứng.
Lưu trữ hồ sơ vào các vị trí nhất định.
Bước 6: Theo dõi và cập nhật hồ sơ
Hồ sơ phải liên tục được cập nhật theo các số liệu phát sinh. Đồng thời, bạn cần phải kiểm tra hồ sơ định kỳ để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp, bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu cho các bộ hồ sơ hiện tại.
