Tư duy hệ thống thúc đẩy kết quả của dự án

Bài học mà chúng tôi đã học được từ những gián đoạn trong vài năm qua là mối liên kết giữa loài người và các hệ thống mà chúng tôi đã xây dựng. Chúng tôi vẫn đang giải quyết hậu quả của COVID-19, đã gây ra khủng hoảng kinh tế toàn cầu, gây ra biến động trên thị trường lao động và nhấn mạnh sự cần thiết phải xây dựng chuỗi cung ứng toàn cầu linh hoạt hơn.

Ví dụ: tại Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI), chúng tôi đã trải qua quá trình chuyển đổi nhanh chóng sang mô hình làm việc hoàn toàn từ xa, mở rộng đội ngũ nhân viên theo khu vực và tổ chức nhiều sự kiện học tập trực tuyến để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng. Sự thay đổi nhanh chóng này đòi hỏi phải áp dụng ngay các nền tảng mới, tuân thủ các quy tắc làm việc khác nhau của địa phương và áp dụng tư duy linh hoạt để phát triển các cách làm việc mới. 

Đồng thời, PMI đã triển khai các công cụ như học tập tương tác (interactive learning) và các trung tâm tài nguyên tập trung (focused resource hubs) để hỗ trợ cộng đồng các nhà quản lý dự án toàn cầu, những người đang tính toán tác động của khủng hoảng khí hậu và nhu cầu kích hoạt các chiến lược môi trường, xã hội và quản trị (ESG). Trong bối cảnh phức tạp này, các chuyên gia dự án sẽ cần phải chuyển từ mô hình tư duy tuyến tính – coi nguyên nhân và kết quả đơn giản là “nếu tôi làm điều này thì đây sẽ là kết quả”, sang cách tiếp cận tư duy hệ thống – xem xét vô số các tương tác khác nhau, động lực và các yếu tố có thể và sẽ tác động đến sự thành công của dự án. Tư duy hệ thống là một cách tiếp cận có thể giúp những người thực hành mở rộng tầm nhìn và tạo ra cái mà Peter Senge (tác giả của “The Fifth Discipline” – một cuốn sách được đọc rộng rãi về động lực học hệ thống) gọi là “tổ chức học tập” (learning organization), để thích ứng và ứng phó với những thay đổi quyết định kết quả của dự án.

Daniel Daly, Knowledge Programs Manager tại PMI cho biết: “Trong môi trường liên tục thay đổi này, tư duy hệ thống sẽ xem xét các yếu tố giảm thiểu có tác động trực tiếp đến kết quả tổng thể của dự án và cho phép cân nhắc mối liên kết giữa các phần phụ thuộc với nhau”. “Hãy xem xét International SMasterskills Station, quay quanh trái đất cứ sau 90 phút. Để 07 phi hành gia sống và làm việc an toàn và thành công trong không gian, đâu là một vài trong vô số hệ thống kết nối với nhau không thể thiếu cho sự thành công của bất kỳ nhiệm vụ nào? Câu trả lời hiển nhiên sẽ là hệ thống kỹ thuật liên quan đến việc duy trì sức khỏe của họ.”

Daly, Former Project Management Curriculum Lead tại Học viện Lãnh đạo Chương trình/Dự án và Kỹ thuật của Học viện NASA, tiếp tục: “Vì có nhiều cơ quan không gian từ hơn 10 quốc gia tham gia bảo trì Trạm vũ trụ quốc tế (International SMasterskills Station), nên mỗi cơ quan vũ trụ đều sở hữu quan điểm văn hóa độc đáo của riêng mình. Tất cả họ cùng với hệ thống mà họ đại diện, phải có khả năng phối hợp với nhau trong việc xác định các vấn đề và duy trì hoạt động của các hệ thống phụ thuộc lẫn nhau này, để đảm bảo sứ mệnh thành công.”

