EN |
VN
Quản lý tài liệu trên Excel, trên hồ sơ giấy hay trên Google Drive hiệu quả nhất? Quản lý tài liệu là quy trình tưởng chừng đơn giản nhưng gây khó khăn và tiêu tốn khá nhiều thời gian, chi phí và nguồn lực của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Có nhiều phương thức để quản lý tài liệu, văn bản trong tổ chức được áp dụng. Vậy đặc trưng của từng phương pháp là gì và nên lựa chọn cách nào tối ưu nhất?
Các phương pháp quản lý tài liệu chuyên nghiệp và hiệu quả.
1. Quản lý tài liệu theo phương pháp hồ sơ giấy
Đây là phương pháp được áp dụng phổ biến trước đây. Theo phương pháp quản trị thông tin tài liệu trên giấy, tất cả các tài liệu, văn bản sẽ được theo dõi, quản lý bằng cách thủ công, cụ thể là ghi chép.
Đặc trưng của phương pháp này như sau:
- Công cụ để quản lý tài liệu: Sử dụng sổ sách, giấy tờ để theo dõi và tổ chức sắp xếp tài liệu.
- Công cụ để lưu trữ: Kẹp hồ sơ, tủ tài liệu, giá đựng tài liệu, nhà kho,…
- Phương thức quản lý: theo dõi bằng cách đánh dấu, ghi chép thủ công trên giấy tờ.
Quản lý tài liệu bằng sổ sách với nhiều vấn đề bất cập.
Ưu điểm của phương pháp quản lý tài liệu bằng sổ sách:
- Không cần sử dụng công nghệ cao, không cần đầu tư kỹ thuật, máy móc.
- Thao tác đơn giản.
- Nhân sự không cần trình độ cao.
Nhược điểm:
Phương pháp quản lý tài liệu, văn bản bộc lộ các hạn chế khi khối lượng tài liệu của doanh nghiệp tăng nhanh, số lượng nhiều và tần suất liên tục, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn, trở ngại và công tác quản lý tồn tại nhiều bất cập:
- Tốn kém chi phí: Chi phí mua giấy tờ, văn phòng phẩm, mực in, công cụ lưu trữ, thuê kho bãi, chi phí nhân sự,…
- Tốn nhiều thời gian: Các thao tác quản lý, ghi chép dữ liệu và tìm kiếm, tra cứu tài liệu tốn rất nhiều thời gian.
- Hiệu quả quản lý thấp: Đặc biệt khi số lượng hồ sơ tăng nhanh hoặc phát sinh nhiều tài liệu, sử dụng sổ sách không thể đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn về quản lý tài liệu.
- Dễ xảy ra rủi ro: Số lượng tài liệu nhiều sử dụng phương thức quản lý thủ công sẽ dễ dẫn tới nhầm lẫn, sai sót. Các nguy cơ về mất, hỏng, cháy tài liệu có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
2. Quản lý tài liệu bằng Excel
Sử dụng excel để quản lý tài liệu là phương thức được nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp dụng bởi tính khoa học và tiện dụng. Không cần đầu tư nhiều các thiết bị, tổ chức có thể xây dựng hệ thống quản lý tài liệu bằng Excel với nhiều ưu điểm như:
- Dễ sử dụng, dễ dàng thao tác và phù hợp với nhiều đối tượng người dùng.
- Tính phổ biến cao, sử dụng miễn phí.
- Có thể tạo các báo cáo đơn giản thống kê tình hình sử dụng tài liệu của tổ chức.
- Phù hợp với các tổ chức vừa và nhỏ.
Sử dụng Excel quản lý tài liệu chỉ phù hợp các tổ chức vừa và nhỏ.
Nhược điểm:
- Khi lượng tài liệu lớn sẽ khó khăn cho việc quản lý.
- Người xây dựng hệ thống quản lý tài liệu bằng Excel phải có kiến thức chuyên sâu về các hàm trong Excel.
- Chỉ có thể báo cáo đơn giản, khó khăn trong việc tổng hợp các báo cáo chi tiết, thống kê số liệu cụ thể.
- Mất nhiều thời gian nhập liệu, dễ bị sai sót, nhầm lẫn.
- Dữ liệu kém bảo mật, dễ bị rò rỉ hoặc mất dữ liệu.
3. Quản lý tài liệu bằng Google Drive
Cùng với sự ra đời và phát triển của hệ thống mạng máy tính, các phương thức lưu trữ và quản lý trên công cụ đám mây được ứng dụng rộng rãi. Trong đó, công cụ được sử dụng phổ biến nhất là sử dụng Microsoft Office và Google Drive.
Google Drive bị hạn chế về dung lượng và bảo mật.
Các cơ quan, tổ chức cho rằng chỉ cần đầu tư các thiết bị lưu trữ có dung lượng cao thì có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý toàn bộ tài liệu. Tuy nhiên, lưu trữ chỉ là một phần nhỏ của quy trình lưu trữ. Ngoài ra, việc quản lý các loại công văn, chuyển giao, giải quyết, chia sẻ dữ liệu,… cũng đóng vai trò rất quan trọng.
Google Drive đáp ứng được các tiêu chí về chia sẻ thông tin nhưng lại có nhiều mặt hạn chế về dung lượng và mức độ bảo mật. Đặc biệt, các tài liệu của tổ chức đa phần liên quan đến thông tin về tài chính, nội bộ thì yêu cầu về bảo mật càng cần đáp ứng ở mức độ cao.
