Hồ sơ kiểm toán (Audit Files) là gì? Ý nghĩa và phân loại

Hình minh hoạ (Nguồn: enterprisestationery)

Hồ sơ kiểm toán

Khái niệm

Hồ sơ kiểm toán trong tiếng Anh được gọi là audit files.

Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. (Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230)

Hồ sơ kiểm toán bao gồm mọi thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc chuẩn mực quốc tế được chấp nhận).

Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phương tiện tin học hay bất cứ phương tiện lưu trữ nào khác theo qui định của pháp luật hiện hành.

Hồ sơ kiểm toán không bao hàm tất cả tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Việc lưu trữ tất cả các tài liệu, thông tin liên quan này sẽ trở thành không hiệu quả và thực tế là không thể.

Phạm vi và nội dung của từng hồ sơ kiểm toán do kiểm toán viên xác định tuỳ theo sự đánh giá của kiểm toán viên.

Yêu cầu cơ bản là hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến kết luận, bảo đảm cho kiểm toán viên khác và những người không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng như người kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên.

Tham khảo: Vốn hóa (Capitalize) trong kế toán là gì? Đặc điểm

Ý nghĩa hồ sơ

Hồ sơ kiểm toán mang ý nghĩa quan trọng trên nhiều giác độ. Hồ sơ kiểm toán có thể được xem xét theo các ý nghĩa sau:

– Là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán

Trong hồ sơ kiểm toán có lưu những thông tin cần thiết về khách thể kiểm toán. Để lập kế hoạch kiểm toán đầy đủ cho năm hiện hành, kiểm toán viên cần tham khảo thông tin sẵn có đó và bổ sung những thông tin thay đổi để có cơ sở cho việc lập kế hoạch kiểm toán.

– Hồ sơ kiểm toán ghi chép những bằng chứng thu được và ghi chép kết quả của các thử nghiệm

Khi thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên tích lũy bằng chứng kiểm toán vào hồ sơ kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán là phương tiện chủ yếu để chứng minh với cơ quan pháp luật là cuộc kiểm toán được hoạch định và giám sát đầy đủ, thu thập đầy đủ các bằng chứng thích hợp và báo cáo kiểm toán đã đánh giá đúng đắn các kết quả kiểm toán.

– Là dữ kiện cho việc lập báo cáo kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán là nguồn tư liệu quan trọng giúp kiểm toán viên lựa chọn loại báo cáo kiểm toán phù hợp trong từng tình huống cụ thể.

Hồ sơ kiểm toán lưu giữ toàn bộ bằng chứng kiểm toán thích hợp làm cơ sở cho ý kiến kết luận của kiểm toán viên nên có tác dụng minh chứng cho phạm vi kiểm toán đúng đắn và tính trung thực của báo cáo tài chính.

Tham khảo: Khấu hao lũy kế (Accumulated depreciation) là gì? Những điều cần lưu ý

– Là căn cứ để các giám sát viên kiểm toán (supervisors) và các chủ phần hùn (partners) kiểm tra

Hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp cấp lãnh đạo công ty kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thích hợp làm cơ sở cho kết luận kiểm toán.

Phân loại hồ sơ

Hồ sơ kiểm toán thường được phân làm 2 loại chính: hồ sơ kiểm toán chung (permanent file), hồ sơ kiểm toán năm (current file).

– Hồ sơ kiểm toán chung (tài liệu bất biến)

Hồ sơ này còn được gọi là hồ sơ thường trực.

Đây là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng.

Hồ sơ kiểm toán chung do đó thường bao gồm các dữ kiện có tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính.

– Hồ sơ kiểm toán năm (Hồ sơ kiểm toán hiện hành): là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính.

(Tài liệu tham khảo: Qui trình kiểm toán báo cáo tài chính, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica)