Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, việc lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp là bắt buộc và cần tuân thủ nguyên tắc chặt chẽ. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự khoa học hơn, mà còn giúp nhà quản trị dễ dàng đưa ra quyết định kịp thời khi đối mặt với các vấn đề nhân lựa liên quan.
Các giấy tờ cơ bản cần có trong hồ sơ nhân sự
Tùy vào từng yêu cầu của công ty và theo hợp đồng của nhân sự mà bộ hồ sơ nhân sự sẽ yêu cầu các giấy tờ khác nhau. Dưới đây là các giấy tờ cơ bản, tối thiểu cần phải có trong hồ sơ như:
- Đơn xin việc
- Sơ yếu lý lịch
- Chứng minh thư photo công chứng
- Bằng cấp có photo công chứng
Lý do doanh nghiệp cần lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự
Nhiều nhân viên ở bộ phận nhân sự sẽ thắc mắc rằng tại sao lại cần lưu hồ sơ nhân sự. Đây là một số lý do để cho các doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học.
- Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là do yêu cầu bắt buộc của Luật Việt Nam. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Bộ phận hành chính cần phải có trách nhiệm là ghi lại toàn bộ những thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến người lao động ở trong doanh nghiệp.
- Khi quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, chắc chắn nó sẽ giúp cho các anh chị quản lý tốt hơn nguồn nhân lực ở trong doanh nghiệp. Nếu cần có những quyết định trong việc phát triển nhân sự, sẽ kịp thời đưa ra quyết định hơn.
- Lưu trữ hồ sơ nhân sự thông minh giúp quản lý nhân sự có cơ sở để giải quyết những tranh chấp với người lao động khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.
4 bước trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả
Hiện nay có hai cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến. Đó chính là thực hiện lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ. Hoặc, anh chị có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng bản mềm ở trong máy tính.
1. Trước khi lưu trữ cần thực hiện phân loại hồ sơ
Trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, hãy thực hiện công tác phân loại nó. Việc thực hiện phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.
Một số nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác .. Và ở trong những nhóm hồ sơ này, để tiện hơn trong việc tìm kiếm, bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa.
Một mẹo nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học mà các bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Và với cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Cách lưu trữ này cũng sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.
2. Quyết định địa điểm lưu giữ hồ sơ nhân sự
Một số doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu hồ sơ nhân sự tại chính cơ quan của mình. Còn một số công ty có thể thuê kho để lưu, đó là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Tùy vào tính chất công việc và cả kinh tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách lưu trữ hồ sơ khác nhau.
Dù là lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu thì doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo được một số những yếu tố như sau:
- Địa điểm lưu trữ thông thoáng và đặc biệt là không bị thấm nước
- Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo không có các loại động vật chuyên gặm nhấm như gián, chuột….
- Địa điểm lưu trữ hồ sơ cần phải đảm bảo được lưu trữ ở trong thời hạn nhiều năm.
3. Triển khai công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự
Khi đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này anh chị hoàn có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho.
4. Thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự
Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.
Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải một số sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, sử dụng các bản scan hồ sơ trên môi trường số sẽ giúp bảo quản thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn. Hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.
Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự với công nghệ 4.0
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ, nguồn dữ liệu gần như đã được số hóa toàn bộ. Những hồ sơ của nhân viên có thể quản lý thông qua các phần mềm nhân sự, tạo điều kiện thuận lợi cho tự động hóa việc tạo tài liệu, truy cập và thiết kế trình làm việc. Nhiều hệ thống quản lý tài liệu cung cấp thông báo tự động về các sự kiện kích hoạt cũng như đáp ứng được nhu cầu cao hơn so với việc lưu trữ hồ sơ vật lý như trước đây.
