Scrum of Scrums

Phương pháp Scrum of Scrums được triển khai lần đầu tiên vào năm 1996 bởi Jeff Sutherland và Ken Schwaber, hai người tiên phong của Scrum. Cả Sutherland và Schwaber suy nghĩ cách để phối hợp tám đơn vị kinh doanh với nhiều dòng sản phẩm cho mỗi đơn vị kinh doanh và đồng bộ hóa các nhóm riêng lẻ với nhau. Vì vậy, để hoàn thành mục tiêu này, họ đã thử một cách mới là nhân rộng các nhóm Scrum. Trải nghiệm này đã truyền cảm hứng cho Sutherland xuất bản một bài báo vào năm 2001 với tiêu đề là “Agile Can Scale: Inventing and Reinventing SCRUM in Five Companies”, lần đầu tiên đề cập đến Scrum of Scrums. Kể từ đó, Scrum of Scrums đã trở nên phổ biến và được ứng dụng rộng rãi.

Đối với các dự án Scrum có quy mô lớn, rất đông thành viên thì việc phối hợp đòi hỏi phải có một phương án kết nối phù hợp. Bởi khi dự án Scrum có quy mô nhóm càng lớn, đường dây liên lạc giữa các thành viên trong nhóm càng nhiều, khiến việc trao đổi thông tin, tạo niềm tin và hướng đến mục đích chung sẽ trở nên khó khăn hơn. Do đó, việc chia một nhóm rất lớn thành hai hoặc ba hoặc nhiều nhóm nhỏ hơn có thể giúp cải thiện việc liên kết thông suốt trong quản lý và duy trì kết quả như mong muốn.

Scrum of Scrums là kỹ thuật được sử dụng phổ biến nhất để tích hợp công việc và liên kết giữa các nhóm Scrum với nhau, và số lượng thành viên trong nhóm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai SoS, quá ít hay quá nhiều cũng không tốt (thường là 3 đến 9 thành viên mỗi nhóm), đảm bảo đầu ra sản phẩm/phần mềm của nhóm này tích hợp tốt với đầu ra sản phẩm/phần mềm của nhóm khác, cũng như đảm bảo không bị chồng chéo công việc với nhau.

Scrum of Scrums giúp các nhóm phát triển và cung cấp các sản phẩm phức tạp thông qua bộ “kiềng ba chân” của Scrum (3 pillars) đó là tính minh bạch (Transparency), kiểm tra (Inspection) và thích ứng (Adaptation). Scrum of Scrums đặc biệt thành công khi tất cả các thành viên của từng nhóm Scrum làm việc đạt hiệu suất cao, hướng tới một mục tiêu chung, có niềm tin và dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau.

Cách tổ chức

Mục đích của Scrum of Scrums là để phối hợp các nhóm nhỏ và độc lập. Các nhóm áp dụng Scrum of Scrums cần phải đảm bảo một sản phẩm/phần mềm được tích hợp đầy đủ vào cuối mỗi Sprint, điều này có thể liên quan đến hai hoặc nhiều nhóm làm việc cùng nhau trong cùng một thời gian, đàm phán các công việc, phân chia ranh giới trách nhiệm… đảm bảo phù hợp với giao tiếp giữa các nhóm. Để theo dõi tất cả những điều này, Scrum of Scrums phải có một Product Backlog riêng được duy trì, cập nhật bởi Scrum Master.

Các tổ chức thường sử dụng phương pháp này như bước đầu tiên để mở rộng quy mô một cách nhanh chóng và tổ chức phát triển các sản phẩm lớn hơn, phức tạp hơn.

Trên đây là hình minh hoạ cho quy mô dự án với 98 thành viên. Các thành viên này được phân chia thành nhiều nhóm Scrum tương ứng với 7 thành viên cho mỗi nhóm.

