Vai trò của Nhà tài trợ/Người khởi xướng dự án
Một định nghĩa cơ bản của một nhà tài trợ là một người cung cấp các nguồn lực tài chính cho dự án; tuy nhiên, kỳ thi PMP đã bổ sung các nhiệm vụ cho nhà tài trợ – bao gồm hỗ trợ cho dự án và bảo vệ dự án khỏi những thay đổi không cần thiết. Vai trò của nhà tài trợ có thể được lấp đầy bởi hai hoặc nhiều cá nhân, làm việc cùng nhau. Trong khuôn khổ của PMBOK Guide thì Nhà tài trợ là một người hoặc một nhóm cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cho dự án, chương trình hoặc danh mục đầu tư và chịu trách nhiệm cho sự thành công của nó.
Trong hoặc trước khi bắt đầu dự án, nhà tài trợ:
- Có yêu cầu phải được đáp ứng
- Là một bên liên quan của dự án
- Tham gia phát triển tình huống kinh doanh cho dự án
- Giúp xác định các mục tiêu dự án có thể đo lường được
- Ủng hộ hoặc bảo vệ dự án, đặc biệt là trong khi khái niệm dự án đang được kết hợp
- Phục vụ như một tiếng nói của dự án hoặc người phát ngôn cho những người không biết về dự án, bao gồm cả quản lý cấp trên
- Tập hợp các hỗ trợ thích hợp cho dự án
- Đảm bảo sự đồng thuận trong toàn tổ chức
- Cung cấp ngân sách dự án
- Cung cấp các yêu cầu cấp cao
- Cung cấp thông tin liên quan đến phạm vi ban đầu của dự án
- Có thể đưa ra các mốc quan trọng, các sự kiện chính hoặc ngày kết thúc dự án (cùng với khách hàng)
- Xác định sự ưu tiên giữa các ràng buộc (nếu không hành không cung cấp thứ tự ưu tiên này)
- Cung cấp thông tin giúp phát triển điều lệ dự án (hiến chương dự án – project charter)
- Trao quyền cho giám đốc dự án như được nêu trong điều lệ dự án
- Đặt mức độ ưu tiên giữa các dự án
- Khuyến khích các bên liên quan hoàn thiện các yêu cầu và phạm vi cấp cao
- Hướng dẫn quy trình để dự án được phê duyệt và chính thức hóa, hỗ trợ bởi Giám đốc dự án khi cần thiết
Trong quá trình lập kế hoạch dự án, nhà tài trợ:
- Cung cấp cho nhóm dự án thời gian để lập kế hoạch
- Có thể xem lại WBS (Work Breakdown Structure)
- Xác định rủi ro
- Xác định các báo cáo cần thiết dành cho cấp quản lý để giám sát dự án
- Cung cấp đánh giá chuyên gia
- Giúp đánh giá sự đánh đổi/lựa chọn trong quá trình nén tiến độ bằng phương pháp crashing, fast tracking, hoặc đánh giá lại
- Phê duyệt kế hoạch quản lý dự án cuối cùng
Trong quá trình thực hiện dự án và giám sát và kiểm soát dự án, nhà tài trợ:
- Hỗ trợ những nỗ lực của Giám đốc dự án
- Bảo vệ dự án khỏi những ảnh hưởng và thay đổi bên ngoài
- Thực thi chính sách chất lượng
- Cung cấp đánh giá chuyên gia
- Giúp đánh giá sự đánh đổi/lựa chọn trong quá trình nén tiến độ bằng phương pháp crashing, fast tracking, hoặc đánh giá lại
- Giải quyết các xung đột vượt ra ngoài tầm kiểm soát của Giám đốc dự án
- Phê duyệt, từ chối hoặc trì hoãn các thay đổi hoặc ủy quyền cho ban kiểm soát thay đổi (CCB) thực hiện việc đó
- Có thể chỉ đạo rằng một đánh giá chất lượng cần được thực hiện
- Làm rõ các câu hỏi phạm vi
- Làm việc với Giám đốc dự án để theo dõi tiến độ
Trong thời gian kết thúc dự án, nhà tài trợ:
- Cung cấp sự chấp nhận chính thức của các giao phẩm (nếu họ là khách hàng)
- Cho phép chuyển giao hiệu quả và tích hợp các giao phẩm cho khách hàng
- Hỗ trợ thu thập hồ sơ lịch sử, bài học kinh nghiệm từ dự án
Vai trò của Giám đốc chức năng trong quản lý dự án
