Trao quyền tự chủ cho nhân viên, thế nào cho đúng?

Trong môi trường công việc ngày càng năng động hiện nay, nhân viên luôn kỳ vọng vào sự tự chủ nhất định khi làm việc. Song “trao quyền tự chủ” cho nhân viên như thế nào để đạt hiệu quả và bao nhiêu cho đủ? 

Spotify, được mệnh danh là “Freedom Inc.” là một trong những nơi áp dụng mô hình quản lý tôn trọng tính tự chủ của nhân viên. Dẫu số nhân viên đã tăng lên đến gần 2.000 người, quy mô nhân sự này không hề gây khó khăn cho sự phát triển của Spotify. Ngược lại, với tâm thế rộng mở trước những thay đổi mà thị trường đòi hỏi, nhân viên Spotify luôn thể hiện sự năng động và tinh thần đổi mới đáng kinh ngạc. Rất nhiều người đặt câu hỏi vì sao từ một start-up, Spotify có thể phát triển đến quy mô này và trở thành một mô hình quản lý cho cả các doanh nghiệp lớn? Mấu chốt nằm ở cách tổ chức và quản lý nhân viên.Tự chủ chính là bầu không khí tự do mà mỗi cá nhân tin tưởng rằng điều kiện ấy sẽ giúp họ phát huy tốt nhất năng lực của mình. Ở môi trường làm việc năng động hiện tại, đặc biệt những lĩnh vực sáng tạo, tự do nhất định được hiểu như điều kiện thúc đẩy cho chất lượng công việc. Song, mô hình trao tự chủ cho nhân viên chỉ dừng ở những nhân sự cấp cao hoặc nhân lực chủ chốt của dự án, những người được giao phó trách nhiệm cũng như sự tin cậy về mức độ am hiểu “luật chơi” cho mô hình làm việc-quản lý mở. Dẫu vậy, dưới sự chuyển động tích cực của thế hệ trẻ cũng như yêu cầu ngày càng cao trong đời sống tinh thần, câu hỏi “Liệu có nên phổ biến mô hình quản lý này ở quy mô rộng hơn?” được đặt ra.

Theo Henrik Kniberg, chuyên gia tư vấn về quản lý cho Spotify và Lego, bí quyết chính là phương pháp tổ chức nhân viên thành những nhóm nhỏ cơ động từ 4 đến 6 người với những chuyên môn và chức năng khác nhau. Mỗi nhóm phụ trách phát triển một dự án trọn vẹn, tự quyết định đưa ra các giải pháp, triển khai và kiểm tra mà không cần thông qua cấp trên. Hình thức này giải thoát nhân viên khỏi rào cản của bộ máy tổ chức cồng kềnh, cứng nhắc, giúp họ hành động nhanh hơn, linh hoạt hơn nhưng vẫn quy trách nhiệm rõ ràng cho từng tác nghiệp, phát huy sáng kiến nhưng vẫn giữ được độ tin cậy, đảm bảo nhất quán với mục tiêu cuối cùng mà không cần kiểm soát quá ngặt. Chính nhờ vậy, họ có động lực mạnh mẽ hơn để thực hiện công việc. Spotify đã thành công trong quá trình mở rộng quy mô sản xuất đại trà mà không rơi vào trạng thái cứng nhắc trì trệ của những bộ máy lớn.

Tuy nhiên, họ sẽ không thể làm được như vậy nếu không hiểu môi trường ấy như thế nào, tổ chức của mình vận hành ra sao và hướng đến mục đích nào. Đó chính là nguy cơ lớn nhất của việc hiểu sai tự chủ. Trao quyền tự chủ thế nào cho linh hoạt, 4 tiêu chí sau sẽ giúp bạn cân nhắc trước khi trao chìa khoá vận hành công việc cho nhân viên.

1Trao quyền hạn quyết định và xác định mục tiêu

Cảm giác về sự tự chủ đến từ việc được tự xác định mục tiêu hành động cho mình. Như thế, họ sẽ có động lực nội tại để thực hiện công việc tốt hơn. Tuy nhiên, trong một doanh nghiệp, mục tiêu vận hành luôn được định sẵn theo triết lý, tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức. Vì thế, cần xây dựng quan hệ và trao đổi với nhân viên thường xuyên để giúp họ hiểu và đồng tình với những mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, bạn cũng thông qua giới hạn về quyền quyết định để họ có thể tự do trong khuôn khổ nhất định.

2Không lên án sai lầm

Trao cho nhân viên quyền tự chủ cũng có nghĩa là cho họ quyền được sai. Thật vậy, khi họ được khuyến khích tự định đoạt, họ sẽ tích cực thể hiện sáng kiến của mình. Khi ấy, sẽ có những sáng kiến thành công, và cũng sẽ có những bước sai. Điều quan trọng nằm ở người quản lý-là bạn và nhân viên sẽ rút ra bài học nào từ sai lầm đó để công việc trở nên trôi chảy hơn trong tương lai.

3Thiết lập “luật chơi”, duy trì tương tác

Bởi vì tự chủ không phải là mặc nhiên muốn làm gì thì làm, mà hành động theo luật và khuôn khổ, nên cần tạo cho nhân viên một khuôn khổ linh động và chặt chẽ vừa đủ để họ tự do quyết định. Theo mô hình quản lý tự chủ, sự lãnh đạo không được thể hiện nhiều qua sự hiện diện của cấp trên. Mà chính là thông qua những quy định, quy trình được thiết lập rõ ràng, chất lượng công việc cũng như tinh thần trách nhiệm được thể hiện.

Mỗi tháng, bạn vẫn nên có những cuộc họp tập thể để cập nhật tình trạng công việc hay đưa ra những định hướng phù hợp với hướng phát triển của dự án.

Một nghiên cứu trên khoảng 1.400 nhân viên của 230 trung tâm sức khoẻ cộng đồng tại châu Âu đã chỉ ra rằng, mức độ tự chủ trong công việc tỉ lệ thuận với chỉ số hài lòng và gắn kết với công ty của nhân viên.­­­­­

4Chọn lọc nhân viên cần tự chủ

Không phải bất kỳ nhân viên nào cũng có thể đi theo mô hình quản lý tự chủ. Thật vậy, với những “lính mới” tò te hoặc công việc đòi hỏi có sự tương tác hàng ngày, hoặc những ai có “tâm thế” đang làm việc của công ty chứ không phải việc cho mình, sự tự do này vẫn cần cân nhắc kỹ lưỡng. Bởi lẽ, một trong những khía cạnh cốt lõi mang lại thành công cho lối quản lý tự chủ nằm ở việc làm cho nhân viên nhận ra ý nghĩa công việc họ được giao, đó không phải chỉ là việc của công ty, mà là của họ, cho họ. Thấy được việc mình làm có ý nghĩa với bản thân, mang lại lợi ích không chỉ cho tập thể mà còn cho chính mình, họ sẽ đặt toàn tâm ý vào đấy mà thực hiện, phát huy hết năng lực của mình.

5Xây dựng niềm tin

Không có niềm tin, sẽ không có tự chủ. Nhân viên cũng không thể tự chủ được nếu họ không tin vào bản thân họ, không tin rằng cấp trên tin tưởng mình. Có quan tâm, thấu hiểu những thành viên của mình, người quản lý mới có thể nắm bắt được năng lực cũng như giới hạn của mỗi người để giúp họ xác định mục tiêu chính xác và giao việc phù hợp. Với nhân viên, cảm nhận được cấp trên hiểu mình và công việc được giao phù hợp với bản thân, thành viên sẽ nhận thức được giá trị của mình, tự tin hơn để tự quyết định.