Các tình xuống giao tiếp chuyên nghiệp đôi khi rất khó xử và điều không may là rất nhiều người chỉ vì không hiểu rõ về các quy tắc xã giao trong kinh doanh đã khiến bản thân mình rơi vào những hoàn cảnh “cười ra nước mắt”.
Trong cuốn The Essentials of Business Etiquette (tạm dịch: Những phép tắc cần thiết trong kinh doanh), tác giả Barbara Pachter đã đề cập đến những quy tắc quan trọng mà chúng ta cần hiểu để áp dụng và có cách ứng xử phù hợp trong những môi trường xã hội chuyên nghiệp.
Tạp chí Business Insider đã tổng hợp thành các quy tắc quan trọng nhất về cách giới thiệu bản thân, cách ăn mặc và làm gì khi có những cuộc gặp mặt tại nhà hàng… Bạn có thể áp dụng vào công việc để tăng sự tự tin và cải thiện kỹ năng giao tiếp.
Luôn đứng khi bạn được giới thiệu với một người nào đó
Theo Pachter, “Tư thế đứng giúp thiết lập sự hiện diện của bạn, ngược lại, nếu không đứng, người khác sẽ dễ dàng bỏ qua bạn. Nếu đang mất tập trung và không thể đứng lên, bạn nên nghiêng về phía trước để đối phương biết rằng bạn sẽ đứng lên khi có thể”.
Luôn nói tên đầy đủ (cả họ và tên) của bạn
Trong các tình huống kinh doanh, bạn nên sử dụng tên đầy đủ của mình. Tuy nhiên, bạn cũng nên để ý tới cách mà người khác muốn được giới thiệu. Nếu tên quá dài hoặc khó phát âm, Pachter khuyên bạn nên cân nhắc thay đổi hoặc rút ngắn nó. Hoặc bạn nên xem xét viết cách phát âm tên của bạn trên danh thiếp và đưa nó cho người khác.
Luôn bắt tay trước nếu bạn là người ở vị trí cao hơn, chủ nhà hoặc nhân vật chính của sự kiện
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, nếu bạn là ông chủ, cấp trên hoặc người có địa vị cao hơn (không phân biệt giới tính), bạn cũng nên chủ động bắt tay trước. “Nếu người có vị trí cao hơn không bắt tay ngay lập tức – thường do sự phân biệt giới tính – thì người ở vị trí thấp hơn sẽ thực hiện mà chẳng ngần ngại điều gì cả”.
Dù bằng cách nào, những cái bắt tay là điều không thể thiếu. “Ở Mỹ, hành động bắt tay là lời chào kinh doanh. Nếu bạn muốn được nhìn nhận một cách nghiêm túc thì bạn phải bắt tay và bắt tay một cách nghiêm túc”.
Ăn mặc phù hợp
Pachter nhấn mạnh rằng “quần áo là một hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ đóng vai trò rất quan trọng, có thể nâng cao uy tín nghề nghiệp hoặc làm giảm tuy tín của một người rất nhanh chóng. Thông qua việc lựa chọn trang phục, bạn có thể “nhắn nhủ một thông điệp tới người đối diện”.
Hãy luôn thông minh khi chọn trang phục tham dự sự kiện, cuộc họp hay dự tiệc tại nhà hàng và chắc chắn là bộ quần áo bạn chọn phải phù hợp với các chuẩn mực của sự kiện đó.
Chỉ nói “Cảm ơn” một hoặc hai lần trong một cuộc trò chuyện
“Bạn chỉ cần nói cảm ơn một hoặc hai lần trong suốt cuộc trò chuyện. Nếu không, bạn có thể giảm bớt hiệu ứng của nó, thậm chí có thể khiến người khác cảm thấy rằng bạn đang có chút mất tự tin và bối rối”.
Gửi thư hoặc thiệp cảm ơn riêng cho từng người tham gia
Bạn nên gửi thiệp cảm ơn trong vòng 24 giờ và nên gửi riêng cho từng người bạn muốn gửi lời cảm ơn. Pachter cũng nhấn mạnh “Trước khi lựa chọn giữa email và thư viết tay, hãy cân nhắc một điều rằng thư thường có thể mất vài ngày đế tới người nhận trong khi email có thể đến ngay lập tức. Sự khác biệt về thời gian này rất quan trọng sau một buổi phỏng vấn xin việc nếu các quyết định tuyển dụng đang được thực hiện một cách nhanh chóng”.