Khi nền văn minh tiến tới mức độ tương tác và phức tạp cao hơn bao giờ hết, được thể hiện bằng những vấn đề nguy cấp như khủng hoảng khí hậu và tình trạng vô gia cư, tư duy hệ thống có thể giúp chúng ta không phải thốt lên: “Tôi không ngờ điều đó sẽ đến” khi chúng ta thực hiện các giải pháp. Điều đó giải thích tại sao mô hình tảng băng trôi (iceberg model) là một hệ thống ẩn dụ phổ biến mà các nhà tư tưởng áp dụng để xem xét các yếu tố ảnh hưởng đang ẩn giấu bên dưới bề mặt. Để tìm hiểu thêm về các nguyên tắc cơ bản và ứng dụng của tư duy hệ thống, PMI đã yêu cầu các chuyên gia trong lĩnh vực phân tích kinh doanh, kỹ thuật hệ thống và quản lý dự án chia sẻ quan điểm của họ về:

• Làm thế nào tư duy hệ thống có thể được sử dụng như một mô hình để giải quyết vấn đề
• Tư duy hệ thống có thể cải thiện việc ra quyết định như thế nào
• Điểm đòn bẩy (leverage points) có thể giúp tạo ra kết quả dự án mong muốn như thế nào

Hãy ghi nhớ những điểm dưới đây của nhà tiên phong về tư duy hệ thống, Russell Ackoff:

• Hệ thống là một tổng thể không thể chia thành các phần độc lập.
• Hệ thống là sản phẩm của sự tương tác giữa các bộ phận của nó.
• Hiệu suất của một hệ thống phụ thuộc vào cách các bộ phận khớp với nhau chứ không phải cách chúng hoạt động riêng lẻ.

Sử dụng tư duy hệ thống làm mô hình để giải quyết vấn đề

Richard A. McConnell, DM, Cựu Trung tá, Quân đội Hoa Kỳ, cho biết: “Tư duy hệ thống là một quá trình nhận thức có thể hỗ trợ các nhà quản lý dự án thông qua việc sử dụng logic để giải quyết các vấn đề từ những thách thức khi ứng phó với các quy tắc đơn giản cho đến những tình huống ngày càng phức tạp”. “Bắt đầu bằng cách phóng to các phần riêng biệt của vấn đề để hiểu bản chất riêng biệt của chúng và sau đó giải thích cách chúng kết nối với tất cả các phần riêng biệt khác của vấn đề. Sau đó, bạn có thể thu nhỏ và xem phần nào của vấn đề không còn kết nối hoặc bị chẩn đoán sai, khi đó chúng không còn là một phần của vấn đề cần giải quyết. Nói một cách đơn giản, nơi mà các quy tắc có tác dụng giải quyết vấn đề thì tư duy hệ thống là tốt nhất.”

McConnell minh họa quan điểm này bằng cách chia sẻ câu chuyện về một tình huống cực kỳ nguy hiểm khi ông được giao vai trò quản lý dự án và sử dụng tư duy hệ thống để thiết kế một giải pháp. Ông nói: “Tôi là chỉ huy thứ hai của một tiểu đoàn 400 người, được giao nhiệm vụ vận chuyển đạn dược thu được của kẻ thù khắp Sunni Triangle (Iraq) bằng xe da mềm”. “Các cuộc tấn công vào đoàn xe đã ngày càng gia tăng. Chỉ huy và tôi nhận ra rằng chúng tôi cần tạo ra một loại biện pháp bảo vệ nào đó, nếu không chúng tôi sẽ bị thiệt hại về quân số binh lính từ hành động tấn công của kẻ thù.”

McConnell đã thực hiện các bước để giải quyết lỗi hệ thống này. Các phương tiện này không được thiết kế để chịu được các điều kiện chiến đấu và không đủ để đạt được mục tiêu của tiểu đoàn. McConnell sẽ cần thiết kế một giải pháp chưa từng tồn tại. “Chúng tôi quyết định xây dựng các gói bảo vệ áo giáp. Trước đây, chúng tôi chưa bao giờ chế tạo áo giáp cho xe cộ, vì vậy trước tiên, chúng tôi phải xác định các phần riêng biệt của vấn đề, xác định cách các bộ phận này kết nối với nhau, sau đó sản xuất áo giáp và lắp đặt nó, cuối cùng là xác định mức độ hiệu quả của nó thông qua đánh giá. Giá trị của nỗ lực này là chúng tôi đã không mất một binh sĩ nào trước hành động của kẻ thù trong khi thực hiện hơn 700 đoàn xe, di chuyển 2 triệu dặm (hơn 3,2 triệu km) và vận chuyển 750 tấn đạn dược.”

