Thay đổi để thành công: Chiến lược tái cấu trúc doanh nghiệp (BPR)

Khi một tổ chức đối diện với thách thức cần phải tối ưu hóa và cải thiện hoạt động của mình, tái cấu trúc doanh nghiệp (tiếng Anh: Business Process Reengineering – BPR) trở thành một công cụ, chìa khóa hữu ích để tổ chức đạt được sự hiệu quả và phát triển mạnh mẽ hơn. Tìm hiểu thêm về tái cấu trúc doanh nghiệp ngay trong bài viết. 

Tái cấu trúc doanh nghiệp là gì?

Tái cấu trúc doanh nghiệp (BPR) là một phương pháp tái cấu trúc các quy trình kinh doanh nhằm cải thiện hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Nó liên quan đến việc đánh giá lại và thay đổi toàn bộ cách thức tổ chức và thực hiện các quy trình kinh doanh để tối ưu hóa chúng cho mục tiêu định ra. 

Business Process Reengineering thường bao gồm việc loại bỏ các quy trình không cần thiết, giảm bớt các bước làm việc không hiệu quả, tự động hóa các hoạt động và tối ưu hóa sự tương tác giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Mục tiêu chính của BPR là tạo ra các quy trình kinh doanh linh hoạt, hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất, đồng thời giảm thiểu lãng phí và tăng cường cạnh tranh. BPR thường được thực hiện trong các tổ chức đã tồn tại mà muốn cải thiện và cập nhật quy trình làm việc của mình, thay vì chỉ tập trung vào việc tối ưu hóa từng phần cụ thể của tổ chức.

Tái cấu trúc doanh nghiệp (BPR) là gì?

Lợi ích khi ứng dụng tái cấu trúc doanh nghiệp

Các lợi ích của tái cơ cấu doanh nghiệp có thể đạt được dựa trên nhiều yếu tố. Dưới đây là những lợi ích doanh nghiệp thường đạt được khi triển khai tái cơ cấu:

• Tăng tỷ lệ thành công: Triển khai tái cấu trúc có thể giúp doanh nghiệp tăng hơn 70% tỷ lệ thành công của dự án. 
• Đạt được thành công dự án: Theo nghiên cứu của Gartner, 95% các dự án triển khai tái cấu trúc doanh nghiệp đã đạt được thành công. 

Những lợi ích đáng kể khi doanh nghiệp áp dụng tái cấu trúc doanh nghiệp

• Giảm chi phí: Tái cấu trúc giúp loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa các quy trình, từ đó giảm thiểu chi phí sản xuất và vận hành. Một nghiên cứu thực hiện với 236 doanh nghiệp Ba Lan, 46% doanh nghiệp nghĩ đến BPR như một cách giảm chi phí.  
• Tăng cường sự cạnh tranh: Tái cấu trúc doanh nghiệp giúp tổ chức cải thiện sự cạnh tranh bằng cách tăng cường hiệu suất, chất lượng và linh hoạt. Điều này giúp công ty đứng vững trước sự cạnh tranh trong ngành và tạo ra cơ hội phát triển mới.

Cách triển khai tái cấu trúc doanh nghiệp

Dưới đây là các bước triển khai tái cơ cấu doanh nghiệp:

Lập bản đồ hiện trạng quy trình kinh doanh:

• Đảm bảo rằng bạn đã thu thập đủ thông tin từ tất cả các bên liên quan để có cái nhìn toàn diện về quy trình hiện tại.
• Sử dụng các phương tiện như biểu đồ dòng chảy, sơ đồ UML (Unified Modeling Language), hoặc các công cụ phần mềm quản lý quy trình kinh doanh để minh họa quy trình một cách rõ ràng và chi tiết.

Phân tích và tìm ra lỗ hổng hoặc sự ngắt kết nối:

• Sử dụng kỹ thuật như phân tích tương tác, phân tích nguyên nhân gốc, và phản hồi từ người sử dụng để xác định các vấn đề trong quy trình hiện tại.
• Đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ nguyên nhân gốc của các vấn đề và không chỉ tập trung vào các triệu chứng ngoại vi.

