Project management plan là gì?
Là tài liệu mô tả cách thức dự án sẽ được thực hiện, kiểm soát và giám sát, và đóng. Nó tích hợp và hợp nhất tất cả các kế hoạch con và đường cơ sở quản lý con và các thông tin cần thiết khác để quản lý dự án. Các nhu cầu của dự án sẽ xác định các thành phần nào của kế hoạch quản lý dự án là cần thiết. Nội dung của Kế hoạch quản lý dự án khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực ứng dụng và mức độ phức tạp của dự án.
Kế hoạch quản lý dự án có thể ở mức tóm tắt hoặc chi tiết. Mỗi kế hoạch thành phần được mô tả theo yêu cầu của dự án cụ thể. Kế hoạch quản lý dự án phải đủ mạnh mẽ để đáp ứng với môi trường dự án luôn thay đổi. Sự nhanh nhẹn này có thể dẫn đến thông tin chính xác hơn khi dự án tiến triển.
Kế hoạch quản lý dự án nên được đặt cơ sở (baseline); nghĩa là, cần phải xác định ít nhất các tham chiếu dự án về phạm vi, thời gian và chi phí, để có thể đo lường được việc thực hiện dự án và so sánh với các tham chiếu và hiệu suất đó. Trước khi các đường cơ sở được xác định, kế hoạch quản lý dự án có thể được cập nhật nhiều lần nếu cần thiết. Không có quy trình chính thức được yêu cầu tại thời điểm đó. Nhưng một khi được đặt cơ sở, nó chỉ có thể được thay đổi thông qua quy trình Kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control). Do đó, các yêu cầu thay đổi sẽ được tạo và quyết định mỗi khi có yêu cầu thay đổi. Điều này dẫn đến một kế hoạch quản lý dự án được xây dựng dần dần (progressively elaborated) bằng các cập nhật được kiểm soát và phê duyệt kéo dài cho đến lúc đóng dự án.
Các dự án tồn tại trong bối cảnh của một chương trình hoặc danh mục cần phát triển một kế hoạch quản lý dự án phù hợp với kế hoạch quản lý chương trình hoặc kế hoạch quản lý danh mục. Ví dụ: nếu kế hoạch quản lý chương trình báo hiệu rằng tất cả các thay đổi vượt quá một mức chi phí xác định cần được xem xét bởi ban kiểm soát thay đổi (change control board – CCB), thì quy trình này và ngưỡng chi phí này cần được xác định trong kế hoạch quản lý dự án.
Kế hoạch quản lý con:
* Kế hoạch quản lý phạm vi (Scope management plan). Thiết lập cách phạm vi sẽ được xác định, phát triển, giám sát, kiểm soát và xác nhận.
* Kế hoạch quản lý yêu cầu (Requirements management plan). Thiết lập cách thức các yêu cầu sẽ được phân tích, ghi lại và quản lý.
* Kế hoạch quản lý tiến độ (Schedule management plan). Thiết lập các tiêu chí và các hoạt động để phát triển, giám sát và kiểm soát tiến độ.
* Kế hoạch quản lý chi phí (Cost management plan). Thiết lập cách thức chi phí sẽ được lên kế hoạch, cấu trúc và kiểm soát.
* Kế hoạch quản lý chất lượng (Quality management plan). Thiết lập cách thức thực hiện các chính sách, phương pháp và tiêu chuẩn chất lượng của một tổ chức trong dự án.
* Kế hoạch quản lý tài nguyên/nguồn lực (Resource management plan). Cung cấp hướng dẫn về cách phân loại, phân bổ, quản lý và giải phóng tài nguyên dự án.
* Kế hoạch quản lý truyền thông (CommMasterskillstions management plan). Thiết lập làm thế nào, khi nào và bởi ai thông tin về dự án sẽ được quản lý và phổ biến.
* Kế hoạch quản lý rủi ro (Risk management plan). Thiết lập cách thức các hoạt động quản lý rủi ro sẽ được cấu trúc và thực hiện.
* Kế hoạch quản lý mua hàng (Procurement management plan). Thiết lập cách nhóm dự án sẽ có được hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài tổ chức thực hiện.
* Kế hoạch tham gia của các bên liên quan (Stakeholder engagement plan). Thiết lập cách thức các bên liên quan sẽ tham gia vào các quyết định và thực hiện dự án, theo nhu cầu, lợi ích và tác động của họ.
