Khi tìm kiếm cách làm việc hiệu quả, danh sách công việc cần làm (To-do list) là một trong những công cụ cơ bản không thể thiếu. Có rất nhiều ứng dụng, chiến lược, lý thuyết và phương pháp để tạo danh sách to-do list hiệu quả và tốt nhất.
Tuy nhiên, liệu chúng ta có nhầm lẫn không, danh sách công việc cần làm có thể làm giảm năng xuất không? Nhiều người có năng suất làm việc cao khẳng định câu hỏi này là có. Và họ có một vài ý tưởng thú vị về cách làm việc hiệu quả mà không cần lên danh sách việc cần làm.
Tại sao danh sách việc cần làm có thể trở nên phản tác dụng?
Danh sách công việc cần làm chắc chắn đem lại lợi ích nếu không nó đã không được sử dụng nhiều và đứng đầu trong danh sách tìm kiếm, tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nghiêm trọng.
Ví dụ, danh sách việc cần làm có thể trở thành công cụ chính của sự trì hoãn. Bạn đã bao giờ quyết định ngồi xuống và lên danh sách thay vì bắt đầu một công việc trên đó không? Và chắc chắn câu trả lời là có và không chỉ dưới một lần. Nhiều người cảm thấy hiệu quả khi làm việc với danh sách hơn là thực sự bắt tay vào thực hiện những công việc đó.
Mặt khác, danh sách công việc cần làm khiến chúng ta cảm thấy như thể chúng ta không bao giờ hoàn thành được nó vậy. Một lý do mà bạn không bao giờ gạch bỏ những mục trong danh sách là nó không đề ra thời gian hoàn thành. Trừ khi bạn có danh sách cực kỳ chi tiết, nếu không thì dự án 10 phút cũng giống với dự án 10 giờ. Và bạn sẽ cảm thấy hiệu quả khi gạch bỏ được những công việc nhỏ, ít quan trọng, chỉ mất mấy phút để thực hiện, nhưng thực chất hiệu quả không cao.
Tất nhiên, nhiều người thấy rằng danh sách công việc cần làm giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Tìm ra hệ thống năng suất hoàn hảo cho cuộc sống của chính bạn là bước đầu tiên trong việc tìm ra cách để làm được nhiều việc hơn trong một ngày. Do vậy sử dụng danh sách việc cần làm hay không là phụ thuộc ở bạn. Tuy nhiên với những cách dưới đây bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, hãy thử và biết đâu bạn sẽ không còn cần danh sách việc cần làm nữa.
Sử dụng lịch để lên kế hoạch làm việc
Daniel Markowitz, trong Tạp chí Kinh doanh Harvard (Harvard Business Review), đã trình bày một giải pháp thay thế danh sách việc cần làm được gọi là “living in your calendar”. Ý tưởng này rất đơn giản: lấy công việc của bạn ra khỏi danh sách, ước tính thời gian thực hiện và chuyển chúng vào lịch.
Lập kế hoạch các nhiệm vụ – không chỉ sử dụng lịch như danh sách công việc phải làm – có rất nhiều lợi ích. Nhiều người thấy rằng nhìn thấy thời gian cụ thể cho từng công việc khiến họ tập trung để hoàn thành công việc hơn. Một số người cho biết việc này khiến họ không lên lịch quá nhiều công việc trong một ngày. Nhắc nhớ về việc cần làm bằng hình ảnh sẽ giúp bạn sắp xếp các dự án ở mức độ ưu tiên.
Kevin Kruse đã thực hiện phỏng vấn hơn 200 tỷ phú, vận động viên Olympic, sinh viên đạt điểm A và người khởi nghiệp về quản lý thời gian và cách để làm việc hiệu quả hơn. Bạn nghĩ bao nhiêu người trong số họ sử dụng danh sách công việc cần phải làm? Câu trả lời là không một ai trong số họ sử dụng danh sách này cả, nhưng nhiều người đã sử dụng lịch. Đặt thời gian cụ thể cho từng công việc cụ thể và gắn bó với kế hoạch đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Thực hiện theo quy tắc hai phút
Một trong những lý do mà danh sách công việc cần làm đầy nhanh như vậy là vì chúng ta thường đặt rất nhiều công việc nhỏ nhặt vào đó. Và khi nhìn vào danh sách dài dằng dặc này, bạn sẽ cảm thấy bị choáng ngợp và dẫn đến căng thẳng. Một trong những giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là tuân the quy tắc hai phút. Nếu một công việc chỉ thực hiện trong vòng hai phút, bạn không nên cho vào danh sách.
Điều này sẽ làm giảm số lượng công việc đáng kể trong danh sách. Những công việc như kích hoạt thẻ tín dụng, trả lời email, thức dậy và tập thể dục, bạn sẽ ngạc nhiên với số lượng công việc bạn có thể làm trong hai phút đấy. Hãy loại bỏ những công việc như vậy ra khỏi danh sách và cuối cùng bạn sẽ thấy bạn không cần phải lên danh sách nữa.
Tập trung vào phát triển thói quen
Những công việc nhỏ nhặt phủ kín danh sách việc cần làm có thể khiến bạn trì hoãn những công việc quan trọng hơn. Những mục như dọn vệ sinh nhà cửa, mua hàng tạp há, quản lý email thường nằm trong danh sách của bạn hết ngày này đến ngày khác. Đây là lúc cần tập thói quen.
Hãy tập thói quen quản lý hộp thư đến 30 phút mỗi ngày và buổi chiều trước khi bạn rời công ty hoặc thực hiện vào buổi sáng; đi mua sắm vào một ngày cụ thể trong tuần sau khi đi làm về; trả lời điện thoại và một ngày cố định trong tuần.
Bạn có thể tạo thói quen cho bất cứ công việc gì, và khi đã thành thói quen bạn có thể bỏ nó trong danh sách các việc cần làm. Và chỉ ghi những công việc quan trong và lịch là công cụ hiệu quả.
Tự động hóa và phân công nhiệm vụ
Một lần nữa, những công việc nhỏ nhặt trong danh sách những việc cần làm khiến bạn căng thẳng. Tự động hóa có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách lâu dài. Bạn có thể tự động hóa tài chính của mình để hầu như không phải làm bất cứ điều gì – và điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Bạn cũng có thể tự động hoá các email, do đó tùy vào số email bạn gửi có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.
Với IFTTT hoặc Zapier, bạn có thể tự động hóa bất kỳ tác vụ kỹ thuật số nào. Công nghệ nhà thông minh cho phép bạn tự động hóa mọi thứ xung quanh nhà của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng một Arduino để tự động hóa nhà của mình.
Khi bạn không thể tự động hoá một cái gì đó, hãy xem xét ủy thác nó cho người khác. Thật khó để nhờ giúp đỡ, nhưng nó có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cuộc sống của bạn. Bạn có thể ủy thác việc nhà bằng cách yêu cầu vợ/chồng hoặc con của bạn giúp đỡ. Hoặc tại nơi làm việc: hãy hỏi ai đó trợ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ. Bạn thậm chí có thể nhờ bạn bè của mình một số công việc, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian.
Nếu không có nhiều người nhờ giúp đỡ bạn có thể thuê một trợ lý. Virtual assistant (VA) tương đối hợp lý, đặc biệt khi thuê họ trong một vài giờ mỗi tuần và họ sẽ quản lý rất nhiều công việc cho bạn.
Hoặc thay đổi cách bạn tạo danh sách việc cần làm
Nếu bạn lên kế hoạch mọi thứ, hãy thực thi quy tắc hai phút, cải thiện thói quen của mình, và tìm cách tự động hóa và ủy thác, thì bạn sẽ không cần dùng đến danh sách việc cần làm nữa. Tuy nhiên, nếu vẫn muốn sử dụng danh sách việc cần làm, bạn nên thay đổi cách tạo danh sách đó.
Phương pháp yêu thích của nhiều người là áp dụng danh sách việc cần làm 3 mục. Trong danh sách này bạn chỉ để 3 công việc cần làm.
Vì chỉ được đặt có 3 mục, bạn sẽ phải cân nhắc và chỉ để những nhiệm vụ quan trọng nhất. Điều này giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng và loại bỏ những việc nhỏ nhặt. Mặc dù không hề dễ dàng, nhưng danh sách ít mục sẽ làm bạn cảm thấy thoải mái, có động lực thực hiện công việc hơn.
Loại bỏ danh sách việc cần làm và làm việc hiệu quả hơn
Nếu muốn có lời khuyên về cách có cuộc sống hiệu quả hơn, bạn có thể ngạc nhiên với ý kiến thay thế danh sách việc cần làm. Nó đi ngược lại với những gì bạn được khuyên và đọc. Tuy nhiên có một số bằng chứng thuyết phục rằng đó là một cách hiệu quả. Việc tìm kiếm cách làm việc hiệu quả hơn không bao giờ kết thúc. Nhưng việc thoát khỏi danh sách công việc phải làm là một bước tiến tốt đẹp.
:
