Có rất nhiều công ty cung cấp đầy đủ thiết bị máy tính hoặc smartphone cho nhân viên phục vụ cho công việc. Hoặc thậm chí các máy tính đó đã cài sẵn những chương trình, ứng dụng dành riêng cho công việc. Và theo thói quen, chúng ta sẽ tiến hành đăng nhập các tài khoản cá nhân như Facebook để kiểm tra tin nhắn, đăng nhập tài khoản Instagram,….
Tuy nhiên, rất nhiều chuyên gia an ninh mạng đã cảnh báo việc nhân viên lưu trữ các thông tin cá nhân với công việc trên cùng một máy tính, sẽ có thể gây rủi ro thương mại cho cả bạn và công ty. Ngoài việc tránh truy cập vào những trang web độc hại, link chứa virus thì bạn cũng nên chú ý đến một số những nguyên tắc không nên lưu trữ trong máy tính tại văn phòng dưới đây.
1. Không lưu mật khẩu tại máy tính văn phòng:
Không quá khi nói thời gian bạn sử dụng máy tính tại công ty còn nhiều hơn so với thiết bị máy tính cá nhân. Và cũng dễ hiểu khi bạn lưu mật khẩu đăng nhập các trang web hay tài khoản cá nhân vào thư mục nào đó trên máy tính, hoặc tự động nhấn lưu tài khoản khi đăng nhập trên các trình duyệt.
Khá nhiều công ty có chính sách kiểm tra dữ liệu máy tính, email và Internet của nhân viên và có thể, mọi password của các tài khoản cá nhân sẽ không hề an toàn như bạn nghĩ. Mọi trang web bạn truy cập thông qua hệ thống Internet, thiết bị đều nằm dưới sự quản lý của công ty và họ có quyền kiểm tra, giám sát đến việc truy cập của chúng ta, kể cả onsite hay offsite.
Tốt nhất bạn nên tự nhớ các mật khẩu cho mỗi trang web hoặc lưu chúng trong sổ cá nhân, nếu không nhớ. Ngoài ra, trình duyệt web cũng sẽ tự động đề suất lưu thông tin đăng nhập. Và nếu bạn vô tình nhấn Đồng ý thì tài khoản lẫn mật khẩu đều được lưu lại. Cách tốt nhất là vô hiệu hóa gợi ý này. Bạn đọc tham khảo cách thực hiện trong bài Hướng dẫn tắt đề xuất lưu mật khẩu trên trình duyệt Web.
2. Chú ý lời nói khi chat nhóm:
Thông thường để dễ dàng trao đổi trong nhóm, các công ty sẽ tiến hành cài đặt các phần mềm. Và trong khi trao đổi với đồng nghiệp bạn cần kiểm soát toàn bộ những lời nói trong nhóm, ngay cả những câu đùa vì sẽ khiến người khác khó chịu. Mọi tin nhắn trong chat nhóm có thể được giữ lại trên server (máy chủ) và sẽ được phục hồi như email.
3. Không kết nối WiFi công cộng trên máy tính công ty:
Có thể vào cuối tuần bạn mang máy công ty về nhà làm thêm và sau đó tới một quán cà phê nào chẳng hạn. Tất nhiên là bạn sẽ kết nối tới WiFi miễn phí tại quán cà phê đó để lướt Internet, vào Facebook hoặc thậm chí gửi các dữ liệu công việc.
Tuy nhiên, việc sử dụng các WiFi công cộng như ở hiệu sách, nhà hàng, sân bay rất có thể mang tới sự rủi ro cho người dùng, đặc biệt là việc mất tài khoản hoặc lộ những tài liệu “mật” của công ty. Chúng ta có thể đăng nhập vào đường mạng giả được ngụy trang như thật, để kẻ xấu dễ dàng đánh cắp bất cứ thông tin dùng cho mục đích xấu nào đó.
4. Hạn chế truy cập máy tính từ xa:
Nhằm hỗ trợ người dùng có thể kết nối với nhau từ xa, đặc biệt trong vấn đề hỗ trợ trên máy tính, các phần mềm điều khiển từ xa như TeamViewer giúp ích rất nhiều. Bằng những phần mềm này, bất cứ ai ở đâu cũng có thể truy cập vào máy tính của bạn.
Nhưng hãy nhớ rằng, khi chúng ta muốn cho ai truy cập vào máy tính ở ngoài văn phòng thì cần sự cho phép của cấp trên. Đặc biệt với những người không có chuyên môn về lĩnh vực IT thì lại càng không thể. Mọi thiết bị trên công ty đều không thuộc quyền sở hữu cá nhân của bạn, nên chúng ta không được phép cho bất cứ ai truy cập vào máy tính từ xa khi chưa có sự đồng ý.
5. Nói không với lưu trữ dữ liệu cá nhân:
Ngoài các nội dung liên quan tới công việc được bạn lưu trữ trên máy tính, chúng ta có thể tạo nhiều thư mục với các thông tin cá nhân như các bài hát yêu thích, hình ảnh của chính mình hay bạn bè,…
Tuy nhiên, chúng ta nên thay đổi thói quen này ngay từ bây giờ. Trong trường hợp bạn không còn làm việc tại công ty hoặc nghỉ trong một thời gian dài thì những dữ liệu cá nhân đó vô tình sẽ bị lộ ra ngoài.
6. Không dùng máy tính công ty cho việc làm thêm:
Như đã nói, mọi công việc bạn làm trên thiết bị đều sẽ được quan sát từ xa và nếu như, bạn sử dụng nó cho các công việc làm thêm bên ngoài thì cần cẩn thận. Điều này có thể gây ra những hậu quả lớn, không đáng có và chúng ta buộc phải giải thích với cấp quản lý hay bộ phận nhân sự. Tốt nhất hãy sử dụng thiết bị của công ty để phục vụ cho công việc của công ty mà thôi.
Trên đây là một số những lưu ý khi chúng ta làm việc với máy tính của công ty. Hãy luôn nhớ, máy tính là tài sản của công ty và công ty có quyền điều tiết mọi việc bạn thực hiện trên máy tính này. Tuyệt đối không cho phép bất cứ ai truy cập vào máy tính của bạn từ xa, khi không được sự đồng ý của cấp quản lý. Mọi thông tin hay dữ liệu cá nhân tốt nhất nên ghi vào sổ cá nhân để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra.
Hy vọng bài viết trên hữu ích với bạn!