Các kế hoạch cơ sở của management Plan là gì:
* Phạm vi cơ sở (Scope baseline). Phiên bản được phê duyệt của một tuyên bố phạm vi, cấu trúc phân chia công việc (WBS) và từ điển WBS liên quan của nó, được sử dụng làm cơ sở để so sánh.
* Tiến độ cơ sở (Schedule baseline). Phiên bản được phê duyệt của mô hình tiến độ (schedule model) được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.
* Chi phí cơ sở (Cost baseline). Phiên bản được phê duyệt của ngân sách dự án theo từng giai đoạn được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế.
Thành phần bổ sung management Plan là gì:
Hầu hết các thành phần của kế hoạch quản lý dự án là đầu ra từ các quy trình khác, mặc dù một số được tạo ra trong quy trình Phát triển Kế hoạch quản lý dự án này. Những thành phần được phát triển như một phần của quy trình này sẽ phụ thuộc vào dự án; tuy nhiên, chúng thường bao gồm nhưng không giới hạn ở:
* Kế hoạch quản lý thay đổi (Change management plan). Mô tả cách các yêu cầu thay đổi trong toàn dự án sẽ được chính thức sẽ được duyệt (hoặc từ chối) và tích hợp.
* Kế hoạch quản lý cấu hình (Configuration management plan). Mô tả cách thông tin về các mục của dự án (và các mục nào) sẽ được ghi lại và cập nhật để sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả của dự án vẫn nhất quán và / hoặc hoạt động.
* Cơ sở đo lường hiệu suất (Performance measurement baseline). Một kế hoạch phạm vi-tiến độ-chi phí tích hợp cho công việc dự án để từ đó việc thực thi dự án sẽ có thể đo lường và quản lý hiệu suất. Đây chính là kết hợp của Phạm vi cơ sở, Tiến độ cơ sở, và Chi phí cơ sở.
* Vòng đời dự án (Project life cycle). Mô tả một loạt các giai đoạn mà một dự án đi qua từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
* Cách tiếp cận phát triển (Development approach). Mô tả phương pháp tiếp cận phát triển sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả, như mô hình dự đoán (predictive), lặp lại xoắn ốc (iterative), nhanh nhẹn (agile) hoặc mô hình lai (hybrid)
* Đánh giá quản lý (Management reviews). Xác định các điểm trong dự án khi giám đốc dự án và các bên liên quan phù hợp sẽ xem xét tiến triển dự án để xác định xem hiệu suất có như mong đợi hay không, hoặc có cần hành động khắc phục hoặc phòng ngừa.
Cập nhật PMP 2021 thì Project Management bao gồm thêm các cấu phần:
– Kế hoạch quản lý tuân thủ (Compliance Management Plan)
– Các quy trình dự án (Project Processes): Các quy trình dự án được chọn cho một quy trình cụ thể sẽ được nêu trong kế hoạch. Những mô tả này có thể bao gồm:
- Các quy trình quản lý dự án do đội nhóm quản lý dự án lựa chọn.
- Mức độ thực hiện cho mỗi quy trình đã chọn.
- Mô tả về các công cụ và kỹ thuật được sử dụng để hoàn thành các quy trình đó.
- Mô tả về cách các quy trình đã chọn sẽ được sử dụng để quản lý dự án cụ thể, bao gồm sự phụ thuộc và tương tác giữa các quá trình đó và các đầu vào và đầu ra thiết yếu.
– Giải thích công việc (Work Explanation): Giải thích về cách thực hiện công việc của dự án để đáp ứng các mục tiêu của dự án.
– Kế hoạch dự án linh hoạt (Agile Project Plan): Đối với các dự án được quản lý linh hoạt thì đây là tài liệu về cách nhóm sẽ làm việc cùng nhau trong dự án và quản lý các nguồn lực, quyết định, thời gian và các kế hoạch liên quan đến quy trình khác.
Trong khi kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan) là một trong những tài liệu chính được sử dụng để quản lý dự án, các tài liệu dự án (Project Documents) khác cũng được sử dụng. Những tài liệu khác không nằm trong kế hoạch quản lý dự án; tuy nhiên, chúng cần thiết để quản lý dự án một cách hiệu quả. Bảng bên dưới là danh sách đại diện của các thành phần kế hoạch quản lý dự án và tài liệu dự án.
Vai trò của Giám đốc dự án – Role of the Project Manager
Vai trò của Nhà tài trợ – Role of the Project Sponsor
Project Charter là gì?
Project documents là gì? Danh sách các loại Tài liệu dự án?