• Mỗi nhóm thuộc Scrum A (lớp A) cử ra 1 đại diện để tham gia vào một nhóm với trách nhiệm là kết nối, báo cáo tình hình công việc giữa các nhóm và hình thành Scrum B (lớp B, còn gọi là Scrum of Scrums A).
• Mỗi Scrum B sẽ tiếp tục cử ra một đại diện để tham gia vào một nhóm với trách nhiệm là kết nối, báo cáo tình hình công việc giữa các nhóm và hình thành Scrum C (lớp C, còn gọi là Scrum of Scrums B).
• Các nhóm Scrum A là một nhóm Scrum tiêu chuẩn, các thành viên luôn làm việc cùng nhau và gắn kết với nhau. Các nhóm Scrum B, Scrum C gồm các thành viên không cố định được xem là Scrum ảo.

Tương tự như Daily Scrum, các cuộc họp của Scrum of Scrums được diễn ra theo lịch trình thường xuyên nhưng không nhất thiết phải hàng ngày, có thể tần suất hai lần một tuần hoặc tối thiểu một lần một tuần.

Mỗi nhóm Scrum tiêu chuẩn sẽ có Scrum Master hoặc một thành viên nhóm được chỉ định tham gia cuộc họp Scrum of Scrums với tư cách là đại diện. Trong trường hợp, nội dung của nhóm muốn trình bày có tính kỹ thuật cao thì cả Scrum Master và thành viên có trình độ kỹ thuật đều có thể tham dự.

Cuộc họp Scrum of Scrums cũng được tổ chức tương tự như cuộc họp Daily Scrum, nhưng timeboxed sẽ không bị giới hạn trong khung 15 phút như Daily Scrum. Ví dụ: từng nhóm scrum tiêu chuẩn có cuộc họp Daily Scrum là lúc 9:00 sáng. Sau các cuộc họp này, vào lúc 9:30 hàng ngày (hoặc như tần suất phía trên đã đề cập) các đại diện của từng nhóm Scrum tiêu chuẩn sẽ tham gia cuộc họp Scrum of Scrums.

Tại cuộc họp Scrum of Scrums, mỗi đại diện của Scrum group sẽ tiến hành báo cáo bằng cách trả lời các câu hỏi như sau:

• Nhóm của bạn đã làm được những gì kể từ cuộc họp cuối cùng chúng ta gặp nhau?
• Nhóm của bạn sẽ làm những gì cho tới khi chúng ta gặp nhau trong cuộc họp kế tiếp?
• Nhóm của bạn có gặp phải những vấn đề hay rào cản nào không?

Ngoài ra, các đại diện của từng nhóm Scrum có thể sẽ phải giải quyết thêm 2 câu hỏi nữa, để giúp họ xác định xem có mâu thuẫn công việc nào giữa các team hay không đó là:

• Nhóm của bạn có đang làm việc gì có thể ảnh hưởng cản trở tới nhóm khác không?
• Công việc của nhóm bạn có bị ảnh hưởng, bị cản trở bởi công việc của nhóm khác không?

Sau cuộc họp, người đại diện của nhóm Scrum sẽ báo cáo, truyền đạt lại các vấn đề có liên quan, ảnh hưởng đến nhóm cho các thành viên còn lại trong nhóm của mình.

Mục tiêu của Scrum of Scrums là đảm bảo các nhóm Scrum nhỏ thực hiện Sprint goals của họ và mục tiêu chung của dự án mà tất cả nhóm Scrum đã nhận. Scrum of Scrums được sử dụng rộng rãi và là cách để mở rộng quy mô Scrum. Scrum of Scrums có thể hoạt động một cách hiệu quả ngay cả trong các tổ chức có nhiều nhóm lớn, miễn là các cuộc họp Scrum of Scrums được tiến hành đúng và duy trì thường xuyên. Điều cần nhấn mạnh khi quản lý dự án theo Scrum of Scrums chính là sự phối hợp giữa các nhóm Scrum và giải quyết các trở ngại của họ một cách triệt để nhất.