Hình minh họa (Nguồn: Hoadondientu.edu)
Hóa đơn điện tử
Khái niệm
Hóa đơn điện tử trong tiếng Anh gọi là: Electronic invoices/ E-invoice.
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ (CCDV) lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoặc CCDV theo qui định của pháp luật. Đặt vào ngữ cảnh tin học hóa đối với giao dịch do kế toán ghi nhận, chúng ta có khái niệm “hóa đơn điện tử”.
Theo Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng, CCDV, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lí bằng phương tiện điện tử.
HĐĐT phải được khởi tạo, lập, xử lí trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp (DN) đã được cấp mã số thuế (MST) khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên hệ thống máy tính của các bên theo qui định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tình hình sử dụng hóa đơn hiện nay của DN
Sau khi Nghị định số 51/2010/NĐ-CP được ban hành thì phương thức phát hành, quản lí hóa đơn của DN đã được chuyển đổi từ cơ chế “mua hóa đơn của cơ quan Thuế” sang cơ chế “DN tự đặt in, tự in hóa đơn” để sử dụng. Nghị định này đã giúp DN chủ động hơn trong việc sử dụng và quản lí hóa đơn.
Đặc biệt, trong Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Chính phủ đề cập đến việc triển khai áp dụng HĐĐT cho các DN dưới sự quản lí của cơ quan thuế. Kết quả thống kê rất khả quan:
– Số lượng DN sử dụng HĐĐT tăng lên nhanh chóng từ 44 DN năm 2012 lên 5.245 DN .
– Số lượng HĐĐT tăng từ 158.141 hóa đơn năm 2012 lên 601 triệu hóa đơn .
– Tỉ trọng HĐĐT trong tổng số hóa đơn được sử dụng trong giai đoạn 2012 – tăng dần qua các năm, từ 0,003% năm 2012 lên 12,97% .
Các tồn tại và hạn chế khi áp dụng HĐĐT trong giai đoạn hiện nay
Mặc dù tỉ lệ sử dụng HĐĐT tăng dần qua các năm nhưng xu hướng tăng trưởng còn chậm. Điều này cho thấy việc sử dụng HĐĐT có nhiều điểm hạn chế do các nguyên nhân sau:
– Thứ nhất, hóa đơn trong nhận thức của người dân vẫn là chứng từ giấy (hóa đơn đỏ). HĐĐT chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các DN thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là HĐĐT và tính pháp lí của hóa đơn này.
– Thứ hai, các qui định về HĐĐT chưa thực sự đầy đủ để có thể triển khai rộng rãi, nhất là trong giai đoạn từ năm 2010 đến 2015, hoạt động thương mại điện tử chưa phát triển mạnh mẽ.
Trong khi đó, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP cho phép các DN được sử dụng đồng thời nhiều thức hóa đơn khác (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in) nên chưa đủ cơ sở pháp lí bắt buộc DN sử dụng HĐĐT.
– Thứ ba, để sử dụng HĐĐT, DN phải có điều kiện nhất định về hạ tầng công nghệ thông tin, nhân viên phải có trình độ quản lí, lưu trữ dữ liệu.
Trong khi đó, hầu hết các DN nhỏ và vừa của Việt Nam còn hạn chế về nguồn lực tài chính, nhiều DN còn thuê dịch vụ kế toán nên sẽ gặp nhiều khó khăn về công tác kế toán khi qui định bắt buộc sử dụng HĐĐT được thực thi.
– Thứ tư, số lượng các tổ chức CCDV và phần mềm HĐĐT còn hạn chế. Ngoài ra, chi phí khởi tạo ban đầu cao hơn so với việc DN tự in hóa đơn, ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của các DN.
(Tài liệu tham khảo: Hóa đơn điện tử: Bước chuyển lớn sau Nghị định số 119//NĐ-CP, ThS. Trần Minh Ngọc, ThS. Hồ Thị Bích Nhơn, ThS. Đỗ Phương Thảo, Tạp chí Công thương, )
