12 Cách quản lý nhân viên hiệu quả cho các nhà quản lý

Một doanh nghiệp không thể đi đến đâu nếu không có một người lãnh đạo giỏi và một đội ngũ tuyệt vời. Mặc dù quản lý nhân viên không phải là công việc dễ dàng gì nhưng việc trở thành một người thích kiểm soát khắc nghiệt có thể dẫn đến việc nhân viên mất động lực và oán giận. Ngoài ra, quá mềm yếu có thể dẫn đến sự lười biếng và hình thành những thói quen xấu. Với tư cách là những người lãnh đạo, các nhà quản lý cần trang bị những cách quản lý nhân viên hiệu quả.

Chọn phong cách lãnh đạo phù hợp

Để trở thành người quản lý hiệu quả, cần phải hiểu những người mà bản thân đang quản lý. Tùy thuộc vào tính cách của họ, mọi người phản ứng khác nhau với các phong cách lãnh đạo khác nhau. Một số yêu cầu quản lý theo kiểu độc đoán trong khi những người khác lại nổi trội khi được trao quyền tự do và linh hoạt. Các nhà lãnh đạo mạnh mẽ có thể điều chỉnh phong cách lãnh đạo của mình tùy thuộc vào người họ đang làm việc cùng, nuôi dưỡng tiềm năng của mỗi thành viên trong nhóm bằng sự quan tâm cá nhân.

Phong cách lãnh đạo ảnh hưởng đến cách mà các nhà quản lý tương tác và hướng dẫn nhân viên. Nếu chọn phong cách lãnh đạo phù hợp, nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khích lệ sự phát triển cá nhân và động viên nhân viên để đạt được mục tiêu công ty. Có nhiều phong cách lãnh đạo khác nhau, mỗi phong cách có những ưu điểm và nhược điểm riêng.

• Phong cách lãnh đạo độc đoán: Nhà lãnh đạo đưa ra quyết định và chỉ đạo nhân viên thực hiện.

• Phong cách lãnh đạo dân chủ: Nhà lãnh đạo lắng nghe ý kiến của nhân viên và đưa ra quyết định dựa trên sự đồng thuận.

• Phong cách lãnh đạo ủy quyền: Nhà lãnh đạo trao quyền cho cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định. Họ khuyến khích cấp dưới đưa ra ý kiến và đóng góp cho tổ chức.

• Phong cách lãnh đạo quan liêu: Nhà lãnh đạo tập trung vào các quy trình và thủ tục. Họ thường đưa ra các quyết định dựa trên các quy định và hướng dẫn đã được thiết lập.

Giao việc và phản hồi rõ ràng

Thay vì chờ đợi các thành viên trong nhóm liên hệ khi có thắc mắc, hãy chủ động khi giao tiếp và phản hồi một cách rõ ràng với họ. Xác định các kênh liên lạc chính như email hoặc máy chủ trò chuyện để mọi người hiểu những bước cần thực hiện nếu gặp sự cố. Liên hệ với đội ngũ nhân viên theo nhóm và từng cá nhân để kiểm tra tiến trình của họ và khuyến khích giao tiếp cởi mở như một phương tiện để giải quyết vấn đề.

Phản hồi đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nhân viên. Khi cung cấp phản hồi rõ ràng về hiệu suất làm việc của họ, nhà quản lý giúp họ biết được những điểm mạnh và yếu của mình, từ đó tạo điều kiện để họ cải thiện và phát triển. Phản hồi cũng cần được cung cấp một cách xây dựng và khách quan, đồng thời cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ để nhân viên có thể thực hiện những cải tiến cần thiết.

Có thể nói, giao việc và phản hồi rõ ràng là một cách quản lý nhân viên hiệu quả, giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. Khi mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình và nhận được phản hồi để cải thiện, họ có thể tập trung vào công việc quan trọng, tránh lãng phí thời gian và năng lượng vào những việc không cần thiết.

Lắng nghe hiệu quả

Kỹ năng lắng nghe tốt là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý nhân viên hiệu quả. Nhà quản lý khi biết lắng nghe nhân viên một cách chân thành và tập trung, sẽ tạo ra một môi trường mà nhân viên có thể cảm thấy được tôn trọng và được quan tâm. Góp phần xây dựng mối quan hệ tốt giữa quản lý và nhân viên, tạo ra sự tin tưởng và sự hỗ trợ.

