Nếu hỏi tôi về một nghề thú vị trong thế kỉ 21, tôi sẽ chọn Data Analyst.
Gần như dưới làn sóng chuyển đổi số như vũ bão hiện nay, Chuyên viên phân tích dữ liệu (Data Analyst) ngày càng trở thành một nghề nghiệp thịnh hành trong các tổ chức. Chúng ta cần dữ liệu ngày một nhiều hơn, và càng quan tâm đến việc phân tích chúng thành những hiểu biết sâu sắc (insights) để đóng góp vào những phát kiến quan trọng cho toàn doanh nghiệp.
Với bất cứ cá nhân nào đang thực hiện hoặc mong muốn trở thành một Data Analyst thực thụ, tôi tin rằng, bạn sẽ nghĩ đây là một ngành rất coi trọng về năng lực kỹ thuật, điều đó hoàn toàn chính xác, nhưng nếu bạn chỉ tập trung vào kỹ thuật, bạn sẽ khó tiến xa trong công việc của mình, đặc biệt là khi bạn bắt đầu có cơ hội đảm nhận những vị trí quan trọng hơn trong tổ chức như Team Lead/Manager.
Bạn có thể là một cá nhân rất tài năng và thông minh về mặt kỹ thuật, nhưng đôi khi bạn sẽ có thể gặp khó khăn trong việc truyền đạt những bài học kinh nghiệm hoặc hiểu biết của mình đến với mọi người, điều này làm giảm đi sự ảnh hưởng của bạn đến với những thay đổi trong tổ chức. Bạn có thể tìm ra những phát kiến độc đáo từ những dữ liệu được cung cấp, nhưng bạn thiếu đi khả năng lên kế hoạch để triển khai nó, hoặc trong quá trình triển khai, bạn không giải quyết được những hiểu lầm trong giao tiếp giữa các bên, gây ra những khoảng cách đánh giá (Gulf of Evaluation).
Nếu bạn là một Data Analyst, rất có thể ở thời điểm này hay thời điểm khác, sau 2-3 năm phát triển chuyên môn cứng, bạn có thể đã tự hỏi mình một vài câu hỏi như:
– Làm thế nào mình có thể thấu hiểu tốt hơn công việc của mình và bắt đầu lead một team?
– Làm cách nào để chứng minh giá trị của mình cho tổ chức?
– Làm thế nào để có thể tạo tác động đến đồng nghiệp và đóng góp vào sự thay đổi của tổ chức?
– Làm thế nào mình có thể nhận được sự công nhận mà mình thực sự xứng đáng?
Tôi sẽ chỉ cho bạn một cách để bắt đầu “làm chủ” những vấn đề này. Hãy bắt đầu làm quen với kĩ năng được cho là “bước đệm quan trọng nhất” để bạn bắt đầu tiến xa hơn trong công việc của mình – Project Management!!!
Bản thân một Data Analyst gần như sẽ đóng vai trò là “cầu nối” giữa data và business. Chính vì vậy, bạn thực sự sẽ cần nói được “2 thứ tiếng”: “Ngôn ngữ kĩ thuật” và “Ngôn ngữ kinh doanh”.
Ngôn ngữ kỹ thuật để chỉ về năng lực cần có của bạn về phân tích dữ liệu cũng như một ít hiểu biết về domains của tổ chức. Và thứ ngôn ngữ thứ 2 – mà tôi cho là có tính “sống còn” hơn – đó là ngôn ngữ kinh doanh của một nhà quản lý có thể chuyển hóa các “phân tích” thành “hành động”, từ đó tạo nên những chuyển đổi thiết thực cho doanh nghiệp.
Hầu hết các bên liên quan (stakeholder) trong một tổ chức sẽ ít nhiều có hiểu biết về vòng đời quản lý dự án (project management lifecycle). Họ biết cần những gì để đưa một dự án từ ý tưởng đến triển khai và hoàn tất. Tuy nhiên, họ có thể không tiếp xúc nhiều với kiến thức về các giai đoạn và vòng đời phân tích dữ liệu (steps of the data analysis lifecycle), trong khi đây là chuyên môn mà Data Analyst nắm rất rõ.
Cách dễ nhất để bạn với tư cách là một nhà phân tích dữ liệu có thể thu hẹp khoảng cách hiểu biết này là gắn (aligned) các giai đoạn khác nhau của dự án phân tích dữ liệu với các giai đoạn chung của quản lý dự án.
Như vậy, từ một chuyên môn cứng, bạn bắt đầu phát triển rộng hơn để tập trung vào những bức tranh lớn của doanh nghiệp, định hướng cho team của bạn hoạt động hiệu quả hơn nữa.
Tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm kĩ năng “project management” vào từng giai đoạn trong một quy trình phân tích dữ liệu.