Trước tiên, bằng cách phóng to các phần nhỏ khác nhau của vấn đề – cách chế tạo một cánh cửa thép hoặc bệ súng máy – sau đó thu nhỏ để kiểm tra xem các giải pháp riêng lẻ này có hiệu quả như thế nào trong việc đáp ứng mục tiêu tổng thể, đã giúp làm sáng tỏ các lớp phức tạp và mơ hồ. 

• Tư duy hệ thống là một mô hình có giá trị giúp giải quyết một vấn đề phức tạp, đặc biệt là trong môi trường có rủi ro cao và bị hạn chế về thời gian.
• Hiểu các phần riêng biệt của một vấn đề và sự tương tác phức tạp giữa các phần đó là bước đầu tiên để thiết kế một giải pháp.

Phát triển tư duy hệ thống để cải thiện việc ra quyết định

Lenka Pincot, PMI-ACP, PMP, PMI-PBA, Chánh văn phòng của Chủ tịch & Giám đốc điều hành tại PMI, cho biết: “Tư duy hệ thống mang lại khả năng vượt trội để cải thiện việc ra quyết định, bằng cách hiểu bối cảnh và tác động của các vòng phản”. “Bởi vì, trong khi tất cả chúng ta đều muốn đưa ra những quyết định tốt nhất, thì sự phức tạp xung quanh chúng ta khiến việc đó trở thành một nhiệm vụ không đơn giản.”

Pincot lần đầu tiên biết đến tư duy hệ thống khi còn là sinh viên đại học và là người ủng hộ nhiệt tình kể từ đó. “Chúng tôi được giao nhiệm vụ chơi một trò chơi mô phỏng do Giáo sư John Sterman (hiện đang làm việc tại MIT Sloan School of Management) thiết kế dựa trên một ví dụ điển hình thực tế – một công ty phát triển nhanh chóng và đang hướng tới thành công chưa từng có nhưng đột nhiên phá sản. Tôi bị thu hút bởi thực tế là tình huống đó được mô tả, mô phỏng cách công ty sẽ phát triển nếu các quyết định khác nhau được đưa ra. Tôi bắt đầu tìm hiểu về tư duy hệ thống và hiểu về những vòng phản hồi do các quyết định của chúng tôi gây ra.”

Pincot trích dẫn Giáo sư Jay Forrester, người tiên phong trong lĩnh vực động lực học hệ thống, khi thảo luận về vai trò quan trọng của các vòng phản hồi trong quá trình tư duy. “Anh ấy đã mô tả lý do tại sao các vòng phản hồi lại là thành phần thiết yếu của một hệ thống”, Pincot nói “Chúng giúp chúng tôi hiểu lý do tại sao các quyết định của chúng tôi có thể gây ra những hậu quả không lường trước được, điều gì gây ra sự gián đoạn của một hệ thống hoặc khi một hệ thống ở trạng thái cân bằng, tăng trưởng hay thu hẹp.” Pincot giải thích thêm bằng cách lưu ý: “Tư duy hệ thống hướng dẫn chúng ta chuyển dịch và hình dung một môi trường phức tạp thành một tập hợp các yếu tố và mối quan hệ của chúng. Mặc dù đây có thể là đặc điểm của các phương pháp phân tích hoặc giải quyết vấn đề khác, nhưng tư duy hệ thống sẽ phân loại các thành phần hệ thống và mối quan hệ của chúng, dựa trên các thuộc tính của chúng để xây dựng sự hiểu biết về động lực của hành vi hệ thống.” 

