Hướng dẫn viết bài PR cho doanh nghiệp

Phần 1. Tôi cần chuẩn bị gì trước khi viết bài PR cho doanh nghiệp? (Chiếm 60% thời gian)

Giống như nấu ăn, để có 1 món ăn ngon, bạn cần chuẩn bị và tìm mua những nguyên vật liệu tươi ngon và phù hợp.

Viết bài PR cũng vậy!

1. Xác định mục đích viết bài PR để làm gì?

Công ty, sản phẩm của bạn đang gặp vấn đề gì? Tại sao bạn cần viết 1 bài PR? Bài PR này sẽ giúp giải quyết vấn đề gì cho bạn. Thông thường có nhiều mục đích nhưng tựu chung có 3 mục đích chính khi viết bài PR cho doanh nghiệp.

Để push sales.
Để tăng độ nhận diện thương hiệu.
Để xử lý khủng hoảng.

P.s. Tùy vào mỗi mục đích mà chúng ta sẽ chọn cách viết khác nhau.

2. Xác định rõ chủ đề cần viết?

Viết cho 1 sản phẩm A, B, C cụ thể.

Viết về 1 tấm gương, 1 nhân vật đặc biệt của công ty X, Y, Z.
Viết về 1 sự kiện, 1 buổi khai trương, 1 buổi ra mắt.
Viết để thuyết phục khách hàng.
Viết để dằn mặt đối thủ.
Bla…. Bla….

3. Nghiên cứu thông tin về đối thủ, về các bài quảng cáo, về các bài PR đã viết về chủ đề này chưa?

“Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”. Đừng vội bắt tay ngay vào viết mà hãy nghiên cứu, tìm hiểu thật kỹ. Càng tìm hiểu nghiên cứu kỹ, bài PR của bạn càng hiệu quả.

Các câu hỏi sau cần nghiên cứu.

Trên thị trường hiện nay đã có bài PR nào có liên quan?
Các bài PR đó viết theo chủ đề gì? Thông điệp đã truyền tải là gì?
Phản hồi của người đọc, của khách hàng về bài PR đó thế nào?
Các bài PR đó hay chỗ nào, dở chỗ nào?

…

4. Xác định đối tượng truyền thông của bài PR là ai?

Cần phân biệt rõ khách hàng là ai. Người tiêu dùng là ai.

Ví dụ: Với sản phẩm là 1 chiếc nôi cho bé dưới 2 tuổi.

Tham khảo: Bí Kíp Tự Học Viết Content Đến Dân “Dốt” Văn Vẫn Tự Tin Múa Phím

Khách hàng: là bố mẹ có con nhỏ.

Người tiêu dùng: các bé dưới 2 tuổi.

=> Đối tượng truyền thông ở đây: là bố mẹ có con nhỏ.

Tiếp đến, cần xác định xem thói quen, hành vi, nhận thức hiện tại của đối tượng khách hàng này như thế nào? Họ làm gì, họ quan tâm đến chủ đề gì, quan tâm đến những vấn đề muôn thuở nào….? Để từ đó chọn cách tiếp cận và hướng viết phù hợp cho bài PR để đối tượng truyền thông quan tâm.

5. Chọn thông điệp cốt lõi mà bài PR cần truyền tải

Không giống như 1 bài báo, 1 bài thơ, 1 bài văn. Mỗi bài PR dù hay, dù dở ra sao. Nhưng sau khi người đọc xem xong mà không nhận được 1 thông điệp cốt lõi nào. Thì bạn đã thất bại.

Để biết cách chọn 1 thông điệp đưa vào bài PR? (Sẽ có 1 bài viết chi tiết về phần này)

6. Sau khi chạy bài PR, bạn muốn đối tượng truyền thông của mình thay đổi nhận thức như thế nào?

Câu này cần phải trả lời thật rõ ràng, ngắn gọn. Bạn nên điền vào dấm …. bên dưới.

Tôi muốn sau khi đọc bài PR khách hàng của tôi sẽ……………………(bạn phải là người điền vào dấu 3 chấm)

Nên viết ngắn gọn, câu này sẽ giúp bạn định hướng cho bài PR và không bị lạc đề.