Một dự án phân tích thành công có thể chuyển thông tin chi tiết trở thành hành động cho tổ chức của bạn, và điều này chỉ có thể thành công khi chúng ta đặt ra các câu hỏi (business questions) đúng ngay từ đầu. Các câu hỏi này sẽ định hướng cho việc thu thập dữ liệu cũng như phân tích trong suốt quá trình làm việc.
Nếu bạn đang ở vị trí là Team Lead, bạn cần kiến thức về quản lý dự án để bắt đầu thiết lập nên một hồ sơ Business case (tạm dịch là “Đề án kinh doanh”, hoặc “Tình huống kinh doanh”, hoặc “Hồ sơ dự án”) cho chuỗi công việc phân tích sau đó (mà bây giờ đã là một dự án). Việc làm này sẽ tập trung hơn về “yếu tố cốt lõi” của dự án như:
– Tổ chức hy vọng đạt được điều gì thông qua dự án?
– Lợi ích mà dự án mang lại cho tổ chức được thể hiện dưới dạng ROI (Return on Investment) hoặc các chỉ số khác gắn với chiến lược chung của doanh nghiệp là gì?
– Tại sao dự án này được lựa chọn để thực hiện?
Bằng cách suy nghĩ về một câu hỏi kinh doanh dưới dạng một “hồ sơ dự án” (Business case), bạn sẽ có thể giải thích tốt hơn cho đồng nghiệp và các bên liên quan chính về lý do tại sao dự án phân tích của bạn lại quan trọng.
Khi bạn thực hiện chuyên môn của Data Analyst, lúc đã xác định được câu hỏi quan trọng, bạn sẽ bước vào việc phân tích và sử dụng các công cụ và chiến lược khác nhau để thu thập và diễn giải dữ liệu. Những kế hoạch này sẽ được thực hiện ở Sprint planning nếu team của bạn hoạt động theo mô hình Scrum.
Tuy nhiên, tại giai đoạn Planning này, với kiến thức quản lý dự án, bạn sẽ quan tâm thêm về việc tiến hành các phân tích khả thi (feasibility studies) nhằm hiện thực hóa sơ bộ một số lợi ích mà tổ chức đạt được như tăng doanh thu, tăng lượng khách hàng quay lại,… Đây là tiền đề quan trọng trong việc thiết lập nên tầm nhìn dự án (project vision) và tăng sự gắn kết của các bên liên quan đối với dự án (stakeholder engagement).
Bạn cũng sẽ quan tâm đến các ràng buộc (constraints) trong dự án của mình, nhằm giúp nhóm bạn sẽ không đi quá xa với những thứ đề ra nhưng vẫn đảm bảo tính sáng tạo và đổi mới trong công việc. Phạm vi dự án (Scope), tiến độ dự án (Schedule) và ngân sách dự án (Cost) là những ràng buộc quan trọng trong quản lý dự án.
Một cách rõ ràng, bạn sẽ cảm nhận được một công việc chuyên môn được nâng tầm lên cao hơn với kiến thức về quản lý dự án là như thế nào.
Bạn bắt đầu bước vào giai đoạn Executing trong dự án với các công việc chuyên môn, sau khi đã thu thập và diễn giải dữ liệu, bạn sẽ áp dụng vào giải đáp các câu hỏi kinh doanh đã được xác định trong giai đoạn đầu. Ngoài công việc chuyên môn, lúc này, bạn cần trao đổi với các stakeholder rất nhiều để tham khảo ý kiến và ghi nhận những bài học kinh nghiệm khi thực hiện công việc.
Khi bạn là người quản lý, trách nhiệm của bạn sẽ nhiều hơn việc đảm bảo mọi thứ được thực hiện. Bạn cần công việc của nhóm mình tạo nên giá trị (values) thật sự cho tổ chức. Lúc này, mỗi cuộc trò chuyện với stakeholder sẽ giúp bạn làm rõ dần (elaborate progressively) kết quả mà nhóm cần hướng đến. Điều này không có nghĩa bạn sẽ làm “chệch hướng” với mục tiêu ban đầu, mà là thấu hiểu hơn cách để diễn giải phù hợp đối với từng stakeholder hướng đến mục tiêu đó.
Một ví dụ điển hình, các lãnh đạo C-level sẽ ít quan tâm cách mà bạn đưa ra những chỉ số quan trọng nào cần tăng giảm để gia tăng doanh thu, bạn sẽ khó lòng thu hút họ với kiểu nói:
“Nhìn vào dữ liệu, chúng ta có thể thấy X và Y, có thể giải thích cho [Câu hỏi kinh doanh], và chúng ta cần tăng những chỉ số A, B, C để giải quyết tình huống này”.
