Kỹ Năng Ủy Quyền & Giao Việc: Những Nguyên Tắc Thiết Yếu
Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm. Nhưng nếu uỷ quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực, nhưng không đạt được kết quả mong muốn. Còn tinh thần của nhân thì trở nên sa sút. Vì vậy, uỷ quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp.
Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn không ngừng suy tính làm sao để điều hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu quả nhất, trong khi vẫn luôn ấp ủ những ý tưởng cho tương lai. Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày nay đang oằn vai dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của công ty và cả những tham vọng, mơ ước riêng mình. Muốn trút bỏ gánh nặng đó chỉ có một cách duy nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi người xung quanh.
Có lẽ bạn đã không ít lần lâm vào tình thế khó khăn hay bế tắc chỉ vì bạn muốn tự mình quán xuyến hết thảy công việc. Và mọi thứ còn trở nên tồi tệ hơn khi bạn phát triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”, bạn cũng không thể vừa đảm đương tất cả công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án mới đang từng bước được khởi động. Lúc này bạn sẽ cần đến một kỹ năng thực sự chứng minh bản lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ năng uỷ thác công việc – một trong những kỹ năng thiết yếu của các nhà quản lý. Uỷ thác công việc hợp lý có khả năng giúp nhà quản lý giải quyết được bài toán về tính hiệu quả của công việc hiện tại và thành công của những chiến lược mới trong tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn cho công việc và cuộc sống của mình.
Trước khi tìm hiểu về vấn đề này, bạn cần phải hiểu rõ quy trình uỷ thác diễn ra như thế nào, công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và những việc cụ thể cần làm, sau khi uỷ thác nhà quản lý phải làm những gì và làm như thế nào… Trả lời những câu hỏi trên không khó khăn chút nào, chỉ cần bạn dành đôi chút thời gian để suy nghĩ về việc uỷ thác, làm cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với nhân viên các kết quả mà bạn mong đợi, đồng thời chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được giao cũng như thoả thuận trước về các qui trình báo cáo, phản hồi, đánh giá. Trên thực tế, điều bạn cần quan tâm nhất chính là việc lựa chọn phương pháp uỷ thác hiệu quả nhất.
Nếu muốn trở thành “ông chủ” của toàn bộ những kỹ năng uỷ thác và để hoạt động uỷ thác công việc được hiệu quả nhất, bạn cần biết rõ sự khác biệt của 5 loại uỷ thác trong “Dãy quang phổ uỷ thác” (Delegation Spectrum) phổ biến nhất:
- Uỷ thác đại sứ (Ambassadorial Delegation)
Trong tiếng Anh, từ “uỷ thác” (delegation) bắt nguồn từ thuật ngữ “đại diện” (legate), từ thứ hai mang nghĩa “đại sứ” (ambassador). Ở mức độ này, bạn chỉ cần yêu cầu ai đó đại diện cho bạn. Hình ảnh “người đại diện” lần đầu xuất hiện từ thời La Mã, khi một viên trung úy được chọn để làm người phát ngôn nhân danh vị tướng La Mã. Việc lựa chọn một ai đó đại diện cho mình sẽ đem lại nhiều lợi thế rõ rệt cho bạn và cả cho người đại diện của bạn, bởi vì anh ta sẽ có cảm giác đón nhận những công việc mới ngoài phạm vi quyền hạn của mình.
- Uỷ thác chỉ định (Allocating Delegation)
Tăng dần theo mức độ, chúng ta đến với Uỷ thác chỉ định. Đây là thời điểm bạn bàn giao toàn bộ nhiệm vụ cho một ai đó với yêu cầu phải hoàn thành công việc như thế nào, bao giờ và ở đâu. Có một lưu ý cho các nhà quản lý cấp cao là nên uỷ thác 90% nhiệm vụ, con số này đối với các nhà quản lý bậc trung là 60% và đối với các nhà quản lý bậc thấp là 30%.
