1. Dự án là gì? Đặc điểm và cách phân loại dự án
1.1. Dự án là gì?
Theo Wiki, Dự án (Project) là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.
Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định. Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sàn phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng.
Quản lý dự án về cơ bản là nhằm tạo ra một sản phẩm cuối cùng sẽ tạo ra một số thay đổi vì lợi ích của tổ chức đã khởi xướng dự án. Đó là việc bắt đầu, lập kế hoạch và kiểm soát một loạt các nhiệm vụ cần thiết để cung cấp sản phẩm cuối cùng này, đó có thể là một sản phẩm vật lý, nó có thể là phần mềm mới hoặc một thứ gì đó ít khi hữu hình hơn như một cách làm việc mới.
Đối với tất cả các dự án, trừ những dự án đơn giản nhất, cách tiếp cận chính thức để quản lý một dự án hoạt động tốt nhất.
Việc kiểm soát theo phương pháp chính thức là rất cần thiết khi có những phức tạp như công nghệ mới, các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau, các nhóm trải rộng trên một số phòng ban hoặc công ty, nơi các nhóm nằm ở các khu vực khác trên thế giới; tất cả các sự cố thường xảy ra trong nhiều dự án kinh doanh.
Bởi vì mọi dự án sẽ liên quan đến một số thay đổi, quản lý thay đổi là một phần không thể thiếu của quy trình PM. Và bởi vì có sự thay đổi sẽ có khả năng xảy ra rủi ro nên quản lý rủi ro cũng được đưa vào hỗn hợp quản lý dự án.
1.2. Đặc điểm của một dự án
Dưới đây là các đặc điểm của một dự án:
- Có mục tiêu rõ ràng.
- Được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, có thời điểm bắt đầu và thời gian cụ thể.
- Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể.
- Thường liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp và lĩnh vực chuyên môn khác nhau.
1.3. Phân loại dự án
Hiện nay theo văn bản quy định của nhà nước có ba loại dự án được áp dụng trong các hoạt động thực tế như sau:
- Dự án đầu tư: Đây được xem là loại hình hoạt động được lên kế hoạch dự kiến cụ thể ở từng hạng mục. Dự án đầu tư cần đảm bảo sự kết hợp chặt chẽ giữa các khâu liên kết theo đúng lịch biểu thời gian và địa điểm xác định để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo đối tượng nhất định nhằm thực hiện mục tiêu sinh lợi nhất định.
- Dự án hợp tác công tư: Đây là hoạt động kết hợp giữa đơn vị cơ quan nhà nước và nhà đầu tư tư nhân. Hai đơn vị này cùng phối hợp thực hiện dự án phát triển kết cấu hạ tầng kinh tế – xã hội, cung cấp dịch vụ công trên cơ sở hợp đồng dự án.
- Dự án đầu tư công: Đây được hiểu là hoạt động đầu tư phát triển kinh tế – xã hội – văn hóa – y tế – giáo dục,… cùa nhà nước. Dự án đầu tư công hướng đến mục tiêu xây dựng đời sống ấm no, hạnh phúc và thịnh vượng cho nhân dân.
2. Quản lý dự án không phải là một công việc dễ dàng
Trên thực tế, đó là một số công việc không hề dễ dàng, bao gồm bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc một dự án. Khó hơn nữa, dự án đó được giao cho một nhóm do bạn lựa chọn, đưa ra các mục tiêu cụ thể để đạt được trong một thời hạn xác định với một ngân sách xác định.
Dưới đây là 5 bí quyết quản lý dự án hiệu quả dành cho doanh nghiệp:
2.1. Xây dựng kế hoạch làm việc và quản lý dự án rõ ràng
Xây dựng được một bản kế hoạch cụ thể và hoàn chỉnh chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kì vọng.
Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay, mọi người sẽ có được hướng đi cụ thể để đạt được mục tiêu. Cả nhóm dự án sẽ cần phải biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm hiện tại.
Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch còn cho bạn cái nhìn tổng quát về tương lai, những thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến bạn cũng như giúp cho việc kiểm soát các khâu dễ dàng hơn, đưa ra kế hoạch phối hợp giữa mọi người trong nhóm một cách nhịp nhàng nhất.
2.2. Xác định rõ vai trò của các thành viên khi quản lý dự án
Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” khi quản lý dự án. Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng.
Kinh nghiệm quản lý dự án này sẽ làm gia tăng tính “trong sáng” bên trong tổ chức, đồng thời tạo lập cho các thành viên một đức tính chủ động, cố gắng, dám làm dám chịu.
2.3. Giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan dự án
Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trực thuộc dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng cùng các nhà đầu tư sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án. Duy trì sự trao đổi giữa các thành viên sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết. Nếu vận dụng tốt kinh nghiệm quản lý dự án trên, mục tiêu của bạn coi như đã thành công một nửa.
2.4. Luôn chuẩn bị phương án dự phòng rủi ro
Không có dự án nào không có rủi ro… Có bất kỳ vấn đề nào bạn biết trước sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như kỳ nghỉ sắp tới của một thành viên chính thức không? Những tình huống bất khả kháng nào có thể tạo ra trục trặc? (Hãy suy nghĩ ngày lễ quốc tế, các bộ phận được sắp xếp lại hoặc mùa bận rộn).
Khi phát triển một kế hoạch dự án, hãy xem xét các bước bạn nên thực hiện để ngăn chặn các rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn chế tác động tiêu cực của chúng. Tiến hành đánh giá rủi ro và phát triển chiến lược quản lý rủi ro để đảm bảo bạn chuẩn bị sẵn sàng.