Tìm kiếm cơ hội cải tiến và xác nhận chúng:

• Đánh giá kỹ lưỡng mỗi bước trong quy trình để xác định xem nó có thực sự cần thiết không.
• Lắng nghe phản hồi từ người sử dụng quy trình và xem xét ý kiến của họ về các cơ hội cải tiến.

Triển khai tái cấu trúc giúp doanh nghiệp tìm kiếm những cơ hội mới, tiềm năng

Thiết kế bản đồ quy trình trong tương lai:

• Sử dụng các nguyên tắc như tự động hóa, tối ưu hóa và đơn giản hóa để thiết kế một quy trình mới hiệu quả hơn.
• Đảm bảo rằng các KPI được thiết lập phản ánh mục tiêu và mục đích của quy trình mới.

Thực hiện các thay đổi và lưu ý đến sự phụ thuộc:

• Liên kết chặt chẽ với các bộ phận và nhóm liên quan để đảm bảo sự chấp nhận và hỗ trợ cho quy trình mới.
• Cung cấp đào tạo và hỗ trợ đối với người sử dụng mới để đảm bảo họ hiểu rõ và thực hiện quy trình mới một cách hiệu quả.
• Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá liên tục để theo dõi hiệu suất của quy trình mới và điều chỉnh nếu cần thiết.

Ví dụ về Business Process Reengineering

Nhiều tổ chức lớn trên thế giới đã áp dụng tái cấu trúc doanh nghiệp và tái thiết kế toàn bộ quy trình kinh doanh để tạo ra sự cải tiến đáng kể về hiệu suất, hiệu quả và giá trị. Dưới đây là một ví dụ nổi bật về Business Process Reengineering:

Taco Bell

Taco Bell đã thực hiện một quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp để cải thiện hiệu suất và lợi nhuận của họ. Dưới đây là phân tích cụ thể về cách họ đã áp dụng tái thiết kế:

• Vấn đề: Taco Bell đối mặt với tình trạng thua lỗ nghiêm trọng (-16%/1 năm) vào năm 1983. Điều này cho thấy cần phải thực hiện biện pháp cải tiến mạnh mẽ để đảo ngược tình trạng này.
• Phân tích quy trình kinh doanh: Công ty đã tiến hành phân tích chi tiết về các quy trình sản xuất và phân phối thực phẩm của họ để xác định những điểm không hiệu quả và gây thất thoát lãi.
• Thiết kế quy trình mới: Thay vì chỉ điều chỉnh và cải thiện các quy trình hiện tại, Taco Bell đã quyết định thực hiện một quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp toàn diện. Họ đã bỏ qua các quy trình cũ và xây dựng lại từ đầu một hệ thống sản xuất và phân phối thực phẩm mới.
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối: Một trong những thay đổi quan trọng nhất mà Taco Bell đã thực hiện là chế biến thực phẩm tại các khu tập trung thay vì tại mỗi cửa hàng. Điều này giúp giảm thời gian và chi phí sản xuất, đồng thời tăng tính nhất quán và chất lượng của sản phẩm, giúp giao hàng nhanh hơn.
• Kết quả: 30 năm sau, Taco Bell đã thành công phát triển thành một chuỗi quốc tế trị giá 1,98 tỷ USD.

Taco Bell trở thành chuỗi thương hiệu có giá trị sau khi tái cấu trúc doanh nghiệp

Ford Motor

Công ty Ford Motor đã thực hiện một quá trình Business Process Reengineering thành công trong những năm 1980, làm thay đổi cách họ thực hiện các hoạt động kinh doanh cơ bản và mang lại những cải tiến đáng kể về hiệu suất và chi phí:

• Vấn đề: Ford nhận ra rằng họ đang mất quá nhiều thời gian và tài nguyên vào việc xử lý hóa đơn và đơn đặt hàng, đặc biệt là về việc khớp thông tin giữa chúng.
• Phân tích quy trình: Họ đã tiến hành phân tích chi tiết về các quy trình kinh doanh liên quan đến hóa đơn, đơn đặt hàng và thanh toán. Bằng cách này, họ đã xác định được những điểm không hiệu quả và có thể cải thiện.
• Thiết kế quy trình mới: Dựa trên phân tích, Ford đã quyết định triển khai một quy trình thanh toán mới gọi là “thanh toán không cần hóa đơn”. Thay vì phải dựa vào việc khớp nhiều thông tin từ hóa đơn và đơn đặt hàng, họ đã chuyển sang một cơ sở dữ liệu để đảm bảo sự chính xác từ đầu.
• Loại bỏ bước không cần thiết: Ford đã loại bỏ hoàn toàn các bước không cần thiết trong quy trình, như việc sửa chữa thông tin không khớp giữa hóa đơn và đơn đặt hàng.
• Sử dụng công nghệ: Họ đã sử dụng công nghệ thông tin và cơ sở dữ liệu để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu sự can thiệp của con người.
• Kết quả: Sáng kiến ​​BPR này đã giúp giảm 75% số lượng nhân viên và tiết kiệm chi phí.

Áp dụng tái cơ cấu doanh nghiệp giúp Ford tiết kiệm chi phí, gia tăng lợi nhuận

T-Mobile

T-Mobile đã thực hiện một quá trình Business Process Reengineering để cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng hiệu suất hoạt động:

• Vấn đề: T-Mobile rà soát và nhận ra rằng dịch vụ chăm sóc khách hàng của họ không đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả. Có rất nhiều cuộc gọi cần phản hồi và việc chuyển tiếp cuộc gọi sang các bộ phân khác nhau phức tạp khiến khách hàng thất vọng và các nhân viên trung tâm cuộc gọi thường không thể giải quyết vấn đề triệt để.
• Phân tích quy trình kinh doanh: Công ty đã tiến hành phân tích chi tiết về quy trình phục vụ khách hàng của mình để xác định các điểm không hiệu quả, gây lãng phí tài nguyên và thất thoát lãi.
• Thiết kế quy trình mới: Thay vì chỉ điều chỉnh và cải thiện các quy trình hiện tại, T-Mobile đã quyết định thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp. Công ty đã tổ chức lại toàn bộ nhóm trung tâm cuộc gọi của mình và áp dụng mô hình TEX: Nhóm chuyên gia.
• Tái tổ chức và đào tạo nhân viên: T-Mobile đã tổ chức các nhóm đa chức năng tập trung vào các khu vực cụ thể và đào tạo mỗi đại diện để quản lý các cuộc gọi của khách hàng từ đầu đến cuối. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi cho khách hàng và tăng tính nhất quán trong dịch vụ.
• Sử dụng mô hình đánh giá hiệu suất mới: T-Mobile đã chuyển sang mô hình đánh giá hiệu suất dựa trên cá nhân và nhóm, thúc đẩy sự đổi mới và sáng kiến trong tổ chức.
• Kết quả: T-Mobile đã cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng của họ và tăng hiệu suất hoạt động. Họ đã giảm được 13% chi phí phục vụ và giảm 21% số cuộc gọi đánh giá trên mỗi tài khoản. T-Mobile cũng xuất sắc được xếp hạng là công ty không dây số một. 

T-Mobile trở thành công ty không dây số một sau khi triển khai tái cấu trúc doanh nghiệp

Business Process Reengineering (BPR) là một trong các hình thức tái cấu trúc doanh nghiệp mạnh mẽ, đòi hỏi tổ chức nhìn nhận lại các quy trình này một cách toàn diện và tiến hành tái thiết kế chúng từ gốc rễ. BPR không chỉ mang lại sự cải thiện ngay lập tức về hiệu suất và lợi nhuận, mà còn giúp tổ chức thích ứng với môi trường kinh doanh biến đổi nhanh chóng. Bằng cách tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và tạo ra giá trị cho khách hàng, BPR giúp các doanh nghiệp tiến xa hơn trên con đường của sự phát triển và thành công.

Xem thêm:

Mô hình Agile Project Management – Giải pháp cho dự án phức tạp

Mô hình quản trị TQM là gì? Quy trình ứng dụng mô hình TQM vào doanh nghiệp

Quản lý vận hành là gì? Quy trình, phương pháp và công cụ quản lý vận hành trong doanh nghiệp