Hồ sơ mời thầu (Bidding Document) là gì?

Hồ sơ mời thầu (Bidding Document)

Hồ sơ mời thầu – danh từ, trong tiếng Anh được dùng bởi cụm từ Bidding Document.

Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. (Theo Luật Đấu thầu năm 2013)

Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu

Có những quan điểm khác nhau về thời gian phát hành hồ sơ mời thầu. Quan điểm thứ nhất cho rằng thời gian phát hành hồ sơ mời thầu càng dài thì càng tạo cơ hội cho nhiều nhà thầu nhận được hồ sơ mời thầu, do đó sẽ có càng nhiều nhà thầu tham gia đấu thầu, tăng cơ hội lựa chọn cho bên mời thầu.

Với quan điểm này, bên mời thầu phát hành hồ sơ mời thầu đến tận thời điểm kết thúc nộp hồ sơ dự thầu mặc dù bên mời thầu biết rằng nếu nhà thầu nhận được hồ sơ mời thầu vào sát thời điểm đóng thầu thì nhà thầu sẽ không đủ thời gian chuẩn bị tốt hồ sơ dự thầu.

Quan điểm thứ hai cho rằng không nên phát hành hồ sơ mời thầu trong một khoảng thời gian dài, vì việc này gây tốn thời gian cũng như chi phí in ấn hồ sơ mời thầu của bên mời thầu, và không tạo được động lực “tích cực tham gia” cho các nhà thầu.

Mặt khác, để chuẩn bị tốt hồ sơ dự thầu, nhà thầu là cần nhận được hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng thầu một khoảng thời gian đủ dài. Vì thế, việc phát hành hồ sơ mời thầu đến tận thời điểm đóng thầu là không cần thiết.

Theo quan điểm thứ hai, thời gian phát hành hồ sơ mời thầu nên chỉ kéo dài trong một ít ngày. Tuy nhiên, phần lớn các bên mời thầu ủng hộ quan điểm thứ nhất, đó là hồ sơ mời thầu được phát hành đến tận thời điểm đóng thầu.

Giá bán hồ sơ mời thầu

Tương tự như thời gian phát hành, giá bán hồ sơ mời thầu cũng tồn tại hai quan điểm khác nhau.

Quan điểm thứ nhất cho rằng giá bán hồ sơ mời thầu nên thấp để các nhà thầu không phải cân nhắc nhiều khi mua hồ sơ mời thầu, và nếu không trúng thầu hoặc nhà thầu quyết định không tham gia đấu thầu sau khi nghiên cứu hồ sơ mời thầu, thì khoản chi phí này không phải là một mất mát quá lớn.

Quan điểm thứ hai lại cho rằng cần bán hồ sơ mời thầu với giá đủ cao để các nhà thầu cân nhắc trước khi mua, và chỉ những nhà thầu nào muốn tham gia đấu thầu thực sự mới mua hồ sơ mời thầu, như vậy sẽ hạn chế được số lượng nhà thầu tham gia, và sự lựa chọn nhà thầu sẽ tập trung hơn.

Cuối cùng, lại có quan điểm cho rằng giá bán hồ sơ mời thầu nên tỉ lệ với giá gói thầu, nghĩa là gói thầu có qui mô càng lớn thì giá bán hồ sơ mời thầu càng cao. Số tiền bên mời thầu thu được từ việc bán hồ sơ mời thầu không dùng để chi trả cho công việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu, vì chi phí này cho việc này đã được tính toán trong tổng mức đầu tư của dự án.

Vì thế, để đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh trong đấu thầu, thời gian và giá bán hồ sơ mời thầu không được là “rào cản” để hạn chế sự tham gia của các nhà thầu. (Theo Giáo trình Đấu thầu, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)