Vòng đời dự án là gì?
A project life cycle (tạm dịch “Vòng đời dự án”) là một chuỗi các giai đoạn mà một dự án trải qua từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Nó cung cấp khung cơ bản để quản lý dự án. Khuôn khổ cơ bản này áp dụng cho bất kể công việc dự án cụ thể liên quan. Các giai đoạn có thể tuần tự (sequential), lặp đi lặp lại (iterative) hoặc chồng chéo (overlapping).
Vòng đời của dự án có thể là Predictive (Dự đoán) hoặc Adaptive (Thích ứng) hoặc Hybrid (Kết hợp). Để làm rõ hơn, vòng đời dự án Adaptive bao gồm Iterative (Lặp lại xoắn ốc), Incremental (Gia tăng), and Agile (Linh hoạt). Trong vòng đời dự án, nói chung có một hoặc nhiều giai đoạn gắn liền với sự phát triển của sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả. Chúng được gọi là vòng đời phát triển. Vòng đời phát triển có thể là:
- Predictive (Dự đoán)
- Iterative (Lặp đi lặp lại)
- Incremental (Gia tăng)
- Agile (Linh hoạt)
- Hybrid (Kết hợp)
Các loại vòng đời
Vòng đời dự đoán (Predictive Life Cycle)
Vòng đời dự đoán là một dạng của vòng đời dự án trong đó phạm vi, thời gian và chi phí của dự án được xác định trong giai đoạn đầu của vòng đời. Nói cách khác, trong một vòng đời dự đoán, cần xác định phạm vi, thời gian và chi phí của dự án càng sớm càng tốt. Mọi thay đổi đối với phạm vi đều được quản lý cẩn thận. Đây là vòng đời được ưu tiên sử dụng khi các kết quả của dự án được hiểu và biết rõ, chẳng hạn như các cải tiến đối với một sản phẩm cũ. Các vòng đời dự đoán là chính thức và cho phép nhóm dự án tập trung vào từng giai đoạn của dự án trước khi phải chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Các vòng đời dự đoán cũng có thể được gọi là vòng đời thác nước (waterfall life cycle).
Vòng đời lặp lại (Iterative Life Cycle)
Vòng đời lặp đi lặp lại là vòng đời của dự án trong đó phạm vi dự án thường được xác định sớm trong vòng đời dự án, nhưng thời gian và ước tính chi phí được sửa đổi thường xuyên khi sự hiểu biết của nhóm dự án về sản phẩm tăng lên. Các bước lặp lại (iteration) phát triển sản phẩm thông qua một loạt các chu kỳ lặp lại, trong khi các bước tăng dần (increment) bổ sung vào chức năng của sản phẩm.
Việc đạt được các mục tiêu của dự án thông qua các lần lặp lại được hoàn thành tốt nhất khi tận dụng được sự học hỏi và thành công – cũng như thất bại – từ các lần lặp trước. Bằng cách nắm bắt và áp dụng các bài học đã học vào cuối mỗi lần lặp, thường ở dạng phiên hồi cứu (retrospective session), các nhóm có thể cải thiện, phát triển và trở nên hiệu quả hơn với mỗi lần lặp lại. Cải tiến liên tục và hướng tới giải pháp tối ưu cũng đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Phản hồi thường xuyên và có ý nghĩa từ tất cả những người tham gia vào dự án cho phép sản phẩm phát triển qua các lần lặp lại.
Vòng đời gia tăng (Incremental Life Cycle)
Vòng đời gia tăng là một vòng đời dự án thích ứng trong đó giao phẩm dự án được tạo ra thông qua một loạt các lần lặp lại liên tiếp bổ sung chức năng trong một khung thời gian định trước. Giao phẩm chứa khả năng cần thiết và đủ để được coi là hoàn thiện chỉ sau lần lặp cuối cùng.
Cả hai loại vòng đời đều bao gồm các giai đoạn của dự án được sắp đặt và lặp lại có chủ đích khi hiểu biết của nhóm về các giao phẩm dự án được phát triển và hiểu rõ. Trong hầu hết các trường hợp, nhóm sẽ làm việc với tầm nhìn cấp cao (high-level vision) vì các giao phẩm sẽ chỉ được xác định trước và phát triển với nhiều đặc điểm và chi tiết hơn khi dự án chuyển qua từng giai đoạn. Vòng đời này có thể hữu ích trong các môi trường không chắc chắn và không xác định. Ví dụ: khi phát triển một sản phẩm hoàn toàn mới, tầm nhìn cấp cao về sản phẩm vẫn tồn tại, nhưng tất cả các chi tiết như giới hạn, kích thước và chức năng, sẽ được phát hiện và xác định khi mỗi giai đoạn được hoàn thành (tương tự như là progressive elaboration – làm rõ từng bước). Vòng đời này cũng có lợi khi quản lý một mục tiêu và phạm vi thay đổi hoặc khi việc phân phối một phần (partial delivery) các mục tiêu mang lại giá trị.
