EN |
VN
Quản lý dự án là công việc phức tạp. Có rất nhiều yếu tố, và rất ít trong các yếu tố đó có ranh giới rõ ràng giữa trắng và đen – hầu hết đều nằm ở ranh giới xám. Các tổ chức thường cố gắng loại bỏ những yếu tố không chắc chắn đó bằng cách tạo ra các phương pháp và quy trình chuẩn, cách tiếp cận nhất quán về cách quản lý dự án.
Đối với các PM mới, những cách tiếp cận có cấu trúc này có thể mang lại lợi ích rất lớn. Doanh nghiệp cung cấp một khuôn khổ mà PM có thể dựa vào mà không phải suy nghĩ quá nhiều, họ được giải phóng để tập trung vào các lĩnh vực mà họ có thể gia tăng giá trị cho dự án và nhóm.
Tuy nhiên, cũng có một mối nguy tiềm ẩn cho các PM mới từ những cách tiếp cận này. Cách tiếp cận này có thể được thực hiện mà không cần suy nghĩ quá nhiều thường dẫn đến kết quả là người thực hiện không để tâm – làm theo quán tính. Kết quả là, các nhà quản lý dự án mới tuân theo một quy trình mà không hiểu lý do tại sao họ làm như vậy, làm thế nào nó mang lại lợi ích cho dự án hoặc thậm chí liệu họ có nên làm điều gì đó khác đi?
Chắc chắn, trên lý thuyết quy trình chuẩn là đại diện cách tiếp cận tốt nhất mà PM nên giữ, nhưng trong thực tế, thường thì sự thỏa hiệp sẽ tạo ra rủi ro rằng không-có-một-giải-pháp nào hoàn hảo cho tất cả các vấn đề. Nhưng ít nhất, người PM nên cân nhắc điểm nào sẽ cần điều chỉnh cho những vấn đề đặc thù mà họ phải đối mặt. Thường những người PM mới họ ít có kinh nghiệm để biết rằng khi nào sẽ cần có những điều chỉnh trên quy trình hiện có, để làm rõ điều đó họ cần luôn đặt câu hỏi “Tại sao”
Sự xác thực thông qua câu hỏi “tại sao”
Đừng hiểu nhầm ý tôi. Tôi không gợi ý rằng các PM mới nên bỏ qua các quy trình và phương pháp đã được thiết lập. Những thực tiễn đó tồn tại vì một lý do và, trong hầu hết các tổ chức, chúng đã được tinh chỉnh theo thời gian để thể hiện sự thỏa hiệp tốt nhất cho hầu hết các tình huống.
Những gì tôi đang đề nghị là những người quản lý dự án mới nên tìm hiểu lý do tại sao họ được hướng dẫn để làm việc theo một cách nhất định. Chỉ khi họ hiểu mục đích của từng quy trình, các bước thực hiên, mẫu biểu, v.v., họ mới có thể đánh giá cao cách các yếu tố khác nhau đó kết hợp với nhau để hình thành cách tiếp cận tổng thể của tổ chức để chuyển giao dự án. Quan trọng hơn, hiểu mục đích đằng sau mỗi hành động cũng giúp họ hiểu khi nào những hành động đó cần được điều chỉnh để phù hợp nhất với nhu cầu của từng dự án riêng lẻ.
Đặt câu hỏi đơn giản đó bất cứ khi nào bạn không rõ lý do tại sao một điều gì đó được thực hiện sẽ cung cấp bối cảnh bổ sung, nền tảng đằng sau quyết định làm mọi thứ theo một cách nhất định trái ngược với một trong những cách tiếp cận khác. Theo thời gian, các câu trả lời cho mỗi câu hỏi “tại sao” sẽ giúp xây dựng một bức tranh hoàn chỉnh về tổ chức – cách tiếp cận các mảnh ghép trong một trò chơi ghép hình, nếu bạn muốn. Dần dần, các yếu tố khác nhau này kết hợp với nhau để tăng sự hiểu biết cho PM không chỉ về cách các dự án được chuyển giao, mà tại sao chúng được thực hiện theo cách đó.
PM không nên lo lắng rằng các câu hỏi tiếp cận liên tục này sẽ làm giảm sự nhận thức năng lực của họ trong vai trò họ đang giữ. Công ty nên giữ chân các PM – người luôn muốn biết tại sao các việc được hoàn thành theo cách chắc chắn này, điều đó thể hiện mong muốn hiểu biết, chứng tỏ sự cam kết thành công của bản thân họ.