Để điện thoại trong túi của bạn
Gần như hiện nay ai cũng sở hữu một chiếc smartphone và luôn mang theo bên mình. Tuy nhiên, bạn không nên mang nó đến các cuộc họp.
Bạn có thể sẽ bị cám dỗ bởi các tin nhắn hay email nhưng cho dù bạn có cố gắng sử dụng điện thoại một cách kín đáo như thế nào thì đó vẫn là một hành động thiếu lịch sự và ai cũng có thể nhận ra.
Ngoài ra, đừng đặt điện thoại trên bàn khi gặp một ai đó. Nếu làm như vậy nghĩa là bạn đang muốn nói với người đối diện rằng bạn sẵn sàng dừng cuộc trò chuyện với họ để kết nối với một người khác.
Sử dụng ảnh chụp cận cảnh khuôn mặt (head shot) chuyên nghiệp
Luôn luôn gửi các hình ảnh chuyên nghiệp lên LinkedIn và các trang web khác, chẳng hạn như trang web việc làm hay website của tổ chức… Hãy làm như vậy “nếu bạn muốn người khác nhìn nhận mình là một người dễ gần và đáng tin cậy”, đừng sử dụng ảnh chụp đi biển. Một bức ảnh head shot hoàn hảo sẽ làm nổi bật phần đầu, khuôn mặt, một phần ngực và vai. “Bạn chính là trung tâm của bức ảnh”.
Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu làm việc cho một công ty, hãy sử dụng địa chỉ email của công ty. Nếu muốn sử dụng một email cá nhân khác thì hãy cẩn thận vì bạn có thể chọn nhầm khi gửi thư cho đối tác.
Đừng bao giờ sử dụng các email khi còn học đại học hay có gắn với các biệt danh bạn cho là “đáng yêu” vì người nhận sẽ đánh giá bạn thiếu cẩn thận, chưa trưởng thành và không chuyên nghiệp.
Bắt đầu email với một lời chào chuyên nghiệp
Đừng mở đầu email với các lời chào trong văn nói như “này anh bạn” hay “yo”… Ngoài ra, đừng bao giờ rút ngắn tên của người khác trừ khi bạn thực sự thân thiết và biết rõ tên gọi thường ngày của họ.
Nếu quên tên của ai đó, hãy thừa nhận
Thi thoảng, chúng ta có thể sẽ quên tên của người khác. Khi điều này xảy ra, hãy thành thật và nói “Tôi thực sự xin lỗi. Tôi đã quên mất tên của bạn” hoặc “Khuôn mặt bạn trông rất quen. Tôi có thể nhớ lại tên của bạn sớm thôi”.
Chào hỏi mọi người tại nơi làm việc
Hãy nói “xin chào” hoặc “chào buổi sáng” với những người bạn biết và không biết tại nơi làm việc.
“Người mà bạn nói xin chào trên đường tới cuộc họp có thể là người sẽ ngồi cạnh bạn trong buổi họp đó. Khi gửi lời chào nghĩa là bạn đã thiết lập một mối quan hệ sơ khai với họ. Nếu ai đó nói xin chào với bạn, hãy nói xin chào trở lại. Đó không phải là sự lựa chọn”. Đó là điều bắt buộc của phép xã giao.
Khi trỏ vào thứ gì đó, hãy khép các ngón tay lại
“Khi trỏ vào thứ gì đó, hãy lật ngửa lòng bàn tay và khép các ngón tay lại. Nếu bạn sử dụng ngón trỏ, người khác có thể nghĩ rằng bạn rất hung hăng”. Ngoài ra, Pachter cũng nói rằng cả đàn ông và phụ nữ đều chỉ trỏ nhưng phụ nữ có xu hướng thực hiện điều này nhiều hơn nam giới.
Luôn đúng giờ
Luôn có mặt đúng giờ trong các cuộc hợp. Nếu đến muộn nghĩa là bạn đang lãng phí thời gian của những người khác. Thêm vào đó, họ cũng sẽ nghĩ rằng bạn thiếu chuyên nghiệp.
Nếu một tình huống nào đó bạn không thể kiểm soát dẫn tới bị muộn, hãy báo cho mọi người biết. Có thể là gửi email, tin nhắn hoặc gọi điện. Xin lỗi và giải thích ngắn gọn về lý do (tuyệt đối không nói “hàng triệu” lời xin lỗi) và khi tới nơi, đừng khiến người khác mất thêm thời gian bằng việc phàn nàn về tình trạng giao thông hay tàu bị hoãn.