Thông thường, trình tự của các giai đoạn được xác định bởi hầu hết các vòng đời dự án liên quan đến một số loại chuyển giao hoặc giao phẩm. Thông thường, các giao phẩm từ một giai đoạn trước được phê duyệt trước khi công việc ở giai đoạn tiếp theo bắt đầu. Ví dụ, các thông số kỹ thuật thiết kế được phê duyệt và bàn giao trước khi giai đoạn thiết kế bắt đầu. Tuy nhiên, giai đoạn tiếp theo có thể bắt đầu trước khi đạt được sự chấp thuận đối với các giao phẩm của giai đoạn trước nếu các rủi ro được coi là có thể chấp nhận được. Nó giúp nhóm quản lý dự án lập kế hoạch làm việc ở mức độ chi tiết hơn khi dự án tiến triển.
Vòng đời này giống như một phần mở rộng hoặc hệ quả của mối quan hệ chồng chéo (overlapping relationship), nhưng trong trường hợp này, cùng một giai đoạn được lặp lại nhiều lần – một lần trong mỗi iteration.
Vòng đời linh hoạt (Agile Life Cycle)
Vòng đời Agile là lặp đi lặp lại hoặc gia tăng (iterative or incremental) và cũng có thể được gọi là theo-hướng-thay-đổi (change-driven) hoặc thích ứng. Vòng đời này hoạt động tốt trong môi trường có mức độ thay đổi cao và liên tục có sự tham gia của các bên liên quan vào một dự án. Điều này tương tự như vòng đời lặp đi lặp lại và gia tăng, nhưng với tốc độ nhanh hơn nhiều. Nó được sử dụng trong một tổ chức linh hoạt, tương tác, thích ứng cao, nơi mà kết quả dự án được hiện thực hóa trong khi công việc dự án đang được hoàn thành, chứ không phải ở giai đoạn đầu của dự án. Phương pháp này được sử dụng khi đối phó với một môi trường thay đổi nhanh chóng, phạm vi và các yêu cầu khó xác định trước và các giao phẩm gia tăng nhỏ đem lại giá trị cho các bên liên quan.
Phương pháp kết hợp (Hybrid Methodology)
Nhiều tổ chức đang sử dụng các phương pháp và cách tiếp cận kết hợp, mà kết hợp một số yếu tố từ cả phương pháp tiếp cận dự đoán (thác nước) và thích ứng (linh hoạt). Trong các cách tiếp cận kết hợp này, các tổ chức vẫn đang sử dụng khung thời gian bàn giao ngắn hơn, phát hành sản phẩm lặp đi lặp lại và tương tác liên quan các bên liên quan thường xuyên, nhưng họ có xu hướng lập kế hoạch chuyên sâu hơn và thu thập các yêu cầu từ trước. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn phải giúp nhà tài trợ và nhóm quyết định cách tiếp cận nào là phù hợp nhất cho các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Đội ngũ quản lý dự án quyết định vòng đời tốt nhất cho mỗi dự án. Vòng đời của dự án cần đủ linh động (flexible) để đối phó với nhiều yếu tố khác nhau trong dự án. Tính linh động của vòng đời có thể được thực hiện bằng cách:
– Xác định các quá trình cần thực hiện trong mỗi giai đoạn
– Thực hiện các quá trình được xác định trong giai đoạn thích hợp
– Điều chỉnh các thuộc tính khác nhau của một giai đoạn (ví dụ: tên, thời lượng, tiêu chí thoát và tiêu chí đầu vào).
Vòng đời của dự án độc lập với vòng đời của sản phẩm (mà chúng có thể được tạo ra bởi một dự án). Vòng đời sản phẩm là một chuỗi các giai đoạn thể hiện sự phát triển của một sản phẩm, từ khái niệm đến phân phối, tăng trưởng, trưởng thành và cho đến khi nghỉ hưu.
Project benefits management plan là gì?
Project business case là gì?