Các tổ chức chủ động sẽ luôn có các PM giàu kinh nghiệm hoặc PMO để hỗ trợ các PM mới đạt được sự hiểu biết này. Trong một thế giới lý tưởng, PM sẽ không bao giờ phải hỏi tại sao vì tổ chức sẽ giải thích mục đích của các bước cùng lúc với các cơ chế của quy trình được cung cấp (nhưng rất ít tổ chức đạt được lý tưởng đó).
Tận dụng lợi thế tại sao
Khi người quản lý dự án hiểu được mục đích đằng sau mỗi quy trình trong phương pháp tổ chức, họ có thể bắt đầu xác nhận mục đích đó trên mỗi dự án mà họ quản lý. Bởi vì cách tiếp cận được tiêu chuẩn hóa luôn là một sự thỏa hiệp được thiết kế để phù hợp nhất với nhiều tình huống nhất có thể, nên sẽ không khó tìm thấy các tình huống trong đó quy trình không được xem như là “the best approach”.
Nhận thấy đây là một dấu hiệu cho thấy một người quản lý dự án mới bắt đầu hiểu được những sắc thái về quản lý dự án, đánh giá cao rằng mỗi sáng kiến đều có những thách thức riêng biệt và sẽ yêu cầu các cách tiếp cận được điều chỉnh một chút vào các thời điểm khác nhau.
Có thể sẽ cần thêm một vài chu kỳ dự án trước khi người quản lý dự án có kinh nghiệm để có thể xác định cách thức tốt hơn để thực hiện một yếu tố cụ thể của dự án, nhưng một khi họ có kinh nghiệm và tự tin muốn thay đổi cách tiếp cận tiêu chuẩn, họ sẽ nên được khuyến khích để làm như vậy. Các dự án không thành công vì một cách tiếp cận tiêu chuẩn được thực hiện mà không có bất kỳ biến thể nào, chúng thành công vì các nhà quản lý dự án lành nghề nhận ra rằng những thách thức đặc thù cần các giải pháp đặc thù.
Khả năng đưa ra lựa chọn đúng đắn thường xuyên không đến từ sự kết hợp giữa kinh nghiệm và sự hiểu biết. Không có cách nào để rút ngắn kinh nghiệm, nhưng sự hiểu biết sẽ phát triển nhanh hơn nhiều khi được thúc đẩy bởi các câu trả lời cho câu hỏi tại sao. Người quản lý dự án cũng phải nhận ra rằng các bước nhất định trong cách tiếp cận dự án không thể thay đổi trong bất kỳ trường hợp nào và điều đó cũng xuất phát từ kinh nghiệm và sự hiểu biết.
Vấn đề tiêu chuẩn hóa trong chuyển giao dự án hiện đại
Không có gì mới hay cuộc cải cách về các khái niệm tôi đã nói ở đây. Các nhà quản lý dự án hiệu quả luôn tìm hiểu lý do tại sao họ được yêu cầu thực hiện mọi thứ theo một cách nhất định, cho dù đó là một mẫu cập nhật tình trạng dự án hay các bước ước tính hoàn chỉnh. Tuy nhiên, trước đây, các tổ chức đã rất miễn cưỡng để các PM điều chỉnh phương pháp luận cho các dự án riêng lẻ, thay vào đó, doanh nghiệp muốn quan sát sự biến động như một cách tiếp cận mới hoặc là phương pháp của sự cải tiến liên tục. Điều này đơn giản là không còn hiệu quả trong thời đại ngày nay.
Các dự án cần thời gian chuyển giao nhanh hơn, bắt kịp với những thay đổi và hoạt động với nhiều giả định hơn vì sự thay đổi quá nhanh trong thời đại ngày nay. Đồng thời, phương pháp chuyển giao dự án được đa dạng hóa như: phương pháp Agile hay waterfall , nhưng cũng có nhiều phương pháp kết hợp giữa linh hoạt & truyền thống. Trong môi trường ngày nay, cách tiếp cận khuôn mẫu sẽ không thể tồn tại. Sẽ có sự đa dạng hóa ngày càng tăng trong cách các dự án được chuyển giao và các kỳ vọng lớn hơn từ các PM sẽ thúc đẩy cách tiếp cận linh hoạt dựa trên các tình huống riêng biệt của mình.
Để các PM có thể làm được điều đó, họ cần phải hiểu mọi thứ được thực hiện như thế nào và tại sao.
Tác giả: Andy Jordan
Nguồn: projectmanagement.com
Lược dịch: Linh Trần – Viện Quản lý dự án Masterskills
:
📚
📚 Project Charter là gì? Hướng dẫn viết Project Charter cơ bản!
📚 Kick-off Meeting có quan trọng không?
📒 11 bí quyết thành công của Giám đốc dự án
📒 8 hậu quả Quản lý dự án kém