Lắng nghe hiệu quả cung cấp thông tin quan trọng về cảm nhận, ý kiến và quan điểm của nhân viên. Nó cho phép nhà quản lý hiểu rõ hơn về nhu cầu, mục tiêu và sự động viên của họ, đồng thời phát hiện các vấn đề và thách thức mà nhân viên đang gặp phải và cung cấp giải pháp phù hợp.

Lắng nghe hiệu quả không chỉ đơn thuần là nghe những gì người khác nói, mà còn liên quan đến việc hiểu và đáp ứng một cách hợp lý. Điều này có thể bao gồm việc đặt câu hỏi, tạo không gian cho nhân viên để chia sẻ ý kiến và ý tưởng của họ, thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với quan điểm của nhân viên.

Đo lường và giám sát hiệu suất của nhân viên thường xuyên

Việc đo lường và giám sát hiệu suất của nhân viên thường xuyên là một yếu tố quan trọng của quản lý nhân viên hiệu quả. Nó giúp các nhà quản lý:

• Nhận biết được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Từ đó có thể đưa ra các chương trình đào tạo và phát triển phù hợp để giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình.

• Xác định được những nhân viên đang làm việc hiệu quả và những nhân viên cần được cải thiện. Đưa ra các quyết định nhân sự hợp lý, chẳng hạn như tăng lương, thưởng, thăng chức, hoặc cho nghỉ việc.

• Tạo động lực cho nhân viên. Khi nhân viên biết được hiệu suất của mình đang được theo dõi, đánh giá thường xuyên, họ sẽ có động lực để làm việc chăm chỉ và đạt được mục tiêu.

Đây là một trong những điều khó thực hiện nhất ở nơi làm việc vì hầu hết nhân viên đều không thích bị kiểm tra hoặc theo dõi thường xuyên. Khi đo lường hiệu suất của họ, nhà quản lý nên TRÁNH:

• Quản lý vi mô: Luôn luôn nói với nhân viên cách họ nên thực hiện công việc của mình, và tập trung quá nhiều vào những chi tiết nhỏ. Điều này không chỉ tạo thêm căng thẳng cho họ mà còn gây hại cho công việc kinh doanh.

• Phản hồi tiêu cực hoặc tích cực liên tục: Như người ta thường nói, cái gì quá nhiều đều là chất độc. Khuyến khích nhân viên và nhóm bằng cách liên tục đưa ra những phản hồi tích cực có thể dẫn đến sự tự tin thái quá và hiệu suất thấp. Mặt khác, quá chỉ trích sẽ dẫn đến mất động lực. Duy trì sự cân bằng tốt khi xem xét hiệu suất của họ sẽ mang lại nhiều lợi ích.

• Thiếu tính bảo mật: Nhà quản lý luôn theo dõi những gì nhân viên của mình đang làm không? Những nhân viên bị giám sát liên tục sẽ sợ hãi, thậm chí bực bội với lãnh đạo của mình. Nhân viên cần biết rằng nhà quản lý có thể tin tưởng họ thực hiện công việc.

Tạo cơ hội cho nhân viên được thể hiện quan điểm và ý tưởng

Nhà quản lý phải tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi để nhân viên có thể nói lên ý kiến ​​của mình và tham gia thảo luận. Không ai có thể bị cấm nói lên ý kiến ​​của mình ngay cả khi không đồng ý với họ. Nhà quản lý nên khuyến khích mọi người bằng vị trí lãnh đạo của mình, mọi suy nghĩ và ý kiến ​​đều quan trọng và có giá trị. Nhân viên cần có cảm giác như họ được lắng nghe và tôn trọng.

Nhân viên có thể đóng góp những ý tưởng mới và sáng tạo vào công việc của mình. Khi được khuyến khích và tôn trọng quan điểm cá nhân, họ cảm thấy động lực để tìm kiếm giải pháp mới, cải tiến quy trình làm việc và đưa ra những ý tưởng đột phá. Điều này giúp tăng cường sự đổi mới và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.

Việc khuyến khích nhân viên thể hiện quan điểm và ý tưởng cũng tạo ra một môi trường học tập liên tục trong tổ chức. Khi mọi người chia sẻ ý kiến, trao đổi thông tin và học từ nhau, tổ chức trở nên linh hoạt và thích ứng hơn trong việc đối phó với thay đổi, thách thức. Từ đó tạo ra một nền tảng để nhân viên phát triển và tiến bộ trong công việc của mình.