- Uỷ thác quyền sở hữu (Ownership Delegation)
Nằm giữa “Chuỗi quang phổ Uỷ thác công việc” là Uỷ thác quyền sở hữu. Vào năm 1750, 95% dân số châu Âu là người làm ăn kinh doanh riêng lẻ hoặc vừa là nhà quản lý, vừa là chủ công ty. Con số này giảm xuống còn 50% vào năm 1990 và chỉ còn 10% vào năm 1980, nhưng vào năm 1990 lại tăng lên mức 20% và theo chiều hướng như hiện nay, tỷ lệ này sẽ đạt 50% vào giữa thế kỷ 21. Nhìn vào các chỉ số trên, chúng ta thấy việc con người sở hữu công việc của riêng mình đang trở nên tự nhiên hơn, vì vậy, việc bạn trao lại trách nhiệm và quyền sở hữu cho mọi người trong các công việc của họ là điều hoàn toàn hợp lẽ. Khi bạn làm điều đó, bạn cũng đang trao trả lại cho họ niềm kiêu hãnh, lòng tin và cảm giác được tôn trọng, từ đó hiệu suất công việc trong toàn bộ công ty sẽ được nâng cao hơn.
- Uỷ thác phát triển (Developmental Delegation)
Hiện nay, Uỷ thác phát triển đang và sẽ trở thành lựa chọn quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động uỷ thác. Đó là việc uỷ thác những mục tiêu dài hạn với đích đến xa hơn là giúp bạn phát triển thành công một nguồn lực vô giá của mình: đội ngũ nhân viên của bạn. Hình thức ủy thác này có thể trở thành một bộ phận của các quy trình, kế hoạch chính thức và được thực hiện như một phần của các công việc thường ngày của nhà quản lý. Nếu hiệu quả của hình thức này được khai thác và phát triển hợp lý, thì uỷ thác phát triển sẽ trở nên có giá trị nhất trong số các hình thức uỷ thác, đồng thời đóng góp rất lớn vào tất cả các hoạt động quản lý trong công ty.
- Uỷ thác quản lý (Stewardship Delegation)
Uỷ thác quản lý nhằm mục đích giữ mối quan hệ lâu bền giữa các cấp điều hành và thừa hành, khi nó liên quan đến việc chuyển cho ai đó trách nhiệm theo dõi và thực hiện một nhiệm vụ nhất định trong khoảng một thời gian nhất định. Đây chính là hình thức ủy thác mà những vị vua cổ xưa đã áp dụng đối với tể tướng của mình, là những gì mà vị tể tướng này thực hiện đối với người đứng đầu các tổ chức, cục, ban trực thuộc và cứ tiếp tục như thế trong chuỗi quản lý. Câu chuyện về Joseph và Pharaoh trong cuốn sách nổi tiếng Genesis (Chúa sáng tạo ra thế giới) đã miêu tả chân thực về mối quan hệ quản lý uỷ thác, trong đó Pharaoh đã nói rất rõ ràng rằng Joseph hoàn toàn có thể phản bác lại ông, bởi vì: “Chỉ có duy nhất trên ngai vàng, tôi (Pharaoh) mới có vị thế hơn anh”.
Có thể nói, uỷ thác công việc là mấu chốt, là trái tim của hoạt động quản lý. Ở một chừng mực nào đó, nó chính là quản lý. Khi bạn lựa chọn đúng người, đúng nhiệm vụ và sử dụng đúng phương cách uỷ thác, thì thành công gần như đã ở trong tầm tay bạn rồi.
Với nhà quản lý, công việc khó khăn nhất có lẽ là giao việc cho nhân viên sao cho hiệu quả và hợp lý. Một nhà lãnh đạo tài ba, sáng tạo là người biết cách giao việc. Họ biết rõ nên giao việc gì, giao việc như thế nào và hướng dẫn nhân viên làm công việc được giao một cách hiệu quả.
Vì vậy, họ có thể dành nhiều thời gian để nghiên cứu, làm việc và học hỏi những điều mới. Muốn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, trước hết, bạn phải làm tốt được việc giao phó này. dưới đây là một số bí quyết giúp bạn giao việc hiệu quả:
Không cầu toàn
Nhân viên là con người và không ai là hoàn hảo hết. Do vậy, bạn cũng nên lường trước mọi trường hợp khi giao việc cho nhân viên. Bạn cần phải có niềm tin rằng nhân viên sẽ làm tốt công việc bạn giao. Có như vậy, bạn mới cảm thấy dễ dàng khi giao việc. Tư tưởng cầu toàn của bạn sẽ cản trở công việc của bạn và cả nhóm.