Không bao giờ kéo ghế cho người khác
Trong một số trường hợp, kéo ghế cho người khác, nhất là phụ nữ sẽ thể hiện thái độ lịch sự và tôn trọng của nam giới. Tuy nhiên, trong kinh doanh bạn không nên làm như vậy vì có thể khiến đối phương hiểu nhầm rằng bạn có sự phân biệt giới tính. Hãy để lại phía sau các quy tắc về giới trong công việc. “Đàn ông và phụ nữ đều có thể tự kéo ghế cho họ”.
Luôn bẻ bánh bằng hai tay
Theo Pachter, bạn không nên sử dụng dao để cắt bánh trong một bữa tối mang tính chất công việc. “Hãy bẻ đôi bánh và xé một mảnh cùng lúc, sau đó, chấm bơ khi bạn đã sẵn sàng ăn”.
Đừng gọi bất cứ món gì quá đắt
Nếu bạn gọi một miếng thị bò hoặc tôm hùm đắt tiền, bạn sẽ trông giống như đang “lợi dụng” chủ nhà vậy. “Tuy nhiên, nếu người mời đưa ra các gợi ý, bạn có thể chọn bất cứ món gì nhưng tốt nhất là đừng chọn món đắt tiền nhất”. Với rượu vang thì các quy tắc cũng tương tự.
Cẩn thận khi gọi các món “đặc biệt”
Ngoài ra, bạn cũng phải cẩn thận khi đặt một món “đặc biệt”. “Nhiều người phục vụ không đề cập đến giá cả khi mời bạn chọn món đặc biệt. Các món này thường có giá cao hơn 10 – 40% so với các món trong menu chính, nhưng bạn có thể không tiện khi hỏi giá của món đặc biệt trong một tình huống kinh doanh”, Pachter khuyến cáo.
“Nhiều người phục vụ không đề cập đến giá cả khi mời bạn chọn các món đặc biệt. Các món này thường có giá cao hơn những món thông thường từ 10% đến 40% và sẽ không tiện khi hỏi giá của chúng trong một tình huống mang tính chất công việc”.
Hãy lựa chọn món ăn có số lượng tương tự khách của bạn
Điều này có nghĩa nếu người đối diện lựa chọn một món khai vị hoặc một món tráng miêng, bạn cũng nên làm theo như vậy. “Đừng làm cho khách của bạn không cảm thấy thoải mái khi ăn một mình”.
Đừng mang thức ăn về nhà
“Bạn đang ở trong một bữa ăn tối vì công việc” chứ không phải là một buổi họp mặt gia đình hay bạn bè. Do vậy, đừng xin hộp đựng thức ăn thừa để mang về nhà vì nó chẳng hề chuyên nghiệp chút nào cả.
Hãy nhớ rằng người mời luôn trả tiền
“Nếu bạn là người mời, bạn là chủ nhà và bạn luôn phải trả hóa đơn, bất kể là nam hay nữ”. Trong trường hợp bạn là nữ và vị khách nam muốn trả tiền, hãy từ chối một cách khéo léo: “Ồ không, đây không phải là tôi trả mà là công ty tôi trả”.
“Tuy nhiên, trong trường hợp khách nam kiên quyết muốn trả tiền hóa đơn, hãy để anh ta trả. Đó cũng là một cách cư xử lịch sự”.
Hãy luôn tỉnh táo
Đừng say trong các bữa ăn tối vì công việc. “Bạn có thể mất việc và cơ hội thăng tiến do say rượu hoặc có những hành động không phù hợp.”.
Chuẩn bị lời cáo lỗi lịch sự
Pachter nói rằng hãy luôn chuẩn bị một lời cáo lỗi lịch sự. Trong trường hợp cần ra ngoài vì có sự cố phát sinh hoặc cuộc gọi quan trọng, một sự chuẩn bị trước sẽ giúp bạn làm chủ được tình huống và cáo lỗi dễ dàng hơn.
Chẳng hạn, bạn có thể nói “Rất vui được gặp bạn”, “Rất vui được nói chuyện với bạn” hay “Tôi có thể gặp bạn vào tuần tới tại cuộc họp”…
Bạn cũng có thể bào chữa cho mình để ra về với lý do về để nghỉ ngơi, ăn cùng gia đình hoặc cần gặp ai đó trước khi họ rời đi…
