Sai lầm thường gặp là đưa tình cảm cá nhân vào giải quyết xung đột. Hãy bắt đầu bằng cách nhận diện loại xung đột để có cách xử lý đúng.
Theo Amy Gallo, biên tập viên của tạp chí HBR đồng thời là tác giả sách về xung đột nơi công sở, có 4 kiểu xung đột mà bạn cần nhận diện để giải quyết chúng. Bà phân loại xung đột theo nguyên nhân của vấn đề như sau: Mối quan hệ, nhiệm vụ, quy trình và tình trạng.
- Xung đột về mối quan hệ (hay cảm xúc cá nhân) là khi bạn bất đồng ý kiến với một người nào đó vì những thành kiến cá nhân với họ, vì những vấn đề cảm tính không liên quan đến công việc, ví dụ như anh ta hát xì to trong văn phòng, bạn ghen tỵ với thành tích của cô ấy,…
- Xung đột về nhiệm vụ là nhưng bất đồng về những việc cần phải hoàn thành, hay về mục tiêu của dự án. Điều này thường xảy ra giữa các bộ phận hay phòng ban có những chức năng công việc khác nhau. Ví dụ như khi xem xét một hợp đồng, mục tiêu của Sales là chốt nhanh hợp đồng với khách hàng trong khi mục tiêu của Legal là bảo vệ công ty nên cần nhiều thời gian để xem xét chi tiết hợp đồng.
- Xung đột về quy trình công việc là những bất đồng về việc làm thế nào để hoàn thành dự án. Quay lại ví dụ về hợp đồng, theo Legal, hợp đồng càng phải chặt chẽ và chi tiết trong mọi điều khoản để tránh mọi rủi ro thì Sales ưu tiên mối quan hệ với khách hàng hơn là chi tiết hợp đồng.
- Xung đột về tình trạng là khi chúng ta bất đồng ý kiến về việc ai là người chịu trách nhiệm chính, ai là người có quyền quyết định của dự án. Ví dụ trong một dự án có sự tham gia của 1 người bộ phận Sales và 1 người bộ phận Marketing. Thay vì có sự phân chia nhiệm vụ trước đó, mỗi người đều tự cho rằng mình là người chịu trách nhiệm chính hoặc có thể xảy ra trường hợp nhường nhau, không ai đứng ra chịu trách nhiệm chính về dự án.
Amy nhấn mạnh điều quan trọng của nhận diện loại xung đột là tránh đưa cảm xúc hay suy nghĩ cá nhân vào. Ví dụ như khi bạn và một người trong team tranh cãi về cách làm việc sao cho hoàn thành dự án, bạn sẽ bắt đầu suy diễn cho rằng anh ấy/cô ấy cho rằng bạn kém cỏi, cô ấy không quan tâm đến việc bạn vất vả như thế nào,…Cần phân biệt rõ mấu chốt của mâu thuẫn là làm thế nào để giải quyết công việc, không phải năng lực của mỗi người. Những suy nghĩ “cá nhân” này chắc chắn không thể giải quyết mâu thuẫn mà càng làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn.
Sau khi nhận diện loại xung đột, về cách xử lý, Amy gợi ý 4 cách sau:
- Chấp nhận xung đột là điều hiển nhiên và hợp tác cùng nhau giải quyết: Đây là lựa chọn tốt nhất vì bất đồng ý kiến hay quan điểm, hay ai đó nói điều khiến bạn tổn thương là điều vẫn xảy ra thường ngày. Nếu bạn để ý chúng càng nhiều, chúng chỉ làm bạn thêm bực mình, khó chịu và không vui, thay vào đó, cùng nhau giải quyết trên tinh thần hợp tác.
- Giải quyết một cách gián tiếp: thông qua sự can thiệp của sếp/cấp trên khi bạn thực sự không thể giải quyết mâu thuẫn với người đó.
- Làm cho ra chuyện một cách trực tiếp: chia sẻ một cách thẳng thắn và trực tiếp với đồng nghiệp. Lúc này, bạn cần có khả năng giao tiếp một cách khôn khéo để tránh khiến đồng nghiệp hiểu lầm mà cùng nhau hợp tác giải quyết mâu thuẫn.
- Kết thúc mối quan hệ: Nếu những xung đột quá trầm trọng và bạn không thể giải quyết dù cố gắng hết sức, hãy cân nhắc việc từ bỏ hay ra đi tìm những cơ hội việc làm mới.