Trong các giải pháp trên, hãy cùng xem qua một vài nền tảng hữu dụng có thể sử dụng để quản lý hồ sơ nhân sự nhé:
Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel
Excel là một trong những giải pháp tương đối hữu hiệu trong việc quản lý hồ sơ nhân sự với khả năng như là một công cụ vô cùng hữu dụng trong việc theo dõi các thông số cần thiết. Trong một file quản lý hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm các thông tin như sau:
- Họ và tên
- Bộ phận
- Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên…
- Vị trí làm việc: Là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận
- Loại hình làm việc: full time, part-time
- Các thông tin liên quan tới trình độ học vấn
- Các giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch, bản sao cmnd, bản sao sổ hộ khẩu,…
- Các thông tin liên quan tới kinh nghiệm và kỹ năng công việc…
Với việc có rất nhiều thông tin khác nhau để một công ty cần phải quản lý, file Excel nhân sự cần có nhiều biểu mẫu khác nhau để có thể quản lý một cách tổng quát và đầy đủ. Các biểu mẫu thường được biết tới hiện nay là:
- File Excel quản lý nhân sự tổng quan: Cung cấp thông tin chung nhất về nhân sự đang làm việc tại công ty.
- File Excel quản lý hợp đồng: Dùng để quản lý thông tin về các hợp đồng thử việc cũng như hợp đồng lao động. Biểu mẫu của file Excel này tuy đơn giản nhưng lại mang rất nhiều dữ liệu với đòi hỏi về sự chính xác vô cùng cao.
- File Excel theo dõi nhân sự mới: Là sự kết hợp giữa danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân, khai thác về thông tin của nhân viên trong quá trình nhập việc.
- File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc: Tương tự như theo dõi nhân sự mới, quá trình theo dõi nhân sự nghỉ việc sẽ giúp cắt bỏ những dữ liệu không còn cần thiết, từ đó hạn chế những sai sót và nhầm lẫn khi sử dụng những dữ liệu không còn giá trị.
- File Excel theo dõi biến động lương nhân sự: Theo dõi việc tăng giảm lương, luân chuyển vị trí công tác, tăng giảm chức vụ…
Với tính năng cập nhật và xử lý dữ liệu một cách tự động, Excel sẽ giúp các nhà quản trị kịp thời nắm được:
- Các thông số quan trọng trong quá trình theo dõi tuyển dụng.
- Giúp quản lý công việc và hồ sơ của nhân viên một cách thông minh theo ngày, tuần, quý,… qua đó tạo thuận lợi cho việc kiểm tra hiệu suất làm việc.
- Tự động tính toán các chỉ số theo những gì thu thập được.
- Tự động kiểm tra, tổng hợp và thống kê hồ sơ của nhân viên theo từng ngày.
Tuy nhiên, bên cạnh những tính năng nổi bật của mình, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel cũng có những điểm hạn chế nhất định:
- Dữ liệu bị phân tán, khó để rà soát tổng thể: Khi sử dụng Excel, bạn liên tục phải di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau, việc này khiến cho việc quản lý đôi khi mất thời gian và không tối ưu.
- Khả năng tích hợp kém: Để quản lý nhân viên, nhà quản lý phải kết hợp Excel với nhiều công cụ khác và việc quản lý trở nên khá cồng kềnh. Tuy nhiên, file Excel lại thiếu đi khả năng tích hợp nhiều phần mềm lại với nhau. Điều này không chỉ làm tiêu tốn thêm thời gian làm việc của người phụ trách mà còn làm giảm năng suất và chất lượng công việc.
- Khó có thể mở rộng khi gia tăng quy mô: Sức chứa của Excel là rất lớn, lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Nhưng khi doanh nghiệp ngày một phát triển và lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ dùng Excel thôi là không thể đáp ứng được.
- Dễ gây ra lỗi sai bởi thao tác con người: Tất cả các thao tác của nhân viên trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Điều này dẫn đến rủi ro về sai sót là cực kỳ lớn.
Chính vì những bất cập đó, các doanh nghiệp sẽ cần một giải pháp tốt hơn cho công việc quản lý hồ sơ nhân sự của họ. Và giải pháp đó có thể là các phần mềm quản trị thông tin nhân sự.
