Có bao giờ bạn tự nhủ:
– Nếu biết trước thì tôi đã làm khác đi rồi.
– Không ngờ công ty đã có sẵn biểu mẫu!
Những thành viên khác nhau trong một nhóm sẽ có ý thức hệ và triết lý khác nhau. Là người quản lý dự án, bạn cần đảm bảo các thành viên nắm bắt được đúng nguồn thông tin, đúng người, đúng thời điểm. Khi đã làm rõ sự mong đợi của từng thành viên, việc truyền đạt mục tiêu dự án sẽ trở nên dễ dàng. Họ hiểu được trách nhiệm của mình và đóng góp hiệu quả hơn vào kết quả chung.
Hãy cùng tìm hiểu 5 lời khuyên cho PM, với mục tiêu nâng cao năng suất của dự án, thúc đẩy sự phát triển toàn diện và nâng tầm hiệu suất công việc trong bài viết sau:
Duy trì kho dữ liệu
Mỗi thành viên trong nhóm dự án nên lưu dữ liệu chung ở một nơi có thể tìm kiếm được. Dữ liệu chung sẽ là đầu mối công việc giữa team. Có thể sử dụng mọi hình thức lưu trữ: google drive, ổ đĩa online hoặc công cụ nội bộ. Có thể sử dụng đĩa CD hoặc pen drive cho trường hợp hình ảnh và video (những file này nên được sử dụng cẩn thận, có mục đích rõ ràng).
Chia sẻ với đồng nghiệp
Là người quản lý dự án, bạn nên quan sát các thành viên trong nhóm để biết được ai có kiến thức chuyên sâu về các hoạt động liên quan đến dự án. Cố gắng kết hợp các nhân sự này với những người cần đào tạo chuyên môn. Áp dụng trên tất cả các mảng, từ xây dựng tính năng phần mềm, add-on, sử dụng bảng tính dựa trên vĩ mô hoặc hiểu chi tiết về các quy trình nội bộ, ….
Ý tưởng cốt lõi là thúc đẩy và truyền bá kiến thức giữa các thành viên trong nhóm và tạo ra một nhóm đa chức năng, có khả năng phối hợp với nhau trong thời gian dài và triển khai dự án thành công trước thời hạn.
Đào tạo chéo giữa các thành viên trong nhóm là một biện pháp hiệu quả để giữ cho dự án đi đúng hướng. Trong trường hợp có thành viên cần đi sâu vào lĩnh vực nhất định, hãy đề nghị họ tham gia các khoá đào tạo Quản lý dự án, từ đó nâng cao được năng lực và hiệu suất làm việc của họ.
Tổ chức cuộc họp
Họp thường xuyên chính là cơ hội để các các thành viên trong nhóm chia sẻ kiến thức. Với vai trò 1 PM, hãy khuyến khích văn hoá chia sẻ và biến nó thành một thói quen. Điều này sẽ tạo ra lợi ích chung cho cả tập thể vì nhóm dự án có thể cùng nhau chia sẻ, thảo luận và khám phá các vấn đề chưa sáng tỏ. Ngoài ra, bằng cách này, các thành viên trong nhóm có thể hé lộ những sự thật thú vị về dự án và những thách thức họ gặp phải trong công việc. Đồng thời, họ đề xuất được giải pháp và hướng triển khai cụ thể nhất.
Rút ra bài học từ các cuộc họp
Là PM, bạn cần đảm bảo rằng bạn và nhóm dự án rút ra được những bài học kinh nghiệm trong các cuộc họp nhóm, với mục đích khởi động dự án thuận lợi và cung cấp những thông tin hữu dụng. Một nhóm có sự giao tiếp thường xuyên sẽ tạo ra môi trường tích cực để các thành viên trao đổi ý tưởng, chia sẻ kinh nghiệm, rút ra bài học.
Làm như vậy, các yêu cầu dự án sẽ liên tục được cập nhật, đồng thời phát hiện được những lỗ hổng cần cải thiện. Sự thật là ta có thể tận dụng các công cụ sơ đồ tư duy và tài liệu để trực quan hoá các kết quả đầu ra. Bạn có thể ghi lại những điểm chính cần cải thiện, những bài học kinh nghiệm đắt giá, sau đó, chia sẻ cho các thành viên nhóm dự án như một sự nhắc nhở chung cho tập thể về định hướng triển khai và theo dõi dự án.
Cố vấn là một yếu tố quan trọng để giữ cho dự án đi đúng hướng. Các cuộc thảo luận cụ thể với các thành viên có thể giúp duy trì phạm vi dự án. Mentor khá khác với đào tạo vì về hình thức, đây là cách truyền đạt kiến thức, trao đổi kinh nghiệm một cách thực tế. Vai trò của PM là phân bổ nhân sự có kinh nghiệm để cố vấn cho người mới. Từ những thông tin cơ bản như kiến thức về quy trình, cách vận hành bộ máy hoặc các lĩnh vực chuyên ngành cụ thể…
Nói cách khác, đây là trải nghiệm cá nhân nhằm tạo nên mối quan hệ hai chiều giữa người hướng dẫn và người mới. Hai bên đều cần sự tương tác và bàn luận sâu những vấn đề phức tạp, từ đó thấu hiểu được nhận thức và góc nhìn của bên còn lại.
Một khi đã áp dụng hết các mẹo trên, khả năng lớn rằng bạn sẽ nâng cao năng suất dự án. Tuy nhiên, mỗi trường hợp khác nhau đều đòi hỏi cách tiếp cận tương ứng. Dự án chỉ chạy hiệu quả nhất khi có sự phân bố nhiệm vụ phù hợp từ PM, sự phối hợp đồng bộ, không bị phân tâm của thành viên team dự án. Hãy chắc chắn rằng các thành viên hiểu được giá trị của công việc họ đang làm và kết quả của sự đóng góp đó vào mục tiêu cuối.
Với vị trí và vai trò PM chuyên nghiệp, có cách nào để nâng cao năng suất của dự án ngoài những cách trên? Hãy chia sẻ ý tưởng hoặc suy nghĩ của anh/chị trong phần bình luận bên dưới nhé.
Tác giả: Jane Thomson
Nguồn: Project Times
Người dịch: Masterskills