Xác định việc gì là quan trọng nhất
Để xác định bạn nên giao việc gì cho nhân viên, bạn cần phải biết được rằng công việc nào là quan trọng nhất đối với công việc của cả nhóm. Bởi vì nếu giao những công việc quan trọng cho nhân viên, bạn nên xem xét kỹ lưỡng mọi khía cạnh, năng lực và tính cách của từng nhân viên để quyết định xem ai là người phù hợp cho công việc. Có như vậy, công việc của cả nhóm mới hiệu quả và nhanh chóng. Khi bạn hiểu rõ công việc bạn cần giao và giao cho nhân viên nào thì giao việc sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Tập trung vào giúp nhân viên phát triển, tiến bộ
Một người quản lý tài ba và có tầm nhìn là người luôn quan tâm đến sự phát triển và tiến bộ của nhân viên. Nhân viên có nhiều tiến bộ và làm việc tốt sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy yên tâm và có niềm tin khi giao việc cho anh/ cô ấy.
Hãy tìm ra những thế mạnh và yếu điểm của nhân viên. Giúp nhân viên phát triển những thế mạnh của bản thân và khắc phục những yếu điểm. Với sự nhiệt tình và quan tâm của bạn, nhân viên sẽ tôn trọng và hăng hái làm tốt công việc được giao.
Không nên chỉ dành việc dễ dàng cho mình
Nếu bạn nghĩ rằng từ nay trở đi bạn sẽ không phải làm những công việc khó, mất nhiều thời gian nữa mà chỉ làm công việc nhẹ nhàng và sẽ giao tất cả những công việc đó cho nhân viên. Vậy thì bạn quả là một sếp tồi. Bởi vì, trách nhiệm của bạn là giúp đỡ nhân viên tiến bộ. Giao việc cho nhân viên không phải là thách đố họ mà bạn phải biết kết hợp giữa giao việc và giúp đỡ nhân viên hoàn thành tốt công việc.
Không nên cho rằng chỉ có bạn mới làm tốt được việc này
Nhiều quản lý không giao việc được cho nhân viên bởi vì họ luôn cho rằng chỉ có họ mới làm tốt được công việc đó. Nguyên nhân khác cũng có thể là do bạn luôn phức tạp hoá mọi vấn đề. Hãy từ bỏ ngay suy nghĩ đó nếu bạn muốn mọi công việc được giải quyết nhanh chóng và dễ dàng. Không phải công việc nào cũng khó khăn như bạn nghĩ, hãy nghĩ mọi chuyện thật đơn giản và bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi giao việc cho nhân viên.
Giải pháp dành cho bạn trong tình huống này: Hãy chia sẻ những kiến thức và hiểu biết của bạn với nhân viên để họ cảm thấy dễ dàng khi được giao việc.
Nghỉ ngơi một thời gian
Nếu bạn thực sự vẫn gặp rắc rối khi giao việc cho nhân viên, hãy nghỉ ngơi một thời gian trong khoảng 2 tuần. Khi bạn quay trở lại với công việc, có thể bạn sẽ tìm thấy được nhân viên thực sự làm tốt và phù hợp với công việc mà bạn đang gặp khó khăn trong việc giao phó. Tiếp đó, hãy giao toàn bộ công việc cho nhân viên này. Nếu sau thời gian nghỉ ngơi đó, bạn vẫn không thể tìm được nhân viên phù hợp để giao việc, điều này có nghĩa là bạn không nên giao việc, mà hãy dành thời gian để giúp nhân viên tìm hiểu và học hỏi về công việc đó.
Nhiều người thắc mắc là chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị mà vẫn phải “đầu tắt mặt tối” trong khi không ít người còn đang phải ngồi chờ việc? Để trả lời câu hỏi này, các chuyên gia khuyên, mỗi người nên quản lý quỹ thời gian của mình một cách hợp lý.
Thông thường mỗi ngày, người quản lý thường dành thời gian cho ba loại công việc: công việc do cấp trên trực tiếp chỉ đạo phải làm; công việc của hệ thống, trong đó, các phòng ban, đội hay tổ phải phối hợp nhau để thực hiện; công việc cá nhân tự đề xướng thực hiện.
William Oncken, Jr. Và Donald L. Wass trong bài viết “Ai nhận con khỉ?” đã ví công việc giữa các cấp quản lý trong tổ chức giống như con khỉ chuyền cây. Chẳng hạn, trong một công ty, nếu không có những biện pháp ngăn chặn, ”con khỉ” sẽ chuyền từ các cấp quản lý sang bản thân giám đốc. Để giúp chủ doanh nghiệp tăng thêm khoảng thời gian dành cho mình, ông đưa ra các nguyên tắc sau.