Có mục tiêu và định hướng rõ ràng cho nhân viên

Mục tiêu và định hướng rõ ràng giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và kỳ vọng của công ty đối với họ. Giúp họ biết chính xác công việc cần làm và tập trung vào những ưu tiên quan trọng. Mục tiêu cung cấp một tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Khi nhân viên biết được những gì được đánh giá và đo lường, họ có thể tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và cải thiện kết quả làm việc của mình.

Mục tiêu và định hướng rõ ràng cũng giúp nhân viên tự quyết định cách thức hoàn thành công việc và khám phá những phương pháp sáng tạo để đạt được kết quả tốt nhất. Tạo ra sự tự tin, khích lệ nhân viên thể hiện sự sáng tạo và đóng góp cá nhân. Đồng thời cho phép quản lý nhận biết sớm các vấn đề và can thiệp kịp thời để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

Tin tưởng và trao quyền

Học cách tin tưởng người khác khi giao những nhiệm vụ quan trọng cho phép nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ quản lý cấp cao thay vì quản lý vi mô từng trách nhiệm trong một dự án. Khi tìm hiểu về điểm mạnh, điểm yếu, kinh nghiệm và kỹ năng của từng thành viên trong nhóm, nhà quản lý sẽ có thể giao công việc một cách chính xác cho những người có khả năng làm tốt chúng trong khung thời gian nhất định.

Việc giao nhiệm vụ liên quan đến việc đặt ra những kỳ vọng rõ ràng với mỗi người và đảm bảo rằng họ cảm thấy tự tin vào khả năng hoàn thành phần dự án của mình. Bằng cách giao trách nhiệm cho người khác, nhà quản lý thể hiện sự tin tưởng vào khả năng và giúp họ cảm thấy được đầu tư vào kết quả của dự án.

Xác định quy trình làm việc rõ ràng

Xác định vai trò của mỗi thành viên trong nhóm trong việc hoàn thành dự án và vạch ra các quy trình công việc mà nhà quản lý mong muốn áp dụng. Hiểu rõ ràng về từng vai trò cá nhân và cách nó tác động đến dự án tổng thể sẽ mang lại góc nhìn sáng suốt hơn về những gì nhà quản lý có thể mong đợi ở mỗi người. Nó cũng cho phép tạo ra một mốc thời gian hợp lý mà nhân viên có thể tuân theo.

Quản lý nhân viên mà không hiểu rõ quy trình làm việc của dự án có thể dẫn đến nhầm lẫn và chậm trễ, ngăn cản việc xác định nguyên nhân của bất kỳ vấn đề nào xảy ra một cách hiệu quả.

Xây dựng mục tiêu rõ ràng

Đặt mục tiêu theo nhóm và cá nhân để hướng dẫn nỗ lực quản lý. Việc tạo ra các mục tiêu khi bắt đầu dự án sẽ mang lại kim chỉ nam với tư cách là người lãnh đạo và giúp mọi người tập trung vào hành vi của họ tác động như thế nào đến sự thành công của doanh nghiệp. Thảo luận với nhóm về các bước mà mọi người cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu của mình, mang đến cho mọi người cơ hội đặt câu hỏi và đưa ra đề xuất về các chiến lược để đạt hoặc vượt mục tiêu của nhóm.

Cân nhắc áp dụng phương pháp SMART khi tạo mục tiêu để có cách xác định rõ ràng liệu nhóm có hoàn thành thành công mục tiêu hay không. SMART là viết tắt của cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và dựa trên thời gian. Điều này có nghĩa là mỗi mục tiêu đặt ra cần phải có hướng dẫn rõ ràng và cách ghi lại tiến độ theo lịch trình. Các mục tiêu phù hợp với khuôn khổ SMART rất dễ quản lý vì chúng được tạo ra để phù hợp với vị trí riêng của từng thành viên trong nhóm và cung cấp các số liệu giúp mọi người có trách nhiệm.

Trao thưởng và ghi nhận thành quả của nhân viên

Củng cố tích cực là một kỹ thuật quản lý nhân viên hiệu quả, trong đó các nhà quản lý khen thưởng những người thể hiện sự xuất sắc tại nơi làm việc. Một môi trường làm việc tích cực là nơi mà nhân viên cảm thấy được công nhận và tôn trọng. Khi nhân viên được ghi nhận thành quả, họ sẽ cảm thấy hài lòng và vui vẻ hơn khi làm việc.

