Sắp xếp hồ sơ theo vần, ký tự
Các hồ sơ cá nhân có tên khách hàng, nhân viên thì chúng ta sẽ dùng bìa hồ sơ để tổng hợp các tài liệu của một cá nhân vào. Bên ngoài đề tên, một số thông tin cá nhân cơ bản và sắp xếp theo bảng chữ cái. Nếu một cá nhân có nhiều hồ sơ cần lưu trữ thì có thể lưu theo chủ đề, nội dung của văn bản cần lưu. Hoặc phát sinh nhiều vấn đề thì chúng ta sắp xếp theo giai đoạn, thời gian phát sinh.
Lưu hồ sơ thật gọn gàng
Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề theo kiểu vần thì chúng ta nên đặt tên cụ thể và thống nhất cho tất cả hồ sơ. Sử dụng thêm các tiêu đề phụ nếu chủ đề chính quá rộng. Nên lên danh sách các chủ đề đã lưu trữ thành một mục lục để tiện cho việc tìm kiếm. Kèm theo đó là sử dụng các thẻ hướng dẫn, kẹp ghi chú để dễ dàng tìm kiếm.
Lưu hồ sơ theo mã số
Những chú ý trong việc lưu hồ sơ theo mã số:
- Mã số phải được đánh dấu tăng dần, không hết số.
- Các mã số cần phải được ký hiệu đơn giản, dễ nhớ.
- Kết hợp thêm phần mề trên máy tính để dễ tra cứu và tìm kiếm. Có thể sử dụng exel, access, bảng tính của Google drive hoặc các phần mềm khác mà bạn cảm thấy dễ sử dụng.
Sắp xếp hồ sơ theo thời gian, trình tự
Đây là cách sắp xếp hồ sơ cho những cuộc hội thảo, tài chính công ty, họp hành, biên bản hoặc các chương trình bán hàng, marketing, quảng bá của doanh nghiệp. Chúng ta có thể lưu trữ theo năm, quý, tháng hoặc cụ thể hơn là ngày. Ở phần bìa hồ sơ cần ghi rõ giai đoạn thực hiện. Nếu biên bản là một chiếc dịch, chiến lược kép dài thì doanh nghiệp có thể sắp xếp dựa trên ngày bắt đầu hoặc ngày kết thức.
Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học
Ưu điểm của cách lưu trữ này là chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm, phân loại hồ sơ. Nhược điểm là chúng ta sẽ tốn nhiều thời gian, công sức cho việc sắp xếp theo trình tự thời gian cụ thể.
Sắp xếp hồ sơ theo từng mục đích
Có thể hiểu nôm na cách quản lý hồ sơ này là chia theo từng bộ phận. Giấy tờ, hồ sơ của bộ phân nhân sự, kế toán, marketing, bán hàng, tài chính… Cách này sẽ dễ thực hiện, ít bị trùng lắp trong vô vàn hồ sơ. Tuy nhiên việc quản lý này cũng mang nhiều điều bất lợi như khó kiểm soát, nắm bắt được hết hồ sơ.
Mong rằng qua bài viết trên chúng tôi có thể giúp các bạn được phần nào giải quyết những khó khăn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.