Để giải quyết mức độ phức tạp cao như vậy, Pincot tìm kiếm các điểm đòn bẩy của hệ thống có thể được chuyển thành lộ trình, mục tiêu và kế hoạch thực hiện của dự án. “Điểm đòn bẩy là gì? Điểm đòn bẩy của hệ thống được thể hiện bằng các yếu tố có tác động lớn đến động lực của hệ thống. Nói một cách thực tế, chúng là một phần của các vòng phản hồi có vai trò chủ yếu thúc đẩy kết quả của hệ thống. Trong trường hợp giải quyết một vấn đề, chúng dẫn chúng ta đến việc xác định nguyên nhân gốc rễ. Nếu không tìm thấy chúng, bạn sẽ khiến dự án của mình có nguy cơ tập trung vào các hoạt động kém hiệu quả hơn, điều này có thể làm bạn chậm lại hoặc thậm chí đe dọa khả năng đạt được mục tiêu của dự án.”

Pincot mô tả khoảng thời gian cô được giao nhiệm vụ giải cứu một nhà cung cấp dịch vụ khách hàng hoạt động kém hiệu quả. “Các đối thủ cạnh tranh của chúng tôi đang chuẩn bị sẵn sàng để vượt qua khách hàng của chúng tôi. Khi số tiền đặt cược quá cao, tôi sẽ triển khai tư duy hệ thống một cách tự động. Xác định nguyên nhân gốc rễ và các bước có tác động cao nhất đến kết quả là chìa khóa thành công cuối cùng.” Bằng cách sử dụng tư duy hệ thống, Pincot phát hiện ra rằng toàn bộ vấn đề là do “sự tin tưởng bị phá vỡ giữa các nhóm và lãnh đạo chứ không phải công nghệ, không phải thiết kế quy trình, không phải kỹ năng, không có gì có thể tìm thấy trong hệ thống và tài liệu của chúng tôi. Nếu không phát hiện ra điều này thông qua phân tích hệ thống, có lẽ tôi đã không đặt ra được các ưu tiên đúng đắn.”

Pincot khuyến khích tất cả các chuyên gia dự án phát triển tư duy hệ thống: “Tư duy hệ thống là một môn học cung cấp các phương pháp mạnh mẽ để hiểu các tình huống phức tạp, phát triển khả năng dự đoán kết quả của các tình huống kinh doanh và cuối cùng là cải thiện khả năng thấy trước và tránh những hậu quả không mong muốn do hành động của chúng ta gây ra . Và, vì các nhà quản lý dự án thường được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề thay vì chỉ thực hiện các dự án đã được xác định sẵn và được cân nhắc kỹ lưỡng, đó là lúc tư duy hệ thống xuất hiện.”

• Hiểu được tác động của các vòng phản hồi đối với việc ra quyết định là điều cần thiết để học hỏi và ứng phó với sự thay đổi.
• Việc xác định các điểm đòn bẩy của hệ thống có thể giúp bạn tập trung vào các hoạt động sẽ là cách hiệu quả nhất để tác động đến kết quả.

Thêm tư duy hệ thống để mở rộng bộ công cụ quản lý dự án của bạn

Tư duy hệ thống là một công cụ có giá trị khi quản lý các mối quan hệ tổ chức phức tạp và các kết quả dự án phụ thuộc lẫn nhau. Trong một ví dụ gần đây, các nhà nghiên cứu Hugo Jose Herrera de Leon và Birgit Kopainsky đã áp dụng tư duy hệ thống để điều tra khả năng phục hồi trong hệ thống lương thực ở những quốc gia nơi mà biến đổi khí hậu gây ra mối đe dọa cho các gia đình sống dựa vào nông nghiệp tự cung tự cấp. Nghiên cứu của họ sẽ giúp xác định và chỉ đạo các dự án dài hạn nhằm đảm bảo an ninh lương thực.

Tư duy hệ thống cho phép tất cả các chuyên gia dự án – bao gồm người quản lý chương trình, người quản lý dự án, kỹ sư hệ thống và nhà phân tích kinh doanh – cân nhắc các quan điểm khác nhau để giúp tổ chức và đánh giá các sự ưu tiên. Nó hỗ trợ những người thực hiện hình dung ra những hậu quả không lường trước được khi tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề khó khăn.

Ngoài ra, cách tiếp cận này có thể giúp hiểu rõ hơn về những vấn đề phức tạp hiện hữu trong các cá nhân, môi trường làm việc, nhóm và phòng ban, tất cả đều đóng vai trò then chốt trong việc theo đuổi thành công của dự án.

Nguồn: pmi.org