Nguyên tắc l: Bắn chết hay cho ăn. Theo nguyên tắc này, nếu cấp dưới đùn đẩy công việc lên cấp trên, lãnh đạo hãy quyết định hoặc là yêu cầu cấp dưới phải tự giải quyết (bắn chết) hoặc giúp đỡ họ giải quyết vấn đề (cho ăn).
Nguyên tắc 2: Nếu quyết định giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó giúp cho cấp dưới, cần phải xác định một khoảng thời gian cụ thể cho nó.
Nguyên tắc 3: Khi nhận giải quyết vấn đề cho cấp dưới, hãy làm một cuộc hẹn, không tiện đâu làm đó.
Nguyên tắc 4: Hãy giải quyết vấn đề với cấp dưới bằng tiếp xúc trực tiếp hay qua điện thoại, tránh viết văn bản.
Nguyên tắc 5: Đối chiếu vấn đề cần giải quyết với năm cấp độ trao quyền dưới đây và ấn định thời gian dành cho lần sau.
Cấp l: hãy đợi đến khi yêu cầu mới được làm.
Cấp 2: xin chỉ đạo trước khi làm.
Cấp 3: đề xuất ý kiến và chứng tỏ bằng kết quả công việc.
Cấp 4: hãy tiến hành công việc nhưng phải thông báo ngay sau mỗi lần triển khai.
Cấp 5: hãy tự làm và báo cáo đều đặn theo định kỳ.
Phân loại công việc ở trong tổ chức thành năm nhóm như trên, chủ doanh nghiệp sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian bằng cách trao quyền cho cấp dưới thực hiện công việc (từ cấp độ 3 đến 5). Không những thế, nhân viên cấp dưới cũng được chủ động trong giải quyết công việc.
Ở nhiều doanh nghiệp trong nước, các giám đốc, chủ doanh nghiệp khao khát có nhiều thời gian để dành cho bản thân và gia đình, nhưng phần lớn cho rằng quá khó hay quá rủi ro khi trao quyền cho cấp dưới.
Mặt khác, khi trao quyền vẫn còn câu hỏi về khả năng giải quyết công việc và sự sẵn sàng nhận trách nhiệm của cấp dưới. Không ít doanh nghiệp đổ vỡ vì giám đốc trao quyền cho cấp dưới để rồi mất luôn cả quyền kiểm soát công ty, vì cấp dưới làm bậy. Một số doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xuất nhập khẩu còn có tình trạng giám đốc không giỏi chuyên môn, ngoại ngữ nên quyền điều hành thực tế nằm trong tay trưởng phòng hay phó giám đốc.
Để có sự thảnh thơi cho bản thân, người quản lý cần dành thời gian để phát triển nhân viên và có chính sách khen thưởng, kỷ luật thích đáng. Stephen R. Covey, giám đốc một công ty chuyên huấn luyện lãnh đạo cho các doanh nghiệp trên thế giới phát hiện rằng, bản thân trưởng các đơn vị nếu thiếu chuyên môn nhưng biết tôn trọng các nguyên tắc đối xử trong cuộc sống và có hành vi lương thiện cũng có thể thành công trong việc trao quyền.
️ Khóa học KỸ NĂNG GIAO VIỆC & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC của Viện MasterSkills đảm bảo đem đến cho bạn một chất lượng đào tạo hiệu quả nhất.
Tham khảm chi tiết hơn tại : https://masterskills.org/Tasks-assignment-skills-training.htm
—————— ** —————–
👉 Học viện Masterskills Vietnam 👈
Văn phòng: Lầu 9, Tòa nhà Vietcomreal, 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM
Thời gian làm việc: Từ 8h30 ~ 17h00 (Từ Thứ hai đến Thứ sáu)
Học tại Tp.HCM: Tầng 2, Tòa nhà TS Building, Số 17, Đường số 2, Cư xá Đô Thành, P.4, Q.3, Tp.HCM
Học tại Hà nội: Tầng 7, Trung Tâm TM Vân Hồ, Số 51, Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội
Tel.(028) 22 194 047
Email:info@masterskills.org
Trả lời
Bạn phải đăng nhập để gửi phản hồi.