Ví dụ:

Tôi muốn sau khi đọc/xem bài PR khách hàng của tôi sẽ nghĩ rằng sản phẩm tã giấy XYZ có tính hút thấm rất tốt trong vòng 24h so với các loại tã giấy khác.

7. Phác thảo sơ bộ dàn ý của bài PR dựa trên thông tin nghiên cứu được ở các bước trên

Chúc mừng, đến bước này việc nghiên cứu của bạn đã hoàn tất. Bây giờ bạn cần tổng hợp, chắt lọc các thông tin đã nghiên cứu được thành 1 dàn ý sơ bộ để chuẩn bị viết bài PR như bảng sau.

Tham khảo: Pr sản phẩm là gì? Những lợi ích của PR sản phẩm trong doanh nghiệp

Phần 2: Bắt tay vào viết (chiếm 30% thời gian)

Lướt 1 vòng google, hiện nay có rất nhiều công thức để viết bài PR mà bạn có thể tham khảo. Nhưng thực tế rằng, dù là 10 công thức, 50 công thức hay 100 công thức nữa. Thì chung quy vẫn xuất phát và cốt lõi là 3 công thức sau. Thật đấy, Bạn muốn nhớ 3 công thức cốt lõi. Hay bạn đi nhớ 50 công thức biến thể của nó.

Chỉ cần thuộc lòng 3 công thức cốt lõi và gốc rễ viết bài PR cho doanh nghiệp này. Bạn sẽ dễ dàng ứng dụng và linh hoạt để tạo ra các bài PR vẫn đúng theo công thức để hiệu quả. Nhưng vẫn tạo ra được bản sắc và sự sáng tạo riêng của phong cách viết bài PR của mình.

P.s. Nhớ nhé viết bài PR thì đừng rập khuôn.

Công thức 1: Công thức PAS

Problem: Bạn phải trình bày VẤN ĐỀ mà người tiêu dùng đang gặp phải.
Agitate: TRIỂN KHAI vấn đề và KHUẤY ĐỘNG tâm trí người đọc, DIỄN GIẢI cho họ biết vấn đề đó đang khiến cho cuộc sống của họ trở nên bất tiện hoặc khó khăn như thế nào.
Solve: Hoàn thành bài viết PR bằng cách đưa ra GIẢI PHÁP cho vấn đề đau đầu của người tiêu dùng, khéo léo lồng ghép lợi ích sản phẩm vào đó, và đừng quên những thông tin quan trọng khác của một kết bài PR như thông tin của doanh nghiệp bạn, triết lý, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.

Công thức 2: Công thức 3S

1. STAR (Ngôi sao):

Đây chính là nhân vật chính, người anh hùng, là trọng tâm câu chuyện của bạn. Nhân vật này có thể chính là độc giả, một người tiêu dùng mà bạn muốn đánh động mối quan tâm. Nhân vật chính cũng có thể là công ty của bạn, thậm chí là sản phẩm của bạn, để từ đó bạn kể nên câu chuyện thăng trầm về quá trình làm ra sản phẩm nhằm chia sẻ những giá trị tốt nhất cho khách hàng chẳng hạn.

Tham khảo: Tổng hợp những mẫu bài PR hay nhất từ các doanh nghiệp lớn

2. STORY (Câu chuyện):

Miêu tả những vấn đề mà Ngôi sao – tức nhân vật chính – phải đối mặt, những thăng trầm, niềm vui cũng như khó khăn thử thách mà Ngôi sao phải trải qua, từ đó rút ra những gì mà Ngôi sao cần hoặc phải làm để thay đổi hoàn cảnh hiện tại hoặc để có một cuộc sống tốt đẹp hơn.

3. SOLUTION (Giải pháp):

Tiết lộ giải pháp hoặc hành động mà Ngôi sao cần làm để thoát khỏi tình cảnh khó khăn hoặc để gặt hái thành công vá hạnh phúc, dựa trên diễn biến câu chuyện mà bạn đã xây dựng.

Công thức 3: Công thức Strings (lối viết liệt kê – tổng hợp)

Công thức Strings là một trong những công thức phổ biến hiện nay, với lối viết liệt kê và tổng hợp giúp cho đối tượng đọc bài PR có được thông tin hữu ích nhất về sản phẩm hay công ty bạn.