Tuy nhiên, việc trao thưởng và ghi nhận thành quả cần được thực hiện một cách công bằng và minh bạch. Nếu không, nó có thể gây ra sự ghen tị, tranh cãi và sự bất bình đối giữa các nhân viên. Nếu hệ thống trao thưởng không rõ ràng và công bằng, nhân viên có thể cảm thấy thiếu động lực. Các nhà quản lý cần đảm bảo:

• Các tiêu chí trao thưởng và ghi nhận cần được công khai, minh bạch: Nhân viên cần hiểu rõ những tiêu chí nào sẽ được sử dụng để đánh giá thành tích của họ.

• Các hình thức trao thưởng và ghi nhận cần đa dạng: Không nên chỉ sử dụng một hình thức trao thưởng duy nhất. Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau, như: tiền thưởng, quà tặng, danh hiệu, cơ hội thăng tiến,… để phù hợp với từng đối tượng nhân viên.

• Trao thưởng và ghi nhận cần được thực hiện kịp thời: Nhân viên cần được ghi nhận ngay sau khi đạt được thành tích. Điều này giúp họ cảm thấy được công nhận và trân trọng.

Nghiêm túc chấn chỉnh tình trạng kém hiệu quả lặp lại

Một người quản lý thành công là nhân tố then chốt trong mọi tổ chức muốn phát triển và thành công. Họ giúp xây dựng đội ngũ vững mạnh và đảm bảo rằng các sáng kiến, dự án và các chức năng khác hoạt động tốt.

Tình trạng kém hiệu quả lặp lại là một vấn đề nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của toàn bộ tổ chức. Nó có thể khiến công việc không được hoàn thành đúng thời hạn, chất lượng kém, và thậm chí là mất khách hàng. Nếu tình trạng này không được giải quyết, nó có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như sa thải nhân viên, mất uy tín của tổ chức, và thậm chí là phá sản.

Vì vậy, việc nghiêm túc chấn chỉnh tình trạng kém hiệu quả lặp lại là cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, việc chấn chỉnh cần được thực hiện một cách công bằng và hợp lý, tránh gây ra những căng thẳng và mâu thuẫn trong nội bộ tổ chức.

• Trước khi đưa ra các biện pháp xử lý, cần tìm hiểu xem nguyên nhân của tình trạng kém hiệu quả là gì. Điều này có thể do nhân viên thiếu kỹ năng, thiếu động lực, hoặc do các yếu tố khách quan khác. Khi đã hiểu rõ nguyên nhân, nhà quản lý mới có thể đưa ra các biện pháp giải quyết phù hợp.

• Thay vì chỉ đơn giản là phê bình hay khiển trách, cần trò chuyện trực tiếp với nhân viên để tìm hiểu nguyên nhân của tình trạng kém hiệu quả và cùng nhau tìm ra giải pháp. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu được vấn đề và có động lực để cải thiện.

• Nếu nguyên nhân của tình trạng kém hiệu quả là do nhân viên thiếu kỹ năng, cần cung cấp cho họ các khóa đào tạo và hỗ trợ cần thiết để nâng cao kỹ năng.

Làm gương trước khi yêu cầu người khác

Hãy làm gương và cho nhóm thấy rằng nhà quản lý của họ luôn tuân thủ những tiêu chuẩn mà bản thân mong đợi ở đội ngũ của mình. Khi làm gương, nhà quản lý thể hiện các giá trị, hành động và kỹ năng mà họ mong muốn nhân viên của mình áp dụng. Điều này tạo ra một mô hình cho nhân viên học tập và lấy cảm hứng. Nếu mong muốn nhân viên làm việc chăm chỉ, chính trực và chuyên nghiệp, nhà quản lý cần thể hiện những phẩm chất này trong công việc của mình.

Khi người quản lý làm gương, nhân viên sẽ thấy rằng người quản lý thực sự tin tưởng vào những giá trị và hành vi mà họ đang yêu cầu nhân viên thực hiện. Điều này sẽ giúp nhân viên tin tưởng vào người quản lý và sẵn sàng tuân theo những yêu cầu đó.

Một người quản lý thành công là nhân tố then chốt trong mọi tổ chức muốn phát triển và thành công. Họ giúp xây dựng đội ngũ vững mạnh và đảm bảo rằng các sáng kiến, dự án và các chức năng khác hoạt động tốt. Các nhà quản lý giỏi xây dựng niềm tin, là người quyết đoán, giải quyết vấn đề, đáng tin cậy và tạo cơ hội học tập. Quản lý nhân viên hiệu quả sẽ nâng cao năng suất và hiệu suất của họ. Và giúp tổ chức dễ dàng đạt được các mục tiêu chính của mình hơn.