Nhưng họ sẽ rất quan tâm đến những hành động và cách thức mà bạn làm để tăng giảm những chỉ số đó như:
“Nhìn vào dữ liệu, chúng ta có thể thấy X và Y, có thể giải thích cho [Câu hỏi kinh doanh], chúng ta cần tăng những chỉ số A,B,C để giải quyết tình huống này, nhưng với số liệu hiện tại trong vận hành của công ty, chúng ta chỉ có thể tăng A và B trong ngắn hạn với các hành động cụ thể như D,E,F”
Khi quá trình diễn giải dữ liệu được thực hiện cho đến khi hoàn tất, bạn luôn phải thực hiện việc kiểm soát cũng như điều chỉnh thường xuyên hướng phân tích của team. Tại đây, các Data Analyst Lead sẽ cần làm quen với khái niệm “Hệ thống Kiểm soát Thay đổi” (Change Control System) trong kiến thức về quản lý dự án nhằm nâng cao hơn năng lực của mình. Hệ thống này sẽ giúp cho việc lựa chọn và đánh giá những thay đổi nào nên được thực hiện trong dự án trở nên dễ dàng hơn.
Việc kiểm soát chất lượng (Quality Control) cũng như xác thực phạm vi dự án (Validate Scope) cũng được thực hiện trong giai đoạn này, và các khuyến nghị (change request) sẽ xảy ra thường xuyên. Bạn sẽ có trách nhiệm phân tích và đo lường lại các dữ liệu hiệu suất công việc (work performance data) để đưa ra những thông tin hữu ích cho các stakeholders. Ngoài ra, bạn sẽ cần đảm bảo team của mình đạt được KPI đã đề ra cho đến cuối dự án và tập trung trao đổi với các stakeholder giúp họ nắm được tiến độ công việc theo cách mà họ dễ nắm bắt nhất.
Cuối cùng, một công việc hoặc dự án sẽ được coi là “hoàn thành” khi chúng giải quyết được các vấn đề đã được thống nhất giữa các bên. Ngoài ra, trong trường hợp là một dự án, sự hoàn thành còn được đi kèm với việc lên kế hoạch cho sự phát triển liên tục (Continuous Improvement) thông qua các bài học kinh nghiệm. Chúng ta sẽ tiếp cận bằng các câu hỏi như:
– Bài học rút ra trong suốt các quá trình của dự án là gì?
– Doanh nghiệp nên thực hiện những hành động nào trong tương lai?
– Lần sau nên làm gì khác đi để hiệu quả hơn?
Bằng cách này, bạn có thể từng bước thay đổi sự hiệu quả trong công việc dự án của mình. Nếu trong các dự án Agile, các bạn sẽ có thể làm quen với khái niệm Kaizen, và tình thần này sẽ xuyên suốt các quá trình thực hiện dự án.
Việc thu thập các bài học kinh nghiệm không chỉ bắt đầu khi kết thúc dự án. Nó phải được thu thập thường xuyên và bắt đầu từ lúc hình thành dự án để đạt kết quả cao nhất. Bạn có thể tận dụng những bài học ở hiện tại để cải thiện chính dự án của mình, thay vì chỉ có một nguồn duy nhất là các dữ liệu lịch sử (historical data).
Để thực sự tạo ra ảnh hưởng và thay đổi trong tổ chức, các Data Analyst cần có khả năng bước ra khỏi “vùng chuyên môn” của mình để bắt đầu tự triển khai được những phát kiến của mình nhằm giúp tổ chức vận hành hiệu quả hơn. Với vai trò là Project Manager, các Data Analyst sẽ có thể vận dụng được các kĩ năng quản lý dự án nhằm thiết lập đội ngũ, quản lý các giới hạn trong dự án và đem lại lợi ích cao nhất cho các bên liên quan.
Với vị trí là một Data Analyst, bạn đã thành công như thế nào trong việc tạo nên sự thay đổi trong tổ chức của mình?
Những nguyên tắc nào của kĩ năng quản lý dự án đã có tác động lớn nhất đến công việc của bạn và sự hiệu quả trong giao tiếp với các bên liên quan?
Bạn có thể tự trả lời hoặc cho chúng tôi biết trong các ý kiến của bạn.
Chúc bạn thành công!
Tác giả: Dương Quý Đăng, PMP, PMI-ACP.
——————————
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách bạn có thể nâng cao kĩ năng giải quyết các vấn đề kinh doanh của tổ chức bằng kĩ năng quản lý dự án, hãy tham khảo thêm những bài viết do Masterskills cung cấp hoặc tham gia những khóa thực hành do chúng tôi cung cấp.
——————————-
MỌI CHUẨN BỊ CHO